Planowanie operacyjne

Plan operacyjny określa sposób realizowania planów strategicznych. Jest to szczegółowy opis konkretnych zadań i działań, który określa m.in. skład osobowy, czas potrzebny na wykonanie planu, warunki zewnętrzne czy wymagane środki. Rola planu to nie tylko instrument wspomagający realizację celów ustalonych przez plan wyższego szczebla, ale również wyznaczanie celów do osiągnięcia przez plany niższego szczebla (D. Waters 2001, s. 31-39)

Planowanie operacyjne jest planowaniem krótkookresowym, zazwyczaj obejmuje jeden rok gospodarczy. Określa się w nim wszystkie cele i zadania, jakie powinny być zrealizowane aby osiągnąć plany strategiczne, zachowując jednocześnie płynność finansową. Plan powinien zawierać opis co należy zrobić aby osiągnąć założony cel, kiedy należy to zrobić, kto jest za to odpowiedzialny oraz szacunkowe koszty realizacji tych działań.

Podmiotem zarządzającym w procesie planowanie operacyjnego jest kierownictwo wszystkich szczebli oraz inne podmioty, zależnie od strategii i obowiązujących zasad prowadzenia polityki. Przedmiotem zarządzania są działania zarządcze operacyjne, których celem jest rozwinięcie i uzupełnienie strategii (E. Urbanowska-Sojkin 2011, s. 52-53)

Tworzenie planów operacyjnych

Tworząc plan operacyjny należy najpierw przygotować ogólny plan bieżący (kiedyś nazywany planem ekonomiczno-technicznym), a następnie szczegółowe plany bieżące, skierowane do poszczególnych jednostek wewnętrznych. Ogólny plan bieżący jest tworzony na okres 1-3 lat, natomiast plany szczegółowe na okres roku, z podziałem na krótsze odcinki czasu, np. na kwartały bądź miesiące. Istotną cechą planów operacyjnych jest elastyczność, gdyż powinny one uwzględnić zmiany zachodzące w otoczeniu, nadążać za nimi a nawet je wyprzedzać. Są różne możliwości aby uzyskać elastyczność, np. poprzez wcześniejsze przygotowywanie planów wariantowych lub tworząc rezerwy w systemie wytwórczym (K. Pasternak 2005, s. 258)

Tworząc plan operacyjny należy ustalić:

• program działania (co i ile produkować),
• harmonogram działalności (kiedy, gdzie i kto ma produkować),
• zapotrzebowanie na zasoby (jakiego rodzaju i w jakim wymiarze),
• zapotrzebowanie na maszyny, pracowników, surowce. (K. Pasternak 2005, s. 258)

Elementy wejścia i wyjścia do planowania operacyjnego

Do elementów wejścia zaliczamy:

• informacje o projektach i skutkach zarządzania strategicznego,
• wiedzę o zarządzaniu operacyjnym,
• informacje o wnetrzu i otoczeniu przedsiębiorstwa,
• informacje zwrotne o działaniach wykonawczych.

Do elementów wyjścia zaliczamy:

• informacje dla kierownictwa wyższego szczebla,
• informacje dla pracowników wykonawczych działań operacyjnych,
• informacje skierowane do podmiotów otoczenia.(E. Urbanowska-Sojkin 2011, s. 52-53).

Podział planów operacyjnych

Plany operacyjne możemy podzielić na:

• plany obowiązujące trwale (inczej plany ciągłe); zaliczamy do nich m.in.: regulaminy, wcześniej ustalone procedury, reguły w postaci nakazów bądź zakazów, wytyczne polityki,
• plany jednorazowe (projekty); są to plany stworzone do realizacji działań, które najprawdopodobniej nie będą powtarzane w przyszłości. Tracą one swą ważność z momentem osiągnięcia zakładanych celów.

Ze względu na horyzont czasowy plany operacyjne możemy podzielić na:

• plany roczne,
• plany półroczne,
• plany kwartalne,
• plany miesięczne,
• plany dzienne,
• plany zmianowe.

Ze względu na funkcję plany operacyjne możemy podzielić na:

• planowanie finansowe,
• planowanie kosztów,
• planowanie sprzedaży,
• planowanie marketingowe,
• planowanie działalności podstawowej,
• planowanie zatrudnienia.

Istota planowania operacyjnego

Plan operacyjny jako sposób realizacji planów strategicznych

Planowanie operacyjne jest kluczowym elementem procesu zarządzania, który ma na celu przekształcenie abstrakcyjnych planów strategicznych w konkretne działania. Plan operacyjny to dokument, który zawiera szczegółowy opis zadań i działań, które muszą zostać wykonane w celu osiągnięcia zamierzonych celów organizacji.

Plan operacyjny jest narzędziem, które umożliwia organizacji skoncentrowanie się na realizacji celów strategicznych. Dzięki niemu można zdefiniować kroki, które należy podjąć, aby zrealizować plany strategiczne. Plan operacyjny precyzuje, jakie zadania należy wykonać, jakie zasoby będą potrzebne i w jakim czasie należy je zrealizować. Jest to szczególnie istotne, ponieważ plany strategiczne są zazwyczaj ogólne i nieprecyzyjne, a plan operacyjny przekształca je w konkretne działania.

Szczegółowy opis zadań i działań w planie operacyjnym

Plan operacyjny zawiera szczegółowy opis zadań i działań, które muszą zostać wykonane w celu realizacji celów organizacji. Opis ten powinien być jasny, precyzyjny i możliwy do zrozumienia dla wszystkich pracowników. Powinien również uwzględniać wszystkie istotne czynniki, takie jak zasoby, terminy, odpowiedzialność za wykonanie poszczególnych zadań oraz ewentualne ryzyka i problemy, które mogą wystąpić w trakcie realizacji planu.

Szczegółowy opis zadań i działań w planie operacyjnym pozwala organizacji na skuteczne zarządzanie procesem realizacji celów. Dzięki temu każdy pracownik ma jasno określone zadania i wie, jakie działania musi podjąć, aby przyczynić się do osiągnięcia zamierzonych celów. Dodatkowo, szczegółowy opis zadań ułatwia monitorowanie postępów w realizacji planu i umożliwia podejmowanie odpowiednich działań korygujących, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Plan operacyjny jako instrument wspomagający realizację celów organizacji

Plan operacyjny pełni rolę instrumentu, który wspomaga realizację celów organizacji. Jest to narzędzie, które umożliwia organizacji skoncentrowanie się na konkretnych zadaniach i działaniach, które prowadzą do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. Plan operacyjny określa, jakie cele mają zostać osiągnięte, jakie środki i zasoby będą potrzebne oraz jakie kroki należy podjąć, aby te cele zrealizować.

Plan operacyjny daje organizacji strukturę i porządek w działaniu. Umożliwia również lepsze zarządzanie zasobami, takimi jak ludzie, pieniądze, materiały i czas. Dzięki planowi operacyjnemu organizacja może skutecznie koordynować działania różnych zespołów i jednostek organizacyjnych, aby osiągnąć wspólne cele.

Składniki planowania operacyjnego

Program działania, harmonogram i zapotrzebowanie na zasoby

Planowanie operacyjne to kluczowy proces zarządzania, który obejmuje ustalenie celów, strategii i działań niezbędnych do ich osiągnięcia. Jednym z głównych składników planowania operacyjnego jest program działania. Program ten określa konkretne zadania, które muszą zostać wykonane w ramach organizacji w celu realizacji wyznaczonych celów.

Program działania musi być dobrze zdefiniowany i oparty na mierzalnych i osiągalnych celach. Powinien również uwzględniać priorytety, terminy realizacji oraz odpowiedzialność za wykonanie poszczególnych zadań. W ramach programu działania należy również opracować harmonogram, który określi kolejność i czas trwania poszczególnych działań.

Ważnym elementem planowania operacyjnego jest również określenie zapotrzebowania na zasoby. W zależności od charakteru i skali działań organizacji, może to obejmować zarówno zasoby ludzkie, jak i materialne. W przypadku zasobów ludzkich, należy określić liczbę pracowników oraz ich kwalifikacje i umiejętności niezbędne do realizacji programu działania. Natomiast w przypadku zasobów materialnych, należy określić potrzebne narzędzia, sprzęt, surowce itp.

Elementy wejścia do planowania operacyjnego: informacje o projektach, zarządzaniu, otoczeniu

Planowanie operacyjne opiera się na różnych elementach wejściowych, które dostarczają informacji niezbędnych do skutecznego opracowania planu działania. Jednym z tych elementów są informacje o projektach realizowanych przez organizację. Obejmują one m.in. cele, zakres, terminy, wyniki oczekiwane oraz dostępne zasoby. Analiza tych informacji pozwala zidentyfikować zależności między projektami i zaplanować odpowiednie działania.

Kolejnym elementem wejścia do planowania operacyjnego są informacje dotyczące zarządzania organizacją. Dotyczą one struktury organizacyjnej, procesów biznesowych, procedur operacyjnych oraz systemów zarządzania. Wiedza na temat tych elementów jest niezbędna do skutecznego planowania i koordynowania działań w organizacji.

Otoczenie zewnętrzne również ma istotny wpływ na planowanie operacyjne. Informacje o otoczeniu, takie jak trendy rynkowe, regulacje prawne, konkurencja, technologie itp., pozwalają na dostosowanie planu działania do zmieniających się warunków i wyzwań zewnętrznych.

Elementy wyjścia z planowania operacyjnego: informacje dla kierownictwa, pracowników, otoczenia

Planowanie operacyjne nie kończy się na opracowaniu planu działania. Istotne jest również przekazanie informacji wynikających z planowania różnym grupom interesariuszy w organizacji.

Informacje dla kierownictwa obejmują przede wszystkim podsumowanie planu działania, wraz z ustalonymi celami, strategią, harmonogramem i zapotrzebowaniem na zasoby. Dzięki tym informacjom kierownictwo może monitorować postępy realizacji planu i podejmować odpowiednie decyzje zarządcze.

Pracownicy również powinni być odpowiednio poinformowani o planie działania. Informacje dla pracowników obejmują przede wszystkim przypisanie konkretnych zadań i określenie terminów ich realizacji. Pracownicy powinni mieć jasność co do swoich obowiązków i oczekiwań wobec nich.

Otoczenie zewnętrzne, takie jak partnerzy biznesowi, dostawcy, klienci, również może być zainteresowane informacjami wynikającymi z planowania operacyjnego. Informacje te mogą obejmować np. planowane zmiany w ofercie produktowej, terminy realizacji zamówień, strategię marketingową itp.

Rodzaje planów operacyjnych

Plany operacyjne trwałe i jednorazowe

Plany operacyjne są nieodzownym elementem procesu zarządzania w każdym przedsiębiorstwie. W zależności od swojej natury i celu, można je podzielić na dwie główne kategorie: plany operacyjne trwałe i jednorazowe.

Plany operacyjne trwałe są tworzone na dłuższy okres czasu, zazwyczaj na rok lub więcej. Służą one do określenia długoterminowych celów i strategii przedsiębiorstwa. Przykładem takiego planu może być plan marketingowy na kolejne trzy lata, w którym określa się cele sprzedażowe, strategie promocyjne i budżet na kampanie marketingowe. Plany operacyjne trwałe są istotne, ponieważ pozwalają przedsiębiorstwu skoncentrować się na osiągnięciu długoterminowych celów i strategicznych priorytetów.

Z drugiej strony, plany operacyjne jednorazowe są tworzone na krótkoterminowy okres czasu, zazwyczaj na miesiąc lub kwartał. Ich celem jest ustalenie konkretnej akcji lub zadania, które musi zostać wykonane w określonym czasie. Przykładem takiego planu może być plan rekrutacji nowych pracowników na najbliższy miesiąc. Plan operacyjny jednorazowy jest ważny, ponieważ pomaga w dokładnym planowaniu działań na krótki okres czasu, co jest szczególnie istotne dla przedsiębiorstw, które muszą szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe.

Różne horyzonty czasowe planów operacyjnych

W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa, plany operacyjne mogą mieć różne horyzonty czasowe. Najczęściej spotykanymi kategoriami są plany krótkoterminowe, średnioterminowe i długoterminowe.

Plany krótkoterminowe obejmują okres do jednego roku i są skoncentrowane na bieżących operacjach i zadaniach przedsiębiorstwa. Ich celem jest zapewnienie płynnego przebiegu codziennych operacji, takich jak zamówienia klientów, zarządzanie zasobami ludzkimi czy planowanie produkcji na najbliższe miesiące. Plany krótkoterminowe są szczególnie ważne dla przedsiębiorstw, które muszą szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe i utrzymać konkurencyjność.

Plany średnioterminowe obejmują okres od jednego do trzech lat i skupiają się na strategicznych inicjatywach i rozwoju przedsiębiorstwa. Mogą obejmować takie aspekty jak rozwój nowych produktów, ekspansję na nowe rynki czy inwestycje w nowe technologie. Plany średnioterminowe są istotne dla przedsiębiorstw, które chcą rozwijać się i dostosowywać do zmieniającego się otoczenia biznesowego.

Plany długoterminowe obejmują okres powyżej trzech lat i koncentrują się na wizji i długoterminowych celach przedsiębiorstwa. Mogą obejmować takie aspekty jak restrukturyzacja organizacji, zmiana modelu biznesowego czy rozwój strategicznych partnerstw. Plany długoterminowe są kluczowe dla przedsiębiorstw, które dążą do osiągnięcia trwałego sukcesu i utrzymania konkurencyjności na rynku.

Plany operacyjne dotyczące różnych funkcji przedsiębiorstwa

Plany operacyjne dotyczące różnych funkcji przedsiębiorstwa są kluczowymi narzędziami zarządzania, które pomagają zaplanować i skoordynować działania w różnych obszarach działalności. Przedsiębiorstwo składa się z wielu funkcji, takich jak produkcja, marketing, finanse, zasoby ludzkie czy logistyka, a każda z tych funkcji wymaga indywidualnego planowania operacyjnego.

Plan operacyjny produkcji koncentruje się na planowaniu i zarządzaniu procesem produkcyjnym, określając cele produkcji, harmonogram produkcji, alokację zasobów czy optymalizację procesów. Plan operacyjny marketingu obejmuje określenie strategii marketingowej, planowanie kampanii reklamowych i promocyjnych, badanie rynku oraz monitorowanie wyników sprzedaży. Plan operacyjny finansowy skupia się na planowaniu budżetu, zarządzaniu płynnością finansową, prognozowaniu przychodów i kosztów oraz ocenie efektywności finansowej przedsiębiorstwa. Plan operacyjny zasobów ludzkich obejmuje rekrutację i selekcję pracowników, szkolenia, planowanie rozwoju kariery, wynagrodzenia i ocenę pracowników. Plan operacyjny logistyki obejmuje planowanie dostaw i magazynowania, zarządzanie łańcuchem dostaw, optymalizację procesów logistycznych oraz monitorowanie przepływu towarów.

Planowanie operacyjne — artykuły polecane

Plan — Budżet projektu — Controlling finansowy — Budżetowanie — Zasady planowania — Cele operacyjne — Strategia biznesowa — Plan finansowy — Rodzaje planowania

Bibliografia

• Duda-Piechaczek E. (2007), Analiza i planowanie finansowe, Onepress, Gliwice
• Obłój K. (2007), Strategia organizacji, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Pasternak K. (2005), Zarys zarządzania produkcją, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Slack N., Chambers S., Johnston R. (2010), Operations management, Pitman Publishing, Edinburgh
• Stevenson W., Hojati M. (2007), Operations management, The McGraw-Hill Companies, Boston
• Urbanowska-Sojkin E., Banaszyk P., Witczak H. (2011), Zarządzanie strategiczne przedsiębiorstwem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Waters D. (2001), Zarządzanie operacyjne. Towary i usługi, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Zieliński G., Łopatowska J. (2012), Czynniki zmian obszaru wejścia w zarządzaniu operacyjnym usług gastronomicznych, Prace i materiały wydziału zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk

Autor: Aleksandra Pelczar