Koszty

Koszty definiowane są jako kategoria ekonomiczna, która opisuje celowe i uzasadnione zużycie czynników produkcji takich jak: materiały, maszyny oraz wartość pracy ludzkiej wyrażone w mierniku pieniężnym. Zużycie czynników produkcji może być uznane za koszt w ramach badanego przedziału czasowego. Zazwyczaj jest to okres sprawozdawczy - miesiąc lub rok obrotowy. Celem ponoszenia kosztów jest zawsze wytwarzanie wyrobów, świadczenie usług czy też sprawowanie funkcji pomocniczych w ramach danej organizacji.

Kosztem jest tylko zużycie powstałe w związku z normalną działalnością przedsiębiorstwa, na którą składają się w szczególności takie fazy procesu gospodarczego jak: zaopatrzenie, produkcja, sprzedaż i zarządzanie. Do kosztów nie zalicza się więc zużycia spowodowanego zdarzeniami losowymi, zaniechanie lub zawieszenie pewnego rodzaju działalności, zużycie związane z utrzymaniem nieczynnych zakładów lub wydziałów, które są stratami nadzwyczajnymi.

W Ustawie o Rachunkowości koszty definiuje się jako “...uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli".

TL;DR

Koszty są związane z celowym zużyciem czynników produkcji w ramach działalności przedsiębiorstwa. Nie wszystkie wydatki są kosztami. Koszty mogą wystąpić wcześniej, równolegle lub później niż wydatek. Obiekty odniesienia kosztów pozwalają przypisać koszty konkretnym składnikom. Klasyfikacja kosztów dzieli je na bezpośrednie i pośrednie, stałe i zmienne. Układy kosztów (rodzajowy, kalkulacyjny, podmiotowy, przedmiotowy) pozwalają na analizę kosztów w różnych kontekstach. Analiza kosztów jest istotna w controllingu i zarządzaniu przedsiębiorstwem, umożliwiając planowanie budżetowe, kontrolę kosztów, ocenę rentowności, optymalizację procesów biznesowych i planowanie strategiczne.

Relacja pomiędzy kosztami i wydatkami

Wydatek to każdy rozchód środków pieniężnych, bez względu na cel tego rozchodu. Każdy koszt jest związany z wydatkiem, ale nie każdy wydatek jest kosztem. Przykłady wydatków niebędących kosztami:

• rozchód środków pieniężnych o charakterze strat nadzwyczajnych,
• spłaty rat kapitałowych kredytów,
• wpłaty do budżetu podatków nie mających charakteru kosztów (podatek dochodowy, wpłaty wynagrodzeń ponad normę),
• wypłaty pożyczek i zaliczek.

Koszt może wystąpić zarówno wcześniej, równolegle jak i później niż wydatek. Przykładem wydatku, który nastąpił w okresie wcześniejszym niż został poniesiony koszt może być zakup środka trwałego. Przy zawarciu transakcji zakupu do czynienia mamy z wydatkiem, natomiast koszt rozłożony jest pomiędzy okresy późniejsze jako amortyzacja środka trwałego. Spłata odsetek od pożyczki bankowej stanowi przykład równoczesnego wystąpienia wydatku oraz kosztu (w danym przykładzie kosztu finansowego). Zużycie materiałów zakupionych na kredyt kupiecki jest przykładem sytuacji kiedy koszt poprzedza wydatek.

Obiekty odniesienia kosztów

Obiekty odniesienia kosztów są to jednostki, które zostały wyodrębnione w przedsiębiorstwie na podstawie określonych kryteriów. Dla nich gromadzi się i ustala koszty w systemie ewidencyjnym rachunkowości. Pomiędzy tymi jednostkami, a kosztami zachodzą związki przyczynowo skutkowe. Dzięki wyodrębnieniu wielu obiektów odniesienia kosztów możliwe jest przypisanie poszczególnych składników kosztów konkretnym wielkościom. Są one bezpośrednimi przyczynami powstawania kosztów.

Obiekty odniesienia kosztów wyodrębnia się pod względem: rodzajowym, funkcjonalnym, podmiotowym, przedmiotowym lub czasowym. Obiekty te można szeregować zgodne ze strukturą hierarchiczną. I tak najwyżej w hierarchii może znajdować się przedsiębiorstwo jako całość, a najniżej np. wytworzone produkty i czynniki produkcji. "Wskazanie obiektów odniesienia kosztów jest podstawą podziału ogółu kosztów przedsiębiorstwa na określone składniki". (E. Nowak, 2008, s. 168).

Klasyfikacja kosztów

Najczęściej stosowanymi kategoriami klasyfikacji kosztów to koszty bezpośrednie oraz koszty pośrednie. Za koszty bezpośrednie uważa się te koszty, które można bezpośrednio przypisać do jednostki produktu posługując się dokumentami księgowymi. Do tej grupy kosztów należą między innymi robocizna bezpośrednia oraz materiały bezpośrednie.

Koszty pośrednie są to koszty, których nie można rozliczyć między jednostki produktu przy użyciu dokumentów księgowych. Przykłady kosztów pośrednich: amortyzacja, czynsz Koszty stałe a koszty zmienne

Pod pojęciem koszty stałe rozumie się koszty, których wysokość nie zależy od wielkości produkcji (muszą one być poniesione nawet w sytuacji zerowej produkcji). Do tego rodzaju kosztów należą między innymi płace zarządu, amortyzacja, czynsz.

Koszty zmienne zmieniają się proporcjonalnie do zmiany wielkości produkcji. Za przykład kosztów zmiennych mogą posłużyć materiały bezpośrednie.

Układ rodzajowy kosztów

Układ rodzajowy kosztów ukazuje obraz kosztów ze względu na ich klasyfikację rodzajową. W tym układzie nie ma znaczenia miejsce powstawania kosztów. Koszty w układzie rodzajowym ewidencjonuje się na kontach zespołu 4 zakładowego planu kont. Poniesione koszty księguje się po stronie debetowej, a po stronie kredytowej wszelkie inne zmniejszenia. Układ rodzajowy kosztów obejmuje następujące pozycje:

• Zużycie materiałów i energii - kategoria obejmująca koszty związane ze zużyciem zasobów
• Wynagrodzenia - obejmują płace zatrudnianych pracowników
• Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników - w skład tej kategorii wchodzą płacone przez pracodawcę składki na rzecz obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, świadczenia urlopowe, koszty szkoleń oraz koszty powiązane z higieną i bezpieczeństwem pracy
• Amortyzacja - ściśle związana z umorzeniem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych; stanowi koszt zużycia tych grup aktywów
• Usługi obce - kategoria obejmująca koszty związane z zadaniami zleconymi innym jednostkom np. ochrona mienia, prace remontowe
• Podatki i opłaty - w skład tej kategorii wchodzą koszty związane z podatkami od nieruchomości, środków transportu, rolnego i leśnego (z kategorii tej wyłączony jest podatek od wartości dodanej tzw. VAT).
• Pozostałe koszty - do tej kategorii zaliczane są wszystkie koszty, które nie wchodzą w skład innej rodzajowej kategorii kosztów, np. koszty delegacji, reprezentacji czy reklamy.

Układ kalkulacyjny kosztów

Układ ten pozwala określić związek pomiędzy kosztami, a poszczególnymi produktami wytwarzanymi w jednostce gospodarczej. W tym przypadku można koszty podzielić na koszty bezpośrednie i pośrednie. W układzie kalkulacyjnym wyróżniane są następujące rodzaje kosztów:

• koszty produkcji podstawowej - związane bezpośrednio z procesem produkcyjnym
• koszty produkcji pomocniczej - związane z produkcją pomocniczą
• koszty wydziałowe - związane pośrednio z procesem produkcyjnym, koszty wydziałowe to koszty produkcji, których nie można rozliczyć na jednostkę produktu na podstawie dokumentacji lub pomiaru
• koszty ogólnego zarządu - związane z funkcjonowaniem firmy jako całości, koszty działania zarządu oraz administracji
• koszty sprzedaży - związane ze sprzedażą, dystrybucją i transportem produktów

Układ podmiotowy kosztów

Układ podmiotowy kosztów jest to system klasyfikacji kosztów, który identyfikuje i grupuje koszty zgodnie z różnymi jednostkami organizacyjnymi lub podmiotami odpowiedzialnymi za generowanie tych kosztów. Układ podmiotowy kosztów pozwala na analizę kosztów w odniesieniu do różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, takich jak oddziały, działy, projekty, produkty, procesy lub usługi. Każdy podmiot jest traktowany jako osobny "podmiot kosztowy" i ma przypisane do siebie koszty związane z jego działalnością.

Podmioty kosztowe mogą być zdefiniowane w zależności od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i jego potrzeb. Na przykład, w dużym przedsiębiorstwie mogą to być poszczególne oddziały, działy, linie produktowe lub projekty. W mniejszej firmie mogą to być poszczególne produkty, usługi lub procesy.

Układ podmiotowy kosztów umożliwia zarządzającym identyfikowanie kosztów związanych z poszczególnymi podmiotami i analizowanie ich wydajności, rentowności i efektywności. Pozwala to na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących alokacji zasobów, optymalizacji kosztów, identyfikacji obszarów generujących straty lub przekraczających budżet oraz oceny wyników finansowych poszczególnych podmiotów.

Układ przedmiotowy kosztów

W układzie przedmiotowym kosztów, koszty są przypisywane do konkretnych przedmiotów, które są obiektami analizy. Przedmiotami mogą być produkty, usługi, projekty, zamówienia klientów, zlecenia, czy inne jednostki, które generują koszty w przedsiębiorstwie. Klasyfikacja kosztów w układzie przedmiotowym pozwala na ścisłe powiązanie kosztów z danymi dotyczącymi poszczególnych obiektów działania. Dzięki temu można analizować rentowność, koszty produkcji, marże, efektywność i inne wskaźniki związane z poszczególnymi przedmiotami.

Przykładami zastosowania układu przedmiotowego kosztów mogą być:

• Przydzielanie kosztów do poszczególnych produktów umożliwia analizę rentowności każdego produktu, identyfikowanie kosztów składających się na produkcję i dostarczanie produktów oraz podejmowanie decyzji dotyczących cen i strategii sprzedaży.
• W przypadku przedsiębiorstw realizujących projekty, układ przedmiotowy kosztów pozwala na śledzenie kosztów związanych z każdym projektem. Umożliwia to ocenę rentowności projektów, kontrolę kosztów i monitorowanie postępów projektów.
• Dla firm świadczących usługi lub dostarczających produkty na zamówienie, układ przedmiotowy kosztów pozwala na przypisanie kosztów do poszczególnych zamówień klientów. Pozwala to na analizę rentowności zamówień, identyfikację kosztów związanych z obsługą poszczególnych klientów i podejmowanie decyzji dotyczących cen oferowanych usług lub produktów.

Układ przedmiotowy kosztów jest ważnym narzędziem w controllingu i zarządzaniu przedsiębiorstwem, umożliwiającym analizę kosztów związanych z konkretnymi przedmiotami i podejmowanie informowanych decyzji dotyczących alokacji zasobów, efektywności operacyjnej oraz strategii cenowej i produktowej.

Znaczenie kosztów w controllingu i zarządzaniu przedsiębiorstwem

Analiza kosztów odgrywa istotną rolę w controllingu i zarządzaniu przedsiębiorstwem, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji finansowych. Oto kilka ważnych aspektów związanych z rolą analizy kosztów w controllingu i zarządzaniu przedsiębiorstwem:

• Planowanie budżetowe: Analiza kosztów umożliwia zarządzającym przedsiębiorstwem opracowanie realistycznych budżetów. Badanie kosztów w przeszłości oraz prognozowanie kosztów przyszłych pozwala określić, ile firma może wydać na różne cele i jak efektywnie rozdzielić dostępne środki.
• Kontrola kosztów: Analiza kosztów dostarcza informacji na temat bieżących wydatków przedsiębiorstwa. Możliwość monitorowania i analizy kosztów operacyjnych, jak również porównywanie ich z budżetem, pozwala na skuteczną kontrolę kosztów. Pozwala to zarządzającym na identyfikację obszarów, w których koszty są nieefektywne lub przekraczają budżet, co umożliwia podjęcie działań naprawczych.
• Ocena rentowności: Analiza kosztów pomaga również w ocenie rentowności różnych produktów, projektów lub działań przedsiębiorstwa. Pozwala na określenie, które obszary działalności przynoszą zysk, a które generują straty. Dzięki temu zarządzający mogą podejmować decyzje dotyczące alokacji zasobów i wybierać te obszary, które przynoszą najlepsze rezultaty.
• Optymalizacja procesów biznesowych: Analiza kosztów może dostarczyć informacji o kosztach poszczególnych procesów w przedsiębiorstwie. Pozwala to na identyfikację obszarów, w których można wprowadzić usprawnienia, oszczędności lub zmiany w celu zwiększenia efektywności operacyjnej. Analiza kosztów może pomóc w identyfikacji zbędnych kosztów, marnotrawstwa zasobów lub nieoptymalnych procesów, co prowadzi do lepszej wydajności przedsiębiorstwa.
• Planowanie strategiczne: Analiza kosztów jest również istotna w procesie planowania strategicznego. Umożliwia zarządzającym ocenę, czy przedsiębiorstwo jest w stanie osiągnąć swoje cele i strategie przy obecnych kosztach. Ponadto, analiza kosztów może dostarczyć informacji na temat potencjalnych skutków wprowadzenia nowych strategii lub zmian w działalności przedsiębiorstwa.

Koszty — artykuły polecane

Koszt — Koszty uzyskania przychodów — Rodzajowy układ kosztów — Koszty działalności gospodarczej — Rachunek zysków i strat — Koszt a wydatek — Nakłady — Pozostałe przychody i koszty operacyjne — Zdarzenie gospodarcze

Bibliografia

• Dębska-Rup A. (2009), Rachunkowość finansowa, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne, Kraków
• Dziuba-Burczyk A. (2003), Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne, Kraków
• Gierusz B. (2018), Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, ODDK, Gdańsk
• Janusz N., Marta K. (2017), Rachunek kosztów w praktyce przedsiębiorstw działających w Polsce, Stowarzyszenie Krakowska Szkoła Controllingu
• Micherda B. (2007), Rachunkowość zarządcza i controlling, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Nowak E. (2016), Rachunkowość. Kurs podstawowy, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne
• Sojak S., Stankiewicz J. (red) (2008), Podstawy rachunkowości, TNOIK, Toruń
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.