Budżet projektu

Budżet projektu
Polecane artykuły


Budżet projektu

Budżet projektu (ang. project budget) - jest planem finansowym realizacji projektu lub, liczbowym wyrażeniem planu działań w projekcie, umożliwiającym pomiar wykonania projektu w kategoriach finansowych. Określany jest także jako podział kosztów, przedstawionym w tabelach, na użytek działań realizowanych w projekcie.

Budżetem projektu możemy nazwać zestawienie środków finansowych potrzebnych do pokrycia kosztów realizacji danego zgodnie z założonymi celami, o odpowiednim stopniu szczegółowości, na okres całkowitego wdrażania projektu. Wyrażany jest poprzez sposób alokacji zasobów do projektu w ujęciu wartościowym.

Funkcje budżetu projektu

  • Orientuje wykonawców projektu na ustalone cele,
  • Integruje różnych wykonawców i koordynuje ich działania,
  • Dyscyplinuje w zakresie zużycia środków,
  • Jest podstawą i narzędziem kontroli w projekcie,
  • Mobilizuje do oszczędnego działania w ramach projektu

Budżet projektu jest jednym z podstawowych i obligatoryjnych dokumentów planistycznych projektu.

Przede wszystkim pełni funkcję wewnętrzną, określając możliwości i ograniczenia finansowe, które powinny być respektowane podczas realizacji projektu, zgodnie z jego celami.

Budżet ten jest czasem określany jako preliminarz kosztów, czyli ujęcie dopuszczalnych wydatków przewidzianych na wykonanie poszczególnych czynności i zadań w projekcie. Jest również narzędziem zewnętrznej kontroli.

Proces budżetowania

Budżetowanie projektu polega na sporządzaniu, uzgadnianiu i zatwierdzaniu budżetu projektu a następnie przekazaniu go do realizacji jako obowiązującej wytycznej działania.

Aby sporządzić budżet, należy wykonać następujące kroki:

  • Określić okres objęty budżetem
  • Ustalić rodzaj, miejsce powstania i nośniki kosztów objętych budżetem
  • Opracować budżet kosztów projektu
  • Sprawdzić możliwość realizacji budżetu z punktu widzenia dostępności środków finansowych
  • Sprawdzić możliwość realizacji budżetu z punktu widzenia płynności finansowej
  • Zatwierdzić budżet projektu

Budżet projektu sporządzany jest na całkowity okres realizacji przedsięwzięcia. W zależności od potrzeb, czas ten może być podzielony na krótsze okresy: od rocznych poprzez półroczne, kwartalnych, miesięcznych, tygodniowych a nawet dziennych. Zestawienie to może przedstawiać strukturę kosztów w kilku wymiarach: rodzajowym, nośników kosztu a także miejsc ich powstania.

Przykład budżetu projektu:

Tabela 1. Przykład budżetu projektu

Robocizna bezpośrednia Stawka tygodniowa [USD] Osobo-tygodnie Koszty [USD]
Starszy inżynier oprogramowania 1000 10 10,000.00
Inżynier oprogramowania 700 10 7,000.00
Starszy specjalsta 500 3 1,500.00
Specjalista - instruktor 600 2 1,200.00
25 19,700.00
Dodatkowe świadczenia (Fringe Benefits) 30% 5,910.00
Suma częściowa 1 25,610.00
Koszty stałe (Overheads) 70%
Suma częściowa 2 43,537.00
Inne koszty bezpośrednie
Oprogramowanie 8,000.00
Materiały szkoleniowe 1,000.00
Suma częściowa 3 52,537.00
Koszty ogólne i admistracyjne 15% 7,881.00
Całkowity koszt 60,418.00
Współczynnik zysku 10% 6,042.00
Cena 66,460.00

Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Pawlak, 2006]

Definicja budżetu projektu wg PRINCE2

W metodoyce PRINCE2 budżet projektu jest określany jako "Zaplanowane koszty zaangażowanych w projekt zasobów (wraz z innymi kosztami), oszacowane na potrzeby stworzenia planu projektu”

Budżet projektu powinien uwzględniać następująco:

  • Koszty czynności wytworzenia i sprawdzenia produktów specjalistycznych
  • Koszty czynności zarządzania projektem
  • Budżet zarządzania zmian (opcjonalnie)
  • Budżet zarządzania ryzykiem (opcjonalnie)
  • Tolerancję kosztów

Budżetowanie kosztów wg standardu PMBoK® Guide

Budżetowanie kosztów obejmuje alokację całkowitych szacunków kosztów poszczególnych elementów pracy w celu ustalenia podstawy kosztowej do pomiaru wyników projektu. Określenie budżetu to proces łączenia stymulowanego kosztu indywidualnych działań lub pakietów roboczych w celu ustalenia autoryzowanej linii bazowej

Dane wejściowe:

  1. Szacowanie kosztów działalności
  2. Podstawa szacunków kosztu
  3. Zakres działań
  4. Harmonogram projektu
  5. Kalendarz zasobów
  6. Kontrakty
  7. Zasoby procesu organizacyjnego

Dane wyjściowe:

  1. Podstawa efektywności kosztowej
  2. Wymogi finansowania projektów
  3. Aktualizacja dokumentów projektu

Bibliografia

Autor: Justyna Panek