Planowanie

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacja, szukaj

Proces planowania w Prince2 zawiera siedem głównych składników:

1. Projektowanie planu

Proces ten wiąże się z decyzjami, jakie muszą być podjęte przed rozpoczęciem planowania. Należy wybrać sposób podejścia do planowania i styl prezentacji planów. Decyduje się o narzędziach komputerowych do szacowania, planowania jak i rozważa się poziomy i wymaganą szczegółowość.

2. Określenie i analizowanie produktów

Wszystkie działania w projekcie prowadzą do wytworzenia pewnych produktów składających się na ostateczny wynik. Proces ten wymaga identyfikacji produktów wymaganych przez projekt. Produkty określa się za pomocą opisu produktów. Opracowując diagram produktów poddaje się analizie wzajemne relacje pomiędzy produktami Przy identyfikacji produktów użyteczna jest tzw. lista kontrolna produktów, która zawiera krytyczne daty i daty wykonania produktów.

3. Określenie działań i zależności pomiędzy nimi

Wszelkie działania uwzględnione w planie określa się za pomocą diagramu przepływu produktów. Proces wyznaczania działań określa się "transformacją". Diagram przydatny jest również do przedstawiania zależności pomiędzy działaniami.

4. Szacowanie

Rzadko plan może zawierać wartości dokładne. Najczęściej trzeba szacować. Bez szacowania wszystkich niezbędnych parametrów nie jest możliwe opracowanie planu, a więc rozpoczęcie działań. Są różne metody szacowania, jedna z nich to "Delphi", polegająca na poproszeniu specjalistów o udzielenie odpowiedzi, które się weryfikuje odpowiednimi filtrami aż do otrzymania konsensu odnośnie oszacowań najbardziej optymistycznych, pesymistycznych i prawdopodobnych. <google>ban728t</google>

5. Harmonogramowanie

Do stworzenia harmonogramu niezbędne jest przygotowanie diagramu sieciowego PERT (Programme Evaluation and Review Technique) oraz wykresu Ganita. Korzysta się przy tym z narzędzia komputerowego planistycznego. Plan powstały w tym procesie zawiera: prace do wykonania wraz z datami ich rozpoczęcia i zakończenia oraz osoby niezbędne do ich wykonania.

6. Analizowanie ryzyk

W procesie planowania należy przez cały czas zajmować się ryzykiem. Wszystkie zasoby powinny być analizowane pod kątem potencjalnych zagrożeń i podejmowanych w związku z tym działań aby móc włączyć do planu stosowne rezerwy. Istnieją różne źródła ryzyka na przykład: sprawy związane z jakością, zdolności dotrzymywania terminów, źródła siły roboczej i rodzajów umiejętności jak i zaangażowania ze strony członków kierownictwa zespołu.

7. Kompletowanie planu

Etap domykania planu wiąże się z zebraniem wszystkich elementów razem i przygotowaniem krótkiego omówienia dotyczącego ważnych punktów. Do opisu planu dołącza się różne plany i arkusze analityczne, a do listy kontrolnej produktów dopisuje się terminy rozpoczęcia i końca wykonywania każdego z produktów.

Plan może być rozumiany różnie jako racjonalny opis zadania i sposób wykonania, jako narzędzie do osiągnięcia celu lub trochę metaforycznie jako "mapa przyszłości"- czyli obraz tego, co należy oczekiwać w projekcie. Od strony technicznej plan to narzędzie koordynacji działań zespołu, posiadanych zasobów jak i podstawa mierzenia postępu i kontrolowania projektu. Wywodząca się z Wielkiej Brytanii metodyka PRINCE2 dostarcza narzędzi wspomagających skuteczne i efektywne prowadzenie projektów, czyli realizację założonego celu projektu w przewidzianym terminie i przy przyjętym budżecie.

Bibliografia

Autor: Edyta Ocieczek