Informacja

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacja, szukaj
Informacja
Pojęcie główne
Pojęcia związane
Metody i techniki


W literaturze przedmiotu, napotkać można wiele ujęć terminu "informacja" prezentowanych przez autorów o różnych zainteresowaniach naukowych. Charakterystycznym przykładem, będzie ujęcie inżynierskie (klasyczna teoria informacji), w którym informacja jest ściśle związana z teoretyczną koncepcją "systemu komunikacyjnego", w którym występują następujące elementy: źródło wiadomości, koder, kanał, dekoder, odbiorca wiadomości oraz szum. Teoria informacji jest to dziedzina nauki, która za pomocą modelu matematycznego opisuje poszczególne elementy "systemu komunikacyjnego" (R.B. Ash, 1965, s. 1-2).

W teorii systemów i cybernetyce informacja występuje obok materii i energii jako jeden z trzech zasadniczych elementów wymiany pomiędzy układami względnie odosobnionymi a otoczeniem. Wymiana ta ma postać powiązań informacyjnych skierowanych albo z otoczenia do wyodrębnionego układu, albo z układu do otoczenia. Głównym zadaniem każdego systemu jest transformacja (przetwarzanie) zasileń materialnych, energetycznych i informacyjnych znajdujących się na wejściach systemu w odpowiednie wyjścia materialne bądź też informacyjne (S. Mynarski 1979, s. 9-10).

W cybernetyce informacja występuje w ujęciu realnym (dotyczącym samego systemu, struktury i stopnia jego zorganizowania) oraz abstrakcyjnym (dotyczącym przedmiotów lub zdarzeń, wytworów umysłu itp.). Szczególnie istotne jest tutaj powiązanie pomiędzy materią, energią i informacją. Informacja jest uznana za najważniejszy składnik każdego systemu, gdyż wprowadza ład i uporządkowanie (S. Mynarski 1979, s. 140). Mówiąc o transformacji (przetwarzaniu) danych jako jednym z zadań systemu informacyjnego należy wymienić podstawowe formy przetwarzania danych, jakimi są np.: klasyfikacja danych, sortowanie danych, agregacja danych, przeprowadzanie obliczeń z wykorzystaniem danych oraz selekcja danych.

<google>ban728t</google>

Semantyczna teoria informacji

Inny punkt widzenia odnośnie pojęcia informacji spotyka się w tzw. semantycznej teorii informacji, gdzie informacja to zbiór wiadomości o faktach, zdarzeniach, cechach przedmiotów itp. ujęty i podany w takiej formie, że pozwala odbiorcy (człowiekowi lub maszynie) ustosunkować się do zaistniałej sytuacji i podjąć odpowiednie działanie. Jest to przedmiot zainteresowania "infologii", która zajmuje się: wyjaśnianiem znaczenia informacji w aspekcie użytkowym, badaniem i wyjaśnianiem własności informacji, analizą żądań użytkownika, kierowanych pod adresem informacji oraz poszukiwaniem metod i sposobów zaspokojenia przez informację żądań, które formułuje użytkownik informacji. (Bo. Sundgren, 1976, B. Stefanowicz, 1987). Zaobserwować tu można tzw. decyzyjność informacji, czyli jej wpływ na podejmowane przez ludzi decyzje i działania.

Tutaj również można dostrzec szerokie i wąskie znaczenie tego terminu (J. Czekaj, 2000, s. 17). W szerokim ujęciu informacją jest nie tylko wiadomość, ale także każda decyzja, zakaz, sugestia czy polecenie. Może ona być przekazywana w układzie człowiek-człowiek, ale także w innych systemach, w których funkcje nadawcy i odbiorcy mogą pełnić istoty żywe, maszyny bądź obiekty. W wąskim znaczeniu informacja oznacza wiadomość uzyskiwaną przez człowieka poprzez obserwację lub przemyślenia, podlegającą przekazowi w układzie nadawca-odbiorca. Odnosząc się do wąskiego znaczenia, należy wyróżnić dwa podstawowe rodzaje informacji (J. Oleński 2001, s. 208-220):

  • informację jednostkową - opisującą pojedynczy obiekt, proces, zdarzenie w formie (O, C,W) gdzie O - to nazwa obiektu, procesu określenie zdarzenia jednostkowego, C - nazwa mierzonej cechy, W - wartość cechy uzyskana w wyniku pomiaru,
  • informację zagregowaną - czyli odnoszącą się do zbiorów obiektów jednostkowych lub zbiorów cech, przy czym agregacji można dokonywać: w przestrzeni obiektów, w przestrzeni cech (atrybutów), w przestrzeni obiektów i cech, poprzez: sumowanie, transformację algorytmiczną, translację.

Ujęcie pragmatyczne

Szczególne znaczenie informacji uwidacznia się, gdy analizujemy to pojęcie w kontekście zarządzania przedsiębiorstwem. Pragmatyczna teoria informacji opiera się właśnie na analizie i ocenie walorów poznawczych i użyteczności różnego rodzaju danych dla osób zarządzających organizacjami i ich wpływu na efektywność podejmowanych decyzji. Podkreślić należy, że często informacja traktowana jest jako szczególnego rodzaju zasób przedsiębiorstwa, niezbędny do osiągania istotnej przewagi konkurencyjnej, i jak każdy zasób powinien podlegać analizie i ocenie osób zarządzających z punktu widzenia jego przydatności do realizacji celów przedsiębiorstwa.

Rola informacji w pracy menedżera

Informacja była zawsze integralna częścią pracy każdego menedżera. Jej znaczenie jednak, a co za tym idzie – potrzeba zarządzania nią, coraz szybciej wzrasta. Jej rosnące znaczenie wynika z coraz większej złożoności otoczenia, w jakim działają organizacje, i coraz większej masy informacji, która ta złożoność rodzi.

Informacja jest ważną częścią komunikacji. Zarządzanie i informacja muszą być ze sobą ściśle związane. Samo zarządzanie można sobie wyobrazić jako szereg kroków obejmujących odbiór, przetwarzanie i upowszechnianie informacji. Menedżerowie otrzymujący informacje i dane muszą zdecydować, co z nimi robić. Niektóre można zatrzymać do ewentualnego dalszego użycia, podczas gdy inne informacje grupuje się tak, by utworzyły nową informację. Następnie niektórych używa się natychmiast, niektóre przekazuje się innym, a niektóre w ogóle odrzuca.

Główną częścią przetwarzania informacji jest rozróżnienie pomiędzy danymi i informacjami. Dane to nie obrobione (surowe) liczby i fakty odzwierciedlające jakiś jeden aspekt rzeczywistości. Informacja natomiast to dane przedstawione w sposób mający jakieś znaczenie. Menedżer musi traktować zarządzanie informacją jako istotną część procesu kontroli w organizacji. Menedżerowie otrzymują znacznie więcej danych i informacji niż potrzebują czy mogą wykorzystać. Odpowiednia decyzja o sposobie potraktowania każdej informacji jest ze swojej istoty formą kontroli.

Cechy użytecznej informacji

Użyteczna informacja jest:

  • Dokładna – jeśli informacja ma mieć dla menedżera realną wartość, musi być dokładna. Taka informacja dostarcza wiarygodnego odzwierciedlenia rzeczywistości.
  • Aktualna – aktualna informacja musi być dostępna wtedy, kiedy może być podstawą odpowiednich działań menedżera; nie musi to wcale oznaczać, że powinna być dostarczona szybko. Aktualność jest funkcją sytuacji, w jakiej znajduje się menedżer.
  • Kompletna– informacja kompletna dostarcza menedżerowi wszelkich potrzebnych mu faktów i szczegółów. Obraz sytuacji musi być pełny, jeśli informacja ma być użyteczna; jeśli informacja jest niepełna, menedżer może sobie wyrobić niedokładny lub zniekształcony obraz rzeczywistości.
  • Odpowiednia – informacja odpowiednia to informacja użyteczna dla menedżera, w zależności od jego konkretnych potrzeb i warunków.


Zobacz również: Metainformacja

Bibliografia

  • Ash R.B., Information Theory, Dover Publications, Inc., New York 1990
  • Brillouin L., Science and Information Theory, Mineola, N.Y.: Dover 2004.
  • Czekaj J., Metody zarządzania informacją w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo AE w Krakowie, Kraków 2000
  • Frąś J., Zarządzanie Informacją Elementem Budowy Przewagi Konkurencyjnej E-Przedsiębiorstwa, Studia i Prace Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania Nr 21, Uniwersytet Szczeciński, Szczecin 2011
  • Gleick J., The Information: A History, a Theory, a Flood 2012.
  • Mynarski S., Elementy teorii systemów i cybernetyki, PWE, Warszawa 1979
  • Oleński J., Ekonomika informacji. Metody, PWE, Warszawa 2003
  • Publikacja wydana w ramach projektu: Sprawny urząd – zwiększenie kompetencji pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Zarządzanie informacją, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej, Warszawa 2011
  • Rusiński M., Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa 1998
  • Shannon C.E. The Mathematical Theory of Communication. Univ of Illinois Press, 1949.
  • Stefanowicz B., Jakość informacji w ujęciu infologicznym, "Wiadomości Statystyczne" nr 1, 1987
  • Sundgren Bo., An Infological Approach to Data Bases, Urval nr 7, Stockholm 1976
  • Woźniak K., System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005


Autor: Krzysztof Woźniak