Warunki efektywnej komunikacji

Efektywna komunikacja polega na przekazaniu komunikatu w taki sposób, aby odbiorca zrozumiał intencje rozmówcy. Proces ten ma sens tylko w tedy, gdy wiadomość otrzymana jest jak najbardziej zbliżona znaczeniowo do wiadomości nadawanej oraz zachęca odbiorcę do podejmowania działań zbieżnych z oczekiwaniami nadawcy (L.Kozioł 2005, s. 33)

Komunikowanie się to proces bezsłownego lub słownego przesyłu informacji od jednej osoby do drugiej. Jest niezmiernie ważną częścią pracy zespołu projektowego, gdyż zdecydowana większość zadań jest wykonywana dzięki współpracy kierownika i członków zespołu. Komunikacja między rozmówcami tworzy tzw. " krąg komunikacyjny" w którym do przekazywania informacji używa się słów, gestów, dźwięków, oraz mimiki. Aby komunikacja była efektywna członkowie zespołu projektowego powinni przekazywać tylko wiadomości ważne i zarazem wartościowe. Bardzo cenna w tym procesie jest również umiejętność słuchania i koncentracji, gdyż aby poszczególni członkowie zespołu czuli się doceniani, powinni mieć poczucie że są wysłuchani, zrozumiani, a przekazywane przez nich informacje są pomocne w rozwiązywaniu problemu. Kierownik zespołu projektowego chcąc skutecznie komunikować się ze swoimi współpracownikami powinien inicjować i podtrzymywać z nimi kontakt. Jednym ze sposobów może być organizowanie okresowych spotkań, przy czym bardzo ważne jest pierwsze spotkanie tzw. kick-off meeting na którym wszystkie osoby powiązane z projektem poznają się oraz zostają im przydzielone wstępne zadania i obowiązki.

Umiejętności komunikacyjne, postawa, doświadczenia społeczne i kulturowe wpływają na efektywność komunikacji. Im różnice są większe pomiędzy tymi cechami, to tym większa możliwość niepowodzenia w komunikacji. Wynikiem skutecznej komunikacji jest właściwe zrozumienie wiadomości (A.Borawska 2010, s. 132)

TL;DR

Efektywna komunikacja polega na przekazaniu wiadomości w sposób zrozumiały i skuteczny. Wymaga to umiejętności słuchania, koncentracji i inicjowania kontaktu. Komunikacja może być werbalna (słowna) lub niewerbalna (gesty, mimika). Ważne jest umiejętne słuchanie i kontrolowanie komunikatu niewerbalnego. Dobra komunikacja wymaga uczciwości, zrozumiałości, uważnego słuchania, zainteresowania drugą stroną, jasnego wyrażania myśli i umiejętności zadawania pytań. Ograniczenia komunikacji mogą wynikać z różnic kulturowych, językowych i doświadczenia. Zalecenia to używanie zrozumiałego języka, technik słuchania aktywnego, kontrolowanie tonu głosu, szacunek dla drugiej strony oraz jasne i zrozumiałe komunikaty.

Komunikat werbalny

Możemy wyróżnić dwie metody komunikowania się. Są to: komunikacja werbalna i komunikacja niewerbalna. Do komunikacji werbalnej zaliczamy słuchanie, mówienie, pisanie i czytanie. Słuchanie to element komunikacji werbalnej, który jest nie doceniany i zaniedbywany przez przełożonych. Menedżerowie bardzo często zapominają o jednej z najważniejszych rzeczy, która jest podstawą do efektywnej komunikacji, a mianowicie umiejętność słuchania. Wiele kierowników uważa, że ich zadaniem jest wydawanie poleceń, a obowiązkiem podwładnych jest ich słuchanie, ale nie na odwrót. To jest poważny błąd, który może zaważyć na dobrych relacjach z pracownikami. Nie chodzi tu o to, żeby pracownicy wydawali rozkazy, ale przełożeni słuchali swoich podwładnych. Menedżerowie muszą być nadawcą i odbiorcą w procesie komunikowania się.

O to parę wskazówek jak umiejętnie słuchać:(P.Steele 2013, s. 99)

Należy odsunąć własne przekonania i myśli, a skupić się na wypowiedzi rozmówcy. W ten sposób zrozumiemy całą wypowiedź. W przeciwnym wypadku usłyszymy i zinterpretujemy fragment wypowiedzi, który nas zainteresuje.
Uważne słuchanie pomaga zrozumieć punkt widzenia rozmówcy.
Ludzie podczas rozmowy oczekują, że zostaną wysłuchani. Zlekceważenie ich wypowiedzi prowadzi do braku szacunku oraz antagonizmu.
Jeśli późniejsze nasze wypowiedzi potwierdzają uważne słuchanie rozmówcy, możemy uzyskać szacunek w oczach pracownika.
Pomysły, idee przedstawione przez pracowników powinny być wysłuchane z uwagą nawet jeśli wydają się niemożliwe do zrealizowania. Odrzucenie ich w nietaktowny sposób może wywołać negatywną reakcję.
Aktywne słuchanie pomaga wpływać na zachowania pracowników w taki sposób, aby osiągnąć oczekiwany rezultat.
Słuchanie pozwala na poznanie silnych i słabych stron pracownika. Dzięki temu kiedy je poznamy możemy zaplanować rozwój danej osoby.
Lekceważenie rozmówcy prowadzi do zniechęcenia i antagonizmu. Jak podwładny może się czuć, gdy menadżer go nie słucha?

Jeśli rozmówca będzie usatysfakcjonowany i czuł się wysłuchany, łatwiej będzie mu zrozumieć to co przekazuje mu partner.

Komunikat niewerbalny

Komunikaty niewerbalne są istotnym warunkiem skutecznej komunikacji. Bardzo ważne jest, aby menadżerowie poznali składniki przekazu niewerbalnego. Po pierwsze będą mogli zapanować nad swoim zachowaniem niewerbalnym, a po drugie zdobędą umiejętności odczytywania ich znaczeń u innych ludzi. Mowa ciała odsłania autentyczne zamiary osoby podczas komunikacji.

Wyróżniamy kilka rodzajów komunikacji niewerbalnej:(A.Potocki 2011, s. 70-73)

Gestykulacja to np. ruchy dłoni, rąk, głowy. Za jej pomocą podkreślamy coś, akcentujemy elementy wypowiedzi. Dzięki tym ruchom wyrażamy nasz stan emocjonalny.
Mimika twarzy-z jednej strony wyrażamy emocje, ale z drugiej strony jest to element podkreślający treści werbalne.
Dotyk to podanie ręki, uścisk itp. pomaga w budowaniu relacji pomiędzy podwładny- przełożony.
Kontakt wzrokowy-oczy są tutaj głównym przekaźnikiem informacji, poprzez ich ruchy budujemy wrażenie bliskości.
Dystans pomiędzy rozmówcami - wyróżniamy przestrzeń intymną, osobistą, socjalną oraz otwartą. Spotkania służbowe powinny odbywać się w sferze socjalnej.
Pozycja ciała-jest to sposób, w jaki osoba siedzi i stoi.
Wygląd fizyczny i ubranie - wyraża stosunek jaki mamy do rozmówcy. Schludne i estetyczne ubranie sygnalizuje szacunek dla drugiej osoby.
Niewerbalne cechy mowy to np. intonacja głosu lub rytm mówienia. Podkreślają nasze zamiary w stosunku do rozmówcy oraz dzięki nim można skutecznie oddziaływać na innych.
Dźwięki parajęzykowe urozmaicają proces komunikacji. Są to znaki ekspresji uczuć (śmiech, płacz, westchnienia typu "yy").
Elementy otoczenia fizycznego - związane jest to z miejscem w jakim znajdują się rozmówcy.

Opanowanie wszystkich elementów i kontrolowanie ich jest bardzo trudną i skomplikowaną umiejętnością. Menadżerowie, którzy chcą, aby pracownicy rozumieli jego przekaz, muszą nauczyć się panować nad komunikatami niewerbalnymi. Opanowanie mowy ciała pozwoli efektywniej komunikować się z podwładnymi. Dobra komunikacja jest w tedy, gdy obie strony:(L.Kozioł 2005, s. 32)

usuwają szumy (zakłócenia pochodzące z otoczenia),
korzystają świadomie z komunikacji werbalnej i niewerbalnej,
dobierają odpowiedni rodzaj komunikacji do miejsca i czasu spotkania,
przesyłają jasną koncepcję przekazu,
wykorzystują znany język odbiorcy,
upewniają się, że dana informacja doszła do odbiorcy,
upewniają się, że komunikat został zinterpretowany poprawnie,
obserwują reakcję odbiorcy na informację,

Aby zwiększyć efektywność komunikacji należy pamiętać o:

opanowaniu reakcji emocjonalnych, które mogą onieśmielać czy nawet oburzać innych członków zespołu zmniejszając wzajemne zaufanie oraz utrudniać budowanie przyjaznej atmosfery,
jasnym i zwięzłym formułowaniu komunikatów - należy przekazywać i odbierać informacje zwracając uwagę na cztery aspekty komunikacji:
- Rzeczowy (wyłącznie przekazanie informacji)
- Autoprezentacja (informacja o odczuciach nadawcy)
- Wzajemne związki (informacja o stosunku nadawcy do odbiorcy o wzajemnych powiązaniach)
- Apel (zachęcanie, nakłanianie, prośba o w wykonanie zadania)

Stosując się do wyżej wymienionych zasad z całą pewnością uda się przezwyciężyć bariery komunikacyjne i sprawić, że komunikacja stanie się bardziej efektywna.