Komunikatywność
Komunikatywność to umiejętność sprawnego i jasnego przekazywania i odbierania komunikatów za pomocą werbalnych (np. mowa) bądź niewerbalnych (np. gesty) znaków [Rybowska A. (2014) s. 297].
Osoba, którą uważa się za komunikatywną, nie tylko jasno i poprawnie przekazuje informacje, ale która przede wszystkim słucha, rozumie i potrafi wyciągnąć z rozmowy wnioski. Sama komunikacja to wymiana informacji pomiędzy ludźmi. Ale czy każda osoba komunikuje się w zrozumiały sposób? W komunikacji interpersonalnej można wyróżnić komunikację werbalną i niewerbalną. Badania udowodniły, że komunikacja niewerbalna przekazuje 55% informacji, 38% to sposób mówienia (tempo, ton głosu), a raptem 7% stanowią informacje przekazane za pomocą słów [Rybowska A. (2014), s. 297].
Warunki i bariery dobrej komunikacji
Czynniki takie jak statut społeczny, wrażliwość, kultura osobista, poziom wykształcenia czy też szacunek do drugiej osoby wpływają ogólnie na jakość komunikacji.
Aby komunikat mógł zostać przekazany i odebrany w dobry sposób, muszą być spełnione odpowiednie warunki [Rybowska A. (2014), s. 298]:
- dobre i jasne intencje ze strony nadawcy i odbiorcy,
- brak pośpiechu,
- sprzyjające otoczenie (np. odpowiednie miejsce, cisza),
- rozumienie języka, dobre słyszenie.
Istnieje wiele czynników, które mogą zakłócić komunikację. Można je podzielić na czynniki wewnętrzne - wychodzące od jednostki, oraz na zewnętrze - wynikające z otoczenia, niezależne od jednostki.
Bariery wynikające z czynników wewnętrznych to np. blokady językowe, osądzanie - czyli narzucanie własnych przekonań bez wzięcia pod uwagę opinii rozmówców, blokowanie samodzielnych decyzji u innych oraz próby wymuszania uległości, brak umiejętności słuchania, zmęczenie czy podirytowanie.
Do czynników zewnętrznych można zaliczyć np. szumy zewnętrzne - czyli np. hałas uliczny, temperatura, światło, wielkość pomieszczeń.
Inne rodzaje barier są związane z językiem werbalnym, gdzie dużą przeszkodą w odbiorze może być brak odpowiedniego doboru słów i sposobu ich przekazu, co może spowodować przekształcenie się zwykłej rozmowy w poważny spór. Kontekst przekazu jest niesamowicie istotny.
Język niewerbalny często wykorzystuje się, aby podkreślić i zaznaczyć naszą wypowiedź. Niestety, sztuczna gestykulacja czy nieodpowiednie akcentowanie wypowiedzi nie przyniesie pozytywnych rezultatów, a nawet może spowodować irytację u rozmówcy. Gesty, które są nienaturalne często skutkują niejednoznacznym odbiorem, przez co zakłócają odbiór prawidłowej treści [Chodkowski Z. (2017), s. 289-291].
Komunikatywność a zarządzanie
Osoba komunikatywna potrafi nie tylko jednorazowo nawiązać kontakt, ale przede wszystkim umie go podtrzymywać. Sam proces komunikacji spełnia funkcje takie jak przekazanie informacji, wyrażenia emocji, motywuje i kontroluje. Jedną z fundamentalnych cech dobrego menadżera jest właśnie komunikatywność.
Aby zespół wypełniał swoje zadania należycie, musi mieć lidera, z którym się rozumie i szanuje. Każdy pracownik musi doskonale wiedzieć, czego się od niego oczekuje. Na chwilę obecną menadżerem doskonałym jest ten, kto wykazuje się komunikatywnością i pomysłowością, a nie manipulacją i terrorem. Jasność komunikatów, jakość ich przekazywania, ale i umiejętność słuchania swoich pracowników wpływają na pracę i sukces całego przedsiębiorstwa. Dlatego w dzisiejszych czasach komunikatywność jest jedną z najbardziej oczekiwanych cech od przyszłego pracownika. Umiejętność pracy w grupie, a nie działanie pojedynczej jednostki, przynosi najlepsze rezultaty [Szczerba G. (2013) s. 9-11].
Wartość komunikatywności w różnych sferach życia
Komunikatywność ma ogromne znaczenie w różnych sferach naszego życia. W sferze osobistej, umiejętność skutecznego komunikowania się pozwala nam budować zdrowe i satysfakcjonujące relacje z innymi ludźmi. Dzięki komunikacji możemy wyrażać swoje potrzeby, rozwiązywać problemy i budować więzi emocjonalne. Komunikatywność umożliwia nam również rozumienie innych ludzi, ich perspektyw i uczuć, co prowadzi do większej empatii i zrozumienia między nami.
W sferze zawodowej, komunikatywność jest kluczowym elementem sukcesu. Bez względu na branżę, rola komunikacji jest nieodłączna. W skutecznej komunikacji leży umiejętność wyrażania swoich pomysłów, zdolność do negocjacji, umiejętność słuchania i zrozumienia potrzeb innych, a także umiejętność rozwiązywania konfliktów. Komunikatywność pozwala budować efektywną współpracę, zwiększa produktywność i prowadzi do osiągnięcia celów organizacyjnych.
W edukacji, komunikatywność jest niezwykle istotna dla uczniów i nauczycieli. Uczniowie, którzy potrafią jasno wyrażać swoje myśli i zdolni są do skutecznego słuchania, mają większe szanse na sukces w nauce. Nauczyciele z kolei, którzy umieją przekazywać informacje w sposób zrozumiały i interesujący dla uczniów, mogą skuteczniej wspierać proces uczenia się. Komunikatywność w edukacji wpływa również na budowanie relacji między uczniami i nauczycielami, co sprzyja pozytywnemu i wspierającemu środowisku szkolnemu.
Czynniki wpływające na jakość komunikacji
Status społeczny
Jeden z najważniejszych czynników wpływających na jakość komunikacji jest status społeczny. Osoby o wyższym statusie społecznym często mają większą pewność siebie i łatwiej nawiązują kontakt z innymi. Mają również większą tendencję do wyrażania swoich myśli i uczuć w sposób bardziej otwarty i klarowny. W przypadku osób o niższym statusie społecznym, komunikacja może być bardziej skryta, a wyrażanie swoich opinii może być trudniejsze.
Jednakże, statut społeczny nie powinien być jedynym czynnikiem determinującym jakość komunikacji. Właśnie dlatego ważne jest, aby wszyscy uczestnicy komunikacji mieli równe szanse do wypowiedzi i byli traktowani z szacunkiem i równością.
Wrażliwość
Wrażliwość jest kolejnym istotnym czynnikiem wpływającym na jakość komunikacji. Osoby wrażliwe są bardziej skłonne do słuchania i zrozumienia drugiej osoby, co pozwala na konstruktywną wymianę informacji. Wrażliwość pomaga w nawiązywaniu głębszych relacji i budowaniu zaufania między rozmówcami.
Jednakże, wrażliwość może być różnie interpretowana i może zależeć od kontekstu kulturowego. Dlatego ważne jest, aby być świadomym różnic kulturowych i dostosować swoje zachowanie do oczekiwań drugiej osoby.
Kultura osobista
Kultura osobista odgrywa kluczową rolę w jakości komunikacji. Każdy człowiek ma swoje własne wartości, przekonania i normy, które wpływają na sposób komunikacji. Pewne kultury osobiste mogą promować bardziej bezpośrednie i ekspresywne sposoby komunikacji, podczas gdy inne mogą preferować bardziej pośrednie i subtelne sposoby wyrażania myśli.
Ważne jest zrozumienie, że różnice kulturowe mogą prowadzić do nieporozumień i konfliktów. Dlatego warto być otwartym na inne kultury i uczyć się komunikować w sposób, który jest akceptowalny dla różnych osób i grup społecznych.
Poziom wykształcenia
Poziom wykształcenia ma także istotny wpływ na jakość komunikacji. Osoby o wyższym poziomie wykształcenia zazwyczaj posiadają większe umiejętności komunikacyjne, takie jak precyzyjne formułowanie myśli, logiczne argumentowanie i umiejętność słuchania. Mają też większą wiedzę na różne tematy, co ułatwia porozumiewanie się z innymi.
Jednakże, ważne jest, aby nie dyskryminować osób o niższym poziomie wykształcenia i nie zakładać, że posiadają one gorsze umiejętności komunikacyjne. Komunikacja jest procesem dwustronnym i każda strona powinna dążyć do zrozumienia i szacunku dla drugiej osoby, niezależnie od poziomu wykształcenia.
Szacunek do drugiej osoby
Ostatnim, ale nie mniej istotnym czynnikiem wpływającym na jakość komunikacji jest szacunek do drugiej osoby. Szacunek jest fundamentem każdej dobrej komunikacji. Wzajemne poszanowanie pozwala na budowanie zaufania i otwartości między rozmówcami. Jest to również podstawa dla konstruktywnego rozwiązywania konfliktów i negocjacji.
Warunki dobrej komunikacji
Dobre intencje ze strony nadawcy i odbiorcy
Dobre intencje są kluczowym czynnikiem wpływającym na jakość komunikacji. Zarówno nadawca, jak i odbiorca powinni mieć otwarte umysły i chęć zrozumienia drugiej strony. Wysyłając komunikat, nadawca powinien być świadomy swoich intencji i dążyć do przekazania informacji w sposób jasny i zrozumiały. Odbiorca natomiast powinien być gotów do aktywnego słuchania i próby zrozumienia tego, co chce przekazać nadawca. Tylko wtedy możliwe jest osiągnięcie pełnego porozumienia.
Brak pośpiechu
Komunikacja wymaga czasu i uwagi. Pośpiech może prowadzić do nieprecyzyjnego przekazu lub niezrozumienia. Zarówno nadawca, jak i odbiorca powinni znaleźć odpowiedni czas i miejsce, aby skoncentrować się na komunikacji. Ważne jest, aby dać sobie nawzajem wystarczająco dużo czasu na wyrażenie swoich myśli i odczucia, a także na odpowiednie zrozumienie przekazu drugiej strony.
Sprzyjające otoczenie
Otaczające nas środowisko ma istotny wpływ na naszą zdolność do skutecznej komunikacji. Właściwe warunki, takie jak cicha i spokojna przestrzeń, wolna od zakłóceń, mogą znacznie ułatwić proces komunikacji. Ważne jest również, aby otoczenie było komfortowe i przyjazne, co sprzyja swobodnej wymianie informacji. Na przykład, spotkanie w przyjemnej atmosferze może zwiększyć zaangażowanie i otwartość obu stron.
Rozumienie języka
Komunikacja jest możliwa tylko wtedy, gdy obie strony mówią w tym samym języku lub rozumieją język, w którym przekazywane są informacje. W przypadku komunikacji międzykulturowej, ważne jest, aby mieć świadomość różnic językowych i kulturowych. Jeżeli obie strony korzystają z różnych języków, konieczne może być zastosowanie tłumaczenia lub posługiwanie się językiem migowym. W każdym przypadku, kluczem do efektywnej komunikacji jest umiejętność porozumiewania się w sposób zrozumiały dla obu stron.
Bariery komunikacyjne
Blokady językowe
Jedną z głównych barier komunikacyjnych są blokady językowe. Oznacza to, że osoby rozmawiające w różnych językach mogą napotkać trudności w porozumiewaniu się. Jeśli nie ma wspólnego języka lub brakuje umiejętności komunikowania się w obcym języku, to komunikacja może być ograniczona lub wręcz niemożliwa. Blokady językowe mogą prowadzić do powstawania nieporozumień, a także do utraty informacji i przekazywania błędnych komunikatów.
Osądzanie
Osądzanie jest kolejną barierą komunikacyjną, która może występować w organizacjach. Polega ono na ocenianiu drugiej osoby na podstawie uprzedzeń, stereotypów lub braku zaufania. Osądzanie może prowadzić do zakłócenia komunikacji, ponieważ osoba, która jest osądzana, może czuć się niezrozumiana lub niedoceniana. To może prowadzić do ograniczenia otwartości i szczerości w komunikacji oraz powstawania konfliktów.
Blokowanie samodzielnych decyzji
Blokowanie samodzielnych decyzji to sytuacja, w której przełożeni lub inni członkowie zespołu ograniczają możliwość podejmowania niezależnych decyzji przez innych. To prowadzi do braku odpowiedzialności i inicjatywy w komunikacji, ponieważ osoby nie czują się swobodne w wyrażaniu swoich opinii i pomysłów. Tego rodzaju bariera komunikacyjna utrudnia rozwój i innowacyjność w organizacji.
Brak umiejętności słuchania
Brak umiejętności słuchania jest jedną z najczęstszych barier komunikacyjnych. Często zdarza się, że ludzie nie słuchają uważnie drugiej osoby, ale raczej czekają na swoją kolej, aby wypowiedzieć swoje zdanie. To prowadzi do niezrozumienia i niedokładnego przekazywania informacji. Brak umiejętności słuchania może również wpływać na relacje międzyludzkie, ponieważ osoby mogą czuć się niedocenione lub ignorowane.
Zmęczenie i podirytowanie
Zmęczenie i podirytowanie również mogą stanowić barierę komunikacyjną. Kiedy jesteśmy zmęczeni lub podirytowani, nasza koncentracja i zdolność do skutecznej komunikacji mogą być znacznie ograniczone. Możemy być mniej cierpliwi, bardziej podatni na frustrację i emocjonalnie niestabilni, co utrudnia skuteczne komunikowanie się z innymi. Dlatego ważne jest, aby być świadomym swojego stanu emocjonalnego i zająć się nim przed rozpoczęciem ważnych rozmów lub dyskusji.
Szumy zewnętrzne, temperatura, światło, wielkość pomieszczeń
Ostatnią barierą komunikacyjną, którą omówię, są różnego rodzaju szumy zewnętrzne, takie jak hałas, nieodpowiednia temperatura, złe oświetlenie lub niewłaściwy rozmiar pomieszczeń. Te czynniki mogą wpływać na komfort i skuteczność komunikacji. Na przykład, hałas w biurze może utrudnić koncentrację i słyszalność, co prowadzi do niezrozumienia lub przeoczenia ważnych informacji. Dlatego ważne jest, aby tworzyć odpowiednie warunki pracy, które sprzyjają skutecznej komunikacji.
Komunikacja efektywna vs. nieefektywna
Wpływ doboru słów i sposobu przekazu na odbiór komunikatu
Komunikacja jest nieodłącznym elementem naszego życia zarówno w sferze prywatnej, jak i zawodowej. Jednakże, nie zawsze udaje nam się przekazać nasze myśli i intencje w sposób klarowny i zrozumiały dla odbiorcy. Wpływ na odbiór komunikatu mają zarówno słowa, jak i sposób, w jaki je formułujemy i przekazujemy.
Dobór słów jest kluczowy dla efektywnej komunikacji. Wybierając odpowiednie słownictwo, możemy skutecznie przekazać nasze intencje i emocje. Słowa mogą być użyte w sposób precyzyjny, aby uniknąć nieporozumień i niejednoznaczności. Ważne jest również dostosowanie języka do odbiorcy, unikanie skomplikowanych terminów i sformułowań, które mogą być niezrozumiałe dla osób spoza danej branży czy dziedziny.
Sposób przekazu również ma ogromne znaczenie. Nasz głos, ton, tempo mówienia i gesty mogą wpływać na odbiór komunikatu. Jeśli mówimy zbyt szybko, zbyt cicho lub nieakcentujemy odpowiednich słów, istnieje ryzyko, że nasza wiadomość zostanie źle zinterpretowana lub w ogóle niezrozumiana. Dlatego ważne jest, aby być świadomym swojego sposobu przekazu i dostosować go do sytuacji oraz odbiorcy.
Sztuczna gestykulacja i nieodpowiednie akcentowanie jako przyczyna niejednoznacznego odbioru
Wielu z nas ma tendencję do używania gestów i akcentowania w celu wzmocnienia przekazu. Gestykulacja może być pomocna, gdy jest naturalna i wspiera przekaz słowny. Jednakże, sztuczne lub nadmierne gesty mogą wprowadzać zamieszanie i zakłócać odbiór komunikatu. Osoba odbierająca przekaz może skupić się na samych gestach, zamiast na przekazanej treści, co prowadzi do niejednoznaczności i utrudnienia zrozumienia.
Podobnie, nieodpowiednie akcentowanie może prowadzić do nieporozumień. Jeżeli podkreślamy nieodpowiednie słowa lub akcentujemy je w sposób niezrozumiały, odbiorca może nieodpowiednio zinterpretować naszą intencję. Na przykład, zdanie "To jest Twój nowy samochód?" może mieć zupełnie inną konotację w zależności od akcentu na słowie "nowy" lub "samochód". Z tego powodu, umiejętność właściwego akcentowania i podkreślania słów jest niezwykle istotna dla klarownego przekazu.
Wnioskiem jest, że komunikacja efektywna wymaga świadomości zarówno doboru słów, jak i sposobu przekazu. Kluczowe jest unikanie niejednoznaczności i nieporozumień, poprzez precyzyjne sformułowanie myśli oraz dostosowanie języka do odbiorcy. Unikanie sztucznej gestykulacji i nieodpowiedniego akcentowania również przyczynia się do klarownego przekazu. W ten sposób, możemy osiągnąć efektywną komunikację, która umożliwi nam skuteczne przekazanie naszych myśli i intencji.
Komunikatywność w zarządzaniu
Komunikatywność jako fundamentalna cecha dobrego menadżera
Komunikatywność jest jedną z najważniejszych cech, jakie powinien posiadać dobry menadżer. Umiejętność skutecznej komunikacji jest kluczowym elementem w efektywnym zarządzaniu zespołem oraz realizacji celów przedsiębiorstwa. Dobry menadżer musi być w stanie jasno wyrażać swoje myśli i oczekiwania, a także umieć słuchać i zrozumieć swoich pracowników.
Komunikatywny menadżer potrafi przekazywać informacje w sposób klarowny i zrozumiały dla wszystkich członków zespołu. Jest w stanie dostosować swój sposób komunikacji do indywidualnych potrzeb i preferencji pracowników, co pozwala budować silne relacje i efektywnie współpracować. Ponadto, umiejętność skutecznego komunikowania się wpływa na zaufanie w zespole oraz motywację do działania.
Przez wykazanie się komunikatywnością menadżer buduje także pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Jego umiejętność przekazywania informacji w sposób zrozumiały dla różnych grup interesariuszy, takich jak inwestorzy, klienci czy dostawcy, pozwala na skuteczne budowanie relacji biznesowych i realizację strategicznych celów przedsiębiorstwa.
Wpływ komunikacji na pracę i sukces przedsiębiorstwa
Skuteczna komunikacja w zarządzaniu ma bezpośredni wpływ na pracę zespołu oraz osiąganie sukcesów przez przedsiębiorstwo. Poprzez jasne i zrozumiałe komunikowanie oczekiwań, menadżer umożliwia pracownikom skoncentrowanie się na istotnych zadaniach i celach. Dzięki temu, zespoły mogą efektywnie planować, koordynować swoje działania i osiągać zamierzone rezultaty.
Komunikacja odgrywa również kluczową rolę w budowaniu silnych relacji między pracownikami oraz między menadżerami a pracownikami. Otwarta i transparentna komunikacja sprzyja wzajemnemu zrozumieniu, współpracy i zaufaniu w zespole. Pracownicy czują się bardziej zaangażowani i motywowani do pracy, gdy mają jasność co do celów, oczekiwań i informacji dotyczących realizowanych projektów.
Ponadto, skuteczna komunikacja jest niezbędna w procesie podejmowania decyzji. Menadżer musi umieć jasno przekazać swoje pomysły, argumenty i wnioski, aby móc efektywnie współpracować z zespołem i osiągać wspólne cele. Właściwie skomunikowane decyzje są bardziej zrozumiałe i akceptowane przez pracowników, co zwiększa ich gotowość do ich realizacji.
Wreszcie, komunikacja zewnętrzna odgrywa ważną rolę w budowaniu reputacji przedsiębiorstwa. Skuteczne przekazywanie informacji dotyczących produktów, usług i wartości firmy ma istotny wpływ na postrzeganie jej przez klientów, inwestorów i społeczność biznesową. Komunikatywność menadżera pozwala na budowanie odpowiednich relacji i kreowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, co przekłada się na sukcesy rynkowe i konkurencyjność.
Bibliografia
- Chodkowski Z. (2017), Zarys charakterystyki komunikacji interpersonalnej, możliwe zakłócenia i bariery, Kultura - Przemiany - Edukacja t. V (2017), Uniwersytet Rzeszowski, Rzeszów
- Nanowska K. (2018), Kompetencje komunikacyjne jako czynnik wpływający na efektywność działań podejmowanych przez profesjonalistów wobec osób w trudnych sytuacjach życiowych, Edukacja Humanistyczna nr 1 (38)
- Rybowska A. (2014), Komunikacja interpersonalna w procesie obsługi klienta, Marketing przyszłości - Trendy, strategie, instrumenty współczesne, wyzwania przeobrażeń marketingu. Zeszyty naukowe nr 823 Problemu zarządzania, finansów i marketingu nr 34. Szczecin
- Szczerba G. (2013), Menadżer doskonały. Komunikacja, Wydawnictwo Złote Myśli, Gliwice
- Winkler R, Chmielecki M. (2015), Komunikacja a dzielenie się wiedzą w projektowych zespołach międzykulturowych, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, nr 3 (939)
- Wróbel M. (2007), Rola komunikacji w zarządzaniu projektami, Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, nr 3
Autor: Justyna Bielecka
