Funkcje informacji

Informacja może mieć wiele różnych funkcji w zależności od obszaru zastosowań. Z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem możemy wyróżnić następujące funkcje informacji (W. Flakiewicz 2002, s. 18-19):

• funkcja informacyjna - występująca w formie potencjalnej lub użytecznej. Każda informacja użyteczna jest jednocześnie informacją potencjalną, lecz nie każdej informacji potencjalnej można przypisać jednocześnie cechę użyteczności. Każda informacja, zarówno prawdziwa lub fałszywa, spełnia funkcję informacji potencjalnej. Natomiast o informacji użytecznej możemy mówić wtedy, gdy powiększa ona zasób wiedzy odbiorcy, dlatego też dostarczanie informacji użytecznej wymaga: rozpoznania aktualnych zasobów wiedzy, rozpoznania potrzeb informacyjnych, identyfikacji języka, którym posługuje się odbiorca, identyfikacji odpowiedniej formy przekazu informacji i określenia częstotliwości jej dostarczania.
• funkcja decyzyjna informacji wynika z tego, że decyzja jest jedną z form informacji (informacja niejako "tworzy" treść decyzji) oraz z tego, że jest niezbędna do podjęcia decyzji. Dotyczy ona tutaj zarówno samego zagadnienia decyzyjnego, jak i procedur wykorzystywanych przy podejmowaniu decyzji.
• funkcja sterująca informacji polega na tym, że przekazujący informację chce wywołać zamierzoną reakcję na nią u jej odbiorcy. Inaczej mówiąc nadawca informacji stara się (z różną siłą i często z różnym skutkiem) wpłynąć na stanowisko (poglądy, działania) innej osoby lub osób. Szczególnie odnosi się to do decyzji kierowniczych.
• funkcja modelowania - jest związana ze stopniem złożoności przedsiębiorstwa jako systemu. Ponieważ niemożliwe jest rozpoznanie wszystkich aspektów jego funkcjonowania, dokonuje się uproszczenia, czego wynikiem jest sformułowany model przedsiębiorstwa opisywany skończoną liczbą parametrów, który może następnie zostać wykorzystany w procesie zarządzania firmą.

Nieco inną klasyfikację funkcji informacji w organizacji przedstawia K. Bolesta-Kukułka, która wyróżnia następujące funkcje (2003, s. 75):

• funkcję poznawczą,
• funkcję motywacyjną,
• funkcję koordynacyjną,
• funkcję sterująco-kontrolną.

Funkcje informacji w procesie podejmowania decyzji

Proces podejmowania decyzji jest kluczowym elementem zarządzania w organizacji. Informacja odgrywa tu istotną rolę, dostarczając niezbędnych danych i analiz, które umożliwiają podejmowanie trafnych i efektywnych decyzji. Etapy tego procesu można podzielić na: identyfikację problemu, gromadzenie informacji, analizę, wybór rozwiązania oraz ocenę rezultatów.

W każdym z tych etapów funkcja informacji jest niezwykle istotna. Na początku, podczas identyfikacji problemu, informacja pomaga zrozumieć sytuację, określić cele i wyznaczyć kierunek działań. Następnie, podczas gromadzenia informacji, organizacja korzysta z różnych źródeł, takich jak raporty, dane statystyczne, badania rynku czy opinie ekspertów, aby uzyskać pełny obraz sytuacji i możliwości. W kolejnym etapie, analiza informacji pozwala na ocenę dostępnych opcji i ich konsekwencji, co umożliwia wybór najbardziej odpowiedniego rozwiązania.

Warto zwrócić uwagę, że jakość informacji ma bezpośredni wpływ na proces podejmowania decyzji. Nieprecyzyjne lub niepełne dane mogą prowadzić do błędnych wniosków i podejmowania niekorzystnych decyzji. Dlatego ważne jest dbanie o jakość informacji, weryfikację źródeł i dokładność danych. W dzisiejszych czasach organizacje coraz częściej korzystają z systemów informacyjnych, takich jak systemy baz danych czy systemy wspomagania decyzji, które ułatwiają gromadzenie, analizę i prezentację informacji w sposób bardziej efektywny i precyzyjny.

Funkcje informacji w zarządzaniu wiedzą

Wiedza jest jednym z najcenniejszych zasobów organizacji. Informacja odgrywa tu kluczową rolę, ponieważ to na jej podstawie organizacja tworzy, gromadzi i udostępnia wiedzę. Zarządzanie wiedzą polega na świadomym procesie zbierania, organizowania, przechowywania i udostępniania informacji w celu doskonalenia działań i osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.

Informacja przyczynia się do tworzenia wiedzy poprzez dostarczanie danych i informacji, które są przetwarzane, analizowane i interpretowane przez pracowników. Wiedza może być różnego rodzaju, np. ekspercka, proceduralna czy strategiczna, a informacja jest podstawowym składnikiem każdego rodzaju wiedzy. Technologie informacyjno-komunikacyjne, takie jak systemy zarządzania wiedzą czy platformy do udostępniania wiedzy, są wykorzystywane do wspierania procesów zarządzania wiedzą, umożliwiając łatwiejsze gromadzenie, udostępnianie i wyszukiwanie informacji.

Organizacje, które efektywnie zarządzają wiedzą, są w stanie szybciej reagować na zmiany otoczenia, tworzyć innowacje i zwiększać swoją konkurencyjność. Informacja jako strategiczny zasób organizacji może być wykorzystana do identyfikacji nowych możliwości rynkowych, analizy konkurencji, doskonalenia procesów biznesowych czy tworzenia unikalnych produktów i usług.

Funkcje informacji w budowaniu relacji z klientem

W dzisiejszym świecie, w którym konkurencja jest coraz większa, budowanie i utrzymywanie relacji z klientem jest kluczowe dla sukcesu organizacji. Informacja odgrywa tu istotną rolę, umożliwiając poznanie potrzeb i oczekiwań klientów oraz personalizację oferty i działań marketingowych.

Rodzaje informacji o klientach, takie jak dane demograficzne, preferencje zakupowe, historie transakcji czy opinie, są istotne dla skutecznego budowania relacji z klientem. Dzięki nim organizacja może lepiej zrozumieć swoją grupę docelową, dostosować ofertę do indywidualnych potrzeb i preferencji klientów oraz skuteczniej komunikować się z nimi.

Metody zbierania, analizy i wykorzystania informacji o klientach są różnorodne. Można tu wymienić takie narzędzia jak ankiety, badania rynku, analiza danych czy monitorowanie mediów społecznościowych. Ważne jest jednak, aby organizacje dbały o bezpieczeństwo i ochronę informacji klienta, aby uniknąć naruszeń prywatności i utraty zaufania klientów.

Niewłaściwe zarządzanie informacjami klienta może prowadzić do negatywnych konsekwencji, takich jak utrata klientów, niewłaściwe personalizowanie oferty czy naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Dlatego organizacje powinny stosować odpowiednie procedury i zasady zarządzania informacjami klienta, zapewniając ich poufność i integralność.

Funkcje informacji — artykuły polecane

Informacja — Gromadzenie informacji — System informacji menedżerskiej — Modele procesów decyzyjnych — Luka informacyjna — Użytkownik informacji — Funkcja informacyjna — System informacji strategicznej — Badanie potrzeb informacyjnych

Bibliografia

• Bolesta-Kukułka K. (2003), Decyzje menedżerskie, PWE, Warszawa
• Flakiewicz W. (2002), Systemy informacyjne w zarządzaniu. Uwarunkowania, technologie, rodzaje, C.H. Beck, Warszawa
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków