Jakość informacji

Jakość informacji
Polecane artykuły

Autorem teorii o informacji jest Claude E. Shannon, który po raz pierwszy użył tego określenia w 1945 roku. Stworzył podstawy ilościowej teorii informacji, dlatego też później różni autorzy próbowali stworzyć teorie wyjaśniające cenność informacji. W Polsce Marian Mazur stworzył oryginalną teorię, która opisywała ilość i jakość informacji. Mazur rozróżnił dwa rodzaje informacji: informację opisującą i informację identyfikującą.

W praktyce "oceniając jakość informacji kierownicy powinni porównywać podane fakty z rzeczywistością. Im informacja dokładniejsza, tym wyższa jej jakość i tym pewniej kierownicy mogą na niej polegać przy podejmowaniu decyzji. Ogólnie biorąc jednak, koszt uzyskania informacji rośnie wraz z jej jakością"[1]

Dana informacja powinna być dostarczana przez system informacyjny w czasie umożliwiającym podjęcie działania.

W procesie informacyjnym możemy wyróżnić zasadę selekcji, wiarygodności i aktualności.

  • Zasada selekcji - zakłada, że "współczesny kierownik bywa źle poinformowany nie ze względu na niedostatek informacji, lecz ich nadmiar,
  • Zasada wiarygodności - przekłamania informacyjne są zjawiskiem wcale nierzadkim w pracy kierowniczej. Nie chroni od nich nawet postępującą komputeryzacja systemów informacyjnych."[2]
  • Zasada aktualności - zakłada, że wszyscy kierownicy i wykonawcy byli informowani na bieżąco o postępach działalności określonej jednostki oraz o indywidualnych wynikach pracy.

Atrybuty jakości informacji

Ogólnie jakość informacji możemy określić przez kilka atrybutów:

  • relatywność - informacja odpowiada na potrzeby i ma istotne znaczenie dla odbiorcy,
  • dokładność - informacja jest adekwatna do poziomu wiedzy jaki reprezentuje odbiorca, precyzyjne i dokładnie oddaje oraz określa temat,
  • aktualność - informacja nie jest nieaktualna, cykl jej aktualizacji jest zgodny z zawartością treści, tempo zmian, wchodzenie kolejnych wersji naturalne, jest stosowana do czasu,
  • kompletność - informacja zawiera optymalną liczbę danych, która wystarcza by móc przetworzyć informację w konkretną wiedzę, poziom szczegółowości jest zależy od potrzeb odbiorcy,
  • spójność - poszczególne elementy, dane współgrają ze sobą, forma odpowiada treści, aktualizacja danych jest zgodna z celami,
  • odpowiedniość - odpowiednia prezentacja informacji oraz opis do prezentacji umożliwiający poprawna interpretację,
  • dostępność - informacja jest dostępna, kiedy jest potrzebna właściwym odbiorcom, najlepiej 24h,
  • wiarygodność - informacja potwierdza prawdziwość danych, zawiera elementy upewniające co do rzetelności przekazu,
  • przystawalność - informacja jest zgodna z inną informacją, interpretowana we właściwym kontekście, funkcjonująca w znajomym systemie komunikacji.

Efektywne planowanie, podejmowanie decyzji i kontrola są oparte na skutecznym zarządzaniu informacją. Wszystkie organizacje mają zarówno nieformalny, jak i formalny system informacyjny; dzisiaj formalny system informacyjny jest zazwyczaj skomputeryzowany.

Przypisy

  1. Stoner James A.F., "Kierowanie", PWE Warszawa, 1996, s. 476
  2. Martyniak Z. "Metody organizowania procesów pracy", PWE Warszawa, 1996 s. 30-31.

Autor: Ewa Jasieczko