Zarządzanie informacją

Zarządzanie informacją
Polecane artykuły

Zarządzanie informacją – jest dziedziną działalności przedsiębiorstwa, mającą na celu dostarczanie informacji użytkownikom o określonych potrzebach. Składają się na nią funkcje identyfikacyjne, diagnostyczne i decyzyjne oraz funkcje specyficzne takie jak: planowanie potrzeb i zasobów informacyjnych, nadzór informatyczny, sterowanie procesami techniki informacyjnej, koordynowanie pracy zespołów zadaniowych" sterowanie procesami techniki informacyjnej (A. Stabryła 2012, s 359). Zarządzanie informacją obejmuje:

  • zespół działań tworzących funkcję informacyjną przedsiębiorstwa, tj. pozyskiwanie informacji, przetwarzanie informacji, dyfuzja informacji,
  • zespół działań w ramach płaszczyzn (technologicznej, organizacyjnej, zasobów ludzkich) wpływających na realizację tej funkcji.

Głównym zadaniem kierownictwa odpowiedzialnego za zarządzanie informacją jest stałe dostosowywanie ewoluujących technologii informatycznych (zarówno w dziedzinie sprzętu, oprogramowania, komunikacji) do dynamicznie zmieniających się potrzeb organizacji (dostosowującej się do wyzwań stawianych przez konkurentów i zmieniające się otoczenie). Główne obszary problemowe zarządzania informacjami to:

  • zadania i odpowiedzialność kierownictwa,
  • organizacja systemu zarządzania,
  • aspekty socjologiczne i zachowania użytkowników,
  • planowanie i kontrola operacyjna,
  • projektowanie systemów informacyjnych,
  • bezpieczeństwo przetwarzanych danych,
  • zasoby ludzkie,
  • kultura organizacyjna.

Zarządzanie informacją można rozpatrywać w dwóch wymiarach wertykalnym i horyzontalnym. Wymiar wertykalny składa się z czterech zasadniczych elementów, obejmując strukturę systemu informacji menadżerskiej a w szczególności:

  • potrzeby informacyjne, czyli dane uznane za niezbędne do uzyskania określonego celu użytkownika oraz ze względu na zaistniałe lub przewidywane okoliczności działania i formy przekazu informacyjnego.
  • funkcje, określane jako zadania postawione systemowi informacyjnemu,
  • zasoby informacyjne, są to dane i ich struktura, nośniki, forma i ich zawartość.
  • układ informujący, składają się na niego stanowiska pracy albo jednostki organizacyjne zewnętrzne lub wewnętrzne wykonujące określone funkcje informacyjne takie jak na przykład przetwarzanie, pozyskiwanie, gromadzenie, przesyłanie informacji i danych.

W wymiarze horyzontalnym zarządzanie informacją składa się z dwóch wyróżniających się płaszczyzn:

  • strategicznej której jednym z kluczowych zadań jest formułowanie i implementacja programu strategicznego funkcji informacyjnej
  • operacyjnej jest to środek realizacji powstałej strategii jak i instrument relacji i racjonalizacji procesów informacyjnych.(J. Czekaj 2012, s 35)

Operatywne zarządzanie informacją

Operatywne zarządzanie informacjami ma na celu zdobywanie, przetwarzanie i dyfuzję danych niezbędnych do bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jego działania zwrócone są na dwie podstawowe kategorie informacji, czyli na: informację działalności (informowanie) oraz na informacje współdziałania (komunikowanie)oraz główne strumienie informacji, a mianowicie wewnętrzne (cyrkulacja wewnętrzna przedsiębiorstwa) oraz zewnętrzne (z przedsiębiorstwa do otoczenia i na odwrót). Wymienione wyżej kategorie tworzą obraz funkcjonalnych elementów operatywnego zarządzania informacją w przedsiębiorstwie. (J. Czekaj 2012, s36). Skuteczność operatywnego zarządzania informacjami rozpatrywane jest z czterech perspektyw:

  • organizacyjna – obejmuje podział kompetencji zarządzania informacjami pomiędzy pracowników mających określone zadania z jednej strony natomiast z drugiej organizację procesów informacyjnych.
  • technologiczna – odnosi się do działania systemu informatycznego oraz obejmuje hardware oraz software, które pomagają w realizacji poszczególnych funkcji zarządzania informacjami.
  • personalne – ujmuje pracowników, ich umiejętności, kompetencje zawodowe, przede wszystkim umiejętności wykorzystania technologii informatycznej w ramach przedsiębiorstwa.
  • prawne – tworzą formalne oraz prawne regulacje funkcji informacyjno-komunikacyjnej organizacji.

System informacyjny

Zarządzanie informacją jest skuteczne wtedy gdy posiada odpowiednio zorganizowany system informacyjny, który powinien:

  • dostosować się do potrzeb przedsiębiorstwa i obejmować wszystkie jego dziedziny działalności,
  • dostarczać aktualnych i kompletnych informacji pomagających przedsiębiorstwu w szybkiej reakcji na zmianę warunków wewnętrznych i zewnętrznych,
  • dostarczać informacji użytkownikom, którzy faktycznie ich potrzebują, w formie nadającej się bezpośrednio do użytku czyli bez przetwarzania, która pomoże w podjęciu końcowej decyzji;
  • zagwarantować najkrótszą drogę przepływu danych, właściwą ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa,
  • uwzględnić postęp technologiczny np. możliwość komputeryzacji metod zbierania, przetwarzania, przechowywania i przepływ informacji,
  • udostępnić opcję śledzenia przebiegu procesów zachodzących w kolejnych dziedzinach działalności,
  • dzięki szybkości i częstotliwości obiegu danych zagwarantować efektywne wykorzystanie informacji, dane powinny być aktualne, kompletne i posegregowane, te cechy pomagają ich prawidłowej dyfuzji,
  • zredukować koszty przetwarzania i pozyskiwania informacji
  • zabezpieczać informację. (J. Czekaj 2012, s 38)

PIM

PIM (personal information management) czyli zarządzanie informacją osobista. Termin ten funkcjonuje od lat osiemdziesiątych XX wieku odkąd pojawiły się komputery osobiste, które w szczególny sposób pomogły w realizacji wizji Vannevara Busha (inżyniera Amerykańskiego), dzięki możliwości zastosowania przetwarzania i zarządzania informacjami. Memex, czyli komputer analogowy stworzony przez Busha ułatwił wyszukiwanie informacji za pomocą skojarzeń, czyli tak jak działa ludzki umysł. PIM ma zastosowanie w praktyce jaki i w badaniu zachowań użytkownika, którzy zbierają, tworzą, szukają, przechowują, używają i przesyłają informacje kluczowe do realizacji zadań. (J. Tomaszczyk 2008, s. 135)

Informacja a wiedza

Pojęcie informacji a wiedzy są bardzo podobne i czasem pełnią funkcje zamienną jednak istnieje kilka zasadniczych różnic między nimi. Informacja to przetworzone dane uzyskane przez kondensowanie, poprawianie i wyliczenia, zawiera fakty. Informacja jest jasna, rzeczowa, uporządkowana, prosta do wyrażenia pisemnego, jest również sformalizowana w bazach danych, książkach, instrukcjach, dokumentach. Dzięki sformalizowaniu, wychwyceniu i objaśnieniu może być wielokrotnie przetwarzana. Natomiast wiedza umożliwia podjęcie działania, tkwi w rozmowie, intuicji wywodzącej się z doświadczeń oraz z umiejętności porównywania sytuacji, problemów i ich rozwiązań. Wiedza jest intuicyjna, niejasna, mętna, nieuporządkowana, często jest trudna do przekazania, zilustrowania. Wynika z sukcesów, porażek, doświadczeń. (A. Tiwana 2003, s 64)

Bibliografia

Autor: Monika Tatka