System informacyjny negocjacji

System informacyjny negocjacji
Polecane artykuły

Punktem wyjścia do zdefiniowania omawianego systemu jest stwierdzenie, iż obejmuje on swoim zakresem negocjacje prowadzone przez przedsiębiorstwo, czyli jego pracowników (reprezentantów). Należy zatem podkreślić (z dopuszczalnym na tym etapie rozważań uproszczeniem), iż dla każdej typowej sytuacji negocjacyjnej dotyczącej firmy podstawowym (najważniejszym) użytkownikiem SIWNP jest kierownik (menedżer) lub delegowany przezeń pracownik wykonawczy, odpowiedzialny za prowadzenie negocjacji, zarówno z punktu widzenia danego zespołu funkcjonalnego (najczęściej w negocjacjach wewnątrz-organizacyjnych), jak i zespołu negocjacyjnego (zadaniowego), reprezentującego firmę (zwykle w negocjacjach między-organizacyjnych). SIWNP należy więc traktować jako odmianę systemu informacyjnego (w tym jego realizacji informatycznej) obsługującego kadrę kierowniczą firmy w zakresie wspomagania procesów rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. W związku z tym przy tworzeniu koncepcji SIWNP można i należy wykorzystać doświadczenia związane z tworzeniem i stosowaniem nie tylko systemów informacyjnych sensu largo, ale także informatycznych systemów zarządzania, w tym: systemów informowania kierownictwa (MIS), systemów wspomagania decyzji (DSS), systemów eksperckich (ES) i innych tego rodzaju koncepcji.

Nie podejmując dyskusji nad interpretacją wymienionych kategorii pojęciowych (powszechnie znanych w bogatej literaturze przedmiotu - por. np.[1],[2] i [3], aczkolwiek nie definiowanych w ogólnie przyjęty i jednoznaczny sposób), przyjmiemy - jako koncepcję wyjściową - propozycję A. Stabryły [4], który używa terminu system informacji menedżerskiej, czyli "...układ, który tworzą z jednej strony zasoby i potrzeby informacyjne, z drugiej zaś podsystem komunikacji". Biorąc dodatkowo pod uwagę fakt, iż systemu informacyjny zarządzania jest zwykle interpretowany w zależności od konkretnych celów), przyjmiemy, iż system informacyjny wspomagania negocjacji w przedsiębiorstwie (SIWNP) - jako podklasa systemu informacji menedżerskiej (systemu informacyjnego zarządzania) - można określić w kilku istotnych aspektach [5]- zob. Tablica 1.

Ponadto SIWNP charakteryzują następujące cechy:

  • może mieć zarówno charakter systemu (modułu) referencyjnego, jak i jego dopełnienia - systemu informatycznego, tj. zasoby informacyjne mogą być przetwarzane i udostępniane w tradycyjny sposób, lub przy użyciu technologii komputerowej 1.[4],
  • powinien on mieć charakter kompleksowy (wielowymiarowy), tj. wspierać wszelkiego rodzaju negocjacje na poziomie przedsiębiorstwa,
  • ze specyfiki negocjacji (jako takie mają charakter instrumentalny) wynika, że SIWNP powinien mieć charakter rozproszony, natomiast konkretyzacja jego zadań, przypisanych poszczególnym jednostkom organizacyjnym następuje na poziomie konkretnych przypadków negocjacyjnych, gdyż zespoły negocjacyjne mają charakter zadaniowy (wirtualny),
  • ze względu na uwarunkowane sytuacyjne konkretnych negocjacji stosowanie w omawianym przypadku standardowych metodyk projektowania nie może gwarantować pełnego zaspokojenia potrzeb informacyjnych, a ponadto procedury użytkowe nie poddają się pełnej algorytmizacji, mając zarówno analityczny, jak i heurystyczny charakter,
  • SIWNP powinien mieć charakter hybrydowy, tzn. łączący elementy systemów MIS (SIK), DSS (SWD) i ES (SE) i innych rozwiązań, co wynika zarówno ze stanu zaawansowania wdrożeń, jak i narzędziowego charakteru negocjacji w poszczególnych obszarach funkcjonalnych,
  • opracowane dotychczas rozwiązania informatyczne, głównie systemy wspomagania negocjacji (NSS) ukształtowały właściwy trend, stosując standardowe modele (np. teorii gier), natomiast nie są obecnie wystarczające (z punktu widzenia teorii i praktyki negocjacji gospodarczych),
  • typowe rozwiązania w zakresie wspomagania informatycznego, stosowane obecnie w firmach, np. systemy MRP, systemy ERP, CRM, itp. nie mogą stanowić wystarczających narzędzi użytkowych, stanowiąc jedynie pomocnicze narzędzia wspomagania negocjacji,

Zasadniczym celem prezentowanych tutaj badań jest zatem stworzenie koncepcji (modelu) SIWNP, zgodnie z przedstawioną powyżej interpretacją. Szczegółowe zadania badawcze zdeterminowane są przez wyróżnione aspekty SIWNP. Poniżej zwrócimy uwagę na zakres funkcjonalny i przedmiotowy negocjacji, poprzez które konkretyzowane są szczegółowe cele systemu.

Zakres funkcjonalny systemu informacyjnego negocjacji

Precyzując zakres funkcjonalny systemu, należy przypomnieć, iż negocjacje stanowią proces, obejmujący kilka głównych etapów, a w ich ramach poszczególnych faz (kroków, czynności).

Ponadto większość typowych negocjacji prowadzonych przez przedsiębiorstwo ma charakter kompleksowy, tj. obejmuje szereg specyficznych zagadnień (problemów) cząstkowych, np. w zakres negocjacji handlowych wchodzą najczęściej takie kwestie (problemy), jak: ilość i asortyment produktów lub zakres usług, cena, forma, sposób i termin płatności, warunki dostawy i odbioru, ustalenia gwarancyjne, usługi serwisowe i inne - zob.[6],[7].

Tablica 1. Aspekty określania systemu informacyjnego wspomagania negocjacji w firmie

Aspekt (wymiar)
Interpretacja
Celowościowy Cel ogólny: maksymalne zaspokojenie potrzeb informacyjnych w zakresie negocjacji realizowanych

przez przedsiębiorstwo - w procesie rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji w ich ramach. Cele cząstkowe odniesione są do poszczególnych podsystemów, wspomagających informacyjnie główne etapy w procesie negocjacji, czyli:

  1. planowanie - stworzenie warunków do prowadzenia negocjacji,
  2. prowadzenie - wsparcie dla technik negocjacyjnych, a zwłaszcza dokonywania ustępstw i uzgodnień oraz dochodzenia do porozumienia,
  3. podsumowanie - wspomaganie procesu formułowania i zawierania umowy

(kontraktu) oraz oceny przebiegu negocjacji.

Szczegółowy zakres funkcjonalny systemu obejmuje zaspokajanie potrzeb informacyjnych w ramach kolejnych fazy, konkretyzujących wymienione etap (moduły systemu). Cele szczegółowe konkretyzowane są dla zakresu przedmiotowego negocjacji, uzależnionego z kolei od ich typów i rozważanych problemów merytorycznych. Realizacja tych celów obejmuje funkcje: identyfikacji, analizy i tworzenia możliwości rozwiązań.

Podmiotowy Zasoby ludzkie jako elementy systemu, czyli stanowiska pracy i jednostki organizacyjne realizujące funkcje systemu, w tym:

o określonym zakresie kompetencji oraz potencjale wiedzy, zdolności i umiejętności. Konkretyzowane są dla poszczególnych rodzajów negocjacji.

Przedmiotowy

(rzeczowy)

Zasoby rzeczowe jako elementy systemu, w tym tworzone i/lub wykorzystywane:
  • zasoby informacyjne, niezbędne do zaspokojenia potrzeb (bazy i hurtownie danych, modeli, wiedzy),
  • środki techniczne - sprzęt i oprogramowanie, sieci telekomunikacyjne i i nośniki danych,
  • środki finansowe - wydatki na stworzenie i eksploatację systemu).

Konkretyzowane są dla poszczególnych rodzajów negocjacji.

Strukturalny

(statyczny)

Wszelkie powiązania (zależności, interakcje) pomiędzy tymi elementami (w różnych możliwych konfiguracjach), w tym łączące je kanały komunikacyjne.
Funkcjonalny

(dynamiczny)

Rodzaje spełnianych funkcji w zakresie wspomagania informacyjnego negocjacji:
  • identyfikacja i analiza potrzeb informacyjnych,
  • pozyskiwanie, gromadzenie i przetwarzanie danych,
  • generowanie i przesyłanie (dostarczanie) informacji, a także
  • komunikowanie się elementów systemu,

Konkretyzowane dla etapów i faz oraz rodzajów negocjacji.

Instrumentalny

(dynamiczny)

Różnorodne narzędzia (instrumenty) stosowane dla realizacji funkcji systemu:
  • w wąskim ujęciu: modele, algorytmy, procedury, metody i techniki szczegółowe, zasady i reguły, itp. spełniania funkcji informacyjnych sensu stricto,
  • w szerokim znaczeniu dotyczy także innego rodzaju narzędzi wykorzystywanych w negocjacjach (związanych pośrednio z samym przetwarzaniem informacji), obejmujących szereg grup rodzajowych, tj. zróżnicowanych w zależności od:
  • znaczenia: podstawowe, tj. stosowane dla celów negocjacji (np. analiza negocjacji i decyzji, teoria gier) i pomocnicze (scenariusze, analiza finansowa),
  • genezy (pochodzenia): organizacyjne (np. analiza SWOT, diagram procesu), ekonomiczne (np. budżetowanie, analiza progowa), heurystyczne (np. analiza morfologiczna, burza mózgów), itp.,
  • formy: jakościowe (np. tablice kompetencyjne, ankieta) i ilościowe (teoria gier, metody taksonomiczne, symulacyjne), itd.

Źródło: opracowanie własne.

Zakres funkcjonalny SIWNP powinien być zatem określony poprzez układ dwuwymiarowy:

  • "w poziomie": najogólniejsze fazy procesu negocjacji, jako podsystemy, tj: planowanie, prowadzenie (negocjacje właściwe) i podsumowanie negocjacji; konkretyzowane następnie poprzez działania i /lub narzędzia szczegółowe,
  • "w pionie": charakterystyki, będące podstawą koncepcji systemu dla celów stworzenia organizacyjno-technicznej jego realizacji, konkretyzujące jego moduły - wstępnie przyjmiemy (dla celów opracowania), iż owe charakterystyki są następujące:
    • zakres ogólny (elementy analizy),
    • szczegółowy zakres funkcjonalny, adekwatny do potrzeb informacyjnych użytkowników,
    • narzędzia realizacji (modele, koncepcje, metody, zasady i techniki szczegółowe).

Szersza interpretacja tych narzędzi wynika z konieczności wieloaspektowego (interdyscyplinarnego) podejścia, uwarunkowanego specyfiką negocjacji. Ponadto - zakładając, że SIWNP ma charakter hybrydowy - można wskazać, które ze stosowanych w praktyce rozwiązań, mogą być wykorzystane w ramach jego modułów, w tym specjalistyczne oprogramowanie (NSS), systemy zbliżone funkcjonalnie (DSS, CRM, itp.) oraz uniwersalne (bazy danych, MS Project, itp.).

Konkretyzacja wymienionych elementów dla poszczególnych działań (etapów w obrębie trzech podstawowych faz negocjacji, prowadzi do wyróżnienia szeregu modułów SIWNP, np. "ustalenie składu zespołu negocjacyjnego" w podsystemie "planowanie negocjacji" obejmuje:

  • zakres ogólny: ustalenie składu zespołu adekwatnego do danej sytuacji negocjacyjnej, uwzględniając taki elementy jak: wiedza, zdolności, umiejętności, czyli kompetencje potencjalnych członków zespołu (pracowników i ekspertów zewnętrznych),
  • szczegółowy zakres funkcjonalny: identyfikacja danej sytuacji negocjacyjnej, analiza potrzeb w zakresie kompetencji dostosowanych do tej sytuacji, analiza porównawcza z dostępnymi profilami negocjatorów, ustalenie wariantów, wybór składu zespołu, itp.,
  • narzędzia realizacji: testy sprawdzające, portfolio personalne, opisy stanowisk pracy, itp.

Przypisy

  1. FLAKIEWICZ W., Systemy informacyjne w zarządzaniu. Uwarunkowania, technologie, rodzaje, Wydawnictwo C.H.Beck, Warszawa 2002.
  2. KISIELNICKI J., SROKA H., Systemy informacyjne biznesu, Agencja Wydawnicza - Placet, Warszawa 1999.
  3. Leksykon zarządzania, Difin, Warszawa 2004.
  4. 4,0 4,1 STABRYŁA A., Podstawy zarządzania firmą. Modele, metody, praktyka, Antykwa, Kraków-Kluczbork 1997.
  5. STABRYŁA A., Analiza systemowa procesu zarządzania, Ossolineum, Wrocław-Warszawa-Kraków-Gdański-Łódź 1984.
  6. NĘCKI Z., Negocjacje w biznesie, Antykwa, Kraków 2000.
  7. PERROTIN R., HEUSCHEN P., Kupić z zyskiem. Negocjajce handlowe, Poltext, Warszawa 1994.

Autor: Andrzej Kozina