System ERP

System ERP (Enterprise Resource Planning) - to informatyczny system wspomagania zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Pozwala na realizację funkcji kierowniczych we wszystkich obszarach funkcjonalnych firmy (produkcja, sprzedaż, i in,), jednakże głównym obszarem wspomagania, i podstawą funkcjonowania i przetwarzania w tych systemach jest szeroko pojęty obszar finansów.

Wspomagają zarówno wyspecjalizowane funkcje produkcyjne np., zarządzanie zmianami konstrukcyjnymi i technologicznymi, jak i zarządzanie jakością, remontami, serwisem czy tworzenie raportów dla kierownictwa. Wśród wielu zadań systemów ERP, charakterystycznym ich elementem jest generowanie wszechstronnych analiz finansowych na potrzeby naczelnego kierownictwa

TL;DR

System ERP to kompleksowy system informatyczny wspomagający zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Może być wykorzystywany we wszystkich obszarach funkcjonalnych firmy, ale głównie służy do zarządzania finansami. Systemy ERP oferują wiele korzyści, takich jak usprawnienie procesów biznesowych, integrację z innymi aplikacjami, przejrzystość danych i wyższą produktywność. Jednak mają też pewne ograniczenia, takie jak wysoki koszt wdrożenia i utrzymania, trudność w integracji z innymi systemami oraz zagrożenia bezpieczeństwa. Istnieją również inne metody i podejścia do zarządzania, takie jak MRP, CRM, zarządzanie zakupami i zarządzanie pracą.

Zastosowanie systemu ERP

System ten określany jest często mianem metody efektywnego planowania zasobów przedsiębiorstwa. Powstał on w wyniku zastosowania obok modułów typu LRP również innych umożliwiających nie tylko planowanie, ale także bieżące zarządzanie i kontrolę na wszystkich szczeblach działalności przedsiębiorstw. Cechą charakterystyczną systemów tej klasy jest całościowe podejście do wspomagania zarządzania firmą. Dzięki objęciu swoim zasięgiem kluczowych dziedzin funkcjonalnych rozwiązanie takie umożliwia zabezpieczenie szerokiego zakresu informacji. Wdrożenie ERP stanowi również warunek konieczny integracji firm w ramach łańcucha dostaw.

Do cech wspólnych wszystkich oferowanych systemów klasy ERP zalicza się przede wszystkim:

• uwzględnienie wszystkich dziedzin działalności firmy,
• konstrukcja modułowa umożliwiająca kilkuetapowe wdrażanie prezentowanego systemu,
• integracja podsystemów i funkcji przedsiębiorstwa,
• uwzględnienie zarówno przedsięwzięć realizowanych w obrębie logistyki wewnątrz firmy, jak również innych związanych ze współpracą w ramach łańcucha dostaw,
• możliwość dostosowania do zróżnicowanych warunków organizacyjnych i przedmiotów działalności firm,
• otwartość pozwalająca na instalowanie nowych modułów, a także na połączenia z systemami zewnętrznymi,
• zorientowanie na procesy,
• wspomaganie controllingu,
• realizacja funkcji charakterystycznych dla systemu MRP II.

Warto uzupełnić, że w zaawansowanych systemach klasy ERP moduły MRP, MRP II, DRP, czy LRP zastępowane są nowymi, bardziej funkcjonalnymi rozwiązaniami. Przykładem może być rozwinięcie ERP jako APS (Advanced Planning and Scheduling).

Zintegrowany System Informatyczny Zarządzania a system ERP

"System informatyczny zarządzania to system informacyjny, służący do wspomagania procesu zarządzania organizacją gospodarczą, realizowany za pomocą środków komputerowych (informatycznych)". (P. Lech 2003, s. 7). Z kolei system zintegrowany to system umożliwiający użytkownikowi korzystającemu z własnej stacji roboczej uruchomić dowolną funkcję systemu, o ujednoliconym interfejsie, gdzie raz wprowadzone do systemu dane są automatycznie uaktualniane i widoczne dla wszystkich jego użytkowników. Funkcje systemów zintegrowanych podzielone są na obszary: finansowy, logistyczny, kadrowo - płacowy oraz produkcyjny. Warto zauważyć, że pojęcia system zintegrowany oraz system klasy ERP są niekiedy błędnie używane synonimicznie. Aby system zintegrowany mógł zostać nazwany systemem ERP musi spełnić wiele dodatkowych kryteriów.

Ewolucja zintegrowanych systemów ERP

Pierwszym zintegrowanym systemem zarządzania był MRP (Material Requirements Planning). Umożliwiał opracowywanie planu zakupów materiałów na podstawie harmonogramu produkcji, dostarczanie informacji dotyczących struktury wyrobu (BOM) oraz o stanie zapasów materiałów. Na skutek poszerzenia obszaru planowania o rzeczowe zasoby przedsiębiorstwa oraz zasoby ludzkie powstała metodologia MRP II (Manufacturing Resource Planning). Systemy MRP II oprócz planowania zasobów produkcyjnych analizują utworzone plany. Analiza ta polega na sprzężeniu zwrotnym między procesem planowania a procesem produkcji. Wzbogacenie systemów MRP II o moduły umożliwiające planowanie i zarządzanie finansami przedsiębiorstwa zaowocowało powstaniem systemów ERP (Enterprise Resource Planning). Systemy te umożliwiają dokładne planowanie i analizę procesów zachodzących wewnątrz przedsiębiorstwa, nie uwzględniają jednak zjawisk zewnętrznych. Do realizacji ostatniego wymienionego czynnika niezbędne jest zastosowanie technologii internetowych. Dzięki nim można włączyć do łańcucha informacyjnego podmioty zewnętrzne. Dzięki temu następuje integracja pomiędzy systemami poszczególnych przedsiębiorstw. W efekcie powstają systemy klasy ERP II. Zintegrowane systemy zapewniają dziś również specjalizowane wsparcie dla kadry zarządzającej. Posługują się wskaźnikami oceny procesów i ułatwiają doskonalenie procesów w organizacji. Coraz więcej systemów tej klasy dostępnych jest jako usługa. Obecne kierunki rozwoju systemów wspierających zarządzanie, prócz rozwijania zakresów merytorycznych, to przede wszystkim rozwój oprogramowania dostępnego jako usługa, przyśpieszenie integracji wielu firm w łańcuchach dostaw, oraz wprowadzanie inteligentnych, samouczących się algorytmów.

Korzyści wynikające z użytkowania systemów ERP

Użytkowanie systemów klasy ERP usprawnia działanie wielu obszarów przedsiębiorstwa takich jak finanse, logistyka, produkcja, zasoby ludzkie czy obsługa klienta. Do najistotniejszych zysków związanych z zastosowaniem opisywanych systemów zaliczyć można niewątpliwie: wzrost efektywności procesów gospodarczych poprzez zmniejszenie ilości zapasów oraz lepsze wykorzystanie zasobów, ulepszenie procesów zarządzania dzięki połączeniu posiadanych zasobów informacyjnych pochodzących ze wszystkich obszarów działalności oraz sprawne ich przetwarzanie, usprawnienie procesów związanych ze zbieraniem i przetwarzaniem informacji oraz wzrost poziomu ich wiarygodności oraz doskonalenie procesów logistycznych i produkcyjnych.

Przykłady systemów ERP

• BPSC
• Comarch ERP
• Exact
• Oracle
• SAP
• Simple
• Streamsoft

System ERP - mocne strony

Poniżej znajduje się lista zalet Systemu ERP:

• Integracja z innymi aplikacjami - System ERP łączy się z innymi systemami informatycznymi, pozwalając na przepływ informacji między różnymi aplikacjami. System może pozyskiwać informacje z różnych systemów i wykorzystywać je do tworzenia jednego źródła informacji.
• Usprawnienie procesów biznesowych - System ERP automatyzuje ważne procesy biznesowe, które mogą obejmować zarządzanie zamówieniami, zarządzanie magazynem, zarządzanie kontrahentami, zarządzanie środkami trwałymi itp. Automatyzacja tych procesów pozwala na szybszą i bardziej sprawną realizację zadań biznesowych.
• Przejrzystość - System ERP oferuje elastyczne narzędzia raportowania i wizualizacji danych, które pomagają zwiększyć przejrzystość danych. Umożliwia to bardziej szczegółową analizę danych, co pozwala innym działom na lepsze zrozumienie wpływu na ogólny biznes.
• Wyższa produktywność - System ERP zapewnia wsparcie dla wielu procesów biznesowych, co umożliwia pracownikom szybszą realizację zadań i większą produktywność.
• Oszczędność czasu i pieniędzy - System ERP pozwala firmom na zmniejszenie kosztów administracyjnych, a także na oszczędność czasu, który jest potrzebny do wykonania danego zadania. Systemy ERP są zaprojektowane w taki sposób, aby zoptymalizować i usprawnić procesy biznesowe, co pozwala firmom na zmniejszenie kosztów administracyjnych.

System ERP - ograniczenia

System ERP ma wiele ograniczeń i słabych stron, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu. Oto one:

• Wysoki koszt wdrożenia - Systemy ERP wymagają znacznych nakładów finansowych na oprogramowanie, wdrożenie, szkolenia i utrzymanie.
• Złożony proces instalacji i uruchomienia - System ERP wymaga starannego planowania i wielu etapów wdrożenia, aby zapewnić jego skuteczne wykorzystanie.
• Złożone procesu utrzymania systemu - System ERP jest zazwyczaj bardziej skomplikowany niż inne systemy informatyczne, dlatego wymaga regularnej aktualizacji i konserwacji.
• Ograniczone dostosowanie do potrzeb - Systemy ERP mogą być zbyt skomplikowane lub zbyt proste dla konkretnych potrzeb firmy.
• Zagrożenia bezpieczeństwa - Systemy ERP mogą być podatne na ataki hakerskie i inne rodzaje cyberprzestępstw.
• Trudności w integracji z innymi systemami - System ERP może wymagać długotrwałych działań, aby skutecznie połączyć się z innymi istniejącymi systemami informatycznymi.

System ERP - inne związane podejścia

Oprócz Systemu ERP istnieją również inne metody lub podejścia wspomagające zarządzanie firmą. Te obejmują:

• Systemy klasy MRP (Planowanie Materiałowe): Systemy te są stosowane do monitorowania i zarządzania zapasami materiałów potrzebnych do produkcji.
• Systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM): Systemy te są stosowane w celu zarządzania i ulepszania relacji z obecnymi i potencjalnymi klientami.
• Systemy zarządzania zakupami: Systemy te są stosowane do zarządzania zakupami produktów i usług potrzebnych do prowadzenia działalności gospodarczej.
• Systemy zarządzania pracą: Systemy te są stosowane do zarządzania procesami biznesowymi oraz do monitorowania i optymalizowania efektywności pracowników.

Podsumowując, System ERP jest kompleksowym systemem wspomagania zarządzania firmą, wykorzystującym informatykę do realizacji funkcji kierowniczych i zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Inne metody i podejścia związane z zarządzaniem obejmują MRP, CRM, zarządzanie zakupami i zarządzanie pracą.

System ERP — artykuły polecane

System informacji logistycznej — Proces — E-logistyka — System informatyczny — System MRP II — System APS — ARIS — Komputerowo zintegrowane wytwarzanie — Podejście procesowe

Bibliografia

• Dziembek D. (2014), System ERP w modelu SAAS w działalności przedsiębiorstw
• Gołembska E. (red.) (2010), Kompendium wiedzy o logistyce, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Grabiński T., Piecuch L. (red.) (2012), Systemy informacyjne zarządzania, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, Kraków
• Lech P. (2003), Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II. Wykorzystanie w biznesie, wdrażanie, Difin, Warszawa
• Maciejec L. (1999), Abecadło systemów MRP II/ERP część I, Computerworld, nr 14
• Rutkowski K. (red.) (2001), Logistyka dystrybucji, Difin, Warszawa
• Soja P. (2005), Rozwój zintegrowanych systemów zarządzania klasy ERP, Katedra Informatyki, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Tomasz Małkus, Małgorzata Dziedzic