Planowanie negocjacji

Z Encyklopedia Zarządzania

Planowanie negocjacji można zdefiniować jako proces, w którym negocjatorzy analizują swoje cele, oczekiwania, zasoby oraz możliwości, aby opracować strategię, taktykę i plan działania. Jest to proces, który obejmuje przemyślane i staranne rozważenie wszystkich istotnych czynników, które mogą wpływać na negocjacje.

Planowanie negocjacji obejmuje również identyfikację potencjalnych zagrożeń, wyzwań i alternatywnych rozwiązań, które mogą się pojawić w trakcie negocjacji. Negocjatorzy muszą uwzględnić różne scenariusze i być przygotowani na różne możliwości, aby móc szybko reagować i dostosowywać swoje działania w trakcie negocjacji.

W fazie planowania negocjacji strony przyjmują stanowiska i strategie. W przygotowaniach skoncentrować uwagę należy na pięciu obszarach:

Kluczowe kroki

Diagnoza

  • skompletowanie zespołu negocjacyjnego,
  • zebranie informacji,
  • analiza celów - czyli utworzenia listy celów, określenie maksimum wymagań oraz minimum wymagań,
  • analiza trudności i korzyści,
  • analiza argumentów,
  • wybór strategii działania - jaki styl negocjowania preferujemy,
  • przewidywanie trudności i ich przełamywanie,
  • analiza pułapek - obmyślenie środków zaradczych,
  • warunki powodzenia negocjacji: terytorialne i przestrzenne usytuowanie negocjatorów, czas w negocjacjach,
  • terytorialne i przestrzenne usytuowanie negocjatorów - negocjacje mogą odbywać się: na własnym terytorium, partnera, neutralnym. Najlepsze kontakty zawiera się wtedy gdy obie strony ulokowane są wygodnie. Nie należy narzucać miejsca.
    • na własnym terenie - jesteśmy z góry dominujący, czujemy się bezpieczniejsi,
    • na terenie partnera -przeniesienie sprawia, ze wywierana jest presja lub rozproszona uwaga,
    • neutralne - dla profesjonalistów: kawiarnia, wynajęta sala, restauracja.
  • czas w negocjacjach - niewskazany pośpiech, nocne lub poranne godziny,
  • uwarunkowania kulturowe - zapoznanie się wcześniejsze z zasadą kultury organizacyjnej. Należy poznać różnice kulturowe, * obyczaje, zwyczaje, mentalność narodową.

Cel

Określenie pożądanego wyniku. Czym więcej celów wyznaczasz sobie na etapie przygotowania, tym łatwiej jest prowadzić negocjacje.

Procedury Przygotowanie taktyczne i strategiczne. Najważniejszym elementami są tu:

  • wypracowanie wariantów pozwalających na zachowanie elastyczności,
  • przygotowanie taktycznego zestawu ruchów początkowych,
  • sformułowanie ogólnego planu strategicznego.

Przed przystąpieniem do negocjacji należy odpowiedzieć na wiele pytań, z których najważniejsze brzmią:

  • Dlaczego rozpoczynamy negocjacje i czego one mają dotyczyć ?
  • Kto będzie naszym przeciwnikiem ? Jaki przyjmie styl ?
  • Jakie oferty wyjściowe zamierzamy przedstawić ? Do jakiego poziomu jesteśmy skłonni czynić ustępstwa ?
  • Gdzie zamierzamy prowadzić negocjacje, w jakim miejscu? (nasze terytorium czy strony przeciwnej).
  • Jak długo zamierzamy prowadzić rozmowy ? Ile czasu możemy poświęcić ?

Dobre wyniki w negocjacjach osiąga się przede wszystkim dzięki dobremu przygotowaniu. Jeśli jedna ze stron negocjacyjnych jest lepiej przygotowana to uzyska więcej.

Przygotowanie do negocjacji jest procesem obejmującym kilka ważniejszych elementów:

  • analizę interesów własnych i drugiej strony,
  • analizę alternatyw; co zrobisz, jeżeli negocjacje nie zakończą się powodzeniem,
  • zdefiniowanie kwestii negocjacyjnych; temat rozmowy; w jakich sprawach chcecie podjąć wspólną decyzję,
  • opracowanie obiektywnych kryteriów dla oceny każdej z omawianych kwestii,
  • przygotowanie propozycji rozwiązania problemu, w tym oferty wstępnej składanej drugiej stronie.

Zazwyczaj przewodniczący nie uczestniczy w tych wewnętrznych rozmowach. Jeżeli już do tego dojdzie powinien chronić obie strony do przyjmowanie tylko jednego stanowiska, dowiadywać się, jakie są ich interesy i ostateczne cele, oraz zachęcać do formułowania wielu wariantów porozumienia.

Istotność planowania w osiąganiu pożądanych wyników negocjacyjnych

Planowanie jest niezwykle istotne w osiąganiu pożądanych wyników negocjacyjnych. Przede wszystkim, dobrze opracowany plan pozwala negocjatorom na zwiększenie swojej skuteczności i efektywności w trakcie negocjacji. Dzięki planowi negocjatorzy mają jasno określone cele i strategie, co ułatwia im podejmowanie decyzji i podejście do negocjacji.

Planowanie negocjacji umożliwia również identyfikację potencjalnych problemów, które mogą się pojawić w trakcie negocjacji. Dzięki temu negocjatorzy mogą wcześniej opracować strategie radzenia sobie z tymi problemami i być lepiej przygotowani na nie. Planowanie pozwala również negocjatorom na analizę i ocenę alternatywnych rozwiązań, co może prowadzić do znalezienia bardziej korzystnego porozumienia.

Ponadto, planowanie negocjacji umożliwia również skuteczną kontrolę nad przebiegiem negocjacji. Negocjatorzy mogą śledzić postępy, monitorować zmiany w sytuacji i dostosowywać swoje działania w zależności od potrzeb. Dzięki temu mają większą kontrolę nad procesem negocjacyjnym i mogą skuteczniej wpływać na osiągnięcie pożądanych wyników.


Planowanie negocjacjiartykuły polecane
Strategia koalicji (negocjacje)Otwarcie negocjacjiFazy negocjacjiNegocjacjePartnerstwo strategiczne a negocjacjePCM - Etap identyfikacjiRozwiązywanie sporów zbiorowychStrategia BATNAAnaliza interesariuszy w zarządzaniu projektami

Bibliografia

  • Donaldson M., Donaldson M. (1999), Negocjacje, Wydawnictwo RM, Warszawa
  • Lunden B., Rosell L. (2006), Techniki negocjacji - jak odnieść sukces w negocjacjach, BL Info, Gdańsk
  • Mastenbroek W. (2000), Negocjowanie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
  • Zbiegień-Maciąg L. (2003), Taktyka i techniki negocjacyjne, Wydawnictwo AGH, Kraków


Autor: Magdalena Buczak