Fazy negocjacji

Negocjacje to szereg wzajemnych posunięć, pomiędzy dwoma odmiennymi stronami, poprzez które dążą do osiągnięcia swoich celów, by każda ze stron była optymalnie zadowolona z korzystnego rozwiązania konfliktu interesów (Z. Nęcki 1995, s. 16). Fazy negocjacji to etapy przebiegu negocjacji.

TL;DR

Negocjacje to proces, w którym dwie strony dążą do osiągnięcia korzystnego rozwiązania. Fazy negocjacji obejmują planowanie, otwarcie, testowanie partnera, osiąganie porozumienia i ocenę. Ważne jest dokładne przygotowanie, kreatywne myślenie i dobór reprezentantów. W trakcie negocjacji warto otworzyć rozmowę na temat zasad i przedstawić propozycje. Testowanie partnera polega na przedstawieniu lepszych ofert niż nasze oczekiwania. Ostatecznym celem jest osiągnięcie porozumienia i spisanie końcowego kontraktu. Na koniec należy ocenić cały proces negocjacji i wyciągnąć wnioski.

Fazy negocjacji

Możemy wyróżnić następujące fazy negocjacji:

• planowanie negocjacji,
• otwarcie negocjacji,
• testowanie partnera negocjacyjnego,
• osiąganie porozumienia,
• ocena negocjacji.

Faza I - planowanie negocjacji

Podstawą sukcesu jest dokładne przygotowanie się na każdą możliwą sytuację, która może wystąpić podczas negocjacji z partnerem. Etap I jest bardzo ważny, ponieważ gdy wykonamy go prawidłowo, jest mniejsze prawdopodobieństwo, że podczas negocjacji druga strona osiągnie większe korzyści, na które my nie mieliśmy zamiaru się godzić. "Niepowodzenie w planowaniu to planowanie niepowodzenia". Zatem warto poświęcić dużo czasu na planowaniu negocjacji, dzięki czemu będziemy przygotowani na rozmowę niezależnie od przebiegu zdarzeń. Aby dobrze przygotować się do negocjacji, trzeba zastanowić się nad poszczególnymi punktami (Z. Nęcki 1995, s. 186):

1. Odpowiedzieć na pytania związane z negocjacjami: dlaczego rozpoczynamy negocjacje i czego one dotyczą, kto jest naszym przeciwnikiem, kiedy jest najlepszy czas na negocjacje i w jakim miejscu, jakie oferty wyjściowe zamierzamy przedstawić etc.
2. Myślenie twórcze - aby zwiększyć własną potencję twórczą i aby nasze pomysły stały się nowatorskie i przydatne w konkretnej sytuacji, potrzebne są ćwiczenia, dzięki którym będziemy bardziej przygotowani na różnoraki przebieg sytuacji. Z wielu technik najsłynniejszą jest "burza mózgów". Będąc w grupie ludzi i próbując rozwiązać dany problem, wpadamy na wiele pomysłów i wiele z nich może okazać się obiecujących. Taki proces ułatwia stworzenie twórczego nastroju.
3. Dobór reprezentantów. Właściwa liczba, to taka, gdzie po przeciwnych stronach znajduje się tyle samo przedstawicieli - występuje wtedy równowaga stron. Dobór reprezentantów powinien uwzględniać: umiejętności negocjacyjne oraz charyzmę, znajomość zagadnień związanych z tematem negocjacji, zdolność działania w zespolę oraz umiejętność przewidywania.
4. Przygotowanie miejsca rozmów - czyli gdzie powinny odbywać się negocjacje. Ważne jest aby atmosfera przygotowanego miejsca była odbierana życzliwie i z nastawieniem partnerskim, a nie konfrontacyjnym. Możemy uzyskać taki efekt, poprzez dobre oświetlenie, estetyczne dekoracje wnętrza oraz dobre ułożenie stołu i krzeseł (np. okrągły stół). Obydwie strony powinny czuć się na tym samym poziomie (brak wyższości).  

Faza II - otwarcie negocjacji

Rozpoczynając negocjację warto otworzyć ją krótką rozmową na temat: czasu trwania negocjacji, sposobu prowadzenia negocjacji, jej zakresu i procedury. Wiele ludzi uważa, że przejście do sedna sprawy, jest niegrzeczne oraz lekceważące. Można również przedstawić uwagi na temat członków zespołu, wprowadzając przy tym życzliwą atmosferę. Niezależnie od typu negocjacji, uśmiech jest pożądany w każdej sytuacji. Następna część to przestawienie swoich propozycji, ofert, stanowiska. Propozycje należy stawiać w formie warunkowej coś za coś), aczkolwiek propozycje składane przez drugą stronę powinny być konkretne, natomiast własne deklaracje najlepiej jest przedstawiać w sposób niejednoznaczny. Kolejna zasada to zasada słuchania, nigdy nie wolno przerywać drugiej stronie, ponieważ wprowadza to bardzo złą atmosferę i podejrzenia o stosowaniu siły. Negocjator musi myśleć i działać twórczo, a nie być nastawionym na jeden wariant końcowy (Z. Nęcki 1995, s.194).

Faza III - testowanie partnera negocjacyjnego

Zaczynając negocjację, zawsze podajemy oferty lepsze, niż te które nas zadawalają. Różnica pomiędzy pierwszą ofertą, a oczekiwanym (zadawalającym) kontraktem nazywamy marginesem negocjacyjnym. Margines negocjacyjny powinien być na tyle duży, abyśmy mieli z czego ustępować, ale nie aż tak duży, aby nie wyjść na szaleńca. Ustępstwa powinny być wykonywane małymi kroczkami. Lepiej obniżać ofertę częściej, ale o mniejsze wartości, niż rzadziej ale o większe. Należy stawiać swoje oferty w sposób pewny (Z. Nęcki 1995, s. 197).

Faza IV - osiągnięcie porozumienia

Ostatni etap negocjacji to kontrakt końcowy. Gdy negocjacje dobiegły końca, trzeba przeanalizować i sprawdzić, czy dla obu stron wszystko jest jasne. Zawsze mogą pojawić się jakieś nieporozumienia i wątpliwości. Wszystkie warunki oraz postanowienia powinny zostać spisane na kartkę jako kontrakt końcowy (Z. Nęcki 1995, s. 201).

Faza V - ocena negocjacji

Ocena negocjacji, czyli etap w którym analizujemy cały proces negocjacji. Oceniając negocjacje warto odpowiedzieć na pytanie, czy osiągnęliśmy wyznaczony cel. Przeanalizować wszystkie czynniki, które miały wpływ na sukces/porażkę. Oceniając negocjacje możemy wyciągnąć wiele wniosków i lekcji na przyszły raz.

Fazy negocjacji — artykuły polecane

Testowanie partnera negocjacyjnego — Otwarcie negocjacji — Techniki negocjacyjne — Strategie negocjacyjne — Strategia koalicji (negocjacje) — Strategia BATNA — Kształtowanie zespołu — Styl negocjacji — PCM - Etap identyfikacji

Bibliografia

• Bakalarski K. (2012), Negocjacje, Collegium Bobolanum, Warszawa
• Kozina A. (2012), Planowanie negocjacji w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
• Mastenbroek W. (2000), Negocjowanie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Nęcki Z. (2003), Negocjacje w biznesie, Antykwa, Kraków
• Nierenberg G. (1994), Sztuka negocjacji jako metoda osiągania celu, Studio EMKA, Warszawa
• Osika G. (2000), Negocjacje - charakterystyka problemu, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, nr 1467
• Roszkowska E. (2016), Negocjacje. Analiza i wspomaganie decyzji. Wolters Kluwer, Warszawa
• Stabryła A. (2010), Analiza i projektowanie systemów zarządzania przedsiębiorstwem, Mfiles.pl, Kraków

Autor: Kinga Kluczewska