Osiąganie porozumienia

Osiąganie porozumienia jest istotne dla efektywnego zarządzania organizacją. Przyczynia się do rozwoju silnych relacji między pracownikami, kierownictwem a innymi interesariuszami.

Na tym etapie mamy do czynienia z rożnymi propozycjami i kontrpropozycjami. Przede wszystkim chodzi o tutaj o to, aby zawrzeć porozumienie. Pytanie tylko, kiedy jest ku temu najlepszy moment. W większości sytuacji należy to zrobić wtedy, kiedy wydaje się, że obie strony są już na to gotowe. W takim momencie należy działać w zdecydowany sposób, aby porozumienie stało się faktem. Wzrastające napięcie skłania w coraz większym stopniu do podjęcia ostatecznej decyzji i zakończenia sprawy. Kiedy już udało się osiągnąć kompleksowe rozwiązanie, które obie strony akceptują, można przejść do fazy zawarcia porozumienia. Kilka ostatnich ustępstw po obu stronach, czasami połączonych w zręczny pakiet, może doprowadzić do rozwiązania w ostatniej minucie.

Podczas osiągania porozumienia przewodniczący, odwołując się do swojego autorytetu, może czasami rozwiązać niektóre sprawy, ułatwiając w ten sposób osiągniecie kompromisu. Również teraz może on położyć kres zachowaniom agresywnym - kiedy to osoby niezbyt dobrze przygotowane do postępowania w sytuacjach impasu w zbyt wielkim stopniu korzystają z nacisku. Bardziej doświadczeni negocjatorzy postrzegają jednak impasy jako test stanowczości drugiej strony, niosą również za sobą ogromny bodziec do poszukania bardziej twórczego kompromisu, uwzględniają z większa korzyścią rożne interesy

Kiedy już osiągnięte jest porozumienie przydatne może się okazać sporządzenie protokołu z negocjacji. Można też niezwłocznie po zakończeniu rozmów potwierdzić decyzję listownie lub faksem. Należy pamiętać iż umowa, która ma być sporządzona na piśmie, nie ma mocy prawnej dopóty, dopóki nie zostanie podpisana przez obie strony. Najlepiej jest podpisać umowę na miejscu zaraz po osiągnięciu porozumienia. Wtedy nie ma ryzyka, że pojawią się jakieś nieporozumienia. Kontrakt końcowy powinien być opracowany na piśmie i zawierać wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji. Dokumentacja rezultatów negocjacji jest gwarancją poprawnej realizacji następujących potem działań handlowych czy gospodarczych.

Kontrakt końcowy o charakterze handlowym powinien zawierać:

• preambułę (wstęp) - powinna zawierać ogólne informacje o kontrakcie, nawiązanie do innych umów, jednoznaczne określenie negocjujących stron, itp.
• określenie zakresu kontraktu - zawiera szczegółowe dane, m.in. czego dotyczy kontrakt oraz obowiązki stron.
• sposób dostarczenia towaru - jest to jedna z najważniejszych spraw, dotyczy bowiem czasu, w jakim towar będzie dostarczony.
• cenę,
• okres płatności,
• dokumentację techniczną,
• gwarancje,
• zasady arbitrażu w wypadkach nieporozumień,
• warunki zerwania umowy na skutek nieprzewidzianych okoliczności.

Techniki wspomagające

Aby jak najdłużej cieszyć się porozumieniem osiągniętym w tej fazie, warto zastosować się do wymienionych technik:

Techniki PREWENCYJNE - przychylny klimat powinien być utrzymany po sfinalizowaniu negocjacji, nie należy dopuścić do nagłej niespodziewanej eskalacji, wycofania się na pozycje mało konstruktywne, procedura wprowadzania nad celu; cel ten skłania do finalizacji sprawy, najkorzystniejsze gdy proponuje to trzecia strona, procedura absorpcji protestu: przyjmowanie wszystkich wątpliwości i protestów, występowanie osób o silnych umiejętnościach perswazyjnych - osoby te eksponują zmierzanie w kierunku kompromisowego rozwiązania, które jest przesadzone. Chodzi tylko o wspólne podpisanie kontraktu

Techniki REDUKCJI NIEZADOWOLENIA - AGRESJI

Techniki PERSWAZYJNE - przekonanie iż wybrane rozwiązanie jest korzystne dla obu stron.

• Modelowanie niezadowolenia - reagowanie spokojem na agresję, wyrazem twarzy, postawą, sposobem mówienia, tonem głosu, doborem słów, treścią wypowiedzi.
• zachęcanie partnera do wyrażenia niezadowolenia - wyjaśnianie oporów, problemów, należy okazać zainteresowanie, zrozumienie.

Wyzwania i czynniki wpływające na osiąganie porozumienia

Różnice kulturowe

Różnice kulturowe są jednym z głównych wyzwań, które wpływają na osiąganie porozumienia. Każda kultura ma swoje własne wartości, normy i sposób komunikacji, co może prowadzić do nieporozumień i konfliktów podczas negocjacji. Ważne jest zrozumienie i szacunek dla różnic kulturowych, aby umożliwić efektywną komunikację i osiągnięcie porozumienia.

Podczas negocjacji między różnymi kulturami, istotne jest posiadanie świadomości różnic w stylu negocjacji, hierarchii, podejściu do czasu i innych czynników. Należy być elastycznym i gotowym dostosować swoje podejście do negocjacji, aby uwzględnić różnice kulturowe i zbudować zaufanie między stronami.

Manipulacje i taktyki nieetyczne

Manipulacje i taktyki nieetyczne są kolejnym wyzwaniem, które może utrudnić osiąganie porozumienia. Niektóre strony mogą próbować manipulować informacjami, ukrywać prawdziwe intencje lub stosować taktyki nieuczciwe, aby osiągnąć korzystne dla siebie warunki. Tego rodzaju zachowania mogą prowadzić do utraty zaufania między stronami i sabotować proces negocjacji.

Aby skutecznie radzić sobie z manipulacjami i taktykami nieetycznymi, ważne jest posiadanie umiejętności rozpoznawania takich zachowań i konsekwentne ich odrzucanie. Należy być asertywnym i trzymać się swoich wartości, jednocześnie dążąc do osiągnięcia uczciwego i zrównoważonego porozumienia.

Czas

Czas jest ważnym czynnikiem wpływającym na osiąganie porozumienia. Negocjacje mogą być czasochłonne i wymagać cierpliwości ze strony wszystkich uczestników. Często różne strony mają różne priorytety i tempo działania, co może prowadzić do opóźnień i frustracji.

Przy osiąganiu porozumienia ważne jest zarządzanie czasem i umiejętność ustalania realistycznych terminów. Może być konieczne wyznaczenie określonych etapów negocjacji, ustalenie harmonogramu spotkań i zapewnienie, że wszystkie strony mają wystarczająco czasu na przemyślenie różnych opcji i podjęcie decyzji.

Reprezentacja stron

Reprezentacja stron jest kolejnym ważnym czynnikiem wpływającym na osiąganie porozumienia. W negocjacjach często uczestniczą różne osoby, które reprezentują interesy i stanowiska swoich organizacji lub grupy. Istotne jest, aby reprezentanci stron mieli pełnomocnictwa do podejmowania decyzji i byli odpowiednio przedstawieni.

Brak pełnomocnictw lub słaba reprezentacja stron może utrudnić osiągnięcie porozumienia. W przypadku negocjacji międzynarodowych, ważne jest również uwzględnienie równowagi sił i reprezentacji różnych krajów lub regionów.

Osiąganie porozumienia — artykuły polecane

Mediacja — Strategia BATNA — Kompromis — Styl negocjacji — Testowanie partnera negocjacyjnego — Fazy negocjacji — Oferent — Partnerstwo strategiczne a negocjacje — Pertraktacje

Bibliografia

• Lunden B., Rosell L. (2006), Techniki negocjacji - jak odnieść sukces w negocjacjach, BL Info, Gdańsk
• Mastenbroek W. (2000), Negocjowanie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Zbiegień-Maciąg L. (2003), Taktyka i techniki negocjacyjne, Wydawnictwo AGH, Kraków

Autor: Magdalena Buczak