Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami jest to zbiór technik i narzędzi poprawiających efektywność przetwarzania wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Od dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, po dokumenty napływające z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy, i inne.).

W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar: gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy. Informatyczne rozwiązania w dziedzinie zarządzania dokumentami są już w fazie dojrzałości, są od dłuższego czasu obecne na rynku. Wiele organizacji z nich korzysta uzyskując pozytywne efekty ekonomiczne i organizacyjne.

Na szczególną uwagę w zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.

TL;DR

Zarządzanie dokumentami to zbiór technik i narzędzi, które poprawiają efektywność przetwarzania dokumentów w organizacjach. W szczególności narzędzia OCR umożliwiają przetwarzanie dokumentów papierowych na teksty, które można indeksować i zapisywać w bazach danych. Systemy zarządzania dokumentami ułatwiają gromadzenie, wyszukiwanie i przepływ dokumentów w firmie. Przykładowe aplikacje to Comarch DMS, Mehat, Open KM i Xerox DocuShare.

Efekty zastosowań

Natychmiastowy dostęp do dokumentacji planistycznej. Możliwość analizy przebiegu procesu planowania strategicznego, w szczególności gdy plany przygotowywane są przez różne osoby, w kilku etapach.

Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami

Oprogramowanie tego typu przeznaczone jest do gromadzenia, udostępniania wyszukiwania różnego rodzaju dokumentów powstających w firmie lub też przychodzących z zewnątrz. Zawiera możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów wg różnych kryteriów. Dokumenty mogą być zapisywane w systemie zarządzania dokumentami bezpośrednio z dysku, skanowane, lub też pojawiać się w systemie poprzez pocztę elektroniczną. Moduł DMS dostarcza zestawu funkcji pozwalających realizować wiele działań na dokumentach:

• rejestrowanie,
• porządkowanie,
• klasyfikację,
• zarządzanie wersjami,
• zarządzanie obiegami,
• archiwizacja.
• powiadomienia osobiste bądź dla grup użytkowników o zmianach,
• monitorowanie plików i folderów,
• pozwala na pracę na plikach o różnych formatach: txt, doc i pdf,
• typowe operacje (przenieś, wyślij w obieg, usuń),

Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w którym zostały zapisane.

Każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom. Każdy etap obróbki jest ściśle określony zarówno co do osoby która ma wykonać pracę jak i czasu potrzebnego do jej wykonania.

Cechy systemów DMS

• Ułatwia gromadzenie i wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów, przyspiesza pracę,
• Zapewnia obsługę przepływu dokumentów pomiędzy różnymi działami i pracownikami,
• Porządkuje i usprawnia pracę w ramach zdefiniowanych obiegów (workflow),
• Zapewnia obsługę faktur elektronicznych lub skanowanych,
• Zapewnia jednolitą obsługę poczty elektronicznej i faksów.

(K.Woźniak, 2005)

Przykładowe aplikacje zarządzania dokumentami

Comarch DMS - to platforma low-code, która pozwala w prosty i elastyczny sposób tworzyć i zarządzać procesami obiegu dokumentów. Wbudowany graficzny konfigurator pozwala na intuicyjne zarządzanie procesami. Dzięki temu rozbudowa systemu i wdrażanie nowych obiegów dokumentów może być realizowane samodzielnie. Każdy proces składa się ze schematu oraz dowolnie zdefiniowanej karty obiegu czyli listy różnego typu pól, które są uzupełniane ręcznie lub automatycznie na poszczególnych krokach obiegu dokumentów w firmie. Sama ścieżka przepływu informacji i akceptacji tworzona jest w prosty sposób z wykorzystaniem metody drag&drop i łączenia kroków (Comarch, 2021).

Mehat-program ten charakteryzuję się tym, że przesyłane dane są od razu automatyzowane. Zarządzanie dokumentami przy wykorzystaniu tego systemu pozwala na dostęp do ich aktualnych wersji oraz wersji wcześniejszych. Pozwala również na rejestracje drogi jaką dana informacja pokonuje. Dzięki temu można obejrzeć trasę danych oraz kontrolować gdzie znajdują się ważne dokumenty. Program dba również o terminowość działań związanych z danymi papierami np.: wysyłanie przypomnienia o płatności faktury itp. Zebrane dokumenty przechowywane są w jednej centralnej bazie, która umożliwia nieskomplikowany i szybki dostęp do informacji. (M. Moszoro, 2010, s 163)

Open KM - jest to program działający na internetowej przeglądarce. Sprawia to, że nie trzeba instalować go na swoim komputerze. Rozwiązanie to również daje możliwość współdziałania ze sobą pracowników znajdujących się w tym samym budynku oraz z tymi współpracownikami, którzy znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa. Ponadto jest dostępny w wielu językach obsługi oraz daję możliwość zdalnego administrowania. System ten pozwala na aktualizacje dokumentów, wszystkie zmiany są dokładanie odnotowywane z uwzględnieniem czasu, użytkownika który dokonał zmiany oraz osoby, która te zmiany zatwierdziła. Występuje również możliwość ograniczenia dostępu niepowoływanym użytkownikom do dokumentów. Program dzięki indeksowaniu umożliwia przeszukiwanie bazy według określonych kryteriów np.: nazw, tagów. (M, Wrzesień, P.Ryszawa, 2010 s 218) (OpenKM)

Xerox DocuShare - tak jak wyżej opisana aplikacja działa przy wykorzystaniu interfejsu internetowego. System ten umożliwia zbieranie, zarządzanie, archiwizacje oraz przesyłanie informacji. Dokumenty wgrywane tam mogą mieć różny format od tych podstawowych w formie tekstowej jak e-maile, dokumenty Word. itp. po te bardziej rozbudowane jak zdjęcia, obrazy, gify, video.

Inne:

• Microsoft SharePoint

Zarządzanie dokumentami — artykuły polecane

Wspomaganie pracy grupowej — Intranet — Zarządzanie informacją — System operacyjny — Portal korporacyjny — Microsoft Project — Portal informacyjny — Teleinformatyka — SQL

Bibliografia

• Dziembek D. (2011), Wspieranie Procesów Zarządzania Wiedzą w Organizacji Wirtualnej Oprogramowaniem Dostępnym W Modelu Saas
• Frąś J. (2011), Zarządzanie informacją elementem budowy przewagi konkurencyjnej e-przedsiębiorstwa, Studia i Prace Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania Nr 21, Uniwersytet Szczeciński, Szczecin
• Kowalczyk J. (2010), Doskonalenie zarządzania organizacją, Problemy jakości, 3
• Moszoro M. (2010), Analiza problemów biznesowych, Wydawnictwo Oficyna, Warszawa
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Wrzesień M., Ryszawa P. (2010), System zarządzania dokumentami projektu Proteus zaimplementowany w OpenKM, Pomiary Automatyka Robotyka, 14

Autor: Krzysztof Woźniak, Renata Kudłacik