Archiwizacja

Z Encyklopedia Zarządzania

Archiwizacja - proces polegający na tworzeniu kopii danych, dla których istnieje obawa ich utraty wskutek nieumyślnego usunięcia, awarii oprogramowania lub sprzętu komputerowego. Archiwizowanie może także podlegać na przenoszeniu części danych niewykorzystywanych w systemie na inne nośniki do których w razie potrzeby użycia istnieje łatwy dostęp.

Polska przystąpiła do współpracy ze Stowarzyszeniem Archiwistów Amerykańskich (The Society of American Archivists (SSA)), aby stworzyć polską wersje "Międzynarodowego Standardu zapisu informacji o zasobie archiwalnym (EAD)’’. Dzięki współpracy z Biblioteką Kongresu USA, Polsce udało się stworzyć i dopracować standard EAD, współfinansować warsztaty wspierające jego rozwój, a także publikować artykuły i książki.

TL;DR

Artykuł omawia proces archiwizacji danych oraz współpracę Polski ze Stowarzyszeniem Archiwistów Amerykańskich w celu stworzenia polskiej wersji "Międzynarodowego Standardu zapisu informacji o zasobie archiwalnym". Przedstawia również zasób informacyjny archiwów, charakter dokumentacji archiwalnej, typologię archiwaliów oraz tradycyjny system informacji o archiwach. Artykuł kończy się omówieniem podstawowych narzędzi do archiwizacji i odtwarzania danych.

Zasób informacyjny archiwów

Zasób informacyjny archiwów jest to wszelka dokumentacja, która jest wliczana do narodowego zasobu archiwalnego. Do zasobu tego zaliczane są materiały archiwalne obejmujące: akta i dokumenty, korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystyczną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, a także inną dokumentację bez względu na sposób jej wytwarzania. Przechowywane w archiwach materiały źródłowe powstają głównie w instytucjach, urzędach oraz organizacjach jako dokumentacja ich działalności. Właściwością tych materiałów jest uzależnienie od typu instytucji, natomiast ich tematyka od zakresu jej działalności. Do ważnych należą także sprawy organizacyjne danej instytucji, a także środki techniczne wykorzystywane w kancelarii do prac biurowych. W związku z tym każdy dokument ma sprecyzowaną treść i formę.

Charakter dokumentacji archiwalnej

  1. Dokumentacja archiwalna jest efektem zachodzących w społeczeństwie procesów informacyjnych, komunikacyjnych oraz dokumentacyjnych.
  2. Wszystkie dokumenty archiwalne są odwzorowaniem fragmentów rzeczywistości.
  3. Całokształt dokumentacji archiwalnej obejmuje komunikaty o danym przeznaczeniu społecznym, utrwalone na podstawie określonych systemów znakowych.
  4. Dokumenty archiwalne są gromadzone w postaci samoorganizujących się układów, które są zgodne ze strukturą form życia społecznego w momencie ich powstania.
  5. Pomiędzy elementami zbiorów archiwalnych występują ścisłe powiązania.
  6. Dokumenty archiwalne cechują się zmiennością spełnianych przez nie funkcji.
  7. Treści zawarte w dokumentach archiwalnych mogą być dekodowane w postaci innych informacji.
  8. Zbiory archiwalne są zawsze aktualne, natomiast zmienne są tylko cele ich wykorzystania.
  9. Generalnie dokumenty archiwalne są dokumentami niepowtarzalnymi.
  10. Aby dekodować informacje archiwalne potrzebna jest duża liczba barier informacyjnych, a w związku z tym konkretnego przygotowania użytkownika.

Typologia archiwaliów

Materiały archiwalne są dokumentacją życia oraz działalności osób, rodzin, organizacji oraz instytucji różnego typu. Archiwalia pokazują związki kompetencyjno-ustrojowe twórców tej dokumentacji. Występują następujące kryteria typologii archiwaliów:

  • kryteria historyczno-ustrojowe i treściowe,
  • kryteria nośnika, rejestracji i odbioru informacji,
  • kryteria form przedstawienia.

Tradycyjny system informacji o archiwach

System informacji krajowych archiwach składa się z dwóch pojęć inwestorów archiwalnych oraz Centralnej kartoteki zespołów. Początek tego systemu można już zauważyć w 1947 roku, były one zapoczątkowane pierwszymi ustaleniami w sprawie inwentaryzacji. Kolejne kroki idzie zauważyć w doskonaleniu metodycznym, ułatwiano ten sposób archiwizacji. Zaczęła funkcjonować kartoteka zbiorów i zespołów prawie równocześnie z inwentarzem archiwalnym, co małymi krokami przekształcało się w ogólnopolską pomoc informacyjną. Główny punkt informacji tworzyły inne pomoce informacyjne, tworzone głównie na lokalne potrzeby archiwów oraz pomoce drukowane. Istotną role miały drukowane przewodniki po punktach poszczególnych archiwów, nieliczne przewodniki tematyczne oraz skorowidze. Główny system gromadził informacje, zasobów archiwalnych. On także kierował badaczy zainteresowanych prowadzeniem bardziej zaawansowanych kwerend do poszczególnych typów archiwum. Dziś informacja archiwalna jest koegzystencją systemu tradycyjnego i nowego: oba są integralnymi jej częściami i oba ważne dla kwerendy archiwalnej[1]

Podstawowe narzędzia do archiwizacji i odtwarzania

Podstawowymi narzędziami do archiwizacji to te, które bazują na wszystkich niekomercyjnych systemach archiwizacji. Metodyka te realizuje ważne zadania, polegające na kopiowaniu danych z jednego miejsca w drugie, zazwyczaj za użyciem innego formatu docelowego. Niestety żadne z tych narzędzie nie ma wbudowanej możliwości planowania ani gromadzenia sporządzonych kopii zapasowych w celu ich zarejestrowania. Aby wykonywać takie zadania, musimy skorzystać z określonych typów aplikacji planującej i zewnętrznej. Mogą to być proste zaplanowane zadania i skrypty wsadowe, wpisz narzędzi cron i skrypty powłoki albo jedno z narzędzi open source. Do jednych z podstawowych narzędzi z możliwościa archiwizacji można zaliczyć wersje programów takich jak:

  1. Dump
  2. Cpio
  3. Tar
  4. Dd

Są ona wybudowane w narzędzia ntbackup, system uniksowe i przywróceniu systemu windows, wersje GNU (narzędzia: tar, rsync, cpio), program ditto systemu Mac OS, dostępne do wszystkich platform. Nie ważne czy ktoś dopiero zaczyna archiwizacje czy tez jest już bardzo doświadczony, ma obowiązek zaznajomić się z tymi narzędziami [2]


Archiwizacja — artykuły polecane
Archiwum — SQL — Business Process Modeling Notation — Funkcja informacyjna — Teleinformatyka — Architektura informacji — Przesyłka pocztowa — Zarządzanie dokumentami — Baza danych

Przypisy

  1. ↑ H. Robótka (2010) s. 169-170
  2. ↑ W. Curtis Preston (2012) s. 81-82

Bibliografia

Autor: Dorota Dziedzina, Bernadeta Nowak


Źródło: „https://mfiles.pl/pl/index.php?title=Archiwizacja&oldid=213004”