Monitoring

W rozumieniu ogólnym tego słowa monitoring (monitorowanie) pochodzi z lac. monitor - ostrzegający. Charakteryzuje się stałą obserwacją, kontrolowaniem oraz nadzorem czegoś. Z języka angielskiego oznacza obserwowanie zjawisk oraz procesów, ostrzeganie, sterowanie czy też kontrolowanie. Określenie te pochodzi także od procesów i zjawisk powiązanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Monitoring nie tylko "prześwietla" i "przegląda przedsiębiorstwo, ale też sygnalizuje wszelkie niebezpieczeństwa oraz zagrożenia, które mogą pojawić się w firmie, znacząc konsekwencje dotychczasowej pracy oraz braku znaczących korekt w strategii oraz funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Firma, która na bieżąco analizuje swoje otoczenie oraz sytuacje na tle otoczenia będzie potrafiła przewidzieć powstałe zagrożenia czy tez szanse, przy czym nie będzie zmuszana do działań oraz postaw zachowawczych, ponieważ będzie bardziej elastyczna i stabilna oraz zdolna do innowacyjnych i kreatywnych postaw. Dlatego też prowadzenie stałego monitoringu w firmie pozwala dogłębniej realizować jej cele, toteż warto pracować nad jego aplikacja i tworzeniem (A. Stabryła 2010, s. 55)

TL;DR

Monitoring w firmie to stała obserwacja, kontrola i nadzór nad różnymi aspektami działalności przedsiębiorstwa. Jest on niezbędny do przewidywania zagrożeń i szans, diagnozowania błędów oraz poprawiania strategii. System monitoringu powinien gromadzić wiarygodne dane, informować o strategiach i metodach, sygnalizować zagrożenia, wspierać zarządzanie organizacją oraz wpływać na rozwój firmy. Planowanie systemu monitoringu wymaga dobrze działającego systemu informacyjnego. Istnieją różne rodzaje monitoringu, w tym wewnętrzny, zewnętrzny i strategiczny. Monitoring strategii przedsiębiorstwa ma na celu rozwijanie i korygowanie strategii.

Zadania systemu monitoringu w firmie

Monitoring powinien spełniać zadania w przedsiębiorstwie takie jak:

• gromadzenie i dostarczanie przekrojowych oraz wiarygodnych danych o zdarzeniach i procesach zachodzących zarówno w firmie tak i w jej otoczeniu przydatnych w zadaniu skutecznego podejmowania wszelakich decyzji o jej rozwoju
• doręczenie kierownictwu informacji o stosowanych strategiach, metodach oraz instrumentach w przedsiębiorstwie
• pomoc w trafnej oraz szybkiej diagnozie realizowanych nieprawidłowo procesów i zadań
• sygnalizowanie pracownikom wszelkich zagrożeń, szans czy tez napięć wewnątrz oraz w otoczeniu danej firmy
• popieranie procesu zarządzania organizacją
• stała obserwacja oraz kontrola wszelakich obszarów funkcjonowania firmy oraz zjawisk w jej otoczeniu, które mogą wpłynąć na przyszłość firmy
• informowanie o przewidywanych lub występujących tak zwanych "wąskich gardłach" w wypełnieniu zadań
• realizowanie nieustannych porównań położenia faktycznego z położeniem pożądanym
• zapobieganie negatywnym rezultatom zaistniałych procesów, zdarzeń poprzez dostarczanie opinii wpływu na dane obszary funkcjonowania firmy
• utrzymane firmy w stanie dynamicznej równowagi organizacyjnej, finansowej, społecznej czy tez rynkowej
• wpływanie na plany i programy rozwoju firmy przez dostarczanie długoterminowych przypuszczeń ostrzegawczych o społecznych, rynkowych, ekonomicznych, finansowych, ekologicznych skutkach, które mogą powstać w wyniku realizowanych proponowanych projektach
• pomoc w sterowaniu oraz planowaniu procesami w optymalny sposób
• stała rejestracja oraz aktualizacja informacji zawartych w parametrach oceny oraz wskaźnikach
• przyspieszanie i ułatwianie praktycznego zastosowania przepisów prawnych poprzez dostarczenie danych o zmianach, które zachodzą w otoczeniu oraz w przedsiębiorstwie
• sporządzanie pełnej dokumentacji procesów oraz przebiegu zjawisk w przedsiębiorstwie oraz jej otoczeniu
• informowanie i śledzenie o sposobie spożytkowania posiadanych zasobów
• reagowanie na pojawiające się negatywne zmiany i coraz bardziej efektywne korzystanie z przydarzających się szans
• informowanie o rozwoju oraz ocenie skuteczności wprowadzanych planów, programów, przedsięwzięć oraz projektów
• zagwarantowanie terminowości oraz płynności realizowanych przedsięwzięć, właściwego pożytkowania posiadanych zasobów, omijanie przeciążeń oraz pozyskanie odpowiedniej jakości wyniku
• pomoc w określeniu poziomu satysfakcji przedsiębiorstwa z otrzymanych informacji
• wskazanie w konkretnych obszarach wszelkich niezgodności z trwającymi dotychczas standardami oraz kryteriami, w celu zapewnienia sukcesu całego projektu

(A. Stabryła 2010, s. 55-56)

Procedura planowania systemu monitoringu

Do rzetelnego oraz sprawnego działania systemu monitoringu wymagany jest w przedsiębiorstwie poprawnie sporządzony oraz dobrze działający system informacyjny w firmie. Ogólne potrzeby stawiane temu systemowi sprowadzają się do umiejętności dostarczania informacji wewnętrznych i zewnętrznych, które posiadają decydujące znaczenie dla firmy oraz jej istnienia i sukcesu.

W monitoringu wymienia się następujące czynności, które pozwalają na zbudowanie skutecznego systemu a mianowicie:

1. ciągle rozwijanie systemu pomiarów, czy tez obserwowanie danego obiektu ze względu na wszelkie aspekty uznane za niezbędne
2. wycenienie wyników pomiaru
3. przeanalizowanie z pracownikami spraw, które dotyczą postępu w realizacjach ustalonych zadań
4. oszacowanie przydatności urządzeń konkretnej jednostki

(A. Stabryła 2010, s. 57)

Rodzaje monitoringu

System monitoringu w firmie można powprowadzać we wszystkich obszarach działalności oraz jednostkach organizacyjnych organizacji, a także jest możliwe prowadzenie monitoringu otoczenia przedsiębiorstwa.

Z punktu widzenia pochodzenia sygnałów wyodrębnia się monitoring wewnętrzny i zewnętrzny. Monitoring zewnętrzny posiada charakter przede wszystkim strategiczny, który jest nastawiony na obserwacje zjawisk w otoczeniu firmy, które wpływają na operacyjne oraz długofalowe funkcjonowanie organizacji natomiast monitoring wewnętrzny, posiada charakter operacyjny działania zarządczego oraz jest nastawiony na bieżące, teraźniejsze procesy, które zachodzą w ramach przyjętej wizji. Tutaj obiektem zainteresowania są pewne zjawiska, które występują wewnątrz firmy oraz są powiązane z krótkofalowym wymiarem (A. Stabryła 2010, s. 57) Monitoring można użytkować nie tylko w wymiarze działalności, jaką zajmuje się dane przedsiębiorstwo, ale też w prowadzaniu monitoringu danych obiektów, środowiska naturalnego, gospodarczego. Szczególnym monitoringiem w firmie jest monitoring strategii przedsiębiorstwa. Ma on na celu dostarczanie impulsów dla wszelkich procedur rozwijania oraz korygowania strategii (A. Stabryła 2010, s. 59)

Monitoring — artykuły polecane

Strategia personalna — Controlling personalny — Planowanie zasobów ludzkich — Arkusz analizy ryzyka — Audyt wewnętrzny — Analiza procesów — System informacji strategicznej — Ocena wyników zmian organizacyjnych — Kluczowe czynniki sukcesu wdrożenia systemu informatycznego — Biuletyn zamówień publicznych

Bibliografia

• Chwiałkowska A. (2013), Monitorowanie mediów społecznościowych jako kluczowy czynnik sukcesu przedsiębiorstwa, Zarządzanie i Finanse, R. 11, nr 1, cz. 2
• Krzyżaniak S. (2013), Organizacja i monitorowanie procesów magazynowych, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań
• Stabryła A. (2010), Systemy controllingu, monitoringu i audytu, Mfiles.pl, Kraków

Autor: Justyna Bugaj