Obieg informacji w projekcie

Obieg informacji w projekcie - to komunikacja w zespole projektowym, która spełnia funkcje przekazu informacji wewnątrz grupy projektowej dzięki czemu umożliwia rozpoznawanie a także ocenę poszczególnych rozwiązań prowadząc do podjęcia najlepszej decyzji. Procesy i działania jakie występują w zarządzaniu komunikacją w projekcie formułują pomiędzy jednostkami, które są zaangażowane w przedsięwzięcie, siec połączonych ze sobą informacji niezbędnych do poprawnej realizacji projektu. W przekazie informacji ważny jest odpowiedni dobór kanałów oraz środków komunikacji, a także jasne formułowanie komunikatów, utrzymanie stałego przepływu informacji przy tworzeniu spotkań, raportów, konferencji wirtualnych oraz maili czy telefonów.

TL;DR

Komunikacja w projekcie to przekazywanie informacji w zespole projektowym, mające na celu umożliwienie podjęcia najlepszych decyzji. Proces zarządzania komunikacją obejmuje planowanie komunikacji, dystrybucję informacji, sprawozdawczość wyników oraz zamknięcie administracyjne. Metody przekazu informacji to komunikacja pisemna, ustna i elektroniczna. Istnieje wiele wymiarów komunikacji, a także różne narzędzia tradycyjne i współczesne do przekazywania informacji.

Schemat procesu komunikacji

W procesie komunikacji nadawca posiadający wyznaczony cel, wysyła wiadomość odbiorcy w formie informacji nadanej kanałem informacyjnym. Forma przekazu musi być dopasowana do specyfiki adresata, który odbierając informacje musi ją odkodować oraz zinterpretować, zrozumieć, a także odpowiednio na nią zareagować. Taka reakcja nazywana jest sprzężeniem zwrotnym dzięki któremu proces komunikacji zapętla się, a nadawca jest pewny, że jego komunikat do adresata został zrozumiany. Na jakość przekazu informacji mają wpływ: kompetencje uczestników, otoczenie i występujące szumy informacyjne (zewnętrzne zakłócenia). Zakłócenia mogą zniekształcić wiadomość i są nie zależne od uczestników. W schemacie komunikacji występuję również kanał przekazu, który jest środkiem transportu komunikatu i powinien być dostosowany do specyfiki projektu, potrzeb, panujących w nim zasad oraz możliwości nadawcy jak i odbiorcy. Wyróżnia się trzy formy kanałów informacyjnych: wizualne, werbalne i pisemne.

Rys. 1 Schemat procesu komunikacji

Model efektu dobrej komunikacji w projekcie

Model H. Cottermana, K. Forsberga i H. Mooz przedstawia efekt dobrej komunikacji w projekcie łącząc ze sobą czterech czynników (uczestnicy, technicy, środowiska projektów i język). Czynniki te mogą ułatwiać bądź tez utrudniać proces komunikacji w zespole projektowym. Brak standardów, destruktywna krytyka czy też nadmierna rywalizacja mogą spowodować, że komunikacja będzie bardzo trudna przez co praca będzie mniej wydajna i skomplikowana co prowadzi do generowania zbędnych kosztów.

Rys. 1 Model efektu dobrej komunikacji w projekcie

Proces zarządzania komunikacją w projekcie

Głównym celem procesu zarządzania komunikacją jest dbanie o to, aby odpowiednie informacje przekazane przez odpowiedniego nadawcę zostały zręcznie dostarczone do właściwego odbiorcy. W zakresie procesu zarządzania komunikacją według Project Management Institute można wyróżnić cztery procesy:

1. Planowanie komunikacji - stworzenie planu komunikacji jest niezbędne do efektywnej komunikacji. Narzędziami służącymi do przygotowania planu jest analiza interesariuszy, która określa ich potrzeby komunikacyjne oraz wskazuje ustalenia preferowanych metod komunikacji - częstotliwość kontaktów i ich formy. Po wykonaniu analizy następuje tworzenie planu komunikacyjnego, który wymienia oraz wyjaśnia rodzaje komunikacji funkcjonujące w trakcie realizacji projektu. Niezwykle istotny jest fakt, że plan komunikacyjny może ewoluować. W razie wykrycia wad, luk wprowadzane są korekty niektórych kanałów komunikacyjnych. W konstrukcji planu komunikacji ważne jest określenie odpowiedniego czasu na odpowiedź co ułatwia pracę.

2. Dystrybucja informacji w projekcie - dostarczanie interesariuszom informacji w założonym czasie w planie komunikacji. W dystrybucji informacji można użyć różnych metod. Do from komunikacji ustnej można zaliczyć: wideokonferencje, konferencje, rozmowy telefoniczne. Natomiast formy pisemne obejmują m.in.: dostęp do elektronicznej bazy danych, kontrakty, formularze, plany projektu, mail, czat wewnętrznych.

3. Sprawozdawczość wyników - gromadzenie oraz rozpowszechnianie informacji o wynikach projektu. Celem tego jest informowanie interesariuszy projektu o sposobie wykorzystania zasobów w celu dotychczasowej realizacji projektu. Informacje przekazywane są w postaci:

• raportów stanu - określające obecną sytuacje realizacji projektu oraz wykonane zadania.
• raport postępu - informacje dotyczące zespołu i jego osiągnięć
• prognozy - przewidywane działania związane z realizacją projektu.

4. Zamknięcie administracyjne - weryfikacja i dokumentacja wyników realizacji projektu służącej do akceptacji przez sponsora, przełożonych bądź klienta danego przedsięwzięcia w celu akceptacji. Zamknięcie administracyjne projektu wymaga zgromadzenia wyników, sprawdzenie czy zamierzone cele zostały zrealizowane oraz zarchiwizować wyniki dla potrzeb przyszłych działań.

Metody przekazu informacji w zespole projektowym

Podstawową metodą przekazu informacji w zespołach projektowych jest komunikacja werbalna. Dzieli się ona na pisemną, ustna i elektroniczną.

Komunikacja pisemna - wykorzystywana do porozumiewania się przy pomocy notatek, sprawozdań i raportów, listów. Zaletą korzystania z komunikacji w formie pisemnej jest większa precyzja oraz skuteczność przekazywania informacji po której zawsze zostaje trwały ślad zapisu. Wadą natomiast jest czas oczekiwania na informację zwrotną.

Komunikacja ustna - odbywa się podczas bezpośrednich rozmów czy też dyskusji telefonicznych. Zaletą tej wymiany informacji jest bezpośredni kontakt co wiąże się z szybką wymiana opinii. Natomiast wadą w przypadku wymiany szczegółowych informacji jest ryzyko nie zapamiętania wszystkich detali w przekazywanej wiadomości.

Komunikacja elektroniczna - jest to połączenie ustnej i pisemnej komunikacji za pomocą niewerbalnych sygnałów. W tym sposobie porozumiewania należy także wyróżnić komunikacje niewerbalną przy której używa się środki pozajęzykowe (ton głosu, wyraz twarzy, mowa ciała oraz wygląd zewnętrzny). Niewerbalna metoda to dopełnienie werbalnej wymiany informacji w projekcie, ponieważ pomaga ona w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji, wpływa na kontrolowanie interakcji. Używanie werbalnych komunikatów służy do przekazywania informacji a niewerbalne sygnały pomagają w ich interpretacji.

Wymiary komunikacji

• wewnętrzne (odbywające się w ramach projektu) oraz zewnętrzne (komunikacja z interesariuszami, klientami)
• formalne (raporty, baza danych, dokumentacja projektu) oraz nieformalne (email, wiadomości)
• pionowe (rzesza hierarchii organizacji) i poziome (między współpracownikami)
• oficjalne (o charakterze prawnym) oraz nieoficjalne (niezobowiązujące dyskusje)
• pisemne (sprawozdania, notatki), ustne (rozmowy telefoniczne, osobiste)
• werbalna i niewerbalna
• komunikacja za pomocą zdalnego dostępu np. Internet oraz komunikacja wymagająca obecności (zebrania, spotkania)
• zaplanowane (okresowe spotkania) a także niezaplanowane (sporadyczne, wynikające z nieoczekiwanych zdarzeń)

Narzędzia tradycyjnych i współczesnych kanałów przekazu informacji

Tradycyjne metody komunikacji	Współczesne metody komunikacji
Spotkania Rozmowy i kontakt telefoniczny Dokumentacja papierowa Tablice ścierne	Poczta elektroniczna Komunikatory Audiokonferencje Wideokonferencje Blogi projektowe Portal projektu Kalendarz grupowy Wirtualne tablice

Obieg informacji w projekcie — artykuły polecane

Komunikacja z interesariuszami — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — Kanał komunikacyjny — Jakość informacji — Serwis internetowy — Plan komunikacji w projekcie — Plan reakcji na ryzyko — Przesyłka pocztowa — Ewaluacja projektu — Cech rzemiosł różnych

Bibliografia

• Cotterman H., Forsberg K., Mooz H. (2003), Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering, John Wiley and Sons, New York
• Grucza B. (2012), Zarządzanie komunikacją w projekcie [w:] Trocki M. (red.) Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Major P., Spałek S. (2017), Omówienie tradycyjnych i współczesnych metod komunikacji w zespołach projektowych, Wydział Organizacji i Zarządzania, Politechnika Śląska
• Muszyńska K. (2008), Zarządzanie komunikacją w projekcie w wybranych metodach zarządzania projektami, Polskie stowarzyszenie zarządzanie wiedzą, nr 17
• Woźniak K. (2016), Informatyczne wspomaganie komunikacji w zespole projektowym [w:] Cabała P. (red.) Metody doskonalenia procesów zarządzania projektami w organizacji, Difin, Warszawa
• Wróbel M. (2007), Rola komunikacji w zarządzaniu projektami, Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, nr 3
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Paulina Skomro