Kanał komunikacyjny

Kanał komunikacyjny jest jednym z elementów składających się na proces komunikacji. Jest środkiem umożliwiającym przenoszenie komunikatu. Służy do przesyłania informacji od źródła do adresata. Jest pewnego rodzaju połączeniem, pozwalającym na komunikacje pomiędzy dwoma uczestnikami, bądź też grupą uczestników. Inaczej mówiąc to sposób porozumiewania się nadawcy i odbiorcy. Kanał możemy również określić jako zespół obiektów fizycznych, które umożliwiają przesyłanie sygnałów od nadawcy do odbiorcy informacji. Długość kanału określa się na podstawie liczby punktów zatrzymań komunikatu występujących na drodze pomiędzy nimi. Punkty zatrzymań są to sytuacje, w których następuje zniekształcenie komunikatu lub zmiana nośnika.

Jako kanał komunikacyjny możemy wykorzystać zmysły człowieka, są to: wzrok, słuch, dotyk, zapach i smak. Według Alberta Mehrabiana i badań, które przeprowadził wykazał on, że na interpretację przekazu wpływ mają trzy kanały przez które treści informacyjne docierają do odbiorcy:

• Kanał wizualny (mimika twarzy, postawa) - 55%
• Kanał wokalny (ton głosu) - 38%
• Przekaz werbalny (treść wyrażona słowami) - 7%

TL;DR

Kanał komunikacyjny to sposób przekazywania informacji od nadawcy do odbiorcy. Może być ustny lub pisemny. Komunikacja ustna umożliwia natychmiastową odpowiedź i obserwację gestów niewerbalnych, ale ma ograniczoną możliwość korygowania wypowiedzi. Komunikacja pisemna pozwala zaplanować i kontrolować wiadomości, ale traci się natychmiastową odpowiedź i gesty niewerbalne. Kanał komunikacyjny powinien być odpowiednio dobrany do rodzaju komunikatu i potrzeb odbiorcy.

Rodzaje

Istnieją dwa zasadnicze kanały komunikacyjne: ustny i pisemny.

Komunikowanie ustne zazwyczaj występuje w małym zespole, przez telefon, są to wszelkiego rodzaju wystąpienia publiczne. Komunikowanie ustne dzielimy na:

• Bezpośrednie - "twarzą w twarz", negocjacje, obrady,
• Pośrednie - przy użyciu telefonu, komputera.

Sam kanał nie wystarczy jednak do poprawnej komunikacji, dlatego potrzebne są również odpowiednie media.

Media ustne to tradycyjne rozmowy twarzą w twarz, rozmowy telefoniczne, przemówienia, prezentacje, i spotkania. W dzisiejszych czasach media ustne uwzględniają technologiczne rozwiązania, takie jak wiadomości głosowe, telekonferencje, videokonferencje i wiele innych.

Główną zaletą ustnego kanału komunikacyjnego jest możliwość uzyskania natychmiastowej odpowiedzi. Przy tego rodzaju komunikacji szybciej można dojść do porozumienia i podjąć decyzję, a ponadto druga strona może zadać pytania lub podzielić się swoimi uwagami w trakcie trwania komunikacji. Ustny kanał komunikacyjny pozwala nam na wychwycenie gestów niewerbalnych, które przekazuje nam rozmówca. Jest to bardzo pomocne w trakcie prowadzenia rozmów. Gesty niewerbalne to przede wszystkim mimika twarzy, ton i barwa głosu, tempo mowy, westchnienia, przerwy, ziewnięcia, ruchy czy gesty.

Główną wadą takie sposobu komunikowania się, jest bardzo ograniczona możliwość korygowania wypowiedzianej wiadomości. Podczas rozmów, spotkań czy przemówień, nie da się wykasować wypowiedzianego już zdania. Ustnego kanału komunikacji używa się gdy:

• Potrzebna jest natychmiastowa odpowiedź
• Wiadomość jest relatywnie prosta i łatwa do zrozumienia
• Nie potrzebny jest zapis rozmowy
• Można się spotkać z drugą osobą w sposób szybki i bezproblemowy
• Potrzebny jest udział w rozmowie innych osób, aby podjąć decyzje lub rozwiązać konflikt
• Istnieje potrzeba obserwacji zachowania, tonu głosu i gestykulacji drugiej osoby
• Wiadomość posiada istotny czynnik emocjonalny.

Media pisemne mają w dzisiejszych czasach wiele form, zarówno tradycyjnych jak i elektronicznych. Najczęściej używane media to listy, notatki, e-maile, komunikatory, faksy i strony internetowe. Główną zaletą tej komunikacji jest to, że wszystkie wiadomości można zaplanować i kontrolować. Wadą jest jednak to, że traci się możliwość uzyskania natychmiastowej odpowiedzi, i druga strona również może zaplanować i kontrolować swoją odpowiedź, przez co taki rodzaj komunikacji może być często mniej efektywny. Nie mamy także możliwości wychwycenia gestów niewerbalnych. Często występuje większa ilość fałszywych lub mylących informacji.

Kanału pisemnego używa się gdy:

• Nie ma potrzeby uzyskania natychmiastowej odpowiedzi
• Wiadomość jest detaliczna, skomplikowana, lub wymaga zaplanowania
• Potrzebny jest udokumentowany zapis rozmowy
• Publiczność do której kierowana jest wiadomość, jest duża i podzielona geograficznie.
• Chcemy uniknąć przekształcenia faktów, wynikających z przekazywania faktów ustnie od osoby do osoby
• Bezpośredni kontakt z drugą stroną jest niekonieczny lub niewygodny
• Wiadomość nie posiada żadnego czynnika emocjonalnego.

Dodatkowy podział

Kanały komunikacyjne możemy podzielić na:

• Formalne i nieformalne - dotyczą komunikowania się w danej organizacji i mają odzwierciedlenie w strukturze organizacyjnej
• Pionowe i poziome - służą do komunikacji pomiędzy różnymi szczeblami zarządzania
• Wewnętrzne i zewnętrzne - łączą poszczególne komórki organizacyjne instytucji (wewnętrzne) lub łączą instytucje z otoczeniem (zewnętrzne)
• Jednokierunkowe i dwukierunkowe - dotyczą one informacji wychodzących od wykonawcy do odbiorcy lub od odbiorcy do wykonawcy
• Informacyjne i decyzyjne - zależą od charakteru przekazywanej informacji.

Kanał powinien być odpowiednio dobrany do komunikatu. Wybierając go trzeba pamiętać o potrzebach i wymaganiach odbiorcy, ważności informacji, która ma być przekazana, a także uwzględnieniu cech przekazywanej informacji. Jeśli komunikat jest skomplikowany to odbiorca powinien mieć możliwość wielokrotnego powrócenia do niego.

Kanał komunikacyjny — artykuły polecane

Komunikacja — Komunikowanie interpersonalne — Komunikacja interpersonalna — Zasady komunikowania werbalnego — Interaktywność — Ankieta — Komunikacja werbalna i niewerbalna — Dyskusja — Obieg informacji w projekcie

Bibliografia

• Chęcińska-Zaucha A. (2013), Narzędzia wykorzystywane w komunikacji polskich przedsiębiorstw z podmiotami otoczenia na rynkach Unii Europejskiej, Wydział Zarządzania - Uniwersytet Gdański, tom 1, nr 4
• Lipowski M. (2016), Kanał komunikacji a kanał dystrybucji - zanikanie różnic i ich konsekwencje, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, nr 254
• Sokołowski A., Wrzalik A., Niedbał R. (2016), Rola kanałów komunikacji w wielokulturowym wymiarze współdziałania przedsiębiorstw, Humanistyczne aspekty zarządzania wiedzą i kompetencjami, t. 17, z. 7, cz. 1
• Thill J. (2004), Excellence in Business Communication, Prentice Hall
• Warner T. (1999), Umiejętności w komunikowaniu się, ASTRUM, Wrocław
• Zalewska-Turzyńska M. (2012), Komunikowanie się w organizacji: studium prakseologiczne, Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź

Autor: Jarosław Szot, Paulina Habrzyk