Konferencja

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacja, szukaj

Celem konferencji jest głównie omówienie spraw związanych z działalnością zawodową lub zajęciem osób spotykających się. Jednak wiele stowarzyszeń się spotyka, ponieważ niektórych ich członków łączy dobrowolna czy charytatywna działalność, to samo wyznanie, lub hobby. Większość konferencji łączy się z podróżowaniem ale niekoniecznie. Przykładem są podróże służbowe, które nie są związane z konferencjami.

Organizacje międzynarodowe

  • Związek Międzynarodowych stowarzyszeń UIA (liczący powyżej 300 uczestników) w Brukseli
  • Międzynarodowe Stowarzyszenie Kongresów i Zjazdów ICCA (liczące powyżej 50 os.) w Amsterdamie

Z danych zbieranych przez organizacje wynika, że państwami w których najwięcej jest organizowanych konferencji jest USA, Niemcy, Wielka Brytania, Włochy, Francja

Terminy organizowania konferencji są marzec, wrzesień, październik, listopad

Cechy konferencji

Wyjazdy konferencyjne cechuje,

  • Wysoka jakość usług
  • Nietypowy program atrakcyjny
  • Unikatowość
  • Egzotyczne doznania
  • Programów tych nie ma na rynku
  • Programy te zawierają, niespodzianki np. strzelnie z kusz, skok na Bangi, paintboal-(gra wojenna)

Wyjazdy te służą,

  • Są wkalkulowane w system zarządzania firmą
  • Służą integracji środowiska osób, które w nich uczestniczą
  • Mają służyć kształtowaniu lojalności pracowników firmy
  • Wyłonieniu liderów firmy

Trendy rozwojowe

Organizatorzy konferencji wciąż szukają coś nowego, czegoś zaskakującego, co na długo pozostałoby w pamięci uczestników. Jeśli uczestnicy stwierdzą, że otoczenie i rodzaj usług jest praktycznie taki sam jak w przypadku wielu konferencji niezależnie od tego, gdzie się odbywają, ich opinia o wydarzeniu może nie być taka dobra jak życzyłby sobie organizator.

Sprzedaż usług konferencyjnych zależy od promocji na rynku. Marka usług jest istotnym elementem, decydującym o pozycji na rynku przez dobrą reklamę infrastruktury i usług oraz zapewnienie lojalność klientów. Marce towarzyszy z reguły gwarancja zwrotu pieniędzy, jeśli hotel nie zapewni wymaganego poziomu usług. Przykładami znanych marek konferencyjnych usług hotelowych są Coference Privilege sieci Forte, Meeting Edge sieci Marriot i Conferenceplan sieci Thistle Hotels. Działania takie maja na celu zapewnienie nabywców, że mogą spodziewać się usług takiej samej jakości niezależnie od tego, który hotel danej sieci wybiorą. Korzyścią również dla nabywców jest fakt że większość usług jest im oferowana bezpośrednio, bez konieczności uciekania się do pomocy agencji czy pośrednika.

Profesjonalni organizatorzy są menedżerami produktu, w tym przypadku całej imprezy oraz, od czasu, konsultantami doradzającymi w takich kwestiach, jak techniki komunikacji, marketing i public relations, podatki i ubezpieczenia. Zakres usług profesjonalnych organizatorów konferencji obejmuje tylko albo aż cały zakres potrzeb klienta Do nich należy min. Pomoc przy składaniu ofert na organizację konferencji, pomoc przy ustalaniu celów, doradztwo w kwestiach podatkowych, tworzenie wstępnego planu, szkic zestawienia wpływów i wydatków, doradztwo finansowe, kwestie wstępne, sponsorowanie, stypendia, pożyczki, opłaty rejestracyjne, księgowość, kontrola rachunków bankowych, rejestrów, wpływów i wydatków, negocjacje z centrami, hotelami i innymi miejscami, struktura organizacyjna, spotkania z komitetami organizacyjnymi, systemy rejestracji, wystawy, plakaty, łączność z mówcami, marketing i public relations, biuro prasowe, transport gości

Biura podróży, touroperatorzy, hotele, firmy public relations i produkcyjne to tylko niektóre ze spółek czasami wyszukiwaniem miejsc i planowaniem części lub całości danego spotkania w imieniu klienta. Jednym z głównych typów pośredników, którym zaleca się zwłaszcza organizowanie narodowych i międzynarodowych imprez stowarzyszeń oraz konferencji rządowych, są profesjonalni organizatorzy konferencji. Firmy organizatorskie w miejscach docelowych to główni pośrednicy. Dość ograniczone zadania w porównaniu do pośredników spełniają agencje, które zajmują się doborem miejsc. Firmy producenckie zajmujące się konferencjami dbają o zapewnienie sprzętu audiowizualnego i efektów specjalnych, maja doświadczenie w projektowaniu i przygotowaniu miejsca spotkania oraz zaplecza. Działają również firmy odpowiedzialne za marketing miejsca. Zapewniają one nabywcom wszelkie wymagane informacje. Ich rolą jest wypromowanie miasta wskazując na jego wszystkie mocne strony. Są one także zaangażowane w rozwój produktu, wyszukiwanie słabych stron miejsc i infrastruktury oraz w pracę na rzecz ich poprawy.

Bibliografia

  • Rob Davidson i Beulah Cope, Turystyka biznesowa, POT, Warszawa 2003
  • Włodzimierz Kurek, Turystyka

Autor: nn