Plan reakcji na ryzyko

Plan reakcji na ryzyko to dokument będący rezultatem działań podjętych w procesie planowania reakcji na ryzyko. Jest on integralną częścią składową planu zarządzania projektem. Podczas jego konstruowania gromadzone oraz zapisywane i archiwizowane są dane, a także doświadczenia. Zbieranie tego typu materiałów jest bardzo istotne ze względu na przyszłe wydarzenia dotyczące realizacji danych etapów projektu czy zdarzenia. Prawdopodobnie znaczna ich część w zaistniałej już formie ponownie nie wystąpi. Również perspektywa ponownego wykorzystania zgromadzonej wiedzy dotyczącej wskazanego zdarzenia może wydawać się w przyszłości niepotrzebna, natomiast niezwykle wartościowe jest zbieranie tego typu informacji w celu poszerzania zakresu umiejętności oraz kompetencji w kontekście zmierzenia się z możliwymi do wystąpienia w przyszłości zagrożeniami. Dzięki temu łatwiej będzie tego typu zagrożenie zidentyfikować, opracować strategie postępowania, a także podejmować zasadne we wskazanej sytuacji decyzji. Dlatego też istotne jest ustalenie odpowiedniej konstrukcji planu reakcji na ryzyko (Maciej Nowak 2014, s. 38).

TL;DR

Plan reakcji na ryzyko jest ważnym dokumentem, który pomaga w zarządzaniu ryzykiem w projekcie. Powinien zawierać m.in. identyfikator ryzyka, opis ryzyka, wpływ ryzyka, kategorie reakcji na ryzyko, działania w przypadku wystąpienia ryzyka, właściciela ryzyka, terminarz działań i szacowany koszt reakcji. Tworzy się go w celu opanowania zagrożeń i zapewnia wgląd w działania i konsekwencje. Rejestr ryzyk jest narzędziem, które pomaga w identyfikacji i analizie ryzyka. Ważne jest odpowiednie przygotowanie się na ryzyko i umiejętność zarządzania sytuacjami kryzysowymi.

Elementy składowe planu reakcji na ryzyko

Odpowiednio skonstruowany plan reakcji na ryzyko powinien zawierać m.in. następujące elementy:

• identyfikator ryzyka - umożliwia on jednoznaczne i trwałe oznaczenia danego ryzyka w strukturze dokumentu,
• szczegółowy opis ryzyka,
• wpływ ryzyka - w podziale na kategorie w kontekście przepływów finansowych oraz czasu, który musi danemu ryzyku zostać poświęcony,
• kategorie reakcji na ryzyko - usystematyzowany zbiór rodzajów reakcji,
• charakterystyka działań, które zostaną zrealizowane w przypadku wystąpienia danych szans czy też zagrożeń,
• właściciel ryzyka - osoba bezpośrednio odpowiedzialna za dane ryzyko,
• właściciel poszczególnych działań przypisanych do ryzyka - (delegowanie) od początku do końca trwania projektu zakres pracy jest przypisany do tego samego wykonawcy,
• terminarz / harmonogram działań - określa czas niezbędny dla skutecznego działania; ważne dla powodzenia projektu jest ustalenie tzw. "kamieni milowych", które związane są z istotnymi dla danego projektu zdarzeniami takimi jak zakończenie kluczowego zadania lub otrzymanie decyzji administracyjnej wymaganej do dalszych działań,
• szacowany koszt reakcji na ryzyko - powinien uwzględniać planowany zakres prac oraz planowane zasoby które determinują koszty zaangażowania oraz pozyskiwania i koszty bezpośrednie czyli nakłady pracy, sprzętu, materiałów, które będą wykorzystywane w czasie realizacji projektu,
• inne - w tym okazje czy zagrożenia, które mogą wystąpić w związku z wybraną reakcją (Maciej Nowak 2014, s. 41-43).

Motywy tworzenia planu reakcji na ryzyko

Przyjęty plan reakcji na ryzyko opisany w dokumencie powstaje w celu opanowania danego zagrożenia. Oprócz uwidocznienia wytycznych postępowania, nakreśla on zasady oraz cykl zarządzania ryzykiem. Dzięki temu dokumentowi uzyskuje się wgląd do wskazówek czy wzorców postępowań sprzężonych z możliwymi do wystąpienia zagrożeniami, wdrożonymi rozwiązaniami oraz ich konsekwencjami. Planu reakcji na ryzyko powinien być tworzony według przyjętych standardów, które umożliwiają zastosowanie standaryzacji ułatwiającej odnalezienie potrzebnych danych. Dokumentacja ta winna być wykonywana cyklicznie dla każdego z założonych etapów projektu czy zdarzenia. Takie postępowanie umożliwi szybkie odnalezienie informacji, które w konkretnym położeniu mogą okazać się pomocne, niezależnie od tego, czy potrzebne będą wiadomości wybiórcze, czy analizy dużo bardziej złożonych treści. Ponadto znaczniej łatwiej będzie spojrzeć na występujące zjawiska kompleksowo, a także odpowiednio przygotować się w przyszłości na podjęcie działań mających na celu ich minimalizację, opanowanie czy też wyeliminowanie.

Rejestr ryzyk

Skuteczne planowanie reakcji na ryzyko jest możliwe dzięki prowadzeniu rejestru ryzk, który umożliwia ich prawidłową identyfikację, a także rozbudowanie wiedzy na temat zasad, schematów czy prawdopodobieństw ich występowania. Odpowiednio skonstruowany rejestr ryzk powinien zawiera komplet dotychczas zgromadzonych informacji dotyczących m.in. działań, symptomów występowania ryzyka, podziału zakresu obowiązków w przypadku ich wystąpienia, analizy dotyczące wykorzystania zasobów rzeczowych, finansowych czy ludzkich (Maciej Nowak 2014, s. 42).

Podsumowanie

Niezwykle istotne jest, aby odpowiedni przygotować się na wystąpienie ryzyka. Ma to zasadnicze znaczenie w procesie zarządzania projektami z poszczególnych dziedzin działalności ludzkiej, uwzględniając najistotniejszą z punktu widzenia funkcjonowania wolnego runku i przedsiębiorczości, czyli działalność gospodarczą. Zaplanowanie rozwiązań i sposobów postępowania w sytuacjach wynikających z różnorodnych sytuacji wywodzących się z otoczenia wewnętrznego jak i zewnętrznego wymaga odpowiedniej wiedzy specjalistycznej, ale również umiejętności podejmowania decyzji czy umiejętności budowania komunikacji oraz zarządzania sytuacjami kryzysowymi (Jerzy Kisielnicki 2014, s. 132).

Plan reakcji na ryzyko — artykuły polecane

Plan projektu — Planowanie — Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — Check-lista — Zarządzanie kosztami wg PMBOK — Zamykanie projektu — Plan audytów — Bilansowanie zasobów

Bibliografia

• Jones R. (2009), Zarządzanie projektami. Sztuka przetrwania, MT Biznes, Warszawa
• Kisielnicki J. (2017), Zarządzanie projektami. Ludzie - procedury - wyniki, Wydawnictwo Nieoczywiste, Piaseczno
• Kokot-Stępień P. (2015), Identyfikacja ryzyka jako kluczowy element zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, nr 855
• Nicholas J., Steyn H. (2015), Zarządzanie projektami zastosowania w biznesie, inżynierii i nowoczesnych technologiach, Wolters Kluwer, Warszawa
• Nowak M. (2014), Wspomaganie decyzji w planowaniu projektów, Difin, Warszawa
• Trocki M. (red.) (2017), Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wróblewki R. (2011), Zarządzanie ryzykiem w przedsiębiorstwie, Zeszyt nr 90, Zeszyty Naukowe Uniwerystety Przyrodniczo-humanistycznego w Siedlcach
• Zawarska J. (2012), Identyfikacja i pomiar ryzyka w procesie zarządzania ryzykiem podmiotów gospodarczych, Zarządzanie i Finanse, R. 10, nr 1, cz. 1

Autor: Agnieszka Pośnik