Check-lista

Lista sprawdzająca, lista kontrolna lub tzw. check-lista, (ang. checklist) jest prostym narzędziem umożliwiającym kontrolę poprawności i/lub ocenę stopnia ukończenia danego przedsięwzięcia. Narzędzie to składa się z serii pytań lub zagadnień dotyczących projektu lub jego środowiska. Listy kontrolne rozpowszechnione zostały w latach 60-tych i obecnie stosowane są w każdym obszarze projektowym.

Skuteczność check-listy zależy od jej złożoności. Im dokładniejsze i bardziej szczegółowe zawiera pytania, tym większa jest jej skuteczność, przy jednakże wydłużonym czasie jej sporządzania. W zarządzaniu projektami, zastosowanie list kontrolnych na etapie realizacji projektu pozwala na szybką ocenę stanu projektu oraz miejsc i przyczyn ewentualnych jego opóźnień.

Check-lista w zarządzaniu projektami powinna powstać w fazie planowania projektu, stanowi bowiem cenne narzędzie kontroli realizacji oraz kontroli końcowej każdego bardziej złożonego przedsięwzięcia.

Sporządza się także często pomocnicze listy kontrolne, zawierające tylko pewien wycinek zagadnień, którymi zainteresowane jest kierownictwo projektu. Takie listy, mogą być stosowane częściej dla podniesienia sprawności działań kierowniczych i bieżącej kontroli realizowanego projektu.

Zalety checklisty

Do zalet listy kontrolnej można zaliczyć:

• prostotę,
• łączy i klarownie przedstawia kolejne etapy postępowania,
• ułatwia komunikację,
• kładzie nacisk na pracę zespołową,
• zmniejsza ryzyko utraty ważnych informacji,
• systematyzuje działania,
• dyscyplinuje.

Zastosowanie checklisty

Lista kontrolna sprawdza się niemal w każdej dziedzinie życia. Początki jej stosowania w obszarze lotnictwa wiążą się z rokiem 1935, w którym nastąpiła katastrofa Boeinga 299. Po wnikliwej analizie przyczyn wypadku oraz sposobu sterowania samolotem z czterema silnikami eksperci doprowadzili do stworzenia listy kontrolnej i na jej podstawie zamawiali samoloty dla armii Stanów Zjednoczonych. Innym miejscem, w którym check-lista wydaje się być niezbędna jest świat finansów. Służy ona jako hamulec dla inwestorów, aby przy podejmowaniu ryzykownych decyzji dotyczących przyszłości nie dali się bezmyślnie ponieść fali chwilowego sukcesu. Lista sprawdzająca wnosi ogromne korzyści również w sferze medycyny. Zgodnie z nią, swoje zadnia wykonują niemal wszyscy pracownicy począwszy od pielęgniarki, która zajmuje się pacjentami, przez anestezjologa, a kończąc na lekarzu obecnym na sali operacyjnej. Z kolei najprostszy rodzaj checklist występujący w każdym domu stosują gospodynie domowe podczas pieczenia cista lub robienia zakupów.

Check-lista jest niezwykle przydatnym narzędziem w zarządzaniu czasem i priorytetami. Pozwala ona na skuteczne planowanie harmonogramu, identyfikację najważniejszych zadań oraz utrzymanie terminów.

• Planowanie harmonogramu. Check-lista może pomóc w skutecznym planowaniu harmonogramu poprzez zidentyfikowanie wszystkich niezbędnych czynności do wykonania w danym projekcie. Dzięki temu można lepiej oszacować czas potrzebny na wykonanie poszczególnych zadań oraz ustalić kolejność ich realizacji. Check-lista pozwala również na monitorowanie postępów i terminowość ich realizacji.
• Identyfikacja najważniejszych zadań. W zarządzaniu czasem i priorytetami, check-lista może pomóc w identyfikacji najważniejszych zadań. Dzięki temu można skoncentrować się na najistotniejszych zadaniach i zapewnić ich terminowe wykonanie. Check-lista umożliwia również przypisanie odpowiednich priorytetów do poszczególnych zadań, co ułatwia ich organizację i realizację.
• Utrzymywanie terminów. Check-lista jest doskonałym narzędziem do utrzymywania terminów. Dzięki niej można śledzić postęp w realizacji zadań i regularnie sprawdzać, czy są one wykonywane zgodnie z ustalonym harmonogramem. Check-lista pozwala również na szybkie reagowanie w przypadku opóźnień i podejmowanie odpowiednich działań naprawczych.
• Kontrola jakości. Check-lista umożliwia skuteczną kontrolę jakości poprzez ustalenie kryteriów i standardów, które powinny być spełnione. Dzięki niej można sprawdzić, czy wszystkie niezbędne kroki zostały wykonane, czy wymagania klienta zostały spełnione i czy produkt lub usługa spełnia określone standardy jakości.
• Zapewnienie zgodności z normami i standardami. Check-lista jest również przydatna w zapewnianiu zgodności z normami i standardami. Dzięki niej można upewnić się, że wszystkie wymagania, procedury i wytyczne zostały spełnione. Check-lista umożliwia również śledzenie postępów w realizacji działań mających na celu dostosowanie się do określonych norm i standardów.
• Monitorowanie wyników i doskonalenie. Check-lista pozwala na monitorowanie wyników i doskonalenie procesów. Dzięki niej można śledzić postępy w osiąganiu celów, identyfikować obszary wymagające poprawy oraz podejmować działania naprawcze. Check-lista umożliwia również systematyczne przeglądanie i aktualizowanie procedur i wytycznych, co przyczynia się do ciągłego doskonalenia organizacji.
• Identyfikacja potencjalnych zagrożeń. Check-lista umożliwia skuteczną identyfikację potencjalnych zagrożeń. Dzięki niej można dokładnie przeanalizować wszystkie możliwe ryzyka związane z danym projektem lub działalnością. Check-lista pozwala na uwzględnienie różnych rodzajów zagrożeń i ich potencjalnego wpływu na realizację celów.
• Działania zapobiegawcze. Check-lista jest również przydatna w podejmowaniu działań zapobiegawczych. Dzięki niej można ustalić konkretne kroki, które należy podjąć w celu minimalizacji ryzyka. Check-lista pozwala na skuteczne planowanie i organizację działań zapobiegawczych, co przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa i ograniczenia potencjalnych strat.
• Monitorowanie i zarządzanie ryzykiem. Check-lista jest również pomocna w monitorowaniu i zarządzaniu ryzykiem. Dzięki niej można regularnie oceniać stopień ryzyka oraz podejmować odpowiednie działania w celu jego minimalizacji. Check-lista umożliwia również śledzenie postępów w realizacji działań zarządzania ryzykiem i podejmowanie działań korygujących w razie potrzeby.
• Organizacja zadań i delegowanie obowiązków. Check-lista umożliwia skuteczną organizację zadań i delegowanie obowiązków. Dzięki niej można przypisać odpowiednie zadania do poszczególnych pracowników, ustalić terminy ich realizacji oraz monitorować postępy w ich wykonywaniu. Check-lista pozwala również na klarowne określenie oczekiwanych rezultatów i odpowiedzialności w ramach zespołu.
• Monitorowanie postępów i efektywności pracy zespołu. Check-lista jest również przydatna w monitorowaniu postępów i efektywności pracy zespołu. Dzięki niej można śledzić, czy wszystkie zadania są wykonywane zgodnie z ustalonym harmonogramem i oczekiwaniami. Check-lista umożliwia również identyfikację obszarów wymagających wsparcia lub doskonalenia, co przyczynia się do efektywności pracy całego zespołu.
• Motywowanie i rozwijanie pracowników. Check-lista może również pomóc w motywowaniu i rozwijaniu pracowników. Dzięki niej można określić cele rozwojowe dla poszczególnych pracowników, śledzić ich postępy i regularnie oceniać ich osiągnięcia. Check-lista umożliwia również zapewnienie odpowiedniego wsparcia i szkoleń, które przyczyniają się do rozwoju kompetencji i efektywności pracowników.
• Bezpieczeństwo pacjenta w medycynie. Check-lista jest niezwykle ważna w medycynie, gdzie bezpieczeństwo pacjenta jest sprawą kluczową. Dzięki niej można upewnić się, że wszystkie niezbędne procedury i protokoły zostały przestrzegane. Check-lista umożliwia również zidentyfikowanie potencjalnych ryzyk i podjęcie odpowiednich działań zapobiegawczych w celu minimalizacji błędów medycznych.
• Kontrola wydatków w finansach. Check-lista może być przydatna w kontrolowaniu wydatków w dziedzinie finansów. Dzięki niej można systematycznie sprawdzać, czy wszystkie płatności i transakcje są zgodne z ustalonym budżetem. Check-lista umożliwia również identyfikację obszarów, w których można zaoszczędzić lub zoptymalizować wydatki.
• Planowanie i monitorowanie kampanii marketingowych. Check-lista jest również przydatna w planowaniu i monitorowaniu kampanii marketingowych. Dzięki niej można skutecznie organizować wszystkie etapy kampanii, ustalać terminy i cele, a także monitorować postępy i wyniki. Check-lista umożliwia również identyfikację najważniejszych czynników sukcesu kampanii i podejmowanie odpowiednich działań korygujących w razie potrzeby.

Kluczowe elementy check-listy

Skuteczna check-lista powinna posiadać kilka istotnych cech, które przyczyniają się do jej efektywności w zarządzaniu projektami i procesami. Oto trzy kluczowe cechy, które powinny być uwzględnione przy tworzeniu check-listy:

• Prostota. Jedną z najważniejszych cech skutecznej check-listy jest jej prostota. Powinna być ona czytelna i łatwa do zrozumienia dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Zbyt skomplikowana check-lista może prowadzić do zamieszania i błędów. Dlatego ważne jest, aby skupić się na najważniejszych elementach i nie przesadzać z ilością szczegółów.
• Klarowność. Klarowność check-listy jest równie istotna, co jej prostota. Powinna ona zawierać jasno sformułowane zadania i wytyczne, które pozwalają na łatwe i precyzyjne ich wykonanie. Wszelkie niejasności mogą prowadzić do pomyłek i utrudniać realizację projektu. Dlatego warto zwrócić uwagę na jasność sformułowań i unikać nieprecyzyjnych opisów.
• Ułatwienie komunikacji. Check-lista powinna stanowić narzędzie ułatwiające komunikację między członkami zespołu i innymi osobami zaangażowanymi w projekt. Powinna być dostępna dla wszystkich zainteresowanych stron i zawierać informacje, które są istotne dla każdego z nich. Dzięki temu można uniknąć nieporozumień i zapewnić, że wszyscy mają pełny obraz tego, co należy zrobić i jak to zrobić.

Check-lista może zawierać różne elementy, w zależności od konkretnego projektu i potrzeb zespołu. Oto trzy przykładowe elementy, które mogą być uwzględnione na check-liście:

• Zadania do wykonania. Jednym z głównych elementów check-listy są zadania do wykonania. Powinny być one jasno sformułowane i uporządkowane według priorytetów. Dzięki temu zespół może łatwo śledzić postępy i upewnić się, że wszystkie zadania są wykonane w odpowiednim czasie.
• Terminy i priorytety. Terminy i priorytety powinny być uwzględnione na check-liście, aby zapewnić kontrolę nad postępami projektu. Dzięki temu można monitorować, czy wszystkie zadania są wykonywane zgodnie z ustalonym harmonogramem i odpowiednio reagować w przypadku opóźnień lub problemów.
• Osoby odpowiedzialne. Na check-liście warto również uwzględnić osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych zadań. Dzięki temu można jasno określić, kto jest odpowiedzialny za realizację konkretnych zadań i zapewnić, że wszyscy mają jasno określone role i obowiązki.

Listy kontrolne a warunki pracy

W przypadku przedsiębiorstw check-listy odgrywają bardzo ważną rolę w procesie analizy warunków pracy. Przy ich pomocy można ocenić czynniki ryzyka w kolejnych obszarach miejsca pracy. Najbardziej znanymi listami kontrolującymi jakość pracy są:

• Lista Dortmundzka
• Lista kontrolna K.F.H. Murella

Listy te mają charakter uniwersalny dzięki czemu mogą być stosowane bez względu na charakter przedsięwzięcia.

Wyzwania i ograniczenia check-listy

• Zbyt duża ilość informacji na check-liście. Jednym z głównych wyzwań związanych z tworzeniem i wykorzystaniem check-listy jest ryzyko zbyt dużej ilości informacji zawartych na niej. Przeładowana check-lista może być trudna do czytania i zrozumienia, co prowadzi do dezorientacji i błędów. Aby uniknąć tego problemu, należy dbać o klarowność i przejrzystość check-listy, ograniczając się do najważniejszych punktów.
• Brak aktualizacji i dostosowania do zmian. Kolejnym wyzwaniem jest brak regularnej aktualizacji check-listy oraz jej dostosowywanie do zmieniających się warunków i potrzeb. Jeśli check-lista nie jest na bieżąco aktualizowana, może stać się nieaktualna i nieprzydatna. Dlatego ważne jest, aby regularnie przeglądać i aktualizować check-listę, uwzględniając wszelkie zmiany i nowe wymagania.
• Ograniczenia w elastyczności podejścia. Check-lista może stanowić podstawową ramę do przeprowadzenia określonego zadania, jednak może również ograniczać elastyczność podejścia. W niektórych sytuacjach może być konieczne dostosowanie lub zmiana planu działania, które nie są uwzględnione na check-liście. Dlatego ważne jest, aby pamiętać, że check-lista jest jedynie narzędziem i nie powinna być traktowana jako sztywna reguła.
• Konieczność stałej kontroli i wprowadzania zmian. Stosowanie check-listy wymaga stałej kontroli i wprowadzania zmian w zależności od sytuacji. Check-lista może być uważana za statyczny dokument, ale aby była skuteczna, musi być regularnie oceniana i aktualizowana. Wymaga to zaangażowania całego zespołu i podejmowania działań w celu poprawy i doskonalenia listy.
• Konieczność zaufania do check-listy. Innym ograniczeniem jest konieczność zaufania do check-listy. Osoby korzystające z check-listy muszą wierzyć w jej skuteczność i zgodność z wymaganiami. Jeśli członkowie zespołu mają wątpliwości co do jakości check-listy lub nie ufają jej, może to prowadzić do pominięcia niektórych punktów lub niedopełnienia odpowiednich zadań.
• Niezastąpienie kreatywności i elastyczności. Check-lista jest przydatnym narzędziem, ale nie może zastąpić kreatywności i elastyczności członków zespołu. Istnieją sytuacje, w których konieczne jest podejmowanie decyzji i działania, które nie są uwzględnione na check-liście. W takich przypadkach ważne jest, aby członkowie zespołu byli elastyczni i kreatywni, aby dostosować się do zmieniających się warunków i znaleźć odpowiednie rozwiązania.
• Stałe monitorowanie i aktualizacja. Aby uniknąć pułapek i ograniczeń check-listy, ważne jest stałe monitorowanie i regularna aktualizacja. Check-lista powinna być stale oceniana i dostosowywana do zmieniających się potrzeb projektu. Regularne przeglądy i aktualizacje zapewnią, że check-lista jest zawsze aktualna i skuteczna.
• Dostosowanie do konkretnej sytuacji i potrzeb projektu. Kolejnym sposobem uniknięcia ograniczeń check-listy jest dostosowanie jej do konkretnej sytuacji i potrzeb projektu. Każdy projekt może mieć inne wymagania i specyficzne aspekty, dlatego ważne jest, aby check-lista była spersonalizowana i uwzględniała indywidualne potrzeby. Dostosowanie check-listy do konkretnych warunków zwiększy jej skuteczność i przydatność.
• Uwzględnienie opinii i uwag zespołu. Ostatnim sposobem na uniknięcie ograniczeń check-listy jest uwzględnienie opinii i uwag zespołu. Członkowie zespołu mają pierwszą rękę doświadczenie z wykorzystaniem check-listy i mogą mieć cenne uwagi dotyczące jej skuteczności i możliwych ulepszeń. Warto stworzyć otwarte środowisko, w którym wszyscy członkowie zespołu mogą dzielić się swoimi spostrzeżeniami i wnioskami dotyczącymi check-listy, aby maksymalizować jej skuteczność.

Check-lista — artykuły polecane

Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 — Szacowanie czasu trwania zadań — Macierz reagowania na ryzyko — Studium wykonalności — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — System zarządzania przebiegiem procesów — Ewaluacja projektu — Procesy kontroli wg PMBOK — Rozpoczynanie projektu

Bibliografia

• Galiński P., Pisarewicz P. (red.) (2016), Zarządzanie ryzykiem i wartością organizacji, Wydział Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego
• Lubaś P. (2010), Diagnoza ergonomicznych czynników ryzyka, Państwowa Inspekcja Pracy, Szczecin
• Parfitt M., Sanvido V. (1993), Checklist of critical success factors for building projects, Journal of Management in Engineering, 9(3)
• Westerveld E. (2003), The Project Excellence Model®: linking success criteria and critical success factors. International Journal of Project Management, 21(6)
• Gawande A. (2010), Checklist Manifesto, Penguin Books

Autor: Monika Pasik, Krzysztof Woźniak