Gromadzenie informacji

Gromadzenie informacji jest nieodłączną częścią procesu zarządzania organizacją. Informacje są niezbędne do podejmowania właściwych decyzji, planowania działań oraz monitorowania i oceny postępów. W dzisiejszym świecie, gdzie informacje są łatwo dostępne i szybko zmieniają się, umiejętność skutecznego gromadzenia i wykorzystywania informacji staje się kluczowym czynnikiem sukcesu organizacji.

Informacja można zdefiniować jako zbiór danych, faktów i wiedzy, które są przekazywane i odbierane w celu zrozumienia danego tematu lub sytuacji. Informacje są niezwykle ważne, ponieważ stanowią podstawę podejmowania decyzji i działania. Bez odpowiednich informacji, zarządzanie organizacją staje się czystym przypuszczeniem i podejmowanie decyzji opiera się na intuicji, a nie na faktach i analizie.

W literaturze przedmiotu, jako informację najczęściej rozumie się każdą treść (dane), która przekazywana jest od nadawcy do odbiorcy. Informacje podlegają wielu procesom, takim jak rozpoznawanie, pamiętanie, przetwarzanie i przesyłanie informacji. Są to procesy, które zachodzą na wszystkich szczeblach organizacji świata materialnego - od istot myślących i wysoko zorganizowanych, aż po świat roślin i zwierząt.

Jedną z podstawowych cech informacji jest jej zdolność do przenoszenia się w czasie i przestrzeni. Przenoszenie w czasie oznacza magazynowanie lub zapamiętywanie informacji, natomiast przenoszenie w przestrzeni to przekazywanie, przesyłanie lub komunikowanie (Kruczek Z. & Walas B. 2010)

Gromadzenie informacji, rozumiane jest, jako ciągły proces polegający na pozyskiwaniu adekwatnych informacji, określaniu sposobów ich przechowywania (w postaci zdefiniowanych zapisów w bazach danych), utrzymywaniu informacji (zapewnienie integralności danych, bezpieczeństwa fizycznego dostępu do danych, itp.), aktualizacji informacji (zmiany w przechowywanych zbiorach informacji zapewniające aktualność reprezentowanych przez te zbiory zjawisk gospodarczych).

Zastosowanie

Gromadzenie informacji powinno rozpoczynać się od wcześniejszego określenia potrzeb informacyjnych w przedsiębiorstwie, w przeciwnym wypadku można spodziewać się zalewu masy danych. Skuteczność gromadzenia zasobów informacyjnych pozyskiwanych z różnych źródeł w znacznym stopniu wzrasta, gdy firma używa własnych sieci jako źródła informacji.

Przedsiębiorstwo gromadzi zarówno informacje wewnętrzne - przekazywane wewnątrz organizacji - jak i, a może przede wszystkim, informacje docierające z zewnętrznego otoczenia firmy.

Gromadzenie informacji nie może być procesem sporadycznym, okazjonalnym i wybiórczym. Musi się ono odbywać w sposób systematyczny i co najważniejsze uporządkowany według ściśle określonych reguł i zasad katalogowania - np. daty pozyskania informacji, daty umieszczenia jej w bazie, zakresu tematycznego, przedmiotu którego dotyczy. Szczególnie jest to ważne przy planowaniu zarówno bieżącej działalności przedsiębiorstwa jak i przy formułowaniu jej strategii. Każdy użytkownik systemu powinien znać zasady, jakie regulują proces gromadzenia informacji, aby w razie potrzeby mógł w szybki i bezproblemowy sposób odnaleźć niezbędne wiadomości.

Efekty gromadzenia informacji

Należy zwrócić uwagę, iż pozytywnych efektów gromadzenia informacji należy spodziewać się dopiero po długoczasowym procesie gromadzenia i przetwarzania informacji. Tylko taki proces może zapewnić rzetelne i prawdziwe dane, które są użyteczne dla przedsiębiorstwa. Funkcja gromadzenia wiadomości odpowiada w bardzo dużej mierze za zdolność systemu informacyjnego do długofalowego magazynowania i składowania informacji. Wykonywanie tej funkcji jest możliwe dzięki dwu operacjom:

• katalogowaniu- ściśle jest ono związane z klasyfikowaniem już zakodowanych informacji
• tworzeniu baz danych, poprzez odpowiednie i systematyczne grupowanie informacji w przedsiębiorstwie i tworzenie swego rodzaju wspólnego zasobu wiedzy, możliwej do wykorzystania przez każdego pracownika - użytkownika, który jej w danym momencie potrzebuje do prawidłowego wykonywania swych zadań i podejmowania decyzji.

Informacje mogą być przechowywane i gromadzone w:

• komputerowych bazach danych - są to najczęściej dane cyfrowe przechowywane na dyskach twardych,
• archiwach i katalogach,
• serwerach internetowych,
• bankach danych - uporządkowany i udostępniony w Internecie zbiór informacji,
• na urządzeniach pamięci masowej,
• na dyskach twardych komputerów,
• na dyskach optycznych - CD-ROM, CR-RW, CD-R,
• bibliotekach internetowych - inaczej zwanych cyfrowymi,
• intranecie,
• extranecie,
• repozytoria dokumentów- system zarządzania dokumentami DMS.

Rola gromadzenia informacji w zarządzaniu organizacją

Gromadzenie informacji odgrywa kluczową rolę w procesie zarządzania organizacją. Jest to niezbędny krok, który umożliwia organizacji zdobycie wiedzy i zrozumienie otoczenia, w którym działa. Gromadzenie informacji pozwala na poznanie potrzeb klientów, analizę rynku, monitorowanie konkurencji oraz identyfikację nowych trendów i szans.

Jednym z głównych celów gromadzenia informacji jest zdobycie wiedzy na temat klientów i ich potrzeb. Gromadzenie informacji o klientach pozwala organizacji lepiej zrozumieć ich preferencje, oczekiwania i zachowania. Dzięki temu organizacja może dostosować swoje produkty i usługi do potrzeb klientów, co prowadzi do zwiększenia lojalności i satysfakcji klientów.

Gromadzenie informacji jest również niezbędne do analizy rynku i monitorowania konkurencji. Organizacja musi być świadoma zmian i trendów na rynku, aby móc dostosować swoje strategie i działania. Informacje na temat konkurencji pozwalają organizacji lepiej zrozumieć ich strategie, produkty i usługi, co umożliwia dostosowanie swojego działania w celu osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.

Ponadto, gromadzenie informacji jest istotne w procesie planowania. Informacje na temat otoczenia organizacji, takie jak trendy rynkowe, zmiany prawne czy ekonomiczne, pozwalają organizacji przewidzieć przyszłe wyzwania i możliwości. Dzięki temu organizacja może opracować strategie i cele, które umożliwią jej osiągnięcie sukcesu w długim okresie.

Proces gromadzenia informacji

Rozpoznawanie informacji

Rozpoznawanie informacji jest pierwszym etapem procesu gromadzenia informacji. Polega ono na identyfikacji i zrozumieniu dostępnych źródeł informacji oraz określeniu ich wiarygodności i przydatności. W tym etapie kluczową rolę odgrywa umiejętność analizy informacji i selekcji tych, które są istotne dla konkretnego celu. Ważne jest również określenie celu gromadzenia informacji, aby zapewnić skupienie na najważniejszych aspektach.

Pamiętanie informacji

Po rozpoznaniu informacji następuje etap pamiętania informacji. W tym etapie konieczne jest utrwalenie zebranych informacji w pamięci. Istotne jest tu stosowanie różnych technik zapamiętywania, takich jak notatki, diagramy, czy tworzenie skrótów myślowych. Pamiętanie informacji ułatwia efektywne korzystanie z nich w przyszłości i umożliwia ich wykorzystanie w podejmowaniu decyzji.

Przetwarzanie informacji

Przetwarzanie informacji jest kolejnym etapem procesu gromadzenia informacji. W tym etapie informacje są analizowane, porównywane i oceniane pod kątem ich istotności i związku z innymi informacjami. Przetwarzanie informacji pozwala na wyodrębnienie istotnych faktów, zrozumienie zależności między nimi oraz wygenerowanie nowej wiedzy. W tym etapie wykorzystywane są różne techniki, takie jak analiza SWOT, metoda Delphi czy analiza scenariuszy.

Przesyłanie informacji

Ostatnim etapem procesu gromadzenia informacji jest przesyłanie informacji. Po przetworzeniu informacji i wygenerowaniu nowej wiedzy konieczne jest przekazanie jej innym osobom lub zespołom, które mogą wykorzystać tę wiedzę w swojej pracy. Przesyłanie informacji może odbywać się za pomocą różnych środków, takich jak raporty, prezentacje, czy spotkania. Ważne jest odpowiednie dostosowanie sposobu przekazu do odbiorców, aby zapewnić skuteczne zrozumienie przekazywanej informacji.

Badanie potrzeb informacyjnych

Przed rozpoczęciem procesu gromadzenia informacji istotne jest przeprowadzenie badania potrzeb informacyjnych. Polega to na identyfikacji celów i problemów, które mają być rozwiązane dzięki zebranym informacjom. Badanie potrzeb informacyjnych pozwala na określenie zakresu i głównych obszarów, na których należy skupić się podczas gromadzenia informacji. Istotne jest również uwzględnienie różnych perspektyw i interesów, aby zapewnić kompleksowe i wszechstronne zebranie informacji.

Reguły i zasady katalogowania

Odpowiednie katalogowanie i indeksowanie informacji jest kluczowe dla efektywnego zarządzania danymi. Reguły i zasady katalogowania określają sposób, w jaki informacje są klasyfikowane, opisywane i organizowane, aby umożliwić łatwe odnalezienie w przyszłości. Bez odpowiedniego katalogowania informacji, gromadzenie danych może stać się chaotyczne i utrudnić ich późniejsze wykorzystanie.

Ważne jest również, aby regularnie przeglądać i aktualizować system katalogowania, aby odzwierciedlał zmieniające się potrzeby organizacji. Nowe kategorie i tagi mogą być dodawane, a nieaktualne informacje mogą być usuwane lub archiwizowane. Wprowadzanie spójnych i zrozumiałych reguł katalogowania jest kluczowe dla zapewnienia, że informacje są łatwo dostępne i użyteczne dla pracowników organizacji.

Źródła i miejsca przechowywania informacji

Komputerowe bazy danych

Komputerowe bazy danych są jednym z najpopularniejszych miejsc przechowywania informacji we współczesnym świecie. Są one wykorzystywane w różnych dziedzinach, takich jak biznes, nauka, administracja publiczna czy medycyna. Bazy danych umożliwiają przechowywanie dużych ilości informacji w strukturalny i uporządkowany sposób. Dzięki nim można łatwo wyszukiwać, analizować i zarządzać danymi.

W bazach danych można przechowywać różnorodne informacje, takie jak dane klientów, produkty, transakcje, wyniki badań naukowych czy dane medyczne. Bazy danych umożliwiają także tworzenie relacji między różnymi zestawami danych, co pozwala na bardziej zaawansowane analizy i generowanie raportów.

Archiwa

Archiwa są kolejnym miejscem przechowywania informacji, szczególnie tych o dużej wartości historycznej, kulturalnej lub naukowej. Archiwa mogą zawierać dokumenty, zdjęcia, nagrania dźwiękowe, filmy oraz inne materiały związane z daną dziedziną. Przechowywanie informacji w archiwach ma na celu zapewnienie ich długotrwałej ochrony i dostępności dla przyszłych pokoleń.

Archiwa często stosują specjalne procedury i techniki przechowywania, aby chronić materiały przed zniszczeniem lub utratą. Mogą być one przechowywane w specjalnych magazynach, gdzie panują odpowiednie warunki temperaturowe i wilgotności. Ponadto, archiwa często opracowują systemy indeksowania i opisu dokumentów, aby ułatwić ich odnalezienie w przyszłości.

Serwery internetowe

Wraz z rozwojem technologii internetowych, serwery internetowe stały się ważnym miejscem przechowywania informacji. Serwery internetowe umożliwiają przechowywanie danych w chmurze, co oznacza, że są one dostępne z dowolnego miejsca i urządzenia podłączonego do Internetu. Przechowywanie danych na serwerach internetowych ma wiele zalet, takich jak łatwy dostęp, skalowalność i bezpieczeństwo.

Serwery internetowe są wykorzystywane przez firmy, instytucje publiczne i osoby prywatne do przechowywania różnego rodzaju informacji, takich jak pliki, dokumenty, zdjęcia czy filmy. Dzięki serwerom internetowym można udostępniać informacje innym użytkownikom poprzez udostępnianie linków lub udostępnianie plików za pomocą chmurowych usług.

Banki danych

Banki danych to specjalne instytucje lub organizacje, które przechowują duże ilości informacji w celu udostępniania ich innym podmiotom. Banki danych są często wykorzystywane w badaniach naukowych, analizach statystycznych, marketingu czy zarządzaniu danymi klientów. Przechowywanie danych w bankach danych ma na celu zapewnienie ich łatwej dostępności, bezpieczeństwa i zgodności z przepisami prawa.

Banki danych mogą przechowywać różne rodzaje informacji, takie jak dane demograficzne, dane finansowe, dane medyczne czy dane transakcyjne. Przechowywane dane mogą być dostępne publicznie lub tylko dla wybranych podmiotów. Banki danych często oferują również narzędzia analityczne i raportowe, które umożliwiają przetwarzanie i analizę zgromadzonych danych.

Urządzenia pamięci masowej

Urządzenia pamięci masowej, takie jak dyski twarde, pendrive'y czy karty pamięci, są powszechnie stosowane do przechowywania informacji na osobistych komputerach i innych urządzeniach elektronicznych. Takie urządzenia są często wykorzystywane do przechowywania danych osobistych, takich jak dokumenty, zdjęcia, filmy czy pliki muzyczne.

Urządzenia pamięci masowej są łatwe w obsłudze i przenoszeniu, co czyni je popularnym wyborem dla użytkowników indywidualnych. Jednak przechowywanie danych na takich urządzeniach wiąże się z pewnymi ryzykami, takimi jak utrata danych w wyniku awarii lub uszkodzenia urządzenia. Dlatego ważne jest regularne tworzenie kopii zapasowych danych i stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Wykorzystanie technologii internetowych, chmurowych i mobilnych w gromadzeniu informacji

W dzisiejszych czasach technologie internetowe, chmurowe i mobilne odgrywają coraz większą rolę w gromadzeniu informacji. Dzięki nim można przechowywać i udostępniać informacje w sposób wygodny, elastyczny i bezpieczny.

Technologie internetowe umożliwiają przechowywanie danych na serwerach zdalnych, co pozwala na łatwy dostęp do informacji z dowolnego miejsca i urządzenia. Chmury obliczeniowe pozwalają na przechowywanie dużych ilości danych i skalowanie zasobów w zależności od potrzeb. Natomiast technologie mobilne umożliwiają dostęp do informacji za pomocą smartfonów i tabletów, co daje użytkownikom mobilność i elastyczność w korzystaniu z danych.

Wykorzystanie technologii internetowych, chmurowych i mobilnych w gromadzeniu informacji ma wiele zalet, takich jak łatwy dostęp, skalowalność, bezpieczeństwo i oszczędność czasu. Jednak wiąże się to także z pewnymi wyzwaniami, takimi jak ochrona prywatności danych, zarządzanie dostępem do informacji i zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

Wyzwania i perspektywy gromadzenia informacji

Filtrowanie i selekcjonowanie informacji

Gromadzenie informacji jest niezwykle istotnym aspektem zarządzania w dzisiejszym świecie, gdzie dostęp do ogromnej ilości danych jest coraz łatwiejszy. Jednakże, ze wzrostem dostępności informacji pojawia się także konieczność filtrowania i selekcjonowania jej, aby móc skoncentrować się na najważniejszych i najbardziej wartościowych źródłach.

Filtrowanie i selekcjonowanie informacji ma na celu wyeliminowanie szumu informacyjnego, który może utrudniać efektywne podejmowanie decyzji. Istnieje wiele strategii i narzędzi, które mogą wspomóc ten proces. Jednym z nich jest wykorzystanie narzędzi do analizy danych, które umożliwiają automatyczne przetwarzanie i klasyfikację informacji na podstawie określonych kryteriów.

Dodatkowo, ważne jest także rozwinięcie umiejętności krytycznego myślenia i oceny wiarygodności źródeł informacji. W erze fake newsów i dezinformacji, umiejętność rozróżniania prawdziwych informacji od fałszywych jest niezwykle istotna. Dlatego też, filtry informacyjne powinny być oparte na rzetelnych i wiarygodnych źródłach, które mogą dostarczyć nam rzetelnych danych do podejmowania decyzji.

Wykorzystanie gromadzenia informacji w procesie innowacji

Gromadzenie informacji odgrywa kluczową rolę w procesie innowacji. Aby móc wprowadzić nowe i innowacyjne rozwiązania na rynek, niezbędne jest posiadanie wiedzy na temat aktualnych trendów, potrzeb klientów, konkurencji i dostępnych technologii. Dlatego też, przedsiębiorstwa muszą być w stanie skutecznie gromadzić informacje z różnych źródeł, takich jak badania rynku, analizy konkurencji, opinie klientów i wiele innych.

Ważne jest, aby stworzyć strukturalny i systematyczny proces gromadzenia informacji, który umożliwi skuteczne wykorzystanie zgromadzonych danych w procesie innowacyjnym. Dzięki temu, przedsiębiorstwa będą miały lepsze zrozumienie rynku i możliwość dostosowania swoich produktów i usług do zmieniających się potrzeb klientów.

Wykorzystanie technologii AI i automatyzacji w gromadzeniu informacji

W dobie postępującej automatyzacji i rozwoju sztucznej inteligencji, gromadzenie informacji zyskuje nowe możliwości i perspektywy. Technologie AI i automatyzacja mogą znacznie ułatwić i przyspieszyć ten proces. Przykłady takich technologii to chatboty, które mogą zbierać informacje od klientów, analizować teksty i generować raporty na podstawie zgromadzonych danych.

Dodatkowo, technologie AI mogą pomóc w automatycznym filtrowaniu i sortowaniu informacji, dostarczając użytkownikom tylko najważniejsze i najbardziej istotne dane. Dzięki temu, oszczędza się czas i zasoby, które można wykorzystać na inne zadania.

Ocena efektywności działań marketingowych i reklamowych poprzez gromadzenie informacji

Gromadzenie informacji ma również kluczowe znaczenie dla oceny efektywności działań marketingowych i reklamowych. Przedsiębiorstwa muszą zbierać dane dotyczące swoich działań promocyjnych, takie jak liczba odsłon, kliknięć, konwersji czy opinie klientów. Dzięki temu, mogą ocenić skuteczność swoich działań i dostosować swoje strategie promocyjne w oparciu o zgromadzone informacje.

Ważne jest, aby gromadzone dane były mierzone w sposób systematyczny i jednoznaczny. Można wykorzystać różne narzędzia, takie jak analiza danych, badania ankietowe czy monitoring mediów społecznościowych, aby uzyskać kompleksowy obraz efektywności działań marketingowych i reklamowych.

Gromadzenie informacji — artykuły polecane

System informacji menedżerskiej — Dystrybucja informacji — Odbiorca informacji — System obiegu informacji — Użytkownik informacji — Tablica ogłoszeń — Funkcje informacji — Badanie potrzeb informacyjnych — Informacja

Bibliografia

• Benbasat I., Goldstein D., Mead M. (1987), The case research strategy in studies of information systems, MIS quarterly, Vol. 11
• Borowiecki R., Kwieciński M. (2001), Zarządzanie zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie. Ku - przedsiębiorstwu przyszłości, Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, Warszawa
• Kruczek Z., Walas B. (2010), Promocja i informacja turystyczna, Wydawnictwo Proksenia, Kraków
• Kwieciński M. (1999), Wywiad gospodarczy w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa - Kraków
• Liese F., Vajda I. (2006), On divergences and informations in statistics and information theory, IEEE Transactions on Information Theory, Vol. 52 nr 10
• Martyniak Z. (2000), Zarządzanie informacją i komunikacją - zagadnienia wybrane w świetle studiów i badań empirycznych, Wydawnictwo Akademii ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Justyna Kubuszek, Mariusz Kaczor