Zapasy

Zapasy są to wszelkie dobra nabyte i przeznaczone do sprzedaży, np. towary oraz inne aktywa trwałe jak grunty i nieruchomości, które są przeznaczone do odsprzedaży (inwestycje w nieruchomości nie stanowią składnika zapasów). Do zapasów zalicza się także produkty gotowe już wytworzone bądź będące w trakcie produkcji wraz z materiałami i surowcami oczekującymi na wykorzystanie w procesie produkcyjnym.

W bilansie stanowią one pozycję aktywów obrotowych i obejmują: materiały i surowce znajdujące się w różnych stadiach wytwarzania, towary, produkcję w toku oraz produkty gotowe. Zapasy, które zostały upłynnione w danym okresie obrotowym wchodzą w skład i zasilają koszty sprzedanych materiałów i towarów oraz są wykazywane w rachunku zysków i strat również na pozycji kosztów.

Zarówno jednostki gospodarcze, produkcyjne, handlowe jak i usługowe muszą gromadzić zapasy w celu prawidłowego funkcjonowania. Jednakże ich udział w strukturze majątku nie jest jednakowy w każdej z powyższych jednostek, lecz jest uzależniony od profilu prowadzonej działalności. Jednostki zajmujące się działalnością usługową nie gromadzą produktów gotowych i towarów tak, więc zapasy mogą mieć charakter niematerialny (np. koszty poniesione na realizację usług, w odniesieniu, do których jednostka nie ujęła jeszcze przychodów) i zaliczyć można tutaj przede wszystkim koszty wynagrodzeń pracowników bezpośrednio produkcyjnych.

Zapasy są przedmiotem wymiany rynkowej, dlatego można uznać je za pozycję skupiającą uwagę wszystkich przedsiębiorstw.

Racjonalne gospodarowanie zapasami wymaga, aby utrzymywać je na możliwie jak najniższym poziomie ze względu na fakt, iż generują one istotne koszty. Z drugiej zaś strony utrzymanie ciągłości produkcji i sprzedaży zmusza przedsiębiorstwa do utrzymania pewnego minimalnego ich poziomu. Nieprawidłowa gospodarka zapasami prowadzi do generowania zapasów nadmiernych i zbędnych, które generują koszty i przyczyniają się do ich powstawania. Margines zapasów to minimalna ilość zasobów materialnych, zapewniająca ciągłość produkcji i obrotu.

Cele tworzenia zapasów

• zapewnianie i wspieranie właściwej obsługi klienta;
• wyrównanie przepływu towarów;
• zapewnienie ochrony przed niepewnością popytu i podaży;
• rozsądne wykorzystanie ludzi i sprzętu;
• możliwość oszczędzania przy zakupie większych partii;
• monitorowanie bieżącego i przyszłego zapotrzebowania.

Funkcje zapasów

Zarządzanie zapasami ma wiele funkcji, które są istotne dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

• Ochrona przed niepewnością dostaw. Jedną z podstawowych funkcji zapasów jest ochrona przed niepewnością dostaw. Przedsiębiorstwo utrzymuje odpowiednie zapasy, aby uniknąć przerw w dostawach i zapewnić ciągłość produkcji. Dzięki temu można zminimalizować ryzyko braku niezbędnych materiałów lub produktów gotowych.
• Wyrównanie przepływu towarów. Zarządzanie zapasami umożliwia również wyrównanie przepływu towarów. Przedsiębiorstwo może utrzymywać odpowiednie zapasy, aby zaspokoić popyt klientów i uniknąć niedoboru towarów w okresach wzmożonego popytu. Dzięki temu można zapewnić stabilność i niezawodność dostaw.
• Zapewnienie ciągłości produkcji. Kolejną funkcją zapasów jest zapewnienie ciągłości produkcji. Odpowiednie zarządzanie zapasami pozwala na utrzymanie stałego przepływu materiałów i surowców przez proces produkcyjny. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie opóźnień w produkcji i utrzymanie wysokiej jakości produktów.
• pozwalają na prowadzenie gry rynkowej przy wykorzystaniu koniunktury i dekoniunktury cenowej;
• umożliwiają wąską specjalizację produkcji (Cyplik P, 2005, s. 7).

Klasyfikacja zapasów

Istnieje wiele różnych rodzajów zapasów, które mogą być zarządzane w przedsiębiorstwie. W zależności od ich charakteru i funkcji, można je podzielić na trzy główne kategorie: materiały i surowce, produkty gotowe oraz produkcję w toku.

• Materiały i surowce. Materiały i surowce są podstawowymi składnikami potrzebnymi do produkcji produktów. Mogą to być na przykład drewno, metal, tkaniny, chemikalia itp. Zarządzanie tymi zapasami jest kluczowe dla utrzymania ciągłości produkcji i uniknięcia opóźnień w dostawach.
• Produkty gotowe. Produkty gotowe to gotowe do sprzedaży produkty, które są przechowywane w magazynach przedsiębiorstwa. Mogą to być na przykład meble, elektronika, odzież itp. Zarządzanie tymi zapasami obejmuje kontrolę nad ilością i rotacją produktów, aby uniknąć nadmiernego składowania i utraty wartości.
• Produkcja w toku. Produkcja w toku odnosi się do produktów, które są w trakcie procesu produkcji, ale nie są jeszcze ukończone. Mogą to być na przykład półprodukty, które są wykorzystywane w dalszej produkcji. Zarządzanie tymi zapasami ma na celu zapewnienie ciągłości produkcji i zoptymalizowanie przepływu materiałów przez proces produkcyjny.
• Materiały pomocnicze i eksploatacyjne - technologiczne, tranzytowe zapasy: są przenoszone z jednej części systemu logistycznego do drugiej (Rostek M, Knosala R, 2013, s. 793).

Koszty zapasów

Zarządzanie zapasami wiąże się również z różnymi kosztami, które należy uwzględnić.

• Koszty tworzenia zapasów. Koszty tworzenia zapasów obejmują wydatki związane z zakupem, przewozem i przechowywaniem materiałów i surowców. Mogą to być na przykład koszty zakupu surowców, koszty transportu, koszty magazynowania itp. Przedsiębiorstwo musi uwzględnić te koszty przy podejmowaniu decyzji dotyczących wielkości zapasów.
• Koszty utrzymania zapasów. Koszty utrzymania zapasów to koszty związane z przechowywaniem zapasów w magazynach przedsiębiorstwa. Mogą to być na przykład koszty wynajmu magazynu, koszty związane z utrzymaniem odpowiednich warunków przechowywania, koszty ubezpieczenia itp. Przedsiębiorstwo musi uwzględnić te koszty przy ocenie efektywności zarządzania zapasami.
• Koszty wyczerpania zapasów. Koszty wyczerpania zapasów dotyczą strat, które mogą wystąpić w przypadku braku odpowiednich zapasów. Może to obejmować utratę sprzedaży z powodu braku towarów na stanie lub konieczność pilnego zamawiania brakujących materiałów po wyższych cenach. Przedsiębiorstwo musi uwzględnić te koszty przy ocenie ryzyka związanego z niedoborem zapasów (Skoczylas K, 2011, s. 432).

Metody zarządzania zapasami

• Metoda LIFO. Metoda LIFO (Last In, First Out) to jedna z metod zarządzania zapasami, w której zakłada się, że ostatnio dostarczone towary są pierwsze wydawane. Ta strategia jest szczególnie przydatna w przypadku produktów o krótkim okresie przydatności do spożycia lub podatnych na przestarzałość. Metoda LIFO może być również stosowana w celu minimalizacji kosztów podatkowych, ponieważ wyższe koszty zakupu mogą być odliczane jako koszty sprzedaży.
• Metoda FIFO. Metoda FIFO (First In, First Out) jest przeciwieństwem metody LIFO. Polega na tym, że pierwsze dostarczone towary są pierwsze wydawane. Ta strategia jest szczególnie przydatna w przypadku produktów o długim okresie przydatności do spożycia, aby uniknąć marnowania towarów. Metoda FIFO jest również preferowana, gdy konieczne jest śledzenie daty produkcji lub ważności produktów.
• Metoda średniej ważonej. Metoda średniej ważonej polega na obliczaniu średniej ceny jednostki produktu na podstawie wszystkich zakupów. Każdy zakup jest mnożony przez jego ilość, a następnie sumowane są wszystkie te wartości. Ostateczna suma jest dzielona przez całkowitą ilość produktów. Ta metoda jest stosowana, gdy ceny produktów mogą się różnić w zależności od dostawcy lub okresu czasu.

Analiza ABC

Analiza ABC jest narzędziem, które pozwala na klasyfikację zapasów na trzy kategorie: A, B i C. Kategoria A obejmuje najbardziej wartościowe produkty, które generują największe koszty. Kategoria B to produkty o średniej wartości, podczas gdy kategoria C obejmuje produkty o najmniejszej wartości. Ta klasyfikacja pomaga w skoncentrowaniu uwagi i zasobów na najbardziej istotnych produktach.

Kontrola i zarządzanie zapasami klasy A jest szczególnie istotna, ponieważ te produkty mają duży wpływ na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Właściwe zarządzanie tymi produktami może przyczynić się do minimalizacji kosztów, zmniejszenia ryzyka związanego z ich brakiem oraz zwiększenia efektywności operacyjnej. Kluczowymi aspektami kontroli i zarządzania zapasami klasy A są prognozowanie popytu, monitorowanie zapasów i terminowe zamawianie.

Zintegrowane systemy zarządzania zapasami (ERP)

Zintegrowane systemy zarządzania zapasami (ERP) oferują wiele zalet i korzyści dla firm. Przede wszystkim, umożliwiają skonsolidowanie danych dotyczących zapasów z różnych działów i procesów, co prowadzi do lepszej kontroli i efektywności zarządzania. Ponadto, ERP zapewnia automatyzację procesów, zwiększa dostępność informacji oraz ułatwia podejmowanie decyzji strategicznych.

Wpływ zintegrowanych systemów zarządzania zapasami na organizację jest ogromny. ERP umożliwia śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym, optymalizację zamówień, prognozowanie popytu oraz minimalizację kosztów. Dzięki ERP można również zintegrować procesy z dostawcami i klientami, co przyczynia się do lepszego zarządzania łańcuchem dostaw. W rezultacie, przedsiębiorstwo może skutecznie reagować na zmiany rynkowe i poprawiać swoją konkurencyjność.

Technologie wspomagające zarządzanie zapasami

Automatyzacja procesów magazynowych to zastosowanie technologii, takich jak robotyka, systemy sortujące, skanery kodów kreskowych, w celu zwiększenia efektywności i precyzji operacji magazynowych. Dzięki automatyzacji można zredukować czas potrzebny na przyjmowanie, kompletowanie i wysyłkę towarów, minimalizując jednocześnie błędy ludzkie.

Systemy zarządzania magazynem (WMS) są specjalistycznym oprogramowaniem, które umożliwia kompleksowe zarządzanie operacjami magazynowymi, w tym przyjmowaniem towarów, ich przechowywaniem, kompletowaniem zamówień i wysyłką. WMS integruje się z innymi systemami, takimi jak ERP, aby zapewnić płynny przepływ informacji i umożliwić skuteczne zarządzanie zapasami.

Technologia RFID (Radio Frequency Identification) jest wykorzystywana w zarządzaniu zapasami do identyfikacji i śledzenia produktów za pomocą tagów RFID. Te tagi zawierają unikalne kody, które można odczytać za pomocą czytników RFID. Technologia RFID umożliwia automatyczne i szybkie śledzenie zapasów, co przyczynia się do poprawy dokładności inwentaryzacji, redukcji błędów i oszczędności czasu.

Wpływ czynników zewnętrznych na zarządzanie zapasami

Trendy konsumenckie mają ogromny wpływ na zarządzanie zapasami. Zmieniające się preferencje klientów, nowe trendy i wzrost popularności niektórych produktów mogą skutkować zwiększonym popytem na nie, co wymaga odpowiedniego dostosowania ilości zapasów. Na przykład, jeśli dany produkt staje się modny, firma musi zwiększyć swoje zapasy, aby sprostać rosnącemu popytowi. W przeciwnym razie, ryzyko utraty klientów wzrasta, gdyż nie będą oni w stanie kupić pożądanego produktu.

Sezonowość także ma duże znaczenie dla zarządzania zapasami. Wiele branż, takich jak moda, turystyka czy handel detaliczny, ma określone okresy, w których popyt na produkty jest znacznie wyższy. W związku z tym, firmy muszą dostosować swoje zapasy do sezonowych wahań popytu. Błędne oszacowanie zapotrzebowania w danym okresie może prowadzić do nadmiernych lub niewystarczających zapasów, co z kolei ma negatywny wpływ na efektywność operacyjną i koszty przedsiębiorstwa.

Zmienność cen surowców ma bezpośredni wpływ na zarządzanie zapasami. Jeśli ceny surowców rosną, firmy często decydują się na zwiększenie swoich zapasów, aby uniknąć przyszłych wzrostów kosztów produkcji. Z drugiej strony, gdy ceny spadają, firmy mogą zdecydować się na zmniejszenie swoich zapasów, aby uniknąć strat wynikających z utracenia wartości produktów. Monitorowanie zmienności cen surowców i odpowiednie zarządzanie zapasami są kluczowe dla zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa.

Polityka dostawców również ma wpływ na zarządzanie zapasami. Jeśli dostawca ma niezawodne i terminowe dostawy, firma może utrzymywać mniejsze zapasy, ponieważ zaufa dostawcy w dostarczanie potrzebnych produktów w odpowiednim czasie. Z drugiej strony, jeśli dostawca ma problemy z terminowymi dostawami lub niską jakością produktów, firma może zdecydować się na większe zapasy, aby zminimalizować ryzyko braku towaru. Wybór odpowiednich dostawców i utrzymanie z nimi silnych relacji jest kluczowe dla efektywnego zarządzania zapasami.

Zmiany w regulacjach prawnych mogą mieć wpływ na zarządzanie zapasami, szczególnie jeśli dotyczą określonych sektorów lub produktów. Na przykład, wprowadzenie nowych przepisów dotyczących bezpieczeństwa żywności może wymagać od firm zwiększenia kontroli i nadzoru nad zapasami żywności, co może prowadzić do większych kosztów i bardziej skomplikowanego zarządzania. Również zmiany w przepisach dotyczących importu i eksportu mogą mieć wpływ na dostępność niektórych surowców i produktów, co wymaga odpowiedniego dostosowania ilości zapasów.

Zapasy — artykuły polecane

Zapas — Koszty wytwarzania — Materiały — Firma produkcyjna — Środki trwałe — Produkcja w toku — Koszty działalności gospodarczej — Zakład produkcyjny — Nakłady

Bibliografia

• Bendkowski J. (red.) (2008), Wybrane elementy zarządzania logistyką w przedsiębiorstwie, Wyd. Politechniki Śląskiej, Gliwice
• Cyplik P. (2005), Zastosowanie klasycznych metod zarządzania zapasami do optymalizacji zapasów magazynowych - case study, Wyższa Szkoła Logistyki, Instytut Logityski i Magazynowania, nr 4
• Dębska-Rup A. (1999), Rachunkowość kapitałowa spółek handlowych, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły biznesu, Kraków
• Olchowicz I. (2001), Podstawy rachunkowości, Difin, Warszawa
• Patterson R. (2002), Kompendium terminów z zakresu rachunkowości i finansów, Fundacja rozwoju rachunkowości w Polsce, Warszawa
• Rostek M., Knosala R. (2013), Koncepcja oceny wpływu działań logistycznych na produktywność w przedsiębiorstwie, Innowacje w Zarządzaniu i Inżynierii Produkcji
• Skoczylas K. (2011), Rachunkowość a zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie handlowym, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, Finanse, Rynki finansowe, Ubezpieczenia, Nr 32
• Waśniewski T., Gos W. (2002), Rachunkowość przedsiębiorstw, Fundacja Rozwoju Rachunkowości w Polsce, Warszawa

Autor: Oksana Saverska