Gospodarowanie zapasami

Gospodarowanie zapasami - jest to złożony proces polegający na ustaleniu optymalnego poziomu zapasów. Celem tego zagadnienia jest taka organizacja dostaw, która zapewnia ciągłość realizacji zamówień, ale nie prowadzi do nadmiernego zalegania produktów na magazynie, co z kolei prowadzi do minimalizacji kosztów ponoszonych przez firmę.

Zapasy powstają w wyniku różnic w intensywności strumieni dostaw i strumieni zużycia lub poprzez odchylenia zużycia faktycznego od planowanego. Obecnie gospodarka zapasami skupia się na maksymalnej redukcji zapasów i optymalizacji przepływów materiałowych. Celem zarządzania zapasami jest zapewnienie ich wielkości niezbędnej do prowadzenia działalności przy najmniejszych możliwych kosztach.

Czynniki kształtujące zapasy produkcyjne dzieli się na:

1. Czynniki zewnętrzne (warunki dostaw, sezonowość produkcji i dostaw, źródła i formy zaopatrzenia, wielkości jednorazowej dostawy i minimalne partie transportowe, warunki rynku zbytu i czynniki ekonomiczne).
2. Czynniki wewnętrzne (warunki magazynowania, magazynowanie, techniczno-organizacyjne, przygotowanie materiałów do produkcji, charakter zużycia produkcyjnego, dynamika zmian asortymentowych oraz właściwości materiałów, procesu technologicznego i wyrobów).

Rodzaje zapasów w przedsiębiorstwie:

• zapasy bieżące - zużywane na bieżąco do produkcji.
• zapasy cykliczne - te, na które jest popyt sezonowy (zap. sezonowe).
• zapasy bezpieczeństwa - gromadzone ze względu na możliwość wystąpienia jakichś nieprzewidzianych okoliczności dla utrzymania tempa prod.
• zapasy spekulacyjne - (nadmierne) tworzone z wyprzedzeniem ze względów finansowych lub zaopatrzeniowych.

TL;DR

Gospodarowanie zapasami polega na ustaleniu optymalnego poziomu zapasów, aby zapewnić ciągłość realizacji zamówień przy minimalizacji kosztów. Rodzaje zapasów to bieżące, cykliczne, bezpieczeństwa i spekulacyjne. Zapasy pełnią funkcje antycypacyjne, ekonomiczne i zabezpieczające. W zarządzaniu zapasami ważne są zasady minimalizacji nakładów, ciągłości produkcji, unikania nadmiernych zapasów oraz przeciwdziałania stratom. Koszty związane z zapasami to zamawianie, transport, koszty działu zaopatrzenia, koszty ubezpieczenia. Metody gospodarowania zapasami to m.in. reguła 80/20, metoda ABC, metoda XYZ, system just-in-time i podejście inwestycyjne. Poziomy zapasów to zabezpieczający, informacyjny i maksymalny. Wskaźniki ułatwiające gospodarowanie zapasami to m.in. wskaźnik struktury zapasów, wskaźnik dynamiki zapasów i wskaźnik obrotu zapasami.

Funkcje zapasów

• Funkcje antycypacyjne - wyprzedzające zaspokajanie potrzeb w relacji "dostawca-odbiorca". Antycypacyjne tworzenie i regularne uzupełnianie zapasów zapewnia dostępność produktów i wysoki poziom obsługi klienta w zaspokajaniu jego zmiennych (często sezonowych) potrzeb w pełny i szybki sposób, zmniejszając jednocześnie koszty utraconej sprzedaży.
• Funkcje ekonomiczne - przejawiające się w wykorzystaniu: efektu ekonomii skali produkcji i zakupów (możliwość produkcji i zakupów w partiach ekonomicznych), oszczędności w produkcji na zapas przy sezonowości popytu i podaży, oszczędności w zakupach przy ofertach rabatowych i upustach cenowych, możliwości tworzenia zapasów spekulacyjnych przy fluktuacji cen i inflacji.
• Funkcje zabezpieczające (izolujące) - ochrona przed niepewnością popytu i skutkami opóźnień w dostawach poprzez tworzenie buforów bezpieczeństwa niwelujących zagrożenie wyczerpania zapasu.

Zasady

Podstawowe zasady zarządzania zapasami to:

• minimalizacja nakładów na zakup, sprowadzanie i utrzymywanie zapasów,
• zapewnienie ciągłości produkcji i rytmiczności obsługi odbiorców przy najniższych kosztach zapasów,
• niedopuszczanie do powstawania nadmiernych i zbędnych zapasów oraz optymalne ich zagospodarowanie w razie ich wystąpienia,
• przeciwdziałanie stratom ilościowym i jakościowym oraz normalnemu zużyciu zapasów.

Koszty związane z zapasami

Tworzenie zapasów	Niedobór zapasów	Utrzymanie zapasów
Zamawianie Transport Koszty działu zaopatrzenia Koszty ubezpieczenia	Zmniejszanie zamówień Utrata zaufania klientów Zakłócenia w organizacji produkcji	Zamrożony kapitał Utrzymanie zapasów Składowanie Ryzyko utraty wartości (związane ze starzeniem się produktów) Opłacenie pracowników magazynu

Metody

Przykładowe metody gospodarowania zapasami:

• Reguła 80/20 - mówi, iż w zbiorowości niejednorodnej 20% elementów reprezentuje 80% skumulowanej wartości cechy, która służy jako kryterium klasyfikacji (Np.: 80% wartości zapasów stanowi 20% pozycji materiałowych). W praktyce logistycznej reguła 80/20 stała się podstawą analizy zapasów i na jej bazie stworzono metodykę szeroko stosowanej analizy ABC, która dzieli zapasy pod kątem wartości. Skoro 20% pozycji asortymentowych pozostających w zapasie stanowi 80% całkowitej wartości zapasu, to sugeruje odmienne podejście do sterowania zapasem tych 20% pozycji, do procesu wyboru dostawców oraz do obsługi dostaw.
• Metoda ABC - polega na podziale dóbr zaopatrzeniowych na 3 grupy (A, B oraz C) wg ich właściwego udziału w wartości zużycia materiałowego. Klasa A obejmuje pozycje o największym udziale i na nich należy się najbardziej skupić, do klasy B zaliczane są zasoby o mniejszym udziale, natomiast najliczniejsza klasa C - to wszystkie pozostałe elementy.
• Metoda XYZ - bada stopień regularności zapotrzebowania na poszczególne materiały. Grupa X - (regularne zapotrzebowanie, stała wielkość, niewielkie wahania, wymagają dokładnego planowania i terminowości dostawy); Grupa Y - (zmienne zapotrzebowanie, sezonowy charakter zamówień); Grupa Z - (bardzo nieregularne i nieciągłe zapotrzebowanie, niską dokładnością prognoz)
• System just-in-time - jest jedna z najnowszych form kształtowania zapasów. Zgodnie z tym podejściem firma zamawiająca stara się utrzymać zapasy na poziomie bliskim zera. Zapasy są realizowane bardzo skrupulatnie, z dokładnością co do dnia lub nawet godziny. Dlatego też system ten wymaga bardzo zdyscyplinowanych dostawców oraz bardzo zsynchronizowanego procesu technologicznego.
• Podejście inwestycyjne w zarządzaniu zapasami - Polega na gromadzeniu większych zapasów. Wymaga to wcześniejszego poniesienia wydatków, z z nastawieniem, że zapasy te przyniosą w niedalekiej przyszłości korzyści, wyrażające się w dodatkowej sprzedaży i dodatkowych wpływach.

Poziomy zapasów

Poziomy zapasów:

• zapas zabezpieczający Zz (safety stock) - nazywany jest zapasem minimalnym. Zapewnia on ciągłość działalności przedsiębiorstwa i chroni przed losowymi sytuacjami (np. opóźnieniem dostawy, niedoborem zapasu w magazynie dostawcy), dlatego powinien być zawsze dostępny.
• zapas informacyjny Zinf (reorder stock) - określa, w którym momencie należy złożyć zamówienie na kolejną dostawę. Informuje także, że zapas dysponowany ulega zmniejszeniu do poziomu

ryzykownego i może nastąpić jego niedobór. Uwzględnia możliwe losowe zmiany popytu oraz czasu cyklu uzupełnienia.

• zapas maksymalny Zmax (maximum stock level, maximum stock) - nawiązuje do liczby przydzielonych miejsc składowych w magazynie dla konkretnej pozycji asortymentowej. Jest określony, aby nie zamawiać i nie gromadzić więcej dóbr niż jest miejsca w magazynie.

Przekroczenie poziomu maksymalnego prowadzi do powstania zapasów nadmiernych, czyli takich, których przedsiębiorstwo nie jest w stanie lub nie może wykorzystać na własne potrzeby. Przyczynami tych nadwyżek mogą być błędne prognozy i decyzje lub nadprodukcja. Magazynowanie zapasów nadmiernych podnosi koszty operacyjne przedsiębiorstwa. Dlatego ważne jest, by możliwie najszybciej zminimalizować te nadwyżki. Sposoby na zmniejszenie lub wyeliminowanie nadmiernego zapasu:

• obniżenie ceny pozycji asortymentowych przeznaczonych na sprzedaż
• dołączenie pozycji asortymentowych do innych produktów jako element promocji
• przekazanie zapasów w postaci darowizny rzeczowej
• utylizowanie zapasów (np. złomowanie)

Rys. 2 Zapas dysponowany w momencie T oraz inne poziomy zapasów

Wskaźniki

Wskaźniki ułatwiające gospodarowanie zapasami:

• Wskaźnik struktury zapasów ilościowy = ilość danego rodzaju zapasów/ stan zapasów w badanym okresie - ilość
• Wskaźnik struktury zapasów wartościowy = wartość danego rodzaju zapasów / stan zapasów w badanym okresie - wartość
• Wskaźnik dynamiki zapasów = stan zapasów w końcu okresu badawczego - ilość / stan zapasów na początku okresu badawczego - ilość
• Wskaźnik obrotu zapasami materiałowymi = wartość zużytych materiałów w ciągu roku / średni stan zapasów w okresie badanym
• Wskaźnik obrotu zapasami mater.-bazowy = wart. zużytych materiałów w okresie bazowym / średni stan zapasów w okresie bazowym
• Wskaźnik zapasochłonności = średni stan zapasów w okresie badanym / sprzedaż netto
• Wskaźnik przyrostu zapasów materiałów = przyrost zapasów / wzrost produkcji
• Wskaźnik poziomu kosztów utrzymania zapasów = koszty utrzymania zapasów / średni stan zapasów w okresie badanym.

Gospodarowanie zapasami — artykuły polecane

Zarządzanie zapasami — Optymalna wielkość zamówienia — Zapas bezpieczeństwa — Gospodarka magazynowa — Koszty utrzymania zapasów — Centrum kosztów i jego kontrola — Rachunek kosztów działań — Analiza ABC — Koszt planowany

Bibliografia

• Baran J., Wysokiński M., Jałowiecki P. (2011), Rozwiązania w zakresie sterowania zapasami w wybranych branżach agrobiznesu, Logistyka-nauka. Logistyka, Nr 2
• Dudziński Z. (2012), Poradnik organizatora gospodarki magazynowej w przedsiębiorstwie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Grzybowska K. (2010), Gospodarka zapasami i magazynem, Difin, Warszawa
• Krzyżaniak S., Niemczyk A., Majewski J., Andrzejczyk P. (2014), Organizacja i monitorowanie procesów magazynowych, Biblioteka Logistyka, Poznań
• Lichtarski J. (red.) (2001), Podstawy nauki o przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław
• Niedźwiedź E., Mikła D. (2015), Logistyka szyta na miarę na przykładzie obiektów magazynowych, Zeszyty Naukowe Politechniki Poznańskiej, Nr 64
• Radziejowska G., Mastej P. (2001), Logistyka w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice
• Rut J. (2015), Logistyka i bezpieczeństwo w procesie magazynowania, Logistyka, Nr 6

Autor: Agnieszka Musiał, Sylwia Szromnik