Informatyczne narzędzia wspomagania zarządzania

Wzrastająca moc obliczeniowa komputerów i malejąca ich cena umożliwia organizacjom powierzenie rutynowych procesów przetwarzania danych maszynom. Najlepiej rozwój informatyki w ciągu ostatnich 40 lat charakteryzuje tzw. prawo Moore'a, sformułowane przez założyciela firmy Intel (obecnie największego na świecie producenta komponentów niezbędnych do budowy komputerów).

Stwierdził on mianowicie, że liczba elementów składowych układów cyfrowych podwaja się co 2 lata. Wiąże się to ze zwiększaniem mocy obliczeniowej komputerów, zwiększaniem pojemności układów pamięci, szybkości przetwarzania, itd.

Sformułowane w roku 1965 prawo jest aktualne do dzisiaj, a specjaliści zajmujący się przemysłem elektroniki i półprzewodników przewidują, że trendy te zostaną utrzymane jeszcze przez najbliższe 20-30 lat (M.L. Hammond 2004, s. 51-52)

Geneza zastosowań informatyki

Człowiek od wieków dążył do zmniejszenia wysiłku koniecznego do wykonania pewnych czynności, do zwiększenia szybkości wykonywania zadań i podniesienia wydajności pracy.

Rozwój technologiczny umożliwiał to wywołując przy tym wiele oporów wśród pracowników, gdyż eliminacja wykonywania pewnych prac przez człowieka zawsze wiązała się z redukcją zatrudnienia.

Zastosowania w gospodarce

O ile początki wykorzystania informatyki w przedsiębiorstwach dotyczyły raczej pracy administracyjnej, rejestracji danych dotyczących transakcji, itp. to jednak w miarę zwiększania liczby zautomatyzowanych zadań, ilości zgromadzonych informacji i możliwości systemów informatycznych, nacisk na wykorzystanie informatyki przenosił się powoli na coraz wyższe szczeble zarządzania przedsiębiorstw.

Zastosowania w zarządzaniu

Przez ostatnie 40 lat dokonała się również zmiana w sposobie myślenia kierowników, którzy zaczęli dostrzegać wagę szybkiego i efektywnego dostarczania informacji ukierunkowanej na potrzeby procesu planowania i kontroli zarówno na poziomie operacyjnym jak i strategicznym.

Użytkownikami systemów są w chwili obecnej nie tylko specjaliści informatycy czy pracownicy wprowadzający dane, ale także kierownictwo przedsiębiorstwa, które dzięki informacjom i narzędziom przetwarzania danych skutecznie kieruje organizacją.

Główne czynniki uzasadniające wdrażanie technologii informatycznych

Podstawowymi czynnikami uzasadniającymi wykorzystanie technologii informatycznej są:

1. Koszt: Wprowadzenie danych do systemu informatycznego dla celów przetwarzania transakcji1, umożliwia natychmiastowe ich wykorzystanie do celów analitycznych i decyzyjnych, nie są konieczne żadne dodatkowe czynności dotarcia do informacji.
2. Szybkość: Informacja może zostać wygenerowana niemal natychmiast. Nawet skomplikowane raporty i statystyki dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa wymagają minut. Skraca to czas oczekiwania kierownictwa na wymagane informacje. Oznacza to również, że dostarczona informacja jest aktualna, a decyzje - podejmowane na jej podstawie - efektywne.
3. Interaktywność: Współczesne informatyczne systemy zarządzania umożliwiają użytkownikom natychmiastowy dostęp do informacji w przypadku pojawienia się takiej potrzeby. Może on ad-hoc tworzyć zestawienia i raporty zawierające informacje niezbędne do podjęcia konkretnej decyzji i uzyskiwać je przy pomocy systemu bez konieczności pracochłonnego i kosztownego konfigurowania, pracy programistów, itp..
4. Elastyczność: Kierownictwo spotyka się z wieloma przewidywalnymi problemami decyzyjnymi, np. dotyczącymi budżetu lub raportów efektywności, które można rozwiązywać za pomocą sprawdzonych algorytmów - programów działania. Jednak problemów, które pojawiają się po raz pierwszy, dla których nie istnieją zaprogramowane algorytmy przetwarzania, nie da się informatycznie wspomagać. Nowoczesny system informatyczny powinien mieć możliwości łatwej i bezproblemowej rozbudowy o nowe algorytmy i programy przetwarzające informacje.

Wykorzystanie informatyki w zarządzaniu

Znaczenie informatyki w zarządzaniu

Informatyka odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu, umożliwiając efektywne gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie danych. Dzięki zastosowaniu odpowiednich systemów informatycznych, zarządzanie staje się bardziej precyzyjne, szybsze i bardziej efektywne.

Jedną z kluczowych zalet informatyki w zarządzaniu jest możliwość uzyskiwania dokładnych i aktualnych informacji na temat działalności firmy. Systemy informatyczne umożliwiają gromadzenie danych z różnych obszarów działalności, takich jak finanse, sprzedaż, produkcja czy zasoby ludzkie. Dzięki temu menedżerowie mają pełen obraz sytuacji i mogą podejmować lepiej przemyślane decyzje.

Prawo Moore'a i rozwój technologii informatycznych

Prawo Moore'a, sformułowane przez Gordona Moore'a w 1965 roku, przewiduje podwajanie się mocy obliczeniowej komputerów co około 18-24 miesiące. To prawo ma ogromny wpływ na rozwój technologii informatycznych, ponieważ umożliwia coraz większe wykorzystanie komputerów w zarządzaniu.

Dzięki postępu technologicznemu, komputery stają się coraz bardziej wydajne i dostępne. Wprowadzenie mikroprocesorów, zwiększenie pamięci operacyjnej i rozwój oprogramowania sprawiają, że komputery stają się niezbędnym narzędziem w zarządzaniu.

Również rozwój internetu i technologii sieciowych przyczynia się do wykorzystania informatyki w zarządzaniu. Dzięki sieciom komputerowym, menedżerowie mają dostęp do danych i informacji w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybkie podejmowanie decyzji i reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe.

Korzyści wynikające z wykorzystania informatyki w zarządzaniu

Wykorzystanie informatyki w zarządzaniu przynosi wiele korzyści. Jedną z głównych zalet jest zwiększenie wydajności pracy. Systemy informatyczne umożliwiają automatyzację wielu procesów, co skraca czas potrzebny do ich wykonania. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, co przekłada się na wzrost efektywności całej organizacji.

Informatyka również przyczynia się do zwiększenia szybkości pracy. Dzięki komputerom i oprogramowaniu specjalistycznemu, wiele czynności może być wykonanych w krótszym czasie. Na przykład, systemy informatyczne umożliwiają szybkie generowanie raportów czy analizowanie danych, co znacznie przyspiesza proces podejmowania decyzji.

Dodatkowo, informatyka pozwala na poprawę jakości pracy poprzez eliminację błędów ludzkich. Automatyzacja procesów redukuje ryzyko popełnienia pomyłek i umożliwia skuteczne monitorowanie i kontrolę działań w organizacji.

Korzyści z wykorzystania systemów informatycznych

Natychmiastowe wykorzystanie danych

Jedną z głównych korzyści wynikających z wykorzystania systemów informatycznych w zarządzaniu jest możliwość natychmiastowego wykorzystania danych. Po wprowadzeniu informacji do systemu, są one od razu dostępne do celów analitycznych i decyzyjnych. Dzięki temu kierownictwo może korzystać z aktualnych danych w czasie rzeczywistym, co pozwala na podejmowanie szybszych i bardziej trafnych decyzji.

Systemy informatyczne umożliwiają gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie dużej ilości danych w sposób zautomatyzowany. Dzięki temu, informacje są dostępne w czasie, który jest niezbędny do podejmowania decyzji. Przykładem może być sytuacja, w której kierownik musi dokonać wyboru dostawcy na podstawie aktualnych danych dotyczących kosztów, jakości i dostępności. Dzięki natychmiastowemu wykorzystaniu danych, podejmowanie decyzji staje się bardziej efektywne i precyzyjne.

Szybki dostęp do informacji

Kolejną korzyścią wynikającą z wykorzystania systemów informatycznych jest możliwość szybkiego dostępu do informacji. Użytkownicy systemów informatycznych mają możliwość natychmiastowego uzyskania potrzebnych informacji w przypadku ich potrzeby. Nie ma już konieczności przeszukiwania papierowych dokumentów czy kontaktowania się z różnymi osobami w celu otrzymania danych.

Systemy informatyczne umożliwiają przechowywanie i uporządkowanie informacji w sposób łatwy do wyszukiwania. Dzięki temu, użytkownicy mogą szybko znaleźć potrzebne dane, bez względu na ich rozmieszczenie w systemie. Przykładem może być sytuacja, w której kierownik musi sprawdzić aktualne dane dotyczące sprzedaży w poszczególnych regionach. Dzięki szybkiemu dostępowi do informacji, kierownik może na bieżąco monitorować wyniki i podejmować odpowiednie działania.

Tworzenie zestawień i raportów bez pomocy programistów

Korzystanie z systemów informatycznych umożliwia również tworzenie zestawień i raportów bez konieczności pomocy programistów. Kierownictwo ma możliwość samodzielnego tworzenia potrzebnych raportów i zestawień, dostosowanych do swoich indywidualnych potrzeb. Nie ma już konieczności czekania na dostarczenie raportów przez zespół programistów.

Systemy informatyczne oferują różnego rodzaju narzędzia, które umożliwiają tworzenie raportów i zestawień w sposób intuicyjny i łatwy w obsłudze. Kierownictwo może samodzielnie wybrać odpowiednie dane, zdefiniować odpowiednie parametry i generować raporty w wybranym formacie. Przykładem może być sytuacja, w której kierownik musi przygotować raport dotyczący wyników finansowych firmy. Dzięki możliwości tworzenia zestawień bez pomocy programistów, kierownik może dostosować raport do konkretnych wymagań i szybko uzyskać potrzebne informacje.

Rozwiązywanie problemów decyzyjnych za pomocą algorytmów

Kolejną korzyścią wynikającą z wykorzystania systemów informatycznych w zarządzaniu jest możliwość rozwiązywania problemów decyzyjnych za pomocą algorytmów. Systemy informatyczne oferują różnego rodzaju algorytmy i modele, które mogą wspomagać proces podejmowania decyzji.

Algorytmy mogą być wykorzystane do analizy danych, identyfikacji trendów, prognozowania wyników, optymalizacji procesów i wielu innych zadań. Dzięki temu, kierownictwo ma możliwość podejmowania decyzji opartych na obiektywnych danych i sprawdzonych metodach. Przykładem może być sytuacja, w której kierownik musi zdecydować, które produkty powinny być promowane w kampanii marketingowej. Wykorzystanie algorytmów pozwala na analizę danych dotyczących preferencji klientów i identyfikację produktów o największym potencjale sprzedażowym.

Wykorzystanie systemów informatycznych w zarządzaniu przynosi wiele korzyści, w tym natychmiastowe wykorzystanie danych, szybki dostęp do informacji, możliwość tworzenia zestawień i raportów bez pomocy programistów oraz rozwiązywanie problemów decyzyjnych za pomocą algorytmów. Dzięki temu, zarządzanie staje się bardziej efektywne i precyzyjne, a proces podejmowania decyzji oparty jest na obiektywnych danych i sprawdzonych metodach.

Narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie

Systemy ERP

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) odgrywają kluczową rolę w integrowaniu różnych dziedzin zarządzania w firmie. Są to kompleksowe rozwiązania informatyczne, które pozwalają na zintegrowanie procesów biznesowych, zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa oraz automatyzację działań w ramach organizacji.

Systemy ERP integrują różne dziedziny zarządzania, takie jak finanse, księgowość, zarządzanie zasobami ludzkimi, logistyka, produkcja, sprzedaż i wiele innych. Dzięki temu wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia podejmowanie decyzji, monitorowanie działań i optymalizację procesów.

Implementacja systemu ERP pozwala na zwiększenie efektywności i efektywności działania firmy. Dzięki zintegrowanym procesom biznesowym możliwe jest eliminowanie powielania pracy, redukcja kosztów i skrócenie czasu realizacji zadań. Dodatkowo, systemy ERP umożliwiają lepszą kontrolę nad wszystkimi aspektami działalności firmy, co przekłada się na poprawę jakości i zwiększenie konkurencyjności.

Systemy CRM

Systemy CRM (Customer Relationship Management) odgrywają istotną rolę w zarządzaniu relacjami z klientami i poprawie obsługi klienta. Są to narzędzia informatyczne, które umożliwiają gromadzenie, analizowanie i zarządzanie informacjami dotyczącymi klientów.

Systemy CRM pozwalają na skuteczne zarządzanie relacjami z klientami na wszystkich etapach cyklu życia klienta - od pozyskania, przez utrzymanie, aż po rozwój. Dzięki temu firma może lepiej zrozumieć potrzeby i preferencje klientów, dostosować ofertę do ich oczekiwań oraz budować długotrwałe i satysfakcjonujące relacje.

Implementacja systemu CRM przynosi wiele korzyści. Pozwala na lepsze zrozumienie klientów, personalizację oferty, skuteczniejsze działania marketingowe i sprzedażowe, oraz poprawę obsługi klienta. Systemy CRM umożliwiają także monitorowanie wskaźników kluczowych, takich jak wskaźnik zadowolenia klientów czy wskaźnik retencji, co pozwala na ciągłe doskonalenie działań i podnoszenie jakości obsługi.

Narzędzia BI

Narzędzia BI (Business Intelligence) odgrywają istotną rolę w gromadzeniu, analizowaniu i prezentowaniu danych biznesowych dla menadżerów. Są to zaawansowane systemy informatyczne, które umożliwiają przekształcanie ogromnych ilości danych w przydatne informacje i wiedzę.

Narzędzia BI pozwalają na gromadzenie danych z różnych źródeł, takich jak bazy danych, systemy ERP, systemy CRM czy systemy sprzedażowe. Następnie, dzięki zaawansowanym technikom analizy danych, możliwe jest generowanie raportów, wykresów i innych form wizualizacji, które ułatwiają zrozumienie informacji i podejmowanie decyzji.

Implementacja narzędzi BI przynosi wiele korzyści. Pozwala na lepsze wykorzystanie danych, szybsze raportowanie, identyfikację trendów i wzorców, oraz lepsze zrozumienie sytuacji biznesowej. Narzędzia BI umożliwiają także monitorowanie wskaźników kluczowych, takich jak rentowność, efektywność czy udział w rynku, co pozwala na lepsze zarządzanie i osiąganie celów organizacji.

Inne narzędzia wspomagające zarządzanie

Oprócz systemów ERP, CRM i narzędzi BI istnieje wiele innych narzędzi informatycznych, które wspomagają zarządzanie w firmie. Są to między innymi narzędzia do zarządzania projektami, zarządzania zasobami ludzkimi, zarządzania ryzykiem i zarządzania jakością.

Narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają planowanie, realizację i kontrolę projektów. Pozwalają na efektywne zarządzanie zadaniami, harmonogramem, zasobami i kosztami, co przekłada się na skuteczne osiąganie celów projektowych.

Narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi umożliwiają skuteczne zarządzanie personelem. Pozwalają na prowadzenie elektronicznych akt osobowych, zarządzanie obecnościami i czasem pracy, ocenianie pracowników oraz planowanie szkoleń i rozwoju.

Narzędzia do zarządzania ryzykiem pozwalają na identyfikację, analizę i monitorowanie ryzyka w organizacji. Pozwalają na skuteczne zarządzanie ryzykiem, podejmowanie działań prewencyjnych i minimalizowanie strat.

Narzędzia do zarządzania jakością umożliwiają monitorowanie i doskonalenie procesów. Pozwalają na tworzenie i kontrolę dokumentów, zarządzanie audytami i niezgodnościami, oraz monitorowanie wskaźników jakościowych.

Wszystkie te narzędzia informatyczne mają na celu usprawnienie zarządzania w firmie, poprawę efektywności i efektywności działań, oraz osiąganie lepszych wyników. Implementacja tych narzędzi wymaga odpowiedniego przygotowania, szkolenia personelu i dostosowania do indywidualnych potrzeb i specyfiki organizacji. Jednakże, korzyści wynikające z ich zastosowania mogą znacznie przewyższyć nakłady i przyczynić się do sukcesu przedsiębiorstwa.

Informatyczne narzędzia wspomagania zarządzania — artykuły polecane

Wirtualizacja zarządzania kadrami — Internet rzeczy — System informacyjny — System obiegu informacji — System wspomagania decyzji — Tablica ogłoszeń — Technologia informatyczna — Zarządzanie dokumentami — Intranet

Bibliografia

• Hammond M.L., Moore's Law: The First 70 Years, Semiconductor International, April 2004
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Krzysztof Woźniak