Zarządzanie procesowe

Zarządzanie procesowe jest strategią zarządzania, która skupia się na optymalizacji działań organizacji poprzez skoncentrowanie się na procesach. Polega na identyfikacji, analizie, projektowaniu, monitorowaniu i doskonaleniu procesów w celu osiągnięcia lepszych wyników biznesowych.

W praktyce, zarządzanie procesowe polega na podejściu systemowym, które traktuje organizację jako zbiór powiązanych ze sobą procesów, zamiast jako zbiór oddzielnych funkcji czy departamentów. Procesy są kluczowe dla osiągania celów organizacji, a optymalizacja ich działania przyczynia się do zwiększenia efektywności, poprawy jakości i redukcji kosztów.

Kluczowe pojęcia w zarządzaniu procesowym

W zarządzaniu procesowym istnieje kilka kluczowych pojęć, które są istotne do zrozumienia i wdrożenia tej strategii zarządzania.

• Podejście procesowe to sposób myślenia, który zakłada, że organizacja działa na podstawie procesów. Oznacza to, że procesy są centralnym elementem organizacji, a cele i zadania są realizowane poprzez przepływ pracy między procesami. Podejście procesowe wymaga identyfikacji i zrozumienia procesów, ich powiązań i wpływu na osiąganie celów organizacji.
• Proces to seria powiązanych ze sobą czynności, które mają na celu przekształcenie wejścia (np. surowców, informacji) w wyjście (np. produkt, usługę). Procesy mają określony początek i koniec oraz wykorzystują zasoby organizacji, takie jak ludzie, technologia, materiały. Zarządzanie procesami polega na identyfikacji, projektowaniu, mierzeniu i doskonaleniu procesów w celu zwiększenia ich efektywności i efektywności organizacji.
• Optymalizacja działań to proces doskonalenia procesów organizacyjnych w celu zwiększenia efektywności, jakości, elastyczności, innowacyjności i konkurencyjności organizacji. Optymalizacja działań polega na identyfikacji i eliminacji niepotrzebnych działań, zapewnieniu spójności i przepływu pracy w procesach oraz wprowadzeniu innowacji i usprawnień w procesach.
• Wartość dodana to koncepcja w zarządzaniu procesowym, która zakłada, że proces powinien dostarczać wartość dla klienta lub użytkownika. Wartość dodana oznacza, że proces powinien realizować cele organizacji, a wyniki procesu powinny być użyteczne, przydatne i satysfakcjonujące dla klienta. Wartość dodana jest kluczowym kryterium sukcesu procesu.
• Nieefektywne operacje to czynności lub działania, które nie przynoszą wartości dla klienta i nie przyczyniają się do osiągania celów organizacji. Nieefektywne operacje są marnotrawstwem i powinny być eliminowane lub zminimalizowane poprzez optymalizację procesów.

Poziomy zarządzania procesowego

W zarządzaniu procesowym można wyróżnić trzy poziomy, na których procesy są zarządzane i optymalizowane.

• Cała organizacja. Na poziomie całej organizacji, zarządzanie procesowe polega na identyfikacji, analizie i projektowaniu procesów, które są kluczowe dla osiągania celów organizacji. Na tym poziomie określa się strategię zarządzania procesowego i tworzy struktury organizacyjne, które wspierają zarządzanie procesowe.
• Procesy. Na poziomie procesów, zarządzanie procesowe polega na monitorowaniu, pomiarze i doskonaleniu procesów w celu zwiększenia ich efektywności i efektywności. Na tym poziomie identyfikuje się nieefektywne operacje, wprowadza innowacje i usprawnienia, oraz eliminuje bariery i przeszkody w procesach.
• Stanowiska pracy. Na poziomie stanowisk pracy, zarządzanie procesowe polega na definiowaniu ról, obowiązków i odpowiedzialności w procesach oraz zapewnianiu, że pracownicy mają niezbędne umiejętności i narzędzia do wykonywania swoich zadań. Na tym poziomie angażuje się pracowników w doskonalenie procesów i zapewnia się, że mają dostęp do informacji i wiedzy potrzebnej do efektywnego działania.

Aspekty zarządzania procesowego

Planowanie procesu

Planowanie procesu odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu procesowym. Jest to proces ustalania celów, strategii i działań niezbędnych do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. Planowanie procesu umożliwia precyzyjne określenie, jakie kroki należy podjąć, aby zrealizować określony proces.

Monitorowanie procesu

Monitorowanie procesu jest istotnym elementem zarządzania procesowego. Polega na systematycznym zbieraniu, analizowaniu i ocenie informacji dotyczących realizacji procesu. Monitorowanie pozwala na śledzenie postępów, identyfikowanie ewentualnych problemów i podjęcie odpowiednich działań korygujących.

Narzędzia i techniki monitorowania procesu obejmują:

• Raporty postępów - regularne raportowanie postępów realizacji procesu, które umożliwia analizę i ocenę postępów.
• Spotkania zespołu - regularne spotkania z zespołem odpowiedzialnym za realizację procesu, podczas których omawiane są postępy, problemy i działania korygujące.
• Systemy informatyczne - wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania do monitorowania i raportowania postępów procesu.

Sterowanie procesem

Sterowanie procesem jest kluczowym aspektem zarządzania procesowego. Polega na wpływaniu na przebieg procesu w celu osiągnięcia zamierzonych celów. Sterowanie procesem obejmuje zarówno regularne monitorowanie postępów, jak i podejmowanie działań korygujących w razie potrzeby.

Metody i narzędzia sterowania procesem obejmują:

• Analiza przyczynowo-skutkowa - metoda pozwalająca na identyfikowanie przyczyn problemów i wprowadzanie działań korygujących.
• Kontrola jakości - stosowanie narzędzi i technik kontroli jakości w celu zapewnienia zgodności z wymaganiami i doskonalenia procesu.
• Pomiary i wskaźniki - wykorzystanie pomiarów i wskaźników do monitorowania i oceny postępów procesu oraz efektywności działań korygujących.

Doskonalenie procesu

Doskonalenie procesu jest nieodzownym elementem zarządzania procesowego. Oznacza ciągłe dążenie do ulepszania procesów w celu osiągnięcia lepszych wyników. Doskonalenie procesu polega na identyfikacji obszarów, w których można wprowadzić zmiany i na podejmowaniu działań mających na celu poprawę efektywności i efektywności procesu.

Metody i narzędzia doskonalenia procesu obejmują:

• Benchmarking - porównywanie własnych procesów z najlepszymi praktykami branżowymi w celu identyfikacji obszarów do doskonalenia.
• Innowacje - wprowadzanie nowych pomysłów i rozwiązań w celu poprawy procesu.
• Kaizen - filozofia ciągłego doskonalenia, która polega na systematycznym wprowadzaniu małych zmian w celu osiągnięcia większych rezultatów.

Narzędzia zarządzania procesowego

Narzędzia graficzne

Narzędzia graficzne są niezwykle ważnym elementem zarządzania procesowego. Pozwalają one na wizualizację procesów, co ułatwia ich analizę i identyfikację obszarów do usprawnienia. Przykładowymi narzędziami graficznymi wykorzystywanymi w zarządzaniu procesowym są mapa procesów i diagram przepływu.

Mapa procesów to graficzna reprezentacja sekwencji zadań i operacji, które są niezbędne do osiągnięcia danego celu. Dzięki mapie procesów można zobaczyć całość procesu, zidentyfikować jego elementy składowe oraz relacje między nimi. Jest to szczególnie przydatne narzędzie podczas projektowania nowych procesów lub optymalizacji istniejących.

Diagram przepływu to inny rodzaj narzędzia graficznego, który przedstawia kolejność, zależności i interakcje między różnymi etapami procesu. Jest to szczególnie przydatne narzędzie podczas analizy procesów i identyfikacji bottlenecków (wąskich gardeł) oraz innych problemów występujących w procesie.

Narzędzia analityczne

Narzędzia analityczne są nieodłącznym elementem zarządzania procesowego. Pomagają one w analizie i zrozumieniu przyczyn i skutków różnych zjawisk oraz w identyfikacji obszarów do poprawy. Przykładami narzędzi analitycznych używanych w zarządzaniu procesowym są analiza przyczynowo-skutkowa i benchmarking.

Analiza przyczynowo-skutkowa, znana również jako diagram Ishikawy lub diagram „ryby”, jest narzędziem służącym do identyfikacji i zrozumienia przyczyn problemów występujących w procesie. Pozwala ona na analizę różnych czynników, które wpływają na jakość i efektywność procesu, takich jak ludzie, metody, maszyny, materiały, środowisko itp. Dzięki analizie przyczynowo-skutkowej można ustalić, które czynniki mają największy wpływ na problemy i jakie działania należy podjąć, aby je rozwiązać.

Benchmarking to proces porównywania własnych procesów i wyników z najlepszymi praktykami i wynikami innych organizacji. Jest to narzędzie, które umożliwia identyfikację obszarów do udoskonalenia oraz uczenie się od najlepszych. Benchmarking może obejmować różne aspekty procesu, takie jak czas wykonania, koszty, jakość, efektywność itp. Dzięki benchmarkingowi organizacja może dostosować swoje procesy do najlepszych praktyk branżowych i osiągnąć lepsze wyniki.

Narzędzia statystyczne

Narzędzia statystyczne odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu procesowym. Pozwalają one na zbieranie, analizę i interpretację danych, co umożliwia podejmowanie informowanych decyzji i monitorowanie efektywności procesów. Przykładami narzędzi statystycznych wykorzystywanych w zarządzaniu procesowym są wskaźniki jakości i Six Sigma.

Wskaźniki jakości są miarami używanymi do oceny jakości procesów lub produktów. Mogą obejmować różne aspekty, takie jak dokładność, niezawodność, szybkość, precyzja itp. Wskaźniki jakości pozwalają na monitorowanie i porównywanie wyników w celu identyfikacji obszarów do poprawy oraz oceny skuteczności wprowadzanych zmian.

Six Sigma to metodyka zarządzania jakością, która koncentruje się na eliminacji defektów i usprawnieniu procesów. Wykorzystuje ona narzędzia statystyczne, takie jak analiza danych, kontrola jakości, projekt eksperymentu, itp., aby zmniejszyć zmienność i optymalizować procesy. Six Sigma ma na celu zmniejszenie ilości defektów do poziomu 3,4 na milion możliwości, co przekłada się na wysoką jakość i efektywność procesów.

Narzędzia organizacyjne

Narzędzia organizacyjne są istotnym elementem zarządzania procesowego. Ułatwiają one koordynację, komunikację i monitorowanie działań związanych z procesami. Przykładami narzędzi organizacyjnych stosowanych w zarządzaniu procesowym są systemy informatyczne oraz szkolenia i rozwój pracowników.

Systemy informatyczne, takie jak systemy zarządzania procesami (BPM), pomagają w automatyzacji, monitorowaniu i raportowaniu procesów. Umożliwiają one również śledzenie wydajności procesów, zarządzanie dokumentacją oraz współpracę między różnymi działami i pracownikami. Systemy informatyczne są szczególnie przydatne w organizacjach o dużych i złożonych procesach, które wymagają skoordynowanego działania i monitorowania.

Szkolenia i rozwój pracowników są istotnym elementem zarządzania procesowego. Pracownicy są kluczowym zasobem organizacji i ich umiejętności i wiedza mają wpływ na jakość i efektywność procesów. Szkolenia pozwalają pracownikom zdobyć nowe umiejętności i wiedzę niezbędną do wykonywania swoich obowiązków oraz do udziału w usprawnianiu procesów. Rozwój pracowników zapewnia również motywację i zaangażowanie, co przekłada się na lepsze wyniki organizacji.

Narzędzia zarządzania procesowego są niezwykle ważne dla skutecznego i efektywnego zarządzania procesami. Narzędzia graficzne, analityczne, statystyczne i organizacyjne umożliwiają analizę, optymalizację, monitorowanie i usprawnianie procesów. Ich odpowiednie wykorzystanie może przynieść organizacji wiele korzyści, takich jak poprawa jakości, efektywności i konkurencyjności.

Wpływ zarządzania procesowego na organizację

Korzyści wynikające z zarządzania procesowego

Zarządzanie procesowe jest podejściem, które ma na celu usprawnienie i optymalizację działania organizacji poprzez skoncentrowanie się na procesach biznesowych. Wprowadzenie zarządzania procesowego może przynieść wiele korzyści dla organizacji.

Jedną z głównych korzyści jest zwiększenie efektywności organizacji. Poprzez analizę, modelowanie i standaryzację procesów biznesowych, organizacja może usunąć zbędne lub powtarzające się czynności, co prowadzi do skrócenia czasu trwania procesów i zwiększenia produktywności. Ponadto, zarządzanie procesowe pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów, dzięki czemu organizacja może osiągnąć większą efektywność kosztową.

Kolejną korzyścią jest poprawa jakości produkowanych usług lub produktów. Poprzez analizę procesów biznesowych i identyfikację potencjalnych obszarów problemowych, organizacja może wprowadzić odpowiednie poprawki i kontrole, aby zapewnić wysoką jakość końcowych rezultatów. Standaryzacja procesów i wypracowanie najlepszych praktyk przyczynia się do minimalizacji błędów i niedociągnięć oraz zwiększenia satysfakcji klientów.

Innowacyjność jest kolejnym aspektem, który może być poprawiony dzięki zarządzaniu procesowemu. Analiza procesów biznesowych pozwala na identyfikację obszarów, które mogą być usprawnione lub zautomatyzowane, co z kolei tworzy przestrzeń dla innowacyjnych rozwiązań. Poprzez wprowadzanie nowych technologii, organizacja może zwiększyć swoją konkurencyjność i zdolność do adaptacji do zmieniającego się otoczenia biznesowego.

Wyzwania i ograniczenia zarządzania procesowego

Wprowadzenie zarządzania procesowego może napotkać szereg wyzwań. Jednym z głównych wyzwań jest brak zaangażowania i akceptacji ze strony pracowników. Wprowadzenie zmian w procesach może spotkać się z oporem ze strony pracowników, którzy obawiają się utraty kontroli lub zmiany sposobu pracy. Dlatego kluczowe jest zaangażowanie i komunikacja z pracownikami od samego początku procesu, aby zapewnić ich zaufanie i współpracę.

Kolejnym wyzwaniem jest zidentyfikowanie i modelowanie procesów biznesowych. Procesy w organizacji mogą być skomplikowane i niejednoznaczne, co utrudnia ich analizę i standaryzację. Konieczne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy procesów, identyfikacja ich kroków i zależności, aby stworzyć spójny i zrozumiały model procesów.

Ograniczenia technologiczne mogą również stanowić wyzwanie dla zarządzania procesowego. Wprowadzenie nowych systemów informatycznych lub narzędzi może wymagać dużych nakładów finansowych i czasowych. Ponadto, organizacja może napotkać trudności z integracją istniejących systemów i dostosowaniem ich do nowych procesów. Dlatego kluczowe jest odpowiednie planowanie i przygotowanie organizacji pod względem technologicznym.

Zarządzanie procesowe — artykuły polecane

Proces gospodarczy — Zero defektów — Implementacja strategii — Koncepcje zarządzania — Teoria ograniczeń — Identyfikacja procesów — Analiza procesów — Strategia projakościowa - zasady formułowania — Six sigma

Bibliografia

• Grajewski P. (2009), Organizacja procesowa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Hawrysz L. (2013), Procesowo zorientowana kultura organizacyjna w organizacjach sektora publicznego, Politechnika Opolska
• Opolski K. (red.) (2002), Doskonalenie jakości w bankach, CeDeWu, Warszawa

Autor: Justyna Szpilka