Mapa procesów

Mapa procesów
Polecane artykuły


Mapy procesów wykorzystywane są do przeprowadzenia przekształceń w działaniu systemu gospodarczego w następujących sytuacjach:

  • wdrażania systemów zarządzania jakością,
  • wdrażania zarządzania procesowego,
  • wdrażania Lean manufacturing,
  • modelowania struktury organizacyjnej,
  • organizowania funkcjonowania firmy podczas restrukturyzacji,
  • skracania czasu wykonywania procesów,
  • zmniejszania kosztów wykonywania procesów,
  • wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych,
  • przechodzenia na działalność gospodarczą w oparciu o Internet,
  • tworzenia zintegrowanych łańcuchów dostaw. (Szymonik A. 2011, s. 153)

Definicja procesu w mapowaniu procesów

Rys. 1. Przykładowy schemat przebiegu procesu

Definicja procesu powinna obejmować:

  • początek i koniec procesu,
  • strukturę procesu,
  • wejścia i wyjścia,
  • dostawców i klientów,
  • właściciela procesu,
  • kryteria oceny,
  • wpływ na wynik całości organizacji,
  • mierniki,
  • narzędzia pomiaru i oceny,
  • kryteria i metody sterowania, w tym sprzężenia zwrotne,
  • zasoby i odstępstwa,
  • dokumentacje procesu i jego przebiegu (1).

Pożądany wynik osiąga się z większą efektywnością, gdy działania i związane z nimi zasobami są zarządzane jako proces.(2) Na tym polega istota podejścia procesowego - jednej z ośmiu zasad zarządzania jakością. System zarządzania jakością można podzielić na szereg procesów, wzajemnie ze sobą powiązanych. Podejście procesowe ma na celu tworzenie procesów występujących w organizacji i takie ich kształtowanie, aby ich efektywność i skuteczność były jak najwyższe (3).

Aby zidentyfikować proces należy określić: cel, wejście, wyjście, wskaźnik (miernik) oraz właściciela. Proces składa się z powiązań między klientami wewnętrznymi, jednak wejścia i wyjścia procesów mogą być związane z klientami zewnętrznymi.

Wejścia i wyjścia mogą być materialne i niematerialne. Do najczęściej spotykanych powiązań między procesami (wejść i wyjść) można zaliczyć: surowce, półprodukty, wyroby końcowe, energię, informację oraz środki finansowe. W rzeczywistości organizacje, tworząc mapę procesów, dzielą procesy w różny sposób, różnie też je nazywają.

Rodzaje procesów na mapie procesów

Najczęściej procesy występujące w organizacji dzieli się na:

  • procesy zarządcze,
  • procesy główne,
  • procesy pomocnicze.

Do procesów głównych w typowym przedsiębiorstwie produkcyjnym zwykle zaliczyć można:

Procesami pomocniczymi mogą być:

Procesy zarządcze to m. in.:

Tworzenie mapy procesów

Mapa procesów w ujęciu ogólnym wyodrębnia procesy i ważniejsze podprocesy. Podproces, to wydzielona część procesu, która ze względu na swój charakter oraz odrębność od innych części, może być traktowana jako odrębny, mniejszy proces (np. w procesie rekrutacji dużej firmy można wydzielić podproces adaptacji pracowników). Nie ma jednego standardu tworzenia mapy. Najczęściej pokazuje ona przepływy informacyjne lub materialne pomiędzy procesami.

Uwaga: Niektórzy autorzy błędnie piszą o mapie procesu (jednego). Taki rysunek składa się nie z procesów, a z zadań. Jest wobec tego wykresem blokowym, a nie mapą procesów.

Zasady tworzenia mapy procesu

Rys. 2. Przykładowa mapa procesów

Podczas przygotowywania mapy procesu należy stosować następujące zasady:

  • procesy rysujemy od strony lewej do prawej,
  • każdy diagram procesu/działalności powinien rozpoczynać się i kończyć się symbolem początek/koniec,
  • wszystkie symbole połączone są strzałkami,
  • kierunek strzałek musi być zgodny z przepływem procesu,
  • wszystkie linie opisujące proces muszą być przyłączone do symboli,
  • należy unikać sytuacji, w której schemat/działalność dzieli się na kilka stron,
  • schemat musi być prosty (należy unikać szczegółowości),
  • powinny być widoczne granice procesu,
  • w schemacie winno być widoczne centralne (najważniejsze) miejsce. (Szymonik A. 2011, s. 155)

Ponadto należy ustalić stopień szczegółowości mapy procesu, podczas czego musimy wziąć pod uwagę w jakim celu tworzymy mapę. Gdy chcemy zaprezentować powszechne zasady funkcjonowania procesu mapa będzie zawierać mniej szczegółów, jednak w przypadku "wdrożenia nowych wyrobów do produkcji lub gdy szukamy przyczyny problemu w procesie" musimy uwzględnić bardziej rozbudowaną strukturę mapy. Dzięki temu możemy poznać miejsca, gdzie nieefektywnie wykorzystywane są pieniądze i czas oraz wyeliminować je w przyszłości. Im bardziej szczegółowe i skomplikowane procesy tym ilość osób przygotowujących mapę procesu powinna być większa. (Szymonik A. 2011, s. 157-158)

Mapowanie procesów

Na przebieg mapowania procesów składają się następujące etapy:

  • I etap - identyfikacja procesów, do odbycia której wykorzystuje się metody:
  1. metoda odgórna (top-down), gdzie w pierwszej kolejności określa się ogólną działalność organizacji wraz z jej celami, a następnie przechodzi się do uszczegółowienia wskazanych elementów,
  2. metoda oddolna (bottom-up), bardziej czasochłonna, jednak dokładniejsza, która polega na analizie wykonywanych w organizacji czynności i na ich podstawie formułowanie przebiegających procesów.
  • II etap – obejmuje:
  1. podział procesów na wykonawcze (główne) i wspierające (pomocnicze),
  2. wyróżnienie procesów kluczowych z punktu widzenia realizacji celów biznesowych,
  3. odzwierciedlenie przebiegu procesów w ramach poszczególnych działów. (Szymonik A. 2011, s. 153)

Do mapowania procesów zazwyczaj stosuje się poniższą procedurę:

  1. identyfikowanie głównych uczestników procesu z wykorzystaniem techniki określanej mianem mapowanie relacji,
  2. tworzenie szczegółowej mapy procesu, prezentującej wszystkie czynności składające się na proces.

Mapowanie relacji stosuje się w celu "zmniejszenia barier funkcjonalnych i hierarchicznych, poprawę współpracy pomiędzy poszczególnymi ogniwami w relacji nadawca-odbiorca, a także na ustaleniu osób funkcyjnych, które mają uczestniczyć w dalszym doskonaleniu analizowanych procesów.” (Szymonik A. 2011, s. 154)

Bibliografia

Autor: Katarzyna Rzepka