Informatyczny system zarządzania

Informatyczny system zarządzania jest nieodłącznym elementem współczesnych organizacji, które prężnie działają w dynamicznym i konkurencyjnym otoczeniu. Systemy informatyczne zarządzania mają na celu usprawnienie procesów organizacyjnych, umożliwienie szybkiego dostępu do informacji oraz wspieranie podejmowania decyzji na różnych szczeblach zarządzania.

Obecnie istnieje wiele różnych systemów informacyjnych zarządzania. Można tu wyróżnić: Systemy informacyjne zarządzania (MIS - Management Information Systems), systemy wspomagania decyzji (Decision Support Systems -DSS), systemy informacyjne kierownictwa (Executive Information Systems - EIS), systemy wspomagania kierownictwa (Executive Support Systems - ESS) czy systemy eksperckie (Expert Systems - ES), i systemy oparte o bazy wiedzy (Knowledge Based Systems). Dodatkowo można także wyróżnić biurowe systemy informacyjne (Office Information Systems - OIS, lub Office Automation Systems - OAS).

Charakteryzując opisane wyżej systemy informatyczne należy odnieść się do ich cech mających znaczenie dla kierownictwa różnych szczebli. Wyróżnić można tutaj następujące cechy szczególne:

• rodzaj - forma - zasobów informacyjnych,
• wykorzystywane modele i procedury,
• środki techniczne,
• rodzaje wspomaganych decyzji.

Klasyfikacja

Wyróżnić można następujące typy informatycznych systemów zarządzania:

Ze względu na obszar zastosowań:

• systemy zarządzania produkcją,
• systemy zarządzania zasobami materialnymi,
• systemy zarządzania logistyką i dystrybucją,
• systemy zarządzania zasobami niematerialnymi,
• systemy zarządzania finansami

Ze względu na generację systemu:

• systemy transakcyjne (ewidencyjno-sprawozdawcze),
• systemy informacyjno-decyzyjne,
• systemy wspomagania decyzyjnego (doradcze, ekspertowe).

Ze względu na szczebel zarządzania:

• systemy zarządzania operacyjnego,
• systemy zarządzania taktycznego,
• systemy zarządzania strategicznego.

Ze względu na poziom kompleksowości:

• systemy proste (jednodziedzinowe i/lub jednofunkcyjne),
• systemy wielodziedzinowe i/lub wielofunkcyjne,
• systemy kompleksowe.

Ze względu na stopień integracji:

• systemy autonomiczne,
• systemy częściowo zintegrowane,
• systemy zintegrowane.

Ze względu na uniwersalność:

• systemy oparte na komputerowych pakietach narzędziowych,
• systemy indywidualne,
• systemy powielarne,
• systemy typowe i standardowe

Hurtownia danych (Data Warehouse)

Termin wprowadzony w latach osiemdziesiątych, który można określić jako zbiór wszystkich baz danych całego przedsiębiorstwa pozostające niezmiennie w hurtowni danych. Ma na celu wspomaganie decyzji i pozyskiwanie niezbędnych informacji. Dane dzielone są oczyszczane i dzielone według określonych kryteriów. Hurtownie danych w organizacji są tworzone w celu:

• Szybkiego pozyskania informacji przez przeszukanie danych (data-drilling), wyróżnić można operacje wgłębną data-down, scalającą data-up, analizę wieloprzekrojowa slicing&dicing
• uzyskanie wiedzy z danych data-mining, korzysta się w tym wypadku z modeli sieci neuronowych, algorytmów genetycznych, technik statystycznych

Informacje magazynowane w hurtowni można podzielić na:

• informacje faktyczne (fakty) - to określone wydarzenia w przedsiębiorstwie dotyczące operacji gospodarczych wewnątrz lub na zewnątrz. Fakty poddawane są analizie, dlatego są przedstawione za pomocą liczb, np. liczba zwrotów, wartość sprzedaży
• informacje referencyjne (opisy) - są to opisy kategorii według których analizuje się dane faktyczne, wyrażają takie aspekty działania firmy, jak klient, region geograficzny czy zasoby ludzkie oraz pokazują, gdzie należy sumować dane faktyczne
• informacje zbiorcze (agregaty faktów) - przechowywane są tutaj dane dla dłuższego okresu czasu, np. liczba awarii w ciągu kwartału
• metadane - służą opisaniu danych, ich znaczenia, wskazują ich położenie, sposób pozyskania, przetwarzania i użycia

Rodzaje hurtowni danych:

1. jedna hurtownia - zaspokajająca wszystkich decydentów
2. mini hurtownie tematyczne - zaspokajające określone potrzeby informacyjne (w dziedzinie np. finansów, logistyki)
3. centralna hurtownia danych (EDW - Enterprise Data Warehouse) - służąca uzupełnianiu mini hurtowni, nie wykonuje bezpośrednich analiz
4. hurtownie oddziałowe (DDW - Departamental Data Warehouse) - każdy oddział posiada swoją wielotematyczną hurtownię danych
5. hurtownia centralna (CDW - Corporate Data Warehouse) - hurtownia danych, która posiada dane z całego przedsiębiorstwa, stanowi główne źródło danych archiwalnych

Znaczenie systemów informatycznych zarządzania

Informatyczne systemy zarządzania mają istotne znaczenie dla organizacji, ponieważ umożliwiają skuteczne zarządzanie informacjami. Informacje są jednym z najcenniejszych zasobów organizacji, a ich odpowiednie wykorzystanie może przynieść konkurencyjne przewagi. Systemy zarządzania umożliwiają gromadzenie, przetwarzanie i analizę danych, co prowadzi do lepszej wiedzy na temat sytuacji organizacji oraz podejmowania lepiej uzasadnionych decyzji.

Kolejnym ważnym aspektem jest usprawnienie procesów organizacyjnych. Systemy informatyczne zarządzania mogą eliminować lub redukować błędy, zmniejszać czas wykonywania zadań oraz usprawniać komunikację wewnątrz organizacji. Dzięki temu, organizacje mogą osiągać większą efektywność i skuteczność w realizacji swoich celów.

Ponadto, systemy informatyczne zarządzania umożliwiają lepszą kontrolę nad działaniami organizacji. Dzięki dostępowi do informacji w czasie rzeczywistym, zarządzający mają możliwość monitorowania postępów, identyfikowania problemów oraz podejmowania odpowiednich działań korygujących. To z kolei prowadzi do większej elastyczności i adaptacyjności organizacji wobec zmieniających się warunków rynkowych i konkurencyjnych.

W dzisiejszym cyfrowym świecie, systemy informatyczne zarządzania są niezbędnym narzędziem, które wspomaga i usprawnia zarządzanie organizacją. Ich rola i znaczenie nieustannie rośnie, ponieważ organizacje zdają sobie sprawę, że efektywne zarządzanie informacjami i procesami jest kluczowym czynnikiem sukcesu. W kolejnych rozdziałach tego eseju zostaną omówione różne rodzaje systemów informatycznych zarządzania oraz korzyści, jakie mogą przynieść organizacji.

Cechy systemów informatycznych zarządzania

Systemy informatyczne zarządzania charakteryzują się szeregiem kluczowych cech, które przyczyniają się do ich skuteczności. Jedną z najważniejszych cech jest zdolność do gromadzenia, przechowywania i przetwarzania dużych ilości danych. Systemy te umożliwiają organizacjom zbieranie informacji z różnych systemów i źródeł, a następnie analizowanie ich w celu uzyskania cennych wskazówek i wniosków.

Kolejną ważną cechą jest wykorzystywanie różnych modeli i procedur do analizy danych. Systemy informatyczne zarządzania umożliwiają tworzenie zaawansowanych modeli matematycznych i statystycznych, które pozwalają na prognozowanie i planowanie. Przetwarzanie danych za pomocą tych modeli pomaga w identyfikacji trendów, wykrywaniu anomalii, a także podejmowaniu trafnych decyzji.

Systemy informatyczne zarządzania wykorzystują także różne środki techniczne, takie jak bazy danych, oprogramowanie analityczne, narzędzia raportowe i systemy wizualizacji danych. Dzięki temu użytkownicy mają możliwość łatwego dostępu do informacji, generowania raportów i tworzenia interaktywnych wizualizacji, które ułatwiają zrozumienie danych i prezentację wyników.

W zależności od obszaru, w którym są wykorzystywane, systemy informatyczne zarządzania wspierają różne rodzaje decyzji. Mogą to być decyzje strategiczne, takie jak rozwijanie nowych rynków czy inwestowanie w nowe technologie, jak również decyzje operacyjne, takie jak zarządzanie zapasami czy planowanie produkcji. Systemy te dostarczają menedżerom informacji, które są niezbędne do podejmowania trafnych decyzji, co przyczynia się do skutecznego zarządzania organizacją.

System ERP w informatycznym systemie zarządzania

System ERP (Enterprise Resource Planning) to kompleksowe oprogramowanie, które umożliwia integrację różnych dziedzin zarządzania w organizacji. Jest to zintegrowany system, który obejmuje zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, takimi jak środki finansowe, materiały, pracownicy, procesy produkcyjne, a także relacje z klientami.

System ERP jest zbudowany na bazie jednej, wspólnej bazy danych, co pozwala na płynną wymianę informacji między poszczególnymi departamentami organizacji. Dzięki temu systemowi możliwe jest skoncentrowanie wszystkich danych dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie i podejmowanie strategicznych decyzji.

Rola systemu ERP w integracji różnych dziedzin zarządzania jest niezwykle istotna. Dzięki temu narzędziu możliwe jest usprawnienie i usatysfakcjonowanie procesów działających w różnych obszarach organizacji, takich jak produkcja, sprzedaż, finanse, logistyka czy kadry. System ERP umożliwia zautomatyzowanie wielu operacji, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych i minimalizując ryzyko błędów.

Wdrożenie systemu ERP w organizacji niesie ze sobą wiele korzyści i pozytywnych efektów. Przede wszystkim, system ERP pozwala na poprawę efektywności działań i koordynacji procesów w całej organizacji. Dzięki jednolitej bazie danych, wszyscy pracownicy mają dostęp do aktualnych informacji, co umożliwia szybką reakcję na zmiany i optymalizację działań.

Kolejną zaletą systemu ERP jest zwiększenie transparentności i kontroli nad procesami w organizacji. Dzięki systemowi ERP, zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa staje się bardziej przejrzyste, a decyzje podejmowane są na podstawie rzetelnych danych. Ponadto, system ERP umożliwia monitorowanie i analizowanie efektywności poszczególnych procesów, co pozwala na identyfikację obszarów wymagających optymalizacji.

Wdrożenie systemu ERP przyczynia się również do zwiększenia kontroli nad kosztami. Dzięki lepszej koordynacji działań i optymalizacji procesów, organizacja może efektywniej zarządzać swoimi zasobami, unikając marnotrawstwa i niepotrzebnych wydatków. Dodatkowo, system ERP umożliwia lepsze planowanie i prognozowanie, co pozwala na redukcję ryzyka i lepsze zarządzanie finansami.

Ważnym aspektem systemu ERP jest również poprawa relacji z klientami. Dzięki jednolitej bazie danych, pracownicy mają dostęp do pełnej historii klienta, co umożliwia lepsze zrozumienie jego potrzeb i dostosowanie oferty. System ERP umożliwia także automatyzację procesów obsługi klienta, co przekłada się na szybsze i bardziej efektywne reagowanie na jego zapytania i reklamacje.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w systemach zarządzania

Sztuczna inteligencja (SI) odgrywa coraz większą rolę w dzisiejszych systemach zarządzania. SI umożliwia automatyzację procesów, przewidywanie trendów oraz podejmowanie lepszych decyzji biznesowych. Dzięki zaawansowanym algorytmom i analizie danych, sztuczna inteligencja jest w stanie wyciągać wnioski i rekomendacje na podstawie ogromnej ilości informacji.

Automatyzacja procesów jest jednym z kluczowych aspektów wykorzystania SI w systemach zarządzania. Dzięki temu, rutynowe zadania mogą być wykonywane szybciej i bardziej efektywnie. Na przykład, sztuczna inteligencja może analizować dane finansowe i automatycznie generować raporty, co oszczędza czas i zasoby ludzkie.

SI ma również możliwość przewidywania trendów na podstawie analizy danych historycznych. Dzięki temu, systemy zarządzania mogą dostarczać prognozy dotyczące sprzedaży, zapotrzebowania na produkty czy trendy rynkowe. To umożliwia lepsze planowanie i podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych.

Kolejną zaletą wykorzystania SI w systemach zarządzania jest możliwość podejmowania lepszych decyzji. Dzięki analizie danych i algorytmom uczenia maszynowego, sztuczna inteligencja może dostarczać rekomendacje na temat optymalnych działań biznesowych. Na przykład, system zarządzania może sugerować optymalne ceny produktów, dostosowane do preferencji klientów i konkurencyjności na rynku.

Technologie mobilne w systemach zarządzania

Technologie mobilne są nieodłącznym elementem nowoczesnych systemów zarządzania. Dają one możliwość dostępu do informacji i narzędzi zarządczych w dowolnym miejscu i czasie dzięki mobilnym aplikacjom zarządzania.

Dzięki technologiom mobilnym, menedżerowie i pracownicy mogą mieć stały dostęp do ważnych danych i raportów, bez konieczności bycia w biurze. Przykładowo, mogą sprawdzać stan zapasów, monitorować realizację projektów czy analizować wyniki sprzedaży, korzystając z aplikacji mobilnych na swoich smartfonach lub tabletach.

Korzyści wynikające z wykorzystania technologii mobilnych w systemach zarządzania są liczne. Przede wszystkim, umożliwiają one szybką reakcję na zmieniające się warunki rynkowe i sytuacje awaryjne. Pracownicy mają możliwość natychmiastowego dostępu do informacji i mogą podejmować decyzje w czasie rzeczywistym, z dowolnego miejsca.

Dodatkowo, technologie mobilne zwiększają efektywność pracy, ponieważ eliminują konieczność ciągłego powrotu do biura w celu uzyskania potrzebnych danych. Pracownicy mogą pracować zdalnie i nadal być w pełni zintegrowani z systemem zarządzania.

Bezpieczeństwo danych w systemach zarządzania

Bezpieczeństwo danych jest kluczowym elementem informatycznego systemu zarządzania. Ochrona danych przed nieautoryzowanym dostępem, kradzieżą lub uszkodzeniem jest niezwykle istotna, zwłaszcza w kontekście rosnących zagrożeń cybernetycznych.

W systemach zarządzania stosuje się różne metody i technologie w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych. Jednym z podstawowych środków jest uwierzytelnianie i autoryzacja, które kontrolują dostęp do systemu tylko dla uprawnionych użytkowników.

Dodatkowo, stosuje się szyfrowanie danych, które chroni informacje przed odczytem przez nieuprawnione osoby. Szyfrowanie jest szczególnie istotne w przypadku przesyłania danych przez internet, gdzie istnieje ryzyko przechwycenia informacji przez hakerów.

Inne metody ochrony danych obejmują tworzenie kopii zapasowych, które pozwalają na przywrócenie danych w przypadku ich utraty lub uszkodzenia, oraz monitorowanie systemów w celu wykrywania potencjalnych ataków lub nieprawidłowości.

Informatyczny system zarządzania — artykuły polecane

Badanie potrzeb informacyjnych — System informacji menedżerskiej — System informacji strategicznej — Hurtownia danych — Systemy informowania kierownictwa — Luka informacyjna — Baza wiedzy — Porównanie informatycznych systemów zarządzania — Systemy wspomagania decyzji

Bibliografia

• Januszewski A. (2012), Funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Kisielnicki J. (2013), Systemy informatyczne zarządzania, Placet, Warszawa
• Kuraś M., System informacyjny - system informatyczny, Akademia Górniczo-Hutnicza w Krakowie
• Niedzielska E. (red.) (1993), Projektowanie systemów informatycznych, PWE, Warszawa
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Żółtowski M. (2011), Komputerowe wspomaganie zarządzania systemem eksploatacji w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Zintegrowane zarządzanie. Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Opole

Autor: Krzysztof Woźniak, Julia Czerwiec