Proces biznesowy

Proces biznesowy lun inaczej metoda biznesowa, która funkcjonuje w każdym przedsiębiorstwie. Są to zadania ze sobą powiązane, które prowadzą do osiągnięcia wyznaczonego efektu. Najważniejszym celem tego procesu jest zrozumieć klienta, dostawców i słabe strony tego procesu.(A. Bitkowska 2009, s.26)

To wartość dodana, którą tworzą aktywności produktów lub usług organizacji.

Nurty modelu biznesowego

W publikacjach możemy wyróżnić trzy nurty tego modelu. W pierwszym z nich możemy wskazać elementy składowe, zdefiniować i opisać proces jako koncepcja teoretyczna. W drugim wyodrębniamy rodzaje modelu oraz jego specyfikę analizy. Ostatni model to rodzaj podejścia do problematyki. Obejmuje koncepcje i prezentacje modelu dla wskazanego przedsiębiorstwa.

Podstawowe składniki modelu biznesowego (T. Szot-Gabryś 2016, s.87)

• przedstawienie segmentu rynkowego,
• określenie odbiorcą szczegółowej funkcji,
• przedstawienie struktury łańcucha jakości,
• oszacowanie kosztów i zysków wytwarzanych i sprzedawanych produktów,
• określenie strategi.

Zasady podejścia do biznesu:

• Marketing i innowacja jako dwie podstawowe funkcje,
• produktywne wykorzystywanie zasobów,
• innowacje rozwiązania,
• uzyskiwanie wysokiej pozycji na rynku,
• nakaz uzyskiwania zysku i ryzyka z nim związanego.

Za wytyczne procesu biznesowego bierzemy

• strony zainteresowane: czyli realizacja procesu dla zainteresowanych stron,
• mierniki: które mierzą stopień realizacji celu,
• przebieg procesu: model procesu pokazuje co robimy i w jaki sposób,
• właściciel procesu: który nadzoruje przebieg,
• narzędzia informatyczne: elementy wspierające przebieg.

Właściciel procesu o osoba, która odgrywa znaczącą role. Odpowiada i koordynuje cały proces biznesowy. Posiada stosowną wiedzę oraz uprawnienia. (A. Bitkowska, 2009)

Model biznesu

Jest to tak zwana architektura procesów na którą składa się modelowanie, wyznaczania poszczególnych etapów działań a także ich filozofia, która jest niezbędna do rozwoju istniejącej lub przyszłej organizacji (B. Kożuch 2013, s. 28)

Model biznesowy w przemyśle spożywczym

Przemysł spożywczy w naszym kraju jest najszybciej rozwijającą się gałęzią gospodarki poprzez współpracę producentów rolnych i przetwórców. Dzięki zmodernizowanemu procesowi biznesowemu możemy pochwalić się 6 pozycją w rankingu krajów, które są eksporterami netto żywności i napojów. Mimo dobrych wyników finansowych zakłady wciąż poddaje się modernizacji, aby sprostać konkurencji na rynku. Dlatego też opracowywane są modele, które wspomagają ten proces.

Wieloaspektowość procesów biznesowych (skład)

• aspekty realizacyjne: alokacja zasobów ludzkich i technicznych, efektywność i elastyczność,
• aspekty finansowe: analiza i monitorowanie kosztów,
• koegzystencja elementów natury biznesowej, technicznej i społecznej.

(W. Fliegner, 2015 s.2)

Bloki tworzące model biznesu według M.W. Johnson, C.M. Christensen, H. Kagerman

• Pierwszy blok dotyczy klienta, a obejmuje:
  • Zdefiniowanie do jakich klientów chcemy dotrzeć,
  • Ofertę dla klientów oraz możliwości rozwiązania danego problemu,
  • Co musimy zrobić aby rozwiązać problem i zaspokoić najważniejszą potrzebę,
• Drugi blok to formuła obejmująca zysk:
  • Jakie przychody możemy osiągnąć aby były iloczynem ceny i ilości,
  • Strukturę kosztów, czyli gdzie i jak lokować koszty ważnych zasobów,
  • Model marży, który pokazuje jak osiągnąć zysk na transakcjach,
• Trzeci blok to zasoby kluczowe, które dotyczą:
  • personelu, technologii, wyposażenia technicznego, informacji, kanału dystrybucji, marki i partnerstwa.
• Czwarty blok dotyczy kluczowych procesów, które powodują, że przedsiębiorstwo realizuje zyski przez dostarczanie klientowi wartości:
• procesy opracowania produktu np. jak się rozwija i wytwarza,
• miary i prawidła,
• normy podejścia do klienta i projektu.

(M.W. Johnson, C.M. Christensen, H. Kagerman 2010, s.47-70)

Nadzorowanie i koordynacja procesu

Właściciel procesu biznesowego ma kluczowy wpływ na nadzorowanie i koordynację procesu. Odpowiada za ustalanie celów procesu, określanie wyników oczekiwanych oraz monitorowanie postępów i osiągnięć. Ponadto, właściciel procesu jest odpowiedzialny za utrzymanie ciągłości procesu, eliminowanie przeszkód i zapewnienie, że proces jest wykonywany zgodnie z ustalonym planem.

Jednym z głównych obowiązków właściciela procesu jest identyfikacja i zarządzanie ryzykiem. Właściciel powinien być świadomy potencjalnych zagrożeń dla procesu i działać proaktywnie, aby uniknąć ewentualnych problemów. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości lub problemów, właściciel procesu jest odpowiedzialny za ich rozwiązanie i wprowadzenie niezbędnych zmian w celu poprawy efektywności.

Właściciel procesu biznesowego powinien również zwracać uwagę na jakość procesu. Ma obowiązek monitorować i oceniać wyniki procesu, wskazywać obszary wymagające poprawy oraz wprowadzać odpowiednie działania korygujące. Dzięki temu właściciel procesu przyczynia się do ciągłego doskonalenia procesów w organizacji.

Wpływ na efektywność procesu

Rola właściciela procesu biznesowego ma bezpośredni wpływ na efektywność procesu. Właściciel jest odpowiedzialny za optymalizację procesu, eliminowanie zbędnych działań i tworzenie bardziej efektywnych rozwiązań. Poprzez analizę procesu i identyfikację obszarów wymagających usprawnienia, właściciel może wprowadzić zmiany, które przyczynią się do zwiększenia efektywności, oszczędności czasu i zasobów.

Właściciel procesu biznesowego powinien także dbać o komunikację i współpracę z innymi działami i interesariuszami procesu. Współpraca z innymi właścicielami procesów oraz właścicielami innych procesów może przynieść korzyści przez wymianę wiedzy, najlepszych praktyk i doświadczeń. Właściciel procesu powinien również dbać o komunikację z pracownikami wykonującymi proces, zapewniając im niezbędne wsparcie, szkolenia i motywację.

Właściciel procesu biznesowego powinien być liderem i osobą odpowiedzialną za rozwój procesu w organizacji. Powinien być otwarty na innowacje, nowe technologie i zmiany, które mogą przynieść korzyści dla procesu. Właściciel powinien również inspirować, motywować i mobilizować zespół, aby osiągać lepsze wyniki i dążyć do doskonałości.

Architektura procesów

Architektura procesów jest kluczowym elementem modelu biznesowego, który opisuje strukturę i organizację procesów w organizacji. Obejmuje ona zarówno procesy główne, jak i procesy wspomagające, które są niezbędne do osiągnięcia celów organizacji.

W architekturze procesów ważne jest zdefiniowanie odpowiednich struktur organizacyjnych, takich jak działy, zespoły i stanowiska, oraz określenie relacji między nimi. Wpływa to na efektywność i efektywność procesów, umożliwiając lepszą współpracę i koordynację działań.

Ponadto, architektura procesów obejmuje również strukturę technologiczną, taką jak systemy informatyczne i narzędzia, które wspierają realizację procesów. Ważne jest, aby te systemy były zintegrowane i umożliwiały swobodny przepływ informacji między różnymi procesami.

Wreszcie, architektura procesów obejmuje także określenie odpowiednich wskaźników wydajności, które pomagają w monitorowaniu i ocenie procesów. Dzięki tym wskaźnikom organizacja może dokonywać odpowiednich zmian i doskonalić swoje procesy.

Automatyzacja procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Automation, BPA) jest coraz bardziej popularnym rozwiązaniem w dzisiejszych organizacjach. Polega na zastosowaniu technologii informatycznych w celu zautomatyzowania i usprawnienia procesów wewnętrznych i zewnętrznych firmy.

Główną korzyścią wynikającą z automatyzacji procesów biznesowych jest zwiększenie efektywności i wydajności działania organizacji. Poprzez zastosowanie odpowiednich narzędzi i systemów informatycznych, możliwe jest usunięcie zbędnych lub powtarzających się czynności, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. Procesy biznesowe stają się bardziej zautomatyzowane, a pracownicy są w stanie skoncentrować się na bardziej wartościowych i strategicznych zadaniach.

Kolejną korzyścią jest poprawa jakości pracy poprzez eliminację błędów ludzkich. Automatyzacja procesów biznesowych pozwala na precyzyjne i spójne wykonywanie czynności, co minimalizuje ryzyko popełnienia pomyłek. Dodatkowo, zastosowanie systemów monitoringu i raportowania umożliwia szybką reakcję na ewentualne problemy i błędy, co przyczynia się do szybkiego ich naprawienia.

Kolejnym aspektem jest usprawnienie komunikacji i współpracy w organizacji. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych, informacje są dostępne w czasie rzeczywistym dla wszystkich zainteresowanych stron. Pracownicy mają możliwość łatwej wymiany danych i współpracy przy realizacji zadań. To z kolei przyczynia się do szybszego podejmowania decyzji i skracania cyklu realizacji procesów.

Ostatnią, ale nie mniej ważną korzyścią jest poprawa obsługi klienta. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych, organizacje są w stanie szybciej i bardziej efektywnie obsłużyć potrzeby swoich klientów. Procesy takie jak zamówienia, obsługa reklamacji czy śledzenie dostaw mogą być zoptymalizowane i przyspieszone, co przyczynia się do zwiększenia satysfakcji klientów.

Technologie informatyczne w automatyzacji

Automatyzacja procesów biznesowych opiera się na wykorzystaniu różnych technologii informatycznych. Istnieje wiele narzędzi i systemów, które umożliwiają skuteczną automatyzację procesów w organizacji.

Jednym z najpopularniejszych narzędzi jest Business Process Management (BPM), czyli system zarządzania procesami biznesowymi. BPM umożliwia modelowanie, monitorowanie i optymalizację procesów w organizacji. Dzięki temu, pracownicy mają pełen wgląd w przebieg procesów, mogą je analizować i wprowadzać ewentualne zmiany w celu ich usprawnienia.

Kolejną technologią jest Robotic Process Automation (RPA), czyli automatyzacja procesów przy użyciu robotów. RPA polega na zastosowaniu oprogramowania, które jest w stanie naśladować pracę człowieka w wykonywaniu powtarzalnych czynności. Dzięki temu, możliwe jest zautomatyzowanie procesów, które wcześniej wymagały angażowania ludzi.

Innym narzędziem jest Workflow Management System (WMS), czyli system zarządzania przepływem pracy. WMS umożliwia kontrolowanie i monitorowanie przepływu zadań oraz informacji w organizacji. Dzięki temu, możliwe jest skoordynowanie pracy różnych działów i pracowników, co przekłada się na zwiększenie wydajności całej organizacji.

Oprócz tego, w automatyzacji procesów biznesowych wykorzystuje się również technologie takie jak sztuczna inteligencja, analiza danych, czy chmura obliczeniowa. Wszystkie te narzędzia i technologie mają na celu usprawnienie procesów biznesowych i przyczyniają się do zwiększenia konkurencyjności organizacji.

Outsourcing w procesach biznesowych

Outsourcing w procesach biznesowych jest strategicznym podejściem, które pozwala firmom skupić się na swoich głównych obszarach działalności i kompetencjach. Poprzez przekazanie niektórych procesów do zewnętrznych dostawców, organizacje mogą skoncentrować swoje zasoby i uwagę na kluczowych aspektach swojego biznesu, takich jak innowacje, rozwój produktów czy obsługa klienta.

Ponadto, outsourcing umożliwia firmom dostęp do specjalistycznej wiedzy i umiejętności, których nie posiadają wewnętrznie. Zewnętrzne firmy specjalizujące się w określonych dziedzinach mogą przynieść innowacyjne rozwiązania, które mogą przyspieszyć tempo rozwoju organizacji. Przekazywanie niektórych procesów do tych wyspecjalizowanych dostawców może przynieść znaczne korzyści w postaci lepszej jakości, większej wydajności i skrócenia czasu realizacji.

Dodatkowo, outsourcing może pomóc w zmniejszeniu ryzyka związanego z działalnością firmy. Przekazanie niektórych procesów lub działań do zewnętrznych dostawców może zmniejszyć obciążenie organizacji, zwłaszcza w przypadku nieprzewidywalnych sytuacji, takich jak kryzysy ekonomiczne czy zmiany rynkowe. Zewnętrzni dostawcy mają większą elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się warunków, co pozwala organizacjom szybko reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym.

Jednym z głównych powodów, dla których firmy decydują się na outsourcing, są oszczędności kosztowe. Przekazanie niektórych procesów do zewnętrznych dostawców może być znacznie tańsze niż utrzymanie pełnego zespołu wewnętrznego. Firmy mogą redukować koszty operacyjne, takie jak wynagrodzenia, szkolenia czy koszty infrastruktury, poprzez skorzystanie z usług zewnętrznych, które często są bardziej ekonomiczne.

Dodatkowo, outsourcing pozwala firmom na uniknięcie kosztów związanych z inwestycjami w specjalistyczne technologie, które są niezbędne do realizacji niektórych procesów biznesowych. Zamiast inwestować w te technologie, organizacje mogą skorzystać z gotowych rozwiązań dostarczanych przez zewnętrznych dostawców, co prowadzi do dalszych oszczędności.

Przekazanie niektórych procesów do zewnętrznych dostawców pozwala firmom skupić się na swoich głównych obszarach działalności, które są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Zamiast tracić czas i zasoby na obsługę procesów, które nie są bezpośrednio związane z ich podstawową działalnością, organizacje mogą skoncentrować się na rozwijaniu swoich mocnych stron i wyróżniających się cech.

Proces biznesowy — artykuły polecane

Model biznesowy — Potencjał — Łańcuch wartości dodanej — Proces gospodarczy — Rodzaje strategii — Koncepcje zarządzania — Strategie funkcjonalne — Strategia projakościowa - zasady formułowania — Otwarte innowacje

Bibliografia

• Bitkowska A. (2009), Zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie, VIZJA PRESS & IT, Warszawa
• Brzóska J. (2009), Model biznesowy - współczesna forma modelu organizacyjnego zarządzania przedsiębiorstwem, Politechnika Śląska Wydział Organizacji i Zarządzania
• Fliegner W. (2015), Metoda analizy międzyorganizacyjnych procesów biznesowych wspomaganych komputerowo, UE w Katowicach, Katowice
• Johanson M.W., Christensen C.M., Kagerman H. (2010), Reiventing your Business Model Harvard Business Review on Business Model Innovation
• Kożuch B. (2013), Modele Biznesowe, SAN, Łódź
• Suchenia A., Ligęza A. (2017), Anomalie w modelowaniu procesów biznesowych, Informatyka, Automatyka, Pomiary w Gospodarce i Ochronie Środowiska, nr 7/2
• Szot-Gabryś T. (2016), Modele Biznesowe w działalności MMSP. Otwarcie i rozwój przedsiębiorstwa, Difin, Warszawa
• Zaborowski M. (2005), Model zarządzania operacją produkcyjną, Dąbrowa Górnicza

Autor: Natalia Ryś