Zarządzanie wiedzą

Zarządzanie wiedzą można zdefiniować jako ogół działań służących identyfikacji, zachowaniu, upowszechnieniu i wykorzystaniu wiedzy jawnej i ukrytej personelu przedsiębiorstwa dla podniesienia sprawności i efektywności działań pracowników. Niektóre publikacje traktują zarządzanie wiedzą tylko z technicznego punktu widzenia, jako zestaw procedur i środków technicznych zapewniający przeniesienie osobistego doświadczenia i wiedzy członka organizacji do bazy danych organizacji oraz zapewnienie przechowywania i dystrybucji potrzebnych informacji wśród uprawnionych członków organizacji. Wydaje się to jednak zbyt wąskim podejściem, nie uwzględniającym ludzkiego aspektu problematyki wiedzy, takiego jak poziom motywacji, aspekty socjologiczne i społeczne, inteligencję, kompetencje komunikacyjne.

TL;DR

Zarządzanie wiedzą to ogół działań mających na celu identyfikację, zachowanie, upowszechnienie i wykorzystanie wiedzy personelu przedsiębiorstwa. Jest to istotny element budowania przewagi konkurencyjnej. Firmy mogą wykorzystać nowoczesne technologie informacyjno-komunikacyjne do tworzenia systemów zarządzania wiedzą. Istnieje kilka aspektów systemu zarządzania wiedzą, takich jak cele, podmioty, struktura, funkcje i narzędzia. Można stosować różne modele zarządzania wiedzą, takie jak japoński, zasobowy i procesowy. Korzyści wynikające z zarządzania wiedzą obejmują redukcję kosztów, wzrost efektywności, rozwój pracowników i innowacje.

Rola zarządzania wiedzą

Koncepcja zarządzania wiedzą jest postrzegana przez współczesne przedsiębiorstwa jako jeden z elementów budowania przewagi konkurencyjnej. Dotychczas stosowane metody i strategie zdobywania przewagi konkurencyjnej takie jak wprowadzanie nowych produktów i ciągłe doskonalenie procesów stają się coraz mniej skuteczne, ponieważ produkty i procesy są łatwe do kopiowania i dostosowania do potrzeb konkurencyjnych przedsiębiorstw.

Tradycyjne metody wymagają natomiast coraz więcej wysiłku i kosztownych inwestycji, przy coraz krótszym okresie wykorzystywania zdobytej z ich pomocą przewagi. Współczesne realia, tzn. nasilająca się konkurencja, szybko rosnące wymagania klientów, itp. wymagają od przedsiębiorstwa zapewnienia najwyższej jakości produktu oraz wydajnego procesu jego wytwarzania. Coraz częściej również za krytyczny czynnik sukcesu uważa się zdolność firmy do zapewnienia odpowiedniej wartości dla nabywców jej produktów1.

Wykorzystanie w zarządzaniu

Firmy borykają się współcześnie z problemem: jak wykorzystać zdobyte dotychczas doświadczenie i wiedzę pracowników w szerszym zakresie? Rozwiązania dylematów pojawiających się w trakcie projektowania i produkcji wyrobów oraz realizacji usług powinny zostać w jakiś sposób zapisane, aby uniknąć skomplikowanej procedury dochodzenia do rozwiązania problemu za każdym razem, gdy się on pojawi.

Szczególną rangę temu zagadnieniu nadają firmy konsultingowe, dla których problematyka zabezpieczenia i zgromadzenia w zasobach organizacji doświadczeń zdobytych w trakcie realizacji różnych projektów stanowi istotny element zdobywania przewagi konkurencyjnej.

Rozwiązanie tej kwestii stało się możliwe dzięki nowoczesnej technologii informacyjno-komunikacyjnej, która w wielu przypadkach stała się podstawą systemu zarządzania wiedzą. Producenci oprogramowania komputerowego intensywnie promują rozwiązania pozwalające na tworzenie wirtualnych społeczności, ułatwianie kontaktów osobistych i współpracy, zdalne uczenie się i korzystanie z wiedzy specjalistów.

Ugruntowaną pozycję mają systemy zarządzania dokumentami i treścią, systemy baz wiedzy, portale informacyjne przedsiębiorstw, systemy workflow.

Wieloaspektowe ujęcie systemu zarządzania wiedzą

W systemie zarządzania wiedzą można wyróżnić następujące aspekty, które pomagają sprawnie funkcjonować temu systemowi:

1. aspekt celowościowy,
2. aspekt podmiotowy,
3. aspekt strukturalny,
4. aspekt funkcjonalny,
5. aspekt instrumentalny.

Aspekt celowościowy - jest związany z prowadzeniem działalności przedsiębiorstwa na podstawie przyjętych celów i misji. Determinantami tego aspektu są:

• strategia działalności,
• programowanie i plan systemu zarządzania wiedzą,
• zwiększanie kapitału wiedzy.

Aspekt podmiotowy - ten aspekt wskazuje na podmioty, które odpowiedzialne są za zarządzanie informacją i wiedzą. Można wymienić następujące determinanty:

• system motywacji,
• rozwój systemu zarządzania wiedzą,
• kompetencji podmiotów.

Aspekt strukturalny - aspekt ten istnieje dla prawidłowego umieszczenia systemu zarządzania wiedzą w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Możemy wymienić następujące determinanty:

• organizację sieci,
• zarządzanie relacjami,
• podział obowiązków,
• podział zadań.

Aspekt funkcjonalny - ten aspekt dotyczy tego, jak powinien funkcjonować system zarządzania wiedzą. Determinantami są:

• style zarządzania,
• techniki zarządzania,
• zasady zarządzania wiedzą.

Aspekt instrumentalny - aspekt ten zawiera różne narzędzia wykorzystywane w projektowaniu systemów zarządzania wiedzą. Możemy wymienić następujące determinanty:

• różne dokumenty,
• współpracę z potencjalnymi partnerami,
• prowadzenie szkoleń,
• benchmarking.

Modele zarządzania wiedzą

W systemie zarzadzania wiedzą można stosować trzy modele:

1. Model japoński. Ten model opiera się na cichej wiedzy i wiedzy formalnej. Twórcami tego modelu są: I. Nonaka i H. Takeuchi.
2. Model zasobowy. Twórcą jest D. Leonard-Barton. Uważał on, że dla dobrego funkcjonowania systemu musi istnieć związek pomiędzy pięcioma elementami, a mianowicie: systemem zarządzania, wiedzą i umiejętnościami pracowników; eksperymentowaniem; przekazywaniem wiedzy; wspólnym rozwiązaniem; używaniem nowej technologii.
3. Model procesowy. Ten model opiera się na opracowaniach, doświadczeniach stosowanych w praktyce. W tym podejściu wyodrębnia się trzy procesy zarządzania wiedzą: proces kodyfikacji wiedzy; proces transferu wiedzy; proces tworzenia wiedzy; Twórcami są T.H. Davenport oraz L. Prusak.

Korzyści wynikające z zarządzania wiedzą

Korzyści z zarządzania wiedzą mogą dotyczyć trzech podmiotów: przedsiębiorstwa, pracowników i rynku.

Na poziomie przedsiębiorstwa można wymienić następujące korzyści:

• redukcję kosztów zarządzania,
• wzrost efektywności zarządzania,
• wzrost kreatywności,
• rozwój przedsiębiorstwa.

Możemy wyróżnić wiele korzyści wynikających z zarządzania wiedzą np.

• wzrost kompetencji i wydajności w prace,
• samorealizacja,
• rozwój,
• wzrost konkurencyjności pracowników na rynku pracy.

Na poziomie rynku korzyści dotyczą zarówno partnerów jak i konkurentów, są to:

• pomysły na nowe produkty i usługi,
• wymiana informacji,
• zrozumienie potrzeb klienta.

Można powiedzieć, że efektem tych korzyści jest stworzenie efektywnego systemu zarządzania, który składa się z nowej strategii firmy i kultury organizacyjnej podporządkowanej wiedzy. Dana strategia powoduje wzmocnienie związków pomiędzy przedsiębiorstwem a pracownikami. Dobrze wykorzystanie potencjału pracowników wpływa na pozycję przedsiębiorstwa wśród konkurentów. Dzięki usprawnieniom wynikającym z procesu zarządzania wiedzą, przedsiębiorstwa istnieje jako wiarygodny partner na rynku i ma pozytywny wizerunekw oczach finalnego odbiorcy.

Zarządzanie wiedzą — artykuły polecane

System zarządzania wiedzą — Otwarte innowacje — Strategiczny system informacyjny — Koncepcje zarządzania — Potencjał społeczny firmy — Reengineering — Mocne strony — Lean management — Organizacja inteligentna

Bibliografia

• Grudzewski M., Hejduk I. (2005), Zarządzanie wiedzą w organizacjach, E-mentor, nr 8(1)
• Kisielnicki J. (2004), Zarządzanie wiedzą we współczesnych organizacjach, [w:] Zarządzanie wiedzą w systemach informacyjnych, [w:] (red.) W. Abramowicza, A. Nowickiego, M. Owoca, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław
• Klimczok M., Tomczyk A. (2012), Zarządzanie wiedzą - współczesna koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem, Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Humanitas Zarządzanie, nr 2
• Kłak M. (2010), Zarządzanie wiedzą we współczesnym przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Ekonomii i Prawa im. prof. Edwarda Lipińskiego w Kielcach, Kielce
• Kowalczyk K., Mierzejewska B. (2005), Motywowanie w zarządzaniu wiedzą, E-mentor, nr 8(1)
• Matouk K., Karamalla-Gaiballa E. (2007), Zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie a jego potencjał ludzki, Prace Naukowe/Akademia Ekonomiczna w Katowicach, Katowice
• Mazurkiewicz A. (2005), Znaczenie zarządzania wiedzą dla organizacji, Zakład Ekonomiki przedsiębiorstw Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyd. Uniwersytet Rzeszowski, Rzeszów
• Stabryła A. (2012), Podstawy organizacji i zarządzania. Podejście i koncepcje badawcze, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Krzysztof Woźniak, Nazariy Gakh