Informacja

Z Encyklopedia Zarządzania
The printable version is no longer supported and may have rendering errors. Please update your browser bookmarks and please use the default browser print function instead.
Informacja
Polecane artykuły


W literaturze przedmiotu, napotkać można wiele ujęć terminu "informacja" prezentowanych przez autorów o różnych zainteresowaniach naukowych. Charakterystycznym przykładem, będzie ujęcie inżynierskie (klasyczna teoria informacji), w którym informacja jest ściśle związana z teoretyczną koncepcją "systemu komunikacyjnego", w którym występują następujące elementy: źródło wiadomości, koder, kanał, dekoder, odbiorca wiadomości oraz szum. Teoria informacji jest to dziedzina nauki, która za pomocą modelu matematycznego opisuje poszczególne elementy "systemu komunikacyjnego" (R.B. Ash, 1965, s. 1-2).

W teorii systemów i cybernetyce informacja występuje obok materii i energii jako jeden z trzech zasadniczych elementów wymiany pomiędzy układami względnie odosobnionymi a otoczeniem. Wymiana ta ma postać powiązań informacyjnych skierowanych albo z otoczenia do wyodrębnionego układu, albo z układu do otoczenia. Głównym zadaniem każdego systemu jest transformacja (przetwarzanie) zasileń materialnych, energetycznych i informacyjnych znajdujących się na wejściach systemu w odpowiednie wyjścia materialne bądź też informacyjne (S. Mynarski 1979, s. 9-10).

W cybernetyce informacja występuje w ujęciu realnym (dotyczącym samego systemu, struktury i stopnia jego zorganizowania) oraz abstrakcyjnym (dotyczącym przedmiotów lub zdarzeń, wytworów umysłu itp.). Szczególnie istotne jest tutaj powiązanie pomiędzy materią, energią i informacją. Informacja jest uznana za najważniejszy składnik każdego systemu, gdyż wprowadza ład i uporządkowanie (S. Mynarski 1979, s. 140). Mówiąc o transformacji (przetwarzaniu) danych jako jednym z zadań systemu informacyjnego należy wymienić podstawowe formy przetwarzania danych, jakimi są np.: klasyfikacja danych, sortowanie danych, agregacja danych, przeprowadzanie obliczeń z wykorzystaniem danych oraz selekcja danych.

Semantyczna teoria informacji

Inny punkt widzenia odnośnie pojęcia informacji spotyka się w tzw. semantycznej teorii informacji, gdzie informacja to zbiór wiadomości o faktach, zdarzeniach, cechach przedmiotów itp. ujęty i podany w takiej formie, że pozwala odbiorcy (człowiekowi lub maszynie) ustosunkować się do zaistniałej sytuacji i podjąć odpowiednie działanie. Jest to przedmiot zainteresowania "infologii", która zajmuje się: wyjaśnianiem znaczenia informacji w aspekcie użytkowym, badaniem i wyjaśnianiem własności informacji, analizą żądań użytkownika, kierowanych pod adresem informacji oraz poszukiwaniem metod i sposobów zaspokojenia przez informację żądań, które formułuje użytkownik informacji. (Bo. Sundgren, 1976, B. Stefanowicz, 1987). Zaobserwować tu można tzw. decyzyjność informacji, czyli jej wpływ na podejmowane przez ludzi decyzje i działania.

Tutaj również można dostrzec szerokie i wąskie znaczenie tego terminu (J. Czekaj, 2000, s. 17). W szerokim ujęciu informacją jest nie tylko wiadomość, ale także każda decyzja, zakaz, sugestia czy polecenie. Może ona być przekazywana w układzie człowiek-człowiek, ale także w innych systemach, w których funkcje nadawcy i odbiorcy mogą pełnić istoty żywe, maszyny bądź obiekty. W wąskim znaczeniu informacja oznacza wiadomość uzyskiwaną przez człowieka poprzez obserwację lub przemyślenia, podlegającą przekazowi w układzie nadawca-odbiorca. Odnosząc się do wąskiego znaczenia, należy wyróżnić dwa podstawowe rodzaje informacji (J. Oleński 2001, s. 208-220):

  • informację jednostkową - opisującą pojedynczy obiekt, proces, zdarzenie w formie (O, C, W) gdzie O - to nazwa obiektu, procesu określenie zdarzenia jednostkowego, C - nazwa mierzonej cechy, W - wartość cechy uzyskana w wyniku pomiaru,
  • informację zagregowaną - czyli odnoszącą się do zbiorów obiektów jednostkowych lub zbiorów cech, przy czym agregacji można dokonywać: w przestrzeni obiektów, w przestrzeni cech (atrybutów), w przestrzeni obiektów i cech, poprzez: sumowanie, transformację algorytmiczną, translację.

Ujęcie pragmatyczne

Szczególne znaczenie informacji uwidacznia się, gdy analizujemy to pojęcie w kontekście zarządzania przedsiębiorstwem. Pragmatyczna teoria informacji opiera się właśnie na analizie i ocenie walorów poznawczych i użyteczności różnego rodzaju danych dla osób zarządzających organizacjami i ich wpływu na efektywność podejmowanych decyzji. Podkreślić należy, że często informacja traktowana jest jako szczególnego rodzaju zasób przedsiębiorstwa, niezbędny do osiągania istotnej przewagi konkurencyjnej, i jak każdy zasób powinien podlegać analizie i ocenie osób zarządzających z punktu widzenia jego przydatności do realizacji celów przedsiębiorstwa.

Rola informacji w pracy menedżera

Informacja była zawsze integralna częścią pracy każdego menedżera. Jej znaczenie jednak, a co za tym idzie – potrzeba zarządzania nią, coraz szybciej wzrasta. Jej rosnące znaczenie wynika z coraz większej złożoności otoczenia, w jakim działają organizacje, i coraz większej masy informacji, która ta złożoność rodzi.

Informacja jest ważną częścią komunikacji. Zarządzanie i informacja muszą być ze sobą ściśle związane. Samo zarządzanie można sobie wyobrazić jako szereg kroków obejmujących odbiór, przetwarzanie i upowszechnianie informacji. Menedżerowie otrzymujący informacje i dane muszą zdecydować, co z nimi robić. Niektóre można zatrzymać do ewentualnego dalszego użycia, podczas gdy inne informacje grupuje się tak, by utworzyły nową informację. Następnie niektórych używa się natychmiast, niektóre przekazuje się innym, a niektóre w ogóle odrzuca.

Główną częścią przetwarzania informacji jest rozróżnienie pomiędzy danymi i informacjami. Dane to nie obrobione (surowe) liczby i fakty odzwierciedlające jakiś jeden aspekt rzeczywistości. Informacja natomiast to dane przedstawione w sposób mający jakieś znaczenie. Menedżer musi traktować zarządzanie informacją jako istotną część procesu kontroli w organizacji. Menedżerowie otrzymują znacznie więcej danych i informacji niż potrzebują czy mogą wykorzystać. Odpowiednia decyzja o sposobie potraktowania każdej informacji jest ze swojej istoty formą kontroli.

Cechy użytecznej informacji

Użyteczna informacja jest:

  • Dokładna – jeśli informacja ma mieć dla menedżera realną wartość, musi być dokładna. Taka informacja dostarcza wiarygodnego odzwierciedlenia rzeczywistości.
  • Aktualna – aktualna informacja musi być dostępna wtedy, kiedy może być podstawą odpowiednich działań menedżera; nie musi to wcale oznaczać, że powinna być dostarczona szybko. Aktualność jest funkcją sytuacji, w jakiej znajduje się menedżer.
  • Kompletna– informacja kompletna dostarcza menedżerowi wszelkich potrzebnych mu faktów i szczegółów. Obraz sytuacji musi być pełny, jeśli informacja ma być użyteczna; jeśli informacja jest niepełna, menedżer może sobie wyrobić niedokładny lub zniekształcony obraz rzeczywistości.
  • Odpowiednia – informacja odpowiednia to informacja użyteczna dla menedżera, w zależności od jego konkretnych potrzeb i warunków.

Zobacz także:

Bibliografia

  • Ash R.B., Information Theory, Dover Publications, Inc., New York 1990
  • Brillouin L., Science and Information Theory, Mineola, N.Y.: Dover 2004.
  • Czekaj J., Metody zarządzania informacją w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo AE w Krakowie, Kraków 2000
  • Frąś J., Zarządzanie Informacją Elementem Budowy Przewagi Konkurencyjnej E-Przedsiębiorstwa, Studia i Prace Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania Nr 21, Uniwersytet Szczeciński, Szczecin 2011
  • Gleick J., The Information: A History, a Theory, a Flood 2012.
  • Mynarski S., Elementy teorii systemów i cybernetyki, PWE, Warszawa 1979
  • Oleński J., Ekonomika informacji. Metody, PWE, Warszawa 2003
  • Publikacja wydana w ramach projektu: Sprawny urząd – zwiększenie kompetencji pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Zarządzanie informacją, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej, Warszawa 2011
  • Rusiński M., Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa 1998
  • Shannon C.E. The Mathematical Theory of Communication. Univ of Illinois Press, 1949.
  • Stefanowicz B., Jakość informacji w ujęciu infologicznym, "Wiadomości Statystyczne" nr 1, 1987
  • Sundgren Bo., An Infological Approach to Data Bases, Urval nr 7, Stockholm 1976
  • Woźniak K., System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005

Autor: Krzysztof Woźniak