Procesowe podejście do controllingu

Procesowe podejście do controllingu koncentruje się na analizie i monitorowaniu procesów, które mają miejsce w przedsiębiorstwie. Oznacza to, że controlling jest ukierunkowany na badanie i optymalizację poszczególnych procesów, takich jak produkcja, dystrybucja, sprzedaż, obsługa klienta itp.

Kluczowym elementem procesowego podejścia jest identyfikacja kluczowych procesów w przedsiębiorstwie oraz określenie ich efektywności i efektywności. Dzięki temu możliwe jest mierzenie wyników i monitorowanie postępów w realizacji celów. Procesowe podejście do controllingu umożliwia również analizę przyczyn i skutków oraz identyfikację obszarów, w których można wprowadzić usprawnienia.

Controlling jest narzędziem niezwykle potrzebnym w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Nie inaczej jest w organizacji procesowej, gdzie jest ukierunkowanie na klienta i priorytet wartości dodanej. W takiej sytuacji potrzebne jest narzędzie do sprawnego sterowania procesami aby osiągnąć zadowolenie klienta procesu. Controlling definiowany bywa jako "element systemu zarządzania, tworzący i koordynujący: planowanie, kontrole, zaopatrzenie w informację" (E. Skrzypek, M. Hofman 2010, s. 124).

Controlling w podejściu procesowym oznacza, że osiągnięcie zysku nie wynika z poniesionych kosztów i osiągniętych przychodów, lecz wskazuje, że zysk przedsiębiorstwa wynika z realizacji procesów, które to generują koszty oraz przychody. Controlling w ujęciu procesowym jest dostosowany do realizowanych procesów w przedsiębiorstwie, wspomagające je i kształtując. Konstrukcja controllingu procesowego przedstawiona jest na schemacie.

Zasady controllingu procesów

Controlling w podejściu procesowym opiera się na 5 zasadach takich jak:

• Orientacja na cele - w tej kwestii controlling procesów jest odpowiedzialny za zgodność celów poszczególnych procesów z istniejącymi celami strategicznymi organizacji,
• Orientacja na przyszłość - controlling procesów ma za zadanie dostarczać dokładnych informacji o aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa oraz o kierunkach rozwoju,
• Orientacja na rynek - w tym przypadku controlling procesów powinien tworzyć informację odnośnie rentowności konkretnych rynków, obecnych i nowych produktów, kanałów dystrybucji,
• Orientacja na klienta - tutaj controlling ma za zadanie dokonywać analizy rentowności aktualnych oraz nowych klientów,
• Orientacja na wąskie gardła - zadaniem controllingu jest identyfikacja wąskich gardeł i opracowanie sposobu na ich eliminacje (H. Vollmuth 1996, s. 17-20)

Obszar działania controllingu procesów

Uznaje się, że controlling procesów spełnia podstawowe funkcję zarządzania takie jak: planowanie, informowanie, kontrola, sterowanie. Ponadto inicjuje i ocenia efektywność programów bądź projektów celem usprawnienia oraz rozwoju procesów. Obszar działania obejmuje:

• Pomoc podczas zmian procesów, które nie tworzą wymaganej wartości dodanej poprzez usprawnienie koordynacji przebiegu procesów, zmniejszenie zapętleń procesów,
• Pomoc przy usprawnieniu procesów, które tworzą wymaganą wartość dodaną. Pomoc ta obejmuje skrócenie czasu trwania etapów procesu, zmniejszenie wykorzystywanych zasobów,
• Pomoc w związku z projektowaniem i wdrażaniem nowych procesów generujących wysoką wartość dodaną,
• Pomoc podczas opracowywania i wdrażania kompleksowych systemów dotyczących pomiaru efektywności procesu,
• Regularne wykrywanie i redukowanie zbędnych kosztów procesów,
• Efektywne planowanie zasobów (W. Horowski, Ł. Kononowicz 2002, nr 5, s. 34-37).

Cele controllingu procesów

Odnosząc się do zasad i obszaru działania controllingu procesowego, wyróżnia się również cele, do których zalicza się:

• Skrócenie czasu realizacji procesu,
• Obniżenie kosztów procesu,
• Poprawa jakości procesów.

Sprawność działania controllingu procesów

Aby controlling procesów mógł sprawnie funkcjonować w przedsiębiorstwie, niezbędne jest przekształcenie systemu rachunkowości zarządczej na potrzeby controllingu procesów. Obejmuje to gromadzenie danych z punktu widzenia procesów a nie jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Działanie takie pozwoli traktować poszczególne procesy jako centra kosztów lub centra zysków.

Cele controllingu procesowego

Skrócenie czasu realizacji procesu

Skrócenie czasu realizacji procesów jest jednym z głównych celów controllingu procesowego. Efektywność czasowa ma ogromne znaczenie dla przedsiębiorstw, ponieważ przyspieszenie procesów może przynieść wiele korzyści. Skrócenie czasu realizacji procesów oznacza, że produkty lub usługi są dostarczane klientom szybciej, co może prowadzić do zwiększenia ich zadowolenia i lojalności.

Korzyści wynikające z efektywności czasowej są liczne. Po pierwsze, skrócenie czasu realizacji procesu może prowadzić do zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwa, które są w stanie dostarczać produkty lub usługi szybciej niż konkurencja, mają większą szansę na zdobycie większego udziału w rynku. Ponadto, skrócenie czasu realizacji procesów może prowadzić do zwiększenia produktywności pracowników, którzy będą mieć więcej czasu na wykonywanie innych zadań lub będą mogli obsługiwać większą liczbę klientów.

W celu skrócenia czasu realizacji procesów, przedsiębiorstwa mogą zastosować różne strategie. Jedną z nich jest optymalizacja procesów poprzez eliminację zbędnych kroków lub poprawę ich efektywności. Przedsiębiorstwa mogą również inwestować w nowoczesne technologie, które przyspieszą przepływ informacji i umożliwią szybsze wykonywanie zadań. Istotne jest również monitorowanie czasu realizacji poszczególnych etapów procesu oraz identyfikowanie potencjalnych opóźnień i przyczyn ich występowania.

Obniżenie kosztów procesu

Kolejnym istotnym celem controllingu procesowego jest obniżenie kosztów procesów. Współczesne przedsiębiorstwa, aby być konkurencyjnymi na rynku, muszą dążyć do minimalizacji kosztów i eliminacji marnotrawstwa. Obniżenie kosztów procesów ma bezpośredni wpływ na rentowność przedsiębiorstwa i może przyczynić się do zwiększenia jego konkurencyjności.

Obniżenie kosztów procesów polega na identyfikowaniu i eliminowaniu wszystkich działań, które nie przynoszą wartości dla klienta. W kontekście controllingu procesowego, marnotrawstwo może obejmować takie elementy jak nadmierna ilość papierów, niepotrzebne przemieszczanie się pracowników, nadmierny czas oczekiwania czy błędy w procesach.

Aby obniżyć koszty procesów, przedsiębiorstwa mogą zastosować różne metody. Jedną z nich jest metoda Lean, która zakłada eliminację wszelkiego rodzaju marnotrawstwa. Metoda ta opiera się na ciągłym doskonaleniu procesów oraz zaangażowaniu pracowników w identyfikację i eliminację marnotrawstwa. Inną metodą jest metoda Six Sigma, która skupia się na minimalizacji błędów i defektów w procesach.

Poprawa jakości procesów

Poprawa jakości procesów jest kolejnym ważnym celem controllingu procesowego. Współczesne przedsiębiorstwa muszą stawiać na jakość, ponieważ ma ona bezpośredni wpływ na satysfakcję klientów oraz konkurencyjność przedsiębiorstwa. Jakość procesów odnosi się do zdolności przedsiębiorstwa do dostarczania wysokiej jakości produktów lub usług zgodnie z oczekiwaniami klientów.

Poprawa jakości procesów ma wiele korzyści. Przede wszystkim, wysoka jakość procesów prowadzi do zwiększenia satysfakcji klientów. Klienci oczekują, że produkty lub usługi będą spełniać ich oczekiwania i będą pozbawione wad. Przedsiębiorstwa, które są w stanie dostarczać wysoką jakość, zyskują lojalność klientów i budują pozytywny wizerunek marki.

W celu poprawy jakości procesów, przedsiębiorstwa mogą zastosować różne narzędzia i techniki. Jednym z takich narzędzi jest metoda PDCA (Plan-Do-Check-Act), która skupia się na ciągłym doskonaleniu procesów poprzez planowanie, realizację, sprawdzanie i działanie. Innym narzędziem jest metoda 5S, która skupia się na utrzymaniu porządku i czystości w miejscu pracy, co przekłada się na poprawę jakości procesów.

Poprawa jakości procesów wymaga również monitorowania wskaźników jakościowych, takich jak liczba reklamacji, czas realizacji zleceń czy wskaźniki związane z obsługą klienta. Na podstawie tych wskaźników przedsiębiorstwa mogą identyfikować obszary, w których jakość procesów wymaga poprawy i podejmować odpowiednie działania naprawcze.

Procesowe podejście do controllingu — artykuły polecane

Mapa drogowa — Metoda BPM — Implementacja strategii — Proces — System ERP — Kluczowe czynniki sukcesu wdrożenia systemu informatycznego — Koncepcje controllingu — Proces gospodarczy — Wdrożenie

Bibliografia

• Nowak E. (red.) (2011), Controlling w działalności przedsiębiorstwa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Skrzypek E., Hofman M. (2010), Zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie. Identyfikowanie, pomiar, usprawnianie, Wolters Kluwer, Warszawa
• W. Horowski, Ł. Kononowicz, Strategia podnoszenia wartości przedsiębiorstwa w zarządzaniu procesami [w:] Controlling i Rachunkowość Zarządcza, 2002, nr 5, s. 34-37

Autor: Grzegorz Handzel