Trwałość projektu

Zachowanie trwałości to pierwszorzędny obowiązek, który musi spełnić beneficjent, po zakończeniu realizacji projektu współfinansowanego ze środków funduszy strukturalnych. Wykonanie przedsięwzięcia nie oznacza zatem spełnienia wszystkich obowiązków z nim związanych. Okres trwałości projektu oznacza czas w którym wykonawca jest zobowiązany zachować efekty projektu w takiej samej formie oraz wymiarze. Warto uwzględnić ten aspekt już przy planowaniu przedsięwzięcia (B. Błasiak-Nowak, M. Rajczewska 2014, s. 62).

Okres trwałości projektu

Jak podaje art. 57 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/19994, istnieją dwie możliwości wymaganego okresu trwałości:

1. Pięć lat od zakończenia realizacji projektu, w przypadku operacji dotyczącej inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnej,
2. Trzy lata od zakończenia operacji w państwach członkowskich, które skorzystały z możliwości skrócenia tego terminu w celu utrzymania inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez małe i średnie przedsiębiorstwa.

Data zakończenia realizacji projektu oznacza dzień przekazania beneficjentowi płatności końcowej na rzecz projektu lub dzień zatwierdzenia wniosku o płatność końcową, jeśli nie następuje wypłata dofinansowania. W przypadku nie dotrzymania okresu trwałości następuje konieczność odzyskania środków.

Zasady dotyczące zachowania trwałości

Po zakończeniu projektu instytucja zarządzająca lub instytucja pośrednicząca sprawdza zgodność z następującymi wymaganiami (B. Błasiak-Nowak, M. Rajczewska 2014, s. 63):

• brak znaczących modyfikacji - znaczące modyfikacje, czyli mające wpływ na charakter czy też warunki realizacji projektu lub prowadzące do uzyskania nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo bądź podmiot publiczny oraz wynikające ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej (A. Kister, S. Skrzypek-Ahmed, K. Tarkowski 2014, s. 391)
• archiwizacja dokumentacji projektowej (przechowywana w siedzibie podmiotu, który realizował projekt)
• informowanie i promocja projektu (wykonanie oznaczeń, bilbordów i tablic informacyjno-promocyjnych)
• utrzymanie wskaźników produktu i rezultatu (wskaźniki produktu to bezpośrednie wytwory materialne i usługi otrzymane lub wytwarzane przez beneficjenta podczas realizacji projektu, natomiast wskaźniki rezultatu to bezpośrednie i natychmiastowe efekty projektu (zmiany), występujące na skutek wdrożenia projektu) (T. Kot, A. Weremiuk 2012, s. 16).

Nadzór nad trwałością projektu

Zasada trwałości w pewien sposób ogranicza elastyczność projektu. Obniża możliwość restrukturyzacji przedsiębiorstwa podczas okresu trwałości przedsięwzięcia. Uzasadnieniem dokonania zmian w inwestycji, jej zakończenia lub zastąpienia inną mogą być okoliczności faktyczne lub racjonalna analiza ekonomiczna. Jednak w obawie przed koniecznością zwrócenia otrzymanej dotacji, restrukturyzacja inwestycji lub przedsiębiorstwa może nie zostać przeprowadzona (S. Piotrowski & M. Filipowska 2012, s. 199).

W przypadku niedotrzymania zasady trwałości projektu możemy być zobowiązani zwrócić otrzymane na realizację przedsięwzięcia środki wraz z naliczonymi odsetkami. Odsetki są liczone jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu nie wywiązania się z obowiązku zachowania trwałości inwestycji (A. Wykowski 2015, s. 47).

Trwałość projektu sprawdza się także przed rozpoczęciem inwestycji, w momencie wniosku o dofinansowanie aby sprawdzić kondycję finansową przedsiębiorcy. Weryfikowana jest na podstawie dwóch wskaźników stosowanych do analizy finansowej, takich jak:

1. wskaźnik płynności szybkiej — nie może być mniejszy niż 0,7 oraz
2. wskaźnik zadłużenia — nie może być większy niż 0,75.

W ten sposób sprawdzamy czy położenie przedsiębiorcy nie zagraża realizacji projektu (K. Sikorska & T. Bulzacki 2005, s. 177).

Zasady dotyczące zachowania trwałości projektu

Brak znaczących modyfikacji

Jedną z kluczowych zasad dotyczących zachowania trwałości projektu jest minimalizacja znaczących modyfikacji po zakończeniu projektu. Zmiany wprowadzane w projekcie mogą wpływać na stabilność i spójność jego rezultatów, co może prowadzić do utraty wartości projektu w dłuższej perspektywie czasowej.

Ważne jest, aby po zakończeniu projektu ograniczać modyfikacje do niezbędnego minimum. Konieczne zmiany powinny być dokładnie przemyślane i uzasadnione, a ich wpływ na rezultaty projektu powinien być starannie oceniony. Wprowadzanie przypadkowych i nieprzemyślanych modyfikacji może prowadzić do utraty spójności projektu oraz trudności w utrzymaniu jego trwałości.

Archiwizacja dokumentacji projektowej

Aby zapewnić trwałość projektu, niezwykle istotne jest archiwizowanie dokumentacji projektowej. Wszystkie istotne dokumenty, takie jak harmonogramy, raporty, specyfikacje techniczne czy umowy, powinny być przechowywane w odpowiedniej formie i miejscu.

Archiwizacja dokumentacji projektowej ma na celu ułatwienie przyszłym użytkownikom i zarządzającym dostępu do informacji związanych z projektem. Dzięki temu można skutecznie zapobiegać utracie ważnych danych oraz ułatwić ewentualne przeglądanie i analizowanie projektu w przyszłości.

Ważne jest również, aby dokumentacja była archiwizowana w sposób chronologiczny i uporządkowany. Taka struktura ułatwia odnalezienie potrzebnych informacji oraz zapewnia ich spójność i kompletność.

Informowanie i promocja projektu

Kolejną istotną zasadą dotyczącą zachowania trwałości projektu jest odpowiednie informowanie i promocja projektu. Właściwa komunikacja zainteresowanym stronami może pomóc w utrzymaniu zainteresowania projektem oraz w przekazaniu jego wartości i rezultatów.

Informowanie o projekcie powinno obejmować zarówno etap jego realizacji, jak i osiągnięte rezultaty. Warto korzystać z różnych kanałów komunikacji, takich jak strony internetowe, media społecznościowe czy spotkania branżowe, aby dotrzeć do jak największej liczby osób zainteresowanych projektem.

Promocja projektu może obejmować również udział w różnego rodzaju konkursach, nagradzanie osiągnięć projektowych oraz publikację artykułów i raportów na temat projektu. Dzięki temu można zwiększyć świadomość o projekcie, zyskać wsparcie i zainteresowanie ze strony społeczności oraz instytucji związanych z tematyką projektu.

Utrzymanie wskaźników produktu i rezultatu

Aby zapewnić trwałość projektu, istotne jest utrzymanie wskaźników produktu i rezultatu. Wskaźniki te pozwalają na monitorowanie postępów projektu oraz ocenę jego efektywności i skuteczności.

Ważne jest, aby określić odpowiednie wskaźniki, które będą mierzyć istotne aspekty projektu. Mogą to być miary czasu, kosztów, jakości, satysfakcji klienta czy stopnia realizacji celów projektu. Regularne monitorowanie tych wskaźników pozwala na identyfikację ewentualnych problemów lub odchyleń od planu oraz podejmowanie odpowiednich działań korygujących.

Utrzymanie wskaźników produktu i rezultatu po zakończeniu projektu jest istotne ze względu na możliwość ewaluacji projektu i ocenę jego wpływu na organizację lub społeczność. Dzięki temu można wyciągnąć wnioski i lekcje na przyszłość oraz dostarczyć informacji o wartości i korzyściach wynikających z realizacji projektu.

Wpływ zasady trwałości na elastyczność projektu

Ograniczenia wynikające z zasady trwałości

Wprowadzenie zasady trwałości w zarządzaniu projektami ma na celu zapewnienie stabilności i długotrwałości projektu. Jednakże, istnieją pewne ograniczenia wynikające z tej zasady, które mogą wpływać na elastyczność projektu.

Pierwszym ograniczeniem jest konieczność przestrzegania ustalonych celów i zakresu projektu. Zasada trwałości nakłada na projekt pewne ramy, które nie mogą być łatwo zmienione w trakcie trwania projektu. Jeżeli pojawią się nowe wymagania lub zmiany w zewnętrznym środowisku, może być trudno dostosować projekt do tych zmian, ponieważ zasada trwałości wymaga utrzymania spójności i stabilności projektu.

Kolejnym ograniczeniem jest konieczność przestrzegania harmonogramu projektu. Trwałość projektu często wiąże się z ustaleniem określonego terminu zakończenia projektu. Jeżeli pojawią się opóźnienia lub konieczność wprowadzenia zmian w harmonogramie, może być trudno zrealizować te zmiany, ponieważ zasada trwałości nakłada pewne ograniczenia czasowe.

Ostatnim ograniczeniem jest konieczność przestrzegania budżetu projektu. Trwałość projektu wymaga utrzymania odpowiednich zasobów finansowych przez cały okres trwania projektu. Jeżeli pojawią się zmiany w kosztach lub konieczność dostosowania budżetu, może być trudno to osiągnąć, ponieważ zasada trwałości wymaga utrzymania stabilności finansowej projektu.

Wszystkie te ograniczenia wynikające z zasady trwałości mogą wpływać na elastyczność projektu. Projekt może stać się mniej elastyczny i trudniejszy do dostosowania do zmieniających się warunków i wymagań. Dlatego ważne jest, aby menedżerowie projektu mieli świadomość tych ograniczeń i starali się znaleźć odpowiednie rozwiązania, które pozwolą na elastyczność projektu przy jednoczesnym zachowaniu trwałości.

Restrukturyzacja przedsiębiorstwa a trwałość projektu

Restrukturyzacja przedsiębiorstwa może mieć istotny wpływ na trwałość projektu. Restrukturyzacja często wiąże się ze zmianami w organizacji, strukturze, procesach i zasobach przedsiębiorstwa. Te zmiany mogą wpływać na trwałość projektu w różny sposób.

Po pierwsze, restrukturyzacja przedsiębiorstwa może prowadzić do zmiany priorytetów i celów organizacji. Jeżeli projekty nie są zgodne z nowymi strategiami i priorytetami przedsiębiorstwa, mogą zostać zakończone lub zmienione. To może prowadzić do utraty trwałości projektu, jeżeli nie są podejmowane odpowiednie działania zarządcze.

Po drugie, restrukturyzacja przedsiębiorstwa może wpływać na dostępność zasobów potrzebnych do realizacji projektu. Zmiany w strukturze i organizacji mogą prowadzić do zmian w dostępie do ludzi, technologii, finansów i innych zasobów. Jeżeli projekty nie mają wystarczających zasobów do realizacji, może to prowadzić do utraty trwałości projektu.

Po trzecie, restrukturyzacja przedsiębiorstwa może wpływać na harmonogram projektu. Zmiany w organizacji mogą prowadzić do przesunięć w harmonogramie projektu, ponieważ konieczne jest dostosowanie się do nowej struktury i procesów. Jeżeli projekty nie są w stanie dostosować się do tych zmian, może to prowadzić do utraty trwałości projektu.

Wpływ restrukturyzacji przedsiębiorstwa na trwałość projektu zależy od wielu czynników, takich jak skala zmian, stopień przygotowania przedsiębiorstwa i zdolności zarządzania zmianami. Ważne jest, aby menedżerowie projektu monitorowali proces restrukturyzacji i podejmowali odpowiednie działania zarządcze, aby zapewnić trwałość projektu w nowych warunkach organizacyjnych.

Wybrane aspekty trwałości projektu

• Utrzymanie infrastruktury i urządzeń. Aby zapewnić trwałość projektu, konieczne jest uwzględnienie kosztów utrzymania i konserwacji infrastruktury i urządzeń. Niezależnie od tego, czy projekt obejmuje budowę dróg, szkół, czy też instalacji technicznych, istotne jest, aby zapewnić odpowiednie środki finansowe na regularne przeglądy, naprawy i modernizacje. Planowanie budżetu na ten cel w fazie projektowania jest kluczowe dla zapewnienia długoterminowej funkcjonalności.
• Uwzględnienie zmian technologicznych i innowacji. W obliczu szybkiego postępu technologicznego i pojawiania się nowych rozwiązań, projekt musi być elastyczny i otwarty na zmiany. Konieczne jest uwzględnienie możliwości wprowadzenia nowych technologii i innowacji w trakcie realizacji projektu. Może to obejmować zastosowanie bardziej energooszczędnych urządzeń, nowych materiałów czy też wykorzystanie trendów cyfrowych. Projekt powinien być przygotowany na ewentualne zmiany i dostosowanie do najnowszych osiągnięć technologicznych.
• Społeczne i kulturowe uwarunkowania trwałości projektu. Trwałość projektu zależy również od dostosowania go do lokalnych potrzeb i oczekiwań społeczności. Warto przeprowadzić badania i konsultacje społeczne, aby poznać potrzeby i preferencje lokalnej społeczności. Projekt powinien uwzględniać aspekty kulturowe i społeczne, takie jak lokalne tradycje, zwyczaje i wartości. Dzięki temu projekt będzie bardziej akceptowany i trwały, a jego wpływ na społeczność będzie pozytywny.
• Stabilność polityczna a trwałość projektu. Kontynuacja działań na poziomie rządowym jest kluczowa dla trwałości projektu. W przypadku zmian politycznych, projekt może zostać zaniechany lub zmieniony. Dlatego ważne jest, aby projekt był zgodny z polityką państwa i miał wsparcie polityczne. Utrzymanie stabilności politycznej jest niezbędne dla kontynuacji i trwałości projektu.
• Pozyskiwanie środków na dalszą działalność projektu. Po zakończeniu realizacji projektu konieczne jest pozyskanie środków na dalszą działalność. W tym celu niezbędna jest strategia pozyskiwania finansowania. Może to obejmować pozyskiwanie grantów, dotacji, wsparcia sponsorów, czy też wprowadzenie opłat za korzystanie z usług lub infrastruktury. Zróżnicowanie źródeł finansowania i planowanie długoterminowe są kluczowe dla trwałości projektu po zakończeniu jego realizacji.
• Zaangażowanie społeczności lokalnej. Włączenie mieszkańców i organizacji pozarządowych w projekt jest istotne dla jego trwałości. Społeczność lokalna powinna mieć możliwość uczestnictwa w procesie podejmowania decyzji i wpływania na projekt. Tworzenie partnerstw i współpracy z lokalnymi organizacjami może przyczynić się do wzmacniania projektu i zapewnienia jego trwałości. Zaangażowanie społeczności lokalnej pozwoli na większą akceptację projektu oraz zwiększenie jego zasięgu i wpływu na społeczność.

Trwałość projektu — artykuły polecane

Zasada konkurencyjności — Partnerstwo publiczno-prywatne — Pomoc publiczna — Dotacja — Wadium — Dotacje na rozpoczęcie działalności — Podwykonawca — Kluczowe czynniki jakościowe — RODO

Bibliografia

• Błasiak-Nowak B., Rajczewska M. (2014), Trwałość projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych-realizacja regionalnych programów operacyjnych, Kontrola Państwowa, nr 6(59)
• Kister A., Skrzypek-Ahmed S., Tarkowski K. (2014), Formy wsparcia finansowego lubelskich szpitali. Zeszyty Naukowe WSEI, nr 8(1)
• Kot T., Weremiuk A. (2012), Wskaźniki w zarządzaniu strategicznym, Poradnik dla pracowników administracji publicznej, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa
• Piotrowski S., Filipowska M. (2012), Wady i zalety dotacji bezzwrotnej w perspektywie alternatywnych instrumentów finansowych wspierania innowacyjności i rozwoju MŚP. Zarządzanie i Finanse, nr 10
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 Document 32013R1303
• Sikorska K. Bulzacki T. (2005), Dotacje z Unii Europejskiej. Helion, Gliwice
• Strona internetowa: Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu, Serwis Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego
• Wykowski A. (2015), Dylematy i wyzwania zamawiającego w analizie kosztów i korzyści projektów transportowych. TTS Technika Transportu Szynowego, nr 22

Autor: Agnieszka Grzymkowska