Kadry

Kadry w organizacji to zbiór pracowników, którzy wspólnie pracują nad osiągnięciem celów firmy. Kadra stanowi istotne źródło wartości dodanej i konkurencyjności organizacji. Skuteczne zarządzanie kadrami ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wysokiej wydajności i efektywności organizacji.

Ważne jest zrozumienie, że kadra nie ogranicza się jedynie do liczby pracowników. To również ich kompetencje, umiejętności i zaangażowanie, które przyczyniają się do sukcesu organizacji. Kadra stanowi najcenniejszy zasób organizacji, ponieważ to pracownicy są odpowiedzialni za tworzenie wartości dodanej dla klientów i osiąganie celów biznesowych.

Kadry (ang. personnel) oznacza “zbiorowość pracowników zakładu pracy", która jest częścią realizowanej w przedsiębiorstwach funkcji personalnej. W ten sposób podkreślony jest podmiotowy i holistyczny aspekt pracowniczy. Dziedzina która traktuje o kadrach to zarządzanie kadrami (zarządzanie personelem) (Tadeusz Listwan s. 16).

Struktura doboru kadr

Strukturę doboru pracowników rozpatruje się w ujęciu szerokim i wąskim.

Wąskie ujęcie zawiera:

• Rekrutację
• Selekcję
• Wprowadzenie do pracy

Wielkość organizacji, złożoność stosowanych technik rekrutacji i selekcji oraz specyfika stanowiska będą miały wpływ na przebieg doboru. Logiczny zbiór działań powinien doprowadzić do przygotowania sposobów dotarcia na rynek pracy, zachęcenia potencjalnych kandydatów do ubiegania się o stanowisko, pozyskania kandydatów dopasowanych do potrzeb organizacji. Ponadto do ich weryfikacji i zatrzymania przyszłych pracowników najbardziej dopasowanych do wymagań danej roli.

Szerokie ujęcie wg Tadeusza Listwana

• Przygotowanie doboru - Etap preparacji
  • Analiza pracy
  • Opracowanie profilu wymagań
• Dobór właściwy - Realizacja procesu doboru
  • Działania rekrutacyjne
  • Proces selekcyjny
  • Wprowadzenie do pracy
• Kontrola procesu doboru - Ocena skuteczności doboru
  • Ocena po okresie próbnym
  • Weryfikacja rzeczywistych wyników

Celem fazy preparacji doboru jest skonstruowanie profilu pożądanego pracownika. Kiedy podejmiemy decyzję o zatrudnieniu danego pracownika, przechodzimy do etapu kontroli jego wyników pracy w krótkim czasie. Zaliczymy tutaj także procedury szkoleniowe. To pozwoli nam uzyskać werdykt po okresie próbnym (T. Listwan 2010, s. 108-110).

Portfolio pracowników

Analiza i ocena potencjału kadrowego jest nierzadko stosowana do tworzenia portfolia kadrowego. Systematyczna ocena pracowników wg kryteriów związanych z dwoma zmiennymi, np. efekty pracy i potencjał rozwojowy pracowników organizacji pozwala na zdefiniowanie kategorii pracowników:

• Pracownicy obecnie najlepsi i przyszłościowi (wysoki poziom potencjału rozwojowego, relatywnie wysokie efekty pracy)
• Solidni pracownicy (niski poziom potencjału rozwojowego, relatywnie wysokie efekty pracy)
• Pracownicy problematyczni (wysoki poziom potencjału rozwojowego, niskie efekty pracy)
• Pracownicy mało przydatni (niski poziom potencjału rozwojowego, niskie efekty pracy)

Portfolio kadrowe może być stosowane przy opracowywaniu strategii rozwoju pracowników (T. Listwan 2010, s. 317-318).

Polityki kadrowe

Richard P. Calhoon definiuje politykę kadrową jako “Zasady dotyczące personelu stanowią przewodnik po działaniu. Dostarczają ogólne standardy lub podstawy, na których podejmowane są decyzje. Ich geneza tkwi w wartościach, filozofii, pojęciach i zasadach organizacji". Charakterystyka polityk kadrowych powinna być następująca (A. Kumar 2000, s. 48):

1. To określenie celów w zakresie kierownictwa w relacjach z pracownikami.
2. Jest z góry ustalonym kierunkiem działania.
3. Jest uznanym zamiarem najwyższego kierownictwa i przewodnikiem dla podwładnych w wykonywaniu ich zadań.
4. Określa ogólne standardy lub podstawy, na podstawie których podejmowane są decyzje.

Dział kadr i jego zadania

Zarządzanie personelem odbywa się według ściśle określonego schematu i ważne jest, aby upewnić się, że zasady są odpowiednio przestrzegane. Teoria i praktyka zarządzania personelem mówi, że zadania menedżera personelu są następujące:

• Rekrutacja. Rekrutacja liczby pracowników odpowiedniego kalibru w celu zaspokojenia potrzeb jego organizacji. Po ich zatrudnieniu należy zaplanować, aby byli szczęśliwi i chcieli zostać w firmie.
• Szkolenie. Przygotowanie odpowiednich szkoleń dla każdego pracownika, aby mogli oni sprostać wymaganiom swojej pracy. W przeciwnym razie doprowadzi to do frustracji pracownika i możliwego odejścia.
• Płace i warunki pracy. Jeśli płace i warunki pracy pracowników będą niezadowalające lub jeśli godziny pracy, wakacje lub otaczające ich środowisko fizyczne nie będą takie, jakie powinny być - będzie szukał nowego środowiska pracy..
• Atmosfera. Spory, które nie zostaną szybko rozwiązane, zaburzą równowagę stosunków pracy. Dodatkowe korzyści pracownicze wprowadzone przez kierownictwo bez uprzedniej konsultacji (zasiłki chorobowe, programy emerytalne itp.) mogą doprowadzić do konfliktów.

Struktura doboru kadr

Rekrutacja

Rekrutacja to proces pozyskiwania odpowiednich pracowników do organizacji. Istnieje wiele różnych metod rekrutacji, takich jak ogłoszenia, rekrutacja wewnętrzna, rekomendacje pracowników czy agencje rekrutacyjne. Ważne jest odpowiednie wybór źródeł rekrutacji, które będą najbardziej efektywne dla danego stanowiska i organizacji.

W celu skutecznej rekrutacji niezbędne jest opracowanie klarownego profilu stanowiska, który uwzględnia wymagania, umiejętności i doświadczenie niezbędne do wykonywania pracy. Następnie, należy wybrać odpowiednie kanały komunikacji, takie jak strony internetowe, portale branżowe, media społecznościowe czy agencje rekrutacyjne, aby dotrzeć do potencjalnych kandydatów.

Warto również rozważyć rekrutację wewnętrzną, która polega na poszukiwaniu pracowników wewnątrz organizacji. Taka metoda ma wiele zalet, takich jak zwiększenie motywacji pracowników i budowanie lojalności wobec firmy. Dodatkowo, rekrutacja wewnętrzna pozwala na wykorzystanie już istniejącej wiedzy i doświadczenia pracowników, co może przyspieszyć proces adaptacji na nowym stanowisku.

Selekcja

Selekcja to proces oceny kandydatów i wyboru tych, którzy najlepiej pasują do wymagań stanowiska i organizacji. W procesie selekcji wykorzystuje się różne techniki, takie jak wywiady kwalifikacyjne, testy sprawdzające wiedzę i umiejętności, testy psychologiczne czy oceny referencji.

Podczas wywiadów kwalifikacyjnych, pracodawcy mogą ocenić umiejętności interpersonalne, kompetencje zawodowe oraz motywację kandydatów. Ważne jest zadawanie odpowiednich pytań, które pozwolą na ocenę, czy dana osoba jest odpowiednia dla organizacji.

Testy sprawdzające wiedzę i umiejętności mogą być przydatne szczególnie w przypadku stanowisk wymagających specjalistycznej wiedzy, takich jak programowanie czy języki obce. Testy psychologiczne mogą pomóc w ocenie cech osobowościowych kandydatów i ich dopasowania do kultury organizacyjnej.

Ocena referencji to kolejna ważna technika selekcji. Pracodawcy mogą skontaktować się z poprzednimi pracodawcami lub osobami, które miały okazję współpracować z kandydatem, aby uzyskać informacje na temat jego umiejętności, postawy w pracy oraz zachowania w zespole.

Wprowadzenie do pracy

Wprowadzenie do pracy jest kluczowym etapem doboru kadr. W tym procesie nowi pracownicy są adaptowani do organizacji i zespołu. Ważne jest zapewnienie wsparcia i integracji nowego pracownika, aby szybko i efektywnie rozpoczął pracę.

Przed rozpoczęciem pracy, nowi pracownicy powinni być zapoznani z misją, wizją i wartościami organizacji. Powinni również otrzymać informacje na temat struktury organizacyjnej, procedur, polityk i regulaminów obowiązujących w firmie.

Wprowadzenie do pracy może obejmować szkolenia, które pomogą pracownikom zdobyć niezbędne umiejętności i wiedzę. Ważne jest również zapewnienie wsparcia ze strony przełożonych i mentorów, którzy pomogą nowym pracownikom w integracji z zespołem i rozwiązywaniu problemów.

Portfolio pracowników

Analiza i ocena potencjału kadrowego

Analiza i ocena potencjału kadrowego to niezwykle istotny proces w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Polega on na identyfikacji i ocenie umiejętności, wiedzy i potencjału pracowników w organizacji. Pozwala to na dokładne zrozumienie mocnych i słabych stron pracowników oraz stworzenie indywidualnych planów rozwoju.

Analiza potencjału kadrowego obejmuje różne metody i narzędzia, które służą do gromadzenia i analizowania informacji o pracownikach. Jednym z najczęściej stosowanych narzędzi jest tzw. "assessment center", czyli centrum oceny, w którym pracownicy poddawani są różnym testom i zadaniom, które pozwalają na ocenę ich umiejętności i potencjału. Istotna jest również analiza historii zawodowej pracowników, ich osiągnięć i rezultatów, a także opinie przełożonych i współpracowników.

Ocena potencjału kadrowego pozwala na dokładne zrozumienie, jakie umiejętności i kompetencje posiadają pracownicy w organizacji. Dzięki temu możliwe jest lepsze dopasowanie pracowników do zadań i stanowisk, a także identyfikacja osób, które mają potencjał do awansu. Analiza potencjału kadrowego jest również narzędziem, które pozwala na identyfikację luk w kompetencjach i wiedzy w organizacji, co umożliwia skuteczne planowanie działań rozwojowych.

Definiowanie kategorii pracowników w oparciu o analizę i ocenę potencjału

W oparciu o przeprowadzoną analizę i ocenę potencjału kadrowego, możliwe jest zdefiniowanie różnych kategorii pracowników w organizacji. Kategorie te mogą uwzględniać różne poziomy umiejętności, doświadczenia i odpowiedzialności. Definiowanie kategorii pracowników pozwala na lepsze dopasowanie pracowników do zadań i stanowisk, a także umożliwia skuteczne zarządzanie personelem.

Jedną z możliwych kategorii pracowników jest podział na poziomy stanowisk, na przykład: pracowników operacyjnych, specjalistów, menedżerów i dyrektorów. Każdy poziom stanowiska wymaga innych umiejętności i kompetencji, dlatego istotne jest, aby pracownicy byli przyporządkowani do odpowiedniej kategorii, która odpowiada ich potencjałowi.

Inną możliwą kategorią pracowników jest podział na różne obszary zawodowe, na przykład: marketing, finanse, sprzedaż, IT. Każdy obszar zawodowy wymaga specyficznych umiejętności i wiedzy, dlatego istotne jest, aby pracownicy byli przyporządkowani do odpowiedniego obszaru, w którym mogą wykorzystać swój potencjał.

Definiowanie kategorii pracowników pozwala również na identyfikację osób, które mają potencjał do awansu. Dzięki temu możliwe jest skuteczne planowanie ścieżek kariery i rozwoju pracowników, co przyczynia się do zwiększenia zaangażowania i motywacji w organizacji.

Polityka kadrowa

Zasady dotyczące personelu jako przewodnik po działaniu organizacji

Polityka kadrowa to zbiór zasad i wytycznych dotyczących personelu, które stanowią przewodnik po działaniu organizacji. Polityka kadrowa ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania personelem i osiągania celów organizacji. Jest to dokument, który określa standardy i oczekiwania dotyczące pracowników oraz wytycza ramy działań związanych z zarządzaniem personelem.

Ważnym elementem polityki kadrowej jest określenie zasad rekrutacji. Organizacje muszą mieć jasno sprecyzowane wymagania dotyczące kwalifikacji i doświadczenia kandydatów, aby zapewnić, że nowo zatrudnieni pracownicy będą spełniać oczekiwania organizacji. Polityka kadrowa powinna również zawierać informacje na temat procesu selekcji, takie jak rodzaje testów i rozmów kwalifikacyjnych, które będą przeprowadzane.

Kolejnym ważnym elementem polityki kadrowej jest szkolenie pracowników. Organizacje powinny inwestować w rozwój swojego personelu, aby zapewnić im niezbędne umiejętności i wiedzę potrzebną do wykonywania swoich obowiązków. Polityka kadrowa powinna określać, jakie rodzaje szkoleń są dostępne dla pracowników, jakie są kryteria uczestnictwa oraz jakie są oczekiwania wobec pracowników po ukończeniu szkolenia.

Płace i warunki pracy to kolejne istotne elementy polityki kadrowej. Organizacje powinny mieć jasno określone zasady dotyczące wynagradzania pracowników, takie jak skala płacowa, system premiowy czy dodatki i benefity. Ważne jest również zapewnienie odpowiednich warunków pracy, takich jak bezpieczeństwo i higiena pracy, odpowiednie wyposażenie i narzędzia oraz elastyczne godziny pracy.

Atmosfera w miejscu pracy jest również istotnym aspektem polityki kadrowej. Organizacje powinny stworzyć przyjazne i wspierające środowisko pracy, które zachęca do efektywnej komunikacji i współpracy między pracownikami. Polityka kadrowa powinna promować równość, szanowanie różnorodności i zapobieganie mobbingowi oraz dyskryminacji w miejscu pracy.

Wdrażanie polityki kadrowej

Wdrażanie polityki kadrowej jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania personelem. Organizacje powinny zapewnić, że zasady i wytyczne określone w polityce kadrowej są przestrzegane przez wszystkich pracowników. W tym celu niezbędne jest odpowiednie szkolenie i informowanie pracowników o polityce kadrowej oraz monitorowanie i egzekwowanie jej przestrzegania.

Wdrażanie polityki kadrowej powinno być również zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy i zasadami etycznymi. Organizacje powinny być świadome i przestrzegać przepisów dotyczących zatrudnienia, płac, czasu pracy, ochrony danych osobowych oraz innych istotnych kwestii.

Polityka kadrowa powinna być również regularnie oceniana i aktualizowana w zależności od zmieniających się potrzeb organizacji i otoczenia biznesowego. W miarę rozwoju organizacji i zmian w strukturze rynku pracy, polityka kadrowa powinna być elastyczna i dostosowana do nowych wyzwań i możliwości.

Dział kadr

Zadania działu kadr

Dział kadr jest odpowiedzialny za realizację wielu zadań związanych z zarządzaniem personelem. Do głównych zadań działu kadr należy rekrutacja, szkolenie, płace i warunki pracy oraz dbanie o dobrą atmosferę w miejscu pracy. Dział kadr pełni kluczową rolę w zapewnieniu odpowiednich zasobów ludzkich oraz utrzymaniu motywacji i zaangażowania pracowników.

Rekrutacja to proces pozyskiwania nowych pracowników do organizacji. Dział kadr jest odpowiedzialny za planowanie i realizację procesu rekrutacyjnego, w tym tworzenie ogłoszeń o pracę, selekcję kandydatów, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych i wybór najlepszego kandydata. Kluczowe jest, aby dział kadr dobrze zrozumiał potrzeby organizacji i umiejętności wymagane do wykonywania danej pracy, aby móc znaleźć najlepszego pracownika.

Szkolenie jest niezwykle ważnym elementem rozwoju pracowników. Dział kadr jest odpowiedzialny za identyfikację potrzeb szkoleniowych, zaplanowanie i organizację odpowiednich szkoleń oraz monitorowanie ich skuteczności. Szkolenie ma na celu rozwijanie umiejętności i wiedzy pracowników, aby mogli efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Dział kadr powinien również dbać o stały rozwój kompetencji pracowników, aby organizacja była konkurencyjna na rynku pracy.

Dział kadr jest odpowiedzialny za ustalanie wynagrodzeń i pakietów świadczeń pracowniczych. Działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa pracy oraz polityki wynagradzania organizacji. Dział kadr powinien również monitorować i analizować rynkowe stawki płac, aby zapewnić konkurencyjne wynagrodzenie dla pracowników. Ponadto, dział kadr jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiednich warunków pracy, takich jak bezpieczeństwo i higiena pracy, ergonomia stanowisk czy możliwość rozwoju zawodowego.

Dział kadr ma również istotny wpływ na atmosferę w miejscu pracy. Tworzenie pozytywnej atmosfery jest kluczowe dla motywowania pracowników, budowania dobrych relacji między nimi oraz zwiększania zaangażowania w wykonywanie obowiązków. Dział kadr powinien organizować różnego rodzaju działania integracyjne, jak np. spotkania integracyjne, wyjazdy firmowe czy programy motywacyjne. Ważne jest również, aby dział kadr skutecznie rozwiązywał ewentualne konflikty między pracownikami i działał na rzecz budowania pozytywnej komunikacji w organizacji.

Znaczenie działu kadr dla efektywnego zarządzania personelem

Dział kadr ma istotne znaczenie dla efektywnego zarządzania personelem. Odpowiednie funkcjonowanie działu kadr pozwala na skuteczne pozyskiwanie, rozwijanie i utrzymanie odpowiednich pracowników w organizacji. Dział kadr pełni również rolę w budowaniu pozytywnej atmosfery w miejscu pracy oraz zapewnieniu odpowiednich płac i warunków pracy.

Skuteczna rekrutacja pozwala na pozyskanie pracowników o odpowiednich kwalifikacjach, co z kolei wpływa na efektywność pracy całej organizacji. Szkolenie pracowników pozwala na rozwijanie ich kompetencji, co przekłada się na wyższą jakość i efektywność wykonywanych zadań. Odpowiednie płace i warunki pracy mają kluczowe znaczenie dla zadowolenia pracowników, ich motywacji i zaangażowania w pracę. Dział kadr odpowiada za tworzenie odpowiednich procedur i polityk związanych z wynagradzaniem i warunkami pracy.

Kadry — artykuły polecane

System wynagrodzeń — Plan kadrowy - rodzaje — Strategia personalna — Zarządzanie przez projekty — Controlling personalny — Zarządzanie personelem — Ocenianie pracowników — Planowanie zasobów ludzkich — Określanie celów jakości

Bibliografia

• Buzowska B. (red.) (2017), Zarządzanie personelem w organizacji, Exante, Wrocław
• Kumar A. (red.) (2000), Personnel Management Theory and Practice, Atlantic Publishers and Distributors, New Delphi
• Listwan T. (red.) (2010), Zarządzanie kadrami, C.H. Beck, Warszawa
• Ramani K. (1995), Personnel Management, Mittal Publications, New Delphi

Autor: Joanna Ciesielska