Funkcje rachunkowości

Rachunkowość ma do spełnienia wiele ważnych funkcji. Do podstawowych możemy zaliczyć funkcję informacyjną, kontrolną, analityczną i stymulacyjną. Ze względu na kryterium odbiorcy informacji tworzonych przez rachunkowość, wyróżnia się funkcję wewnętrzną oraz zewnętrzną. W literaturze podaje się również inne funcie rachunkowości jak chociażby funkcja rozliczeniowa, dowodowa, statystyczna (dostarczenie informacji oraz opracowane dane statystyczne) czy stymulacyjna. Wszystkie funkcje rachunkowości są pełnione równocześnie. Prowadzą one do efektywnego wykorzystania zasobów i właściwego wykonywania zadań przez podmioty gospodarcze.

Rys 1. Funkcje rachunkowości

Funkcja wewnętrzna i zewnętrzna

Funkcja wewnętrzna rachunkowości polega na dostarczaniu informacji dla organizacji i potrzeb zarządczych. Informacje w formie sprawozdań i raportów są kierowane do zarządzających czyli managerów, zarządu, akcjonariuszy czy rady nadzorczej oraz pracowników i organizacji pracowniczych. Natomiast funkcja zewnętrzna polega na dostarczaniu informacji zewnętrznym użytkownikom takim jak: banki, inwestorzy, urzędy skarbowe, ograny administracji, firmy współpracujące.

Funkcja informacyjna

Informacyjna funkcja rachunkowości polega na dostarczaniu informacji do podejmowania decyzji odbiorcom wewnętrznym bądź zewnętrznym w procesie decyzyjnym. Informacje których odbiorcą jest zarząd powinny być dostosowane pod względem treści i zakresu do potrzeb zarządczych, rachunkowość uczestniczy bowiem w procesie zarządzania jednostką, umożliwiając osiąganie korzystnych wyników finansowych. Jest ona również istotnym źródłem informacji dla banków, urzędów skarbowych, inwestorów, organizacji pracowniczych o wyniku finansowym, jej zasobach majątkowych i kapitałowych. Informacje pozyskiwane przez urzędy statystyczne są podstawą do obliczeń w skali gospodarki narodowej. Dlatego informacje o odpowiednim stopniu szczegółowości powinny być również dostarczone terminowo. Źródła informacji dla odbiorców wewnętrznych i zewnętrznych prezentowane są w księgach rachunkowych (za zgodą kierownika lub na podstawie określonych przepisów) oraz w sprawozdaniach finansowych (forma zagregowana. Zawarte w nich informacje o jednostce są powszechnie dostępne, mają charakter ogólny, wycinkowy lub szczegółowy, ukazując wyniki działalności danej jednostki.

Księgi rachunkowe zawierają szczegółowe informacje dotyczące przychodów i kosztów generowanych przez podmiot gospodarczy. Dzięki tym informacjom zarządzający mogą śledzić, jakie źródła generują przychody i jakie koszty ponoszone są w procesie prowadzenia działalności. To z kolei umożliwia podejmowanie decyzji mających na celu zwiększenie efektywności i rentowności.

Rachunkowość dostarcza informacji na temat aktywów i pasywów, czyli zasobów i zobowiązań podmiotu gospodarczego. Dzięki temu zarząd może monitorować i oceniać swoją sytuację finansową oraz zdolność do regulowania zobowiązań. Informacje te są istotne zarówno dla wewnętrznych decydentów, jak i dla zainteresowanych osób zewnętrznych, takich jak inwestorzy czy wierzyciele.

Przepływy pieniężne stanowią ważny element zarządzania finansami w podmiocie gospodarczym. Rachunkowość rejestruje i prezentuje informacje na temat wpływów i wydatków gotówkowych, a także źródeł i celów tych przepływów. Jest to niezwykle istotne dla podejmowania decyzji inwestycyjnych, zarządzania płynnością finansową i prognozowania przyszłych przepływów pieniężnych.

Funkcja kontrolna

Kontrolna funkcja rachunkowości polega na ochronie mienia przed przywłaszczeniem i zniszczeniem. Sprzyja racjonalnemu wykorzystaniu zasobów i zapobiega marnotrawstwu. Funkcja kontrolna posiada dwa aspekty: bierny i aktywny. Bierny aspekt polega na ochronie mienia przed kradzieżą i zniszczeniem. Taka ochrona mienia jest możliwa dzięki prawu normującym zasady emisji, sprawdzania oraz archiwizacja dokumentów. Archiwizacja jest istotna, gdyż umożliwia kontrolę księgowości jednostki, np. poprzez inwentaryzacje wykonywaną co jakiś czas. Natomiast aspekt aktywny jest wpływaniem na przebieg działalności gospodarczej w sposób, który umożliwi osiąganie najefektywniejszych wyników bez marnotrawstwa. Polega to nie tylko na udziale w procesie decyzyjnym (rachunkowość zarządcza ) ale m.in. na ujawnianiu sprawców strat czy marnotrawstwa.

Funkcja analityczna

Analityczna funkcja rachunkowości wynika z zadań rachunkowości zarządczej. Polega na badaniu i interpretacji informacji liczbowych generowanych przez rachunkowość, na podstawie których ocenia się sytuację ekonomiczną, majątkową i finansową podmiotu gospodarczego. Informacje prezentowane w postaci sprawozdań w połączeniu z odpowiednią ich interpretacją pozwalają na ocenę efektywności wykorzystania zasobów, ujawnienie nieprawidłowości i podejmowanie racjonalnych decyzji. Z tego względu funkcja analityczna rachunkowości ściśle wiąże się z funkcją kontrolną, analiza rezultatów liczbowych jest rozszerzeniem kontroli oraz informacyjną, gdyż efektem analizy są informacje pozwalające na podejmowanie decyzji. Obecnie analiza finansowa stała się częścią rachunkowości, umożliwiając prowadzenie rachunku ekonomicznego oraz interpretację uzyskanych wyników. Takie synergiczne połączenie sprzyja racjonalnemu gospodarowanie i precyzyjnemu pomiarowi wyniku finansowego.

Kontrola rachunkowości odgrywa ważną rolę w monitorowaniu działań podmiotu gospodarczego. Ma ona na celu zapewnienie zgodności z przyjętymi standardami rachunkowości oraz wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości i nadużyć. Istnieją różne systemy kontroli rachunkowości, które mają za zadanie zapewnić rzetelność i wiarygodność informacji finansowych.

Systemy kontroli wewnętrznej opierają się na ustaleniu i wdrożeniu odpowiednich procedur i polityk rachunkowości. Ich celem jest zapewnienie skutecznej kontroli nad procesami rachunkowości oraz minimalizacja ryzyka wystąpienia błędów, nadużyć i utraty aktywów. Kontrola wewnętrzna obejmuje również regulacje dotyczące segregacji obowiązków, autoryzacji transakcji oraz prowadzenia bieżącej analizy i oceny systemu rachunkowości.

Audyt rachunkowości polega na niezależnym i obiektywnym sprawdzeniu zgodności praktyk rachunkowości z obowiązującymi przepisami i standardami. Audytorzy zewnętrzni przeprowadzają badanie finansowe podmiotu gospodarczego, oceniając zgodność zasad rachunkowości, dokładność i rzetelność sprawozdań finansowych. Audyt rachunkowości jest ważnym narzędziem zarówno dla zarządu, jak i dla zainteresowanych stron zewnętrznych, dając im pewność co do wiarygodności informacji finansowych.

Funkcja analityczna

Analiza informacji finansowych jest kluczowym elementem w ocenie sytuacji ekonomicznej podmiotu gospodarczego. Pozwala ona na zrozumienie dynamiki rozwoju, wykrywanie trendów i identyfikację czynników wpływających na wyniki finansowe. W rachunkowości istnieje wiele metod i narzędzi stosowanych w analizie finansowej.

Analiza wskaźnikowa polega na obliczeniu i interpretacji różnych wskaźników finansowych, takich jak wskaźniki płynności, rentowności, zadłużenia czy efektywności. Pozwala to na dokładne zrozumienie sytuacji finansowej podmiotu gospodarczego oraz porównanie go z innymi podmiotami w branży. Analiza wskaźnikowa jest niezwykle przydatna przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych, ocenie efektywności działalności i prognozowaniu przyszłych wyników finansowych.

Analiza trendów polega na badaniu zmian w wynikach finansowych i innych wskaźnikach w czasie. Pozwala to na identyfikację wzorców i trendów rozwojowych oraz prognozowanie przyszłych wyników. Analiza trendów jest szczególnie przydatna w ocenie stabilności finansowej podmiotu gospodarczego oraz identyfikacji obszarów wymagających poprawy.

Analiza porównawcza polega na porównaniu wyników finansowych i wskaźników podmiotu gospodarczego z wynikami innych podmiotów w branży. Pozwala to na ocenę konkurencyjności, identyfikację mocnych i słabych stron oraz określenie potencjalnych obszarów poprawy. Analiza porównawcza umożliwia również identyfikację najlepszych praktyk w branży i wyciąganie wniosków dla własnego podmiotu gospodarczego.

Funkcja stymulacyjna

Funkcja stymulacyjna polega na motywowaniu jednostek gospodarczych do działania dla poprawy efektywności gospodarczej, co oznacza udział w racjonalizacji gospodarowania poprzez kształtowanie systemu oraz wpływ na system motywacyjny. Funkcja ta wiąże się ze wszystkimi innymi wyżej wymienionymi funkcjami, ponieważ rachunkowość może pobudzać do działania nie tylko poprzez dostarczanie informacji, ale poprzez kontrolę i analizę.

Rachunkowość ma istotny wpływ na motywowanie jednostek gospodarczych do działania dla poprawy efektywności. Poprzez dostarczanie informacji o wynikach finansowych i osiąganych celach, rachunkowość może wpływać na kształtowanie systemu motywacyjnego w organizacji.

Rachunkowość dostarcza informacji o wynikach finansowych, które mogą być wykorzystane do motywowania pracowników do osiągania celów finansowych organizacji. Systemy motywacyjne, takie jak premie finansowe czy udział w zyskach, mogą być oparte na osiąganych wynikach finansowych. Dzięki temu pracownicy mogą widzieć bezpośrednią zależność między swoim wkładem w działalność firmy a nagrodami finansowymi.

Rachunkowość może wpływać na kształtowanie systemów premiowych i motywacyjnych w organizacji. Dostarczanie informacji o wynikach finansowych i celach organizacji umożliwia ustalenie wskaźników i celów, których osiągnięcie może być nagradzane. Systemy premiowe i motywacyjne mogą być skonstruowane tak, aby zachęcać pracowników do podejmowania działań mających na celu poprawę efektywności i wyników finansowych organizacji.

Funkcja rozliczeniowa

Rachunkowość pełni istotną rolę w dokonywaniu rozliczeń finansowych w organizacji. Funkcja rozliczeniowa obejmuje kilka obszarów, w których rachunkowość odgrywa kluczową rolę.

W ramach tej funkcji rachunkowość jest odpowiedzialna za rejestrację i monitorowanie płatności dokonywanych dostawcom i kontrahentom. Dzięki systematycznemu śledzeniu faktur, rachunkowość umożliwia skuteczne zarządzanie zobowiązaniami finansowymi organizacji. Wpływa to na utrzymanie dobrych relacji z dostawcami oraz unikanie opóźnień w płatnościach.

Funkcja rozliczeniowa obejmuje również rozliczenia z pracownikami. Rachunkowość jest odpowiedzialna za terminowe wypłacanie wynagrodzeń, naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz prowadzenie odpowiednich rejestrów. Dzięki temu pracownicy otrzymują wynagrodzenia zgodnie z ustalonym harmonogramem, a organizacja spełnia swoje obowiązki wobec organów państwowych.

Rachunkowość odgrywa także ważną rolę w rozliczeniach z podatkami. Jest odpowiedzialna za obliczanie i deklarowanie należnych podatków, takich jak podatek dochodowy od osób prawnych czy VAT. Poprawne i terminowe rozliczanie podatków jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa oraz unikania kar finansowych i problemów prawnych.

Funkcja dowodowa

Rachunkowość spełnia istotną funkcję jako źródło dowodów w procesach sądowych i audytach. Funkcja dowodowa ma związek zarówno z audytem finansowym, jak i z rozstrzyganiem sporów w ramach procesów sądowych.

Audyty finansowe polegają na niezależnej ocenie i weryfikacji sprawozdań finansowych organizacji. Rachunkowość dostarcza niezbędnych informacji i dokumentacji, które stanowią podstawę dla przeprowadzenia audytu. Dzięki rzetelnemu prowadzeniu ksiąg rachunkowych i dokładnemu udokumentowaniu transakcji, rachunkowość umożliwia audytorom dokładne zrozumienie sytuacji finansowej organizacji.

W procesach sądowych rachunkowość może stanowić ważny element dowodowy. Organizacje często muszą udowadniać swoje roszczenia lub obronić się przed zarzutami. Dokumentacja finansowa, takie jak faktury, umowy lub zestawienia finansowe, może zostać przedstawiona jako dowód potwierdzający określone zdarzenia lub transakcje. Rachunkowość odgrywa zatem istotną rolę w procesach sądowych, dostarczając rzetelnych i wiarygodnych dowodów.

Funkcja statystyczna

Rachunkowość odgrywa również ważną rolę w gromadzeniu i analizie danych statystycznych dotyczących działalności organizacji. Funkcja statystyczna rachunkowości obejmuje kilka aspektów.

Rachunkowość zbiera i dokumentuje dane dotyczące różnych aspektów działalności organizacji, takie jak sprzedaż, produkcja, zatrudnienie czy koszty operacyjne. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie i analizowanie tych danych w celu oceny wydajności oraz identyfikacji obszarów, w których można wprowadzić usprawnienia. Przykładowo, analiza danych sprzedażowych może pomóc w identyfikacji najbardziej dochodowych produktów lub rynków docelowych.

Rachunkowość umożliwia również szczegółową analizę danych statystycznych w celu oceny efektywności i efektywności działalności organizacji. Na podstawie tych danych można dokonać porównań między różnymi okresami czasu, oddziałami lub projektami. Analiza ta dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania decyzji strategicznych, planowania budżetu oraz oceny wyników działań podejmowanych przez organizację.

Podsumowując, funkcje rachunkowości wykraczają poza tradycyjne zadania związane z rejestracją transakcji finansowych. Funkcja rozliczeniowa, dowodowa i statystyczna rachunkowości odgrywają kluczową rolę w efektywnym zarządzaniu finansami organizacji, zapewnianiu zgodności z przepisami prawa oraz dostarczaniu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji biznesowych.

Funkcje rachunkowości — artykuły polecane

Rodzaje rachunkowości — Informacyjny system rachunkowości — Wywiad gospodarczy — Koncepcje controllingu — Monitoring — Analiza sytuacji finansowej — Analiza finansowa — Rachunkowość zarządcza — Analiza ekonomiczna

Bibliografia

• Dyduch A., Sawicka J., Stronczek A. (2004), Rachunkowość finansowa - wybrane zagadnienia, C.H. Beck, Warszawa
• Micherda B. (2006), Problemy wiarygodności sprawozdań finansowych, Difin, Warszawa
• Micherda B. (red.) (2012), Podstawy rachunkowości: aspekty teoretyczne i praktyczne, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Wrona B. (2006), Istota, funkcje i nadrzędne zasady rachunkowości w gospodarce rynkowej, Zeszyty naukowe Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Bochni, nr 4

Autor: Elżbieta Frydrych, Urszula Serafin