Źródła informacji

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacja, szukaj
Źródła informacji
Pojęcie główne
Pojęcia związane
Metody i techniki


Współcześnie w gospodarce wiedza jest zasobem, który warunkuje zdolności adaptacyjne, możliwości rozwoju przedsiębiorstwa oraz pozycję rynkową. Informacja oraz jej tworzenie, stanowi bardzo istotny element procesu informacyjnego. Źródłami są różnego rodzaju zachodzące zjawiska, zdarzenia czy procesy. Sprawność, efektywność oraz skuteczność w wykorzystaniu informacji jest warunkiem właściwej organizacji oraz realizacji procesów zarządzania. Najważniejszymi cechami informacji są: dobra jakość, przydatność, otrzymanie przez odpowiednią osobę w odpowiednim miejscu i czasie. Informacja nie powinna zawierać niedomagań i niesprawności. Dane powinny być celowe, rzetelne, aktualne oraz kompletne.

W literaturze istnieje wiele podziałów źródeł informacji. Między innymi można wyróżnić:

  • elektronicznie zapisane źródła oraz tradycyjne – jak telefon, dokumenty i zapiski papierowe, czy bezpośrednia rozmowa z drugą osobą
  • źródła pewne i sprawdzone, oraz takie, które nie budzą zaufania
  • opisujące własne przeżycie oraz obce zdarzenia
  • powszechnie osiągalne i takie dostępne tylko dla nielicznych
  • pierwotne oraz wtórne (przetworzone)


Wewnętrzne źródła informacji o podstawowym znaczeniu dla sprawnego zarządzania strategicznego obejmują zagregowaną informację o funkcjonowaniu wszystkich jednostek funkcjonalnych przedsiębiorstwa i podstawowych procesów w nim realizowanych.

Źródłem tych informacji najczęściej są systemy informowania kierownictwa (SIM) lub inne systemy informatyczne. Bardzo cennym źródłem informacji są pracownicy przedsiębiorstwa, często jednak informacje płynące od nich są niedoceniane przed kierownictwo najwyższego szczebla, lub zatrzymywane - blokowane - przez kierowników liniowych.

Przykładem źródeł informacji o przedsiębiorstwie są sprawozdania finansowe (F-01, F-02, F-03), sprawozdawczość rzeczowa (produkcyjna, organizacyjna, kadrowa), dokumentacja planistyczna, protokoły kontroli, audytów, konferencji i narad, oraz wiele innych.

Praktycznie analizując problem, dobrze jest wykorzystać wiele źródeł informacji. Przydatne są zarówno takie, które powstają w przedsiębiorstwie oraz takie, które powstają poza nim. Jeśli są dostępne jedne i drugie, powinna nastąpić ich integracja.

Konkurenci

Podstawowe źródło informacji dla zarządzania strategicznego. Konkurenci są bardzo cennym źródłem wiedzy pozyskanej na zewnątrz przedsiębiorstwa. Wyróżnić można elementy tkwiące w makro- i mikrootoczeniu. Konieczne jest monitorowanie bliższego i dalszego otoczenia rynkowego. Jednakże makrootoczenie ma większe znaczenie w przypadku dużych firm, mających oddziały w wielu miejscach, często międzynarodowych. Mikrootoczenie ma natomiast duże znaczenie dla mniejszych przedsiębiorstw, ponieważ niesie za sobą informacje na temat bezpośrednich konkurentów, lokalnych dostawców oraz konsumentów możliwych do pozyskania na obszarze działalności.

Działania przedsiębiorstw konkurencyjnych muszą być monitorowane w trybie ciągłym, co nie jest proste. Pozwala to jednak na szybkie dostrzeganie sygnałów. Umożliwia też szybkie reagowanie pozwalające zachować pozycję rynkową.

Problemem może być uzyskanie niektórych rodzajów informacji, gdyż przedsiębiorstwa pilnie strzegą informacji dotyczących planów i decyzji rozwojowych. Często jednak firmy publikują informacje o stopniu zaawansowania prac badawczych nad nowymi technologiami, prognozach zmian sytuacji rynkowej, zmian personalnych na najwyższym szczeblu zarządzania, planowanych aliansach i fuzjach.

Wiele informacji dotyczących działań konkurentów dostępnych jest stosunkowo łatwo, są to na przykład: cenniki, oferty, strony internetowe, przemówienia i komunikaty, specyfikacje produktów, wydatki na reklamę i promocję, itp. Pozyskać w ten sposób można informacje dostępne dla ogółu, które często są elementem budowania pozytywnego wizerunku. Są to jedynie takie informacje, które przedsiębiorca (konkurent) chce przedstawić.

Klienci

Obok konkurentów, również klienci stanowią bardzo cenne źródło informacji dla celów zarządzania strategicznego. Jest to także zewnętrzne źródło informacji. Jednocześnie podmiot wywierający największy wpływ na decyzje strategiczne. Są to osoby, które nabywają dobra lub usługi - konsumenci.

Najważniejsze kategorie informacji od klientów to:

  • preferencje dotyczące produktów firmy
  • oczekiwania dotyczące ceny, jakości i funkcjonalności produktów obecnych i przyszłych
  • wady i zalety produktów oferowanych przez konkurencję.

Klienci mogą być źródłem danych pierwotnych, które są niezwykle cenne dla przejęcia lub utrzymania przewagi konkurencyjnej. To element bycia „o krok” przed innymi. Najpopularniejszym sposobem pozyskiwania informacji od klientów są różnego rodzaju ankiety, rozmowa, wywiad, itp.

Dostawcy

Funkcjonowanie przedsiębiorstwa uzależnione jest od współpracy z dostawcami zarówno towarów, surowców, półproduktów jak i usług. Jest to zależne od branży działalności przedsiębiorstwa. Ważne jest posiadanie informacji o kosztach takiej współpracy. Najbardziej pożądana jest sytuacja, kiedy przy minimalnych kosztach, otrzymać można satysfakcjonujący poziom i jakość.

Ścisła współpraca wymaga analizowania informacji dotyczącej obecnych dostawców przedsiębiorstwa jak i potencjalnych dostawców funkcjonujących na rynku. Zmiana dostawcy, jak również opcja pozostania przy obecnym, często są decyzjami strategicznymi, wymagającą żmudnych analiz i dokładnych przemyśleń.

Przykłady informacji strategicznej, której źródłem są dostawcy: oferta, ceny, zamierzenia inwestycyjne, zamierzenia technologiczne, jakość dostarczanych produktów i usług, zmiany w systemach zarządzania (jak np.: wdrażanie norm serii ISO 9000)

Właściciele, inwestorzy

Właściciele firmy (dominujący udziałowcy) mają istotny wpływ na zarządzanie przedsiębiorstwem. Poprzez swoje organy (walne zgromadzenie akcjonariuszy) mogą wpływać na funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa. To do nich należy ostateczna decyzja.

Dlatego też ważne są wszelkie informacje dotyczące zamiarów sprzedaży pakietu kontrolnego udziałów, zamierzenia dotyczące połączenia firm, itp.

Sposobem pozyskiwania informacji od tych podmiotów są analizy protokołów z walnych zgromadzeń, wypowiedzi właścicieli i ich przedstawicieli w mediach, itp.

Instytucje finansowe

Banki, fundusze inwestycyjne i inne instytucje finansowe funkcjonujące w gospodarce rynkowej to źródła kapitału niezbędnego do rozwoju przedsiębiorstw. Dlatego też przy podejmowaniu decyzji strategicznych należy uwzględnić informacje generowane przez te źródła.

W szczególności dotyczyć to będzie oferty finansowania inwestycji, stopy oprocentowania kredytów i lokat, ceny akcji przedsiębiorstw konkurencyjnych, itp.

Instytucje rządowe i państwowe

W ramach tej grupy podmiotów należy wyróżnić przede wszystkim: Sejm, Ministerstwa, Narodowy Bank Polski, Urzędy (takie jak: biuro patentowe, urzędy skarbowe, urząd celny, itp.).

Informacje pozyskiwane z tych źródeł dotyczyć będą przede wszystkim: zmian w systemie podatkowych, planowanych w budżecie państwa wielkości makroekonomicznych wskaźników, stóp procentowych, informacji o dostosowaniu ustaw do prawa międzynarodowego, koncesji i ograniczeń w funkcjonowaniu przedsiębiorstw, prawie pracy, kodeksie handlowym, itp.

Główny Urząd Statystyczny

Największa w Polsce instytucja gromadząca, przetwarzająca i udostępniająca dane o wszechstronnej tematyce ekonomicznej i społecznej. Wyniki badań statystycznych prowadzonych przez GUS bardzo często można wykorzystać przy podejmowaniu decyzji, również tych strategicznych. Są dostępne w pewnym stopniu nieodpłatnie, a informacje pozyskać można w bardzo łatwy sposób. Dodatkowo, GUS jest pewnym źródłem wiedzy, bez ryzyka zafałszowania zawartości.

W szczególności dotyczy do informacji: demograficznej, informacji gospodarczej o wynikach działalności poszczególnych sektorów gospodarki, finansach publicznych, rynku pracy.

Informacje można pozyskać z okresowych publikacji urzędu, ale można również zamówić zestawienia i analizy niedostępne w oficjalnych publikacjach (co oczywiście jest usługą dodatkowo płatną).

Instytucje Naukowo-Badawcze

Dominują tu Komitet Badań Naukowych i Uczelnie państwowe.

Informacje dotyczące wyników prac naukowych w pewnych przypadkach mogą stanowić informację strategiczną dla firmy, na przykład jeśli dotyczą zmian technologicznych lub organizacyjnych, są wynikami analiz i badań empirycznych w różnych (najczęściej konkurencyjnych) przedsiębiorstwach, dotyczą oceny makrootoczenia i trendów jego zmian.

Informacje te są dostępne w postaci publikacji, artykułów i innych opracowań.

Firmy badań rynkowych

Wyspecjalizowane instytucje zajmujące się sondażowymi badaniami społecznymi i marketingowymi. Stosują najczęściej odpowiednie procedury statystyczne pozwalające zobiektywizować otrzymane wyniki i w związku z tym wykorzystać w procesie podejmowania decyzji strategicznych.

Na polskim rynku najbardziej znane są: OBOP, CBOS, Pentor, Demoskop. Szeroka zakres usług oferowanych przez te przedsiębiorstwa powinna być w miarę możliwości wykorzystywany przy podejmowaniu decyzji strategicznych.

Przykłady informacji pozyskiwanych przez firmy badań rynkowych to między innymi:

  • określenie popytu, siły nabywczej konsumentów,
  • określenie udziałów w rynku,
  • badania diagnostyczne potencjalnych rynków,
  • badania satysfakcji klientów,
  • wyodrębnienie segmentów rynkowych,
  • określenie wielkości segmentów rynku,
  • badania zachowań konsumentów,
  • badania potrzeb konsumentów.

Wywiadownie gospodarcze

Wywiad gospodarczy polega na pozyskaniu, przetworzeniu, udostępnieniu, oraz w następstwie wykorzystaniu informacji. Są to cztery wyróżnialne fazy toku postępowania w tym procesie. Głównym zadaniem wywiadowni gospodarczych jest udzielanie informacji o innych (zewnętrznych) podmiotach gospodarczych będących w otoczeniu przedsiębiorstwa. Dotyczy zarówno powszechnie dostępnych informacji o: adresie, formie własności, zakresie działalności, strukturze dochodów i kosztów, powiązań z innymi podmiotami, jak również informacji o solidności, zdolności do wywiązywania się ze zobowiązań, i in.

Nadrzędna koncepcja korzystania z wywiadowni opiera się na strategii czuwania, monitorowaniu otoczenia oraz na szybkim postrzeganiu i analizie sygnałów z niego pochodzących. Zwiększa to możliwości konkurencyjności i poprawy produktywności. Głównym celem wykorzystania informacji z wywiadowi gospodarczej jest sprawdzenie wiarygodności potencjalnych kontrahentów, ale można też z nich skorzystać do pogłębienia informacji o konkurentach.

Odnośnie informacji rozumianej jako czynnik konkurencyjny, wywiad gospodarczy często kojarzony jest ze szpiegostwem. Niektórzy postrzegają wywiad gospodarczy jako analitykę biznesową, która ma na celu ulepszenie decyzji oraz wspieranie strategii organizacji.

Firmy doradcze

Wychodzą z ofertą polegającą nie tylko na dostarczaniu informacji strategicznej (dotyczącej rynku, konkurentów itp.) ale bardzo często uczestniczą w charakterze konsultantów w procesie podejmowania decyzji strategicznych.

Firmy doradcze korzystają z informacji pozyskiwanej z wielu różnych źródeł, przetwarzają je wykorzystując potencjał wiedzy zatrudnionych pracowników i doświadczenia zdobyte w innych przedsiębiorstwach i sprzedają zainteresowanym podmiotom.

Najbardziej znane na polskim rynku firmy doradcze z obszaru zarządzania strategicznego to: A.D.Little, PriceWaterhouseCoopers, McKinsey, Ernest&Young.

Media

Ogół środków masowego przekazu tzn.: radio, telewizja, prasa. Mogą one dostarczać informacji dotyczącej na przykład: dynamiki zmian sytuacji gospodarczej i politycznej, zmianach technologicznych, zmiana prawnych, trendów demograficznych, mody, rynków krajowych i międzynarodowych, branż i sektorów gospodarczych.

Jako źródło cechuje je niewielki koszt i szybkość dostępu do informacji. Jednak bardzo istotnym problemem pozostaje wiarygodność, dokładność i często stosowane zbyt duże uproszczenia przekazu.

Internet

W dzisiejszych czasach bardzo powszechnym źródłem informacji jest Internet. Jest on nieograniczonym zbiorem dużej ilości danych, które można szybko zgromadzić. Wadą tego źródła jest często wątpliwa jego wiarygodność, ponieważ każdy użytkownik może umieścić tam, co tylko zechce. Nie zawsze informacje tam podane są zgodne z prawdą – Internet nie ocenia poprawności zamieszczanego tam tekstu. Wiarygodność należy ocenić, głównie pod kątem autora oraz miejscem umieszczenia danych. Część informacji zawartych w Internecie dostępna jest za opłatą, ale posiada też większy stopień poprawności i zgodności z faktami.


Izby handlowe, organizacje zrzeszające firmy

Podstawowym powodem ich istnienia jest wymiana informacji pomiędzy zrzeszonymi przedsiębiorstwami.

W niektórych krajach Unii Europejskiej przedsiębiorstwa zobowiązane są do uczestnictwa w zrzeszeniach odpowiednimi przepisami.

Organizacje konsumenckie

Informacje ostrzegające przed niesolidnymi dostawcami, producentami. Działania mające na celu edukację klientów w zakresie ich uprawnień konsumenckich (dotyczących np. gwarancji, rękojmi, itp.)

Bibliografia

  • Woźniak K., System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005
  • Czekaj J., (2012), Podstawy zarządzania informacją, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie
  • Hales C., Mikuła B., (2011), Społeczeństwo informacyjne. Gospodarka, technologie, procesy, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie
  • Bitkowska A., Weiss E., (2016), Metody i koncepcje podejścia procesowego w zarządzaniu, Wyższa Szkoła Finansów i Zarządzania w Warszawie
  • Kruszyńska A., Śliwińska M., (2016), Źródła informacji, prawo autorskie, licencje, Projekt edukacyjny w szkołach ponadgimnazjalnych - Podręcznik dobrych praktyk, s. 83-90
  • Tkaczyk J., (2015), Źródła informacji w procesie podejmowania decyzji o zakupie przez e-konsumentow Polska na tle innych panstw UE, Zeszyty Naukowe Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie

Autor: Krzysztof Woźniak, Karolina Gębska