Metodyka PMI

Metodyka PMI - jest ogólnym zbiorem zasad zarządzania projektami skodyfikowanym przez Project Management Institute i wydanym w postaci PMBOK® Guide, który został powszechnie uznany za podstawę wiedzy profesjonalnego kierownika projektu.

• W 1983 r. PMI podjęło próbę podsumowania doświadczeń w dziedzinie zarządzania projektami.
• Kilka lat później sformułowano obszary wiedzy o zarządzaniu projektami na podstawie zebranych materiałów oraz badań.
• W roku 1996 PMI opracowało standard zarządzania projektami, którym jest "Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami" (ang. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, The PMBOK® Guide) lub w skrócie PMBOK®.
• Od tamtego czasu standard PMI jest ciągle udoskonalany, co przełożyło się na kolejne edycje PMBOK®, które wydawano w odstępach czteroletnich.
• Na przełomie lat 2012 i 2013 opublikowano piątą wersję standardu PMI. Wprowadziła ona zarządzanie interesariuszami jako dziesiąty kluczowy obszar wiedzy projektowej.
• W 2017 roku wydano szóstą wersję metodyki. Zawierała ona dodatkowe odniesienia do zwinnego zarządzania projektami.
• W 2021 roku wydano siódmą wersję metodyki.

PMBOK® Guide to zestaw najlepszych, ogólnie przyjętych dobrych praktyk zarządzania projektami, który powstał w celu utworzenia płaszczyzny wspólnego języka, zestawu pojęć właśnie z tej dziedziny. Jego popularność jako wzorca procesów zarządzania projektami dowiodły m.in. badania przeprowadzone przez niemiecki instytut zarządzania projektami GPM oraz międzynarodową firmę konsultingową PricewaterhouseCoopers. W obu przypadkach wykazały one, iż 41-43% badanych organizacji wykorzystuje PMBOK® Guide jako metodykę zarządzania projektami (M. Trocki i in. 2017, s. 99-100)

TL;DR

Metodyka PMI to ogólny zbiór zasad zarządzania projektami skodyfikowany przez Project Management Institute i wydany w postaci PMBOK® Guide. Metodyka PMI opisuje 47 procesów zarządzania projektami, które są grupowane w dziesięć obszarów wiedzy. Obszary te obejmują zarządzanie zakresem, czasem, kosztami, jakością, zasobami ludzkimi, komunikacją, ryzykiem, zamówieniami, zaangażowaniem interesariuszy i integracją projektu. PMBOK® Guide jest popularnym wzorcem procesów zarządzania projektami i jest wykorzystywany przez 41-43% badanych organizacji. Project Management Institute jest największym międzynarodowym stowarzyszeniem zarządzania projektami, które gromadzi profesjonalistów z tej dziedziny.

Struktura metodyki

"Według PMBOK® Guide zarządzanie projektem wymaga realizacji 47 procesów opisanych szczegółowo co do swojego uzasadnienia i zakresu. Zgodnie z metodyką, zarządzanie projektem wiąże się z zastosowaniem procesów w połączeniu z wiedzą, umiejętnościami, technikami i narzędziami. Każdemu procesowi towarzyszy zestaw zasileń, czyli informacji i dokumentów niezbędnych do rozpoczęcia procesu, zestaw technik i narzędzi pomocnych w jego realizacji oraz zestaw rezultatów będący efektem jego realizacji. W celu zakończenia projektu sukcesem należy dostosować metodykę do potrzeb specyfiki projektu, czyli wybrać niezbędne procesy, spośród przedstawionych grup procesów, przełożyć, dostosować finalny produkt projektu do specyfiki projektowej, zrealizować wymagania stawiane przez otoczenie projektu w tym jego interesariuszy oraz zbilansować zakres, koszt, czas, jakość, zasoby i ryzyko, by w efekcie osiągnąć postawione na wstępie cele". (M. Trocki i in. 2017, s. 100-101)

Struktura procesów opiera się na dwóch kryteriach grupowania (M. Trocki i in. 2017, s. 101-103):

• pierwszy wymiar grupowania procesów - grupuje procesy w dziesięć obszarów wiedzy, do których należą:

1. Zarządzanie zakresem w projekcie.
2. Zarządzanie czasem w projekcie.
3. Zarządzanie kosztami w projekcie.
4. Zarządzanie jakością w projekcie.
5. Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie.
6. Zarządzanie komunikacją w projekcie.
7. Zarządzanie ryzykiem w projekcie.
8. Zarządzanie zamówieniami w projekcie.
9. Zarządzanie zaangażowaniem interesariuszy w projekcie.
10. Zarządzanie integracją projektu.

• drugi wymiar grupowania procesów - opiera się na cyklu zarządzania projektami, w którym możemy wyróżnić:

• grupę procesów rozpoczęcia (inicjowania) - obejmującą procesy sformułowania celów, przyjęcia założeń, obsadzenia kluczowych ról w projekcie oraz zapewnienia formalnego zatwierdzenia projektu w organizacji,
• grupę procesów planowania - obejmującą procesy przygotowania i planowania działań niezbędnych do realizacji projektu,
• grupę procesów realizacji - obejmującą procesy wykonawcze, które zapewniają realizację prac i postępów projektu zgodnie z opracowanym planem,
• grupę procesów monitorowania i kontroli - obejmującą procesy monitorowania postępów prac w projekcie oraz interpretacji odchyleń, aby w razie gdy zajdzie potrzeba podjąć odpowiednie działania zapobiegawcze lub/i korygujące,
• grupę procesów zakończenia (zamknięcia) - obejmującą procesy zamknięcia i rozliczenia wszystkich działań podejmowanych w projekcie i pozyskania formalnego odbioru projektu.

Zarządzenie zakresem w projekcie

Obejmuje procesy służące zapewnieniu, że projekt zawiera wszystkie prace, które muszą być wykonane, aby projekt wykonać i tylko te prace. Skupia się na określaniu i kontrolowaniu co jest, a co nie jest zakresem projektu. Pojęcie zakresu może odnosić się zarówno do projektu, jak i produktu. Zakres produktu to funkcje i udogodnienia, które mają być zawarte w produkcie. Natomiast zakres projektu obejmuje pracę, która musi zostać wykonana w celu dostarczenia produktu posiadającego określone funkcje i udogodnienia. Obecne tu procesy, to: inicjacja, planowanie zakresu, definicja zakresu, weryfikacja zakresu oraz nadzór zmian zakresu.

Zarządzanie czasem w projekcie

Zarządzanie czasem obejmuje procesy wymagane dla zapewnienia ukończenia projektu we właściwym czasie. Obszar ten obejmuje: identyfikację działań, które muszą zostać wykonane dla osiągnięcia celów projektu, identyfikację i udokumentowanie zależności między działaniami, estymowanie czasu potrzebnego dla wykonania poszczególnych działań, analizowanie kolejności działań, czasów trwania oraz wymaganych zasobów pod kątem stworzenia harmonogramu oraz nadzorowanie zmian do harmonogramu. Procesy te w przypadku małych projektów są często postrzegane jako jeden.

Zarządzanie kosztami w projekcie

Zarządzanie kosztami ma na celu zapewnienie, że projekt zostanie zrealizowany zgodnie z założonym budżetem. Obejmuje ono: określanie zasobów ludzkich, materiałowych, maszynowych potrzebnych dla realizacji projektu, estymację kosztów tych zasobów w ilościach potrzebnych dla projektu, budżetowanie, czyli alokację zasobów do poszczególnych jednostek pracy oraz kontrolę zmian w budżecie. Zarządzanie kosztami w projekcie koncentruje się głównie na zasobach potrzebnych do jego realizacji.

Zarządzanie jakością w projekcie

Zarządzanie jakością obejmuje procesy, które mają zapewnić, że projekt zaspokoi potrzeby, dla których został powzięty. Procesy opisane w tej części w zamierzeniu powinny być kompatybilne z serią norm dotyczących systemów jakości ISO 9000. Warto także zobaczyć normę ISO 10007, która traktuje o jakości właśnie w obszarze zarządzania projektami (jakkolwiek oceny tej normy w środowisku PM są raczej pozbawione entuzjazmu). To ogólne podejście powinno być także zgodne z filozofią zarządzania przez jakość.

Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie

Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie dotyczy procesów, dzięki którym można budować zespół projektowy i kierować nim. Procesy te służą do bardziej efektywnego wykorzystania ludzi w projekcie, w tym klientów, sponsorów i innych uczestników. Obszar ten obejmuje: planowanie zarządzania zasobami ludzkimi, pozyskiwanie zespołu projektowego, kształtowanie zespołu projektowego oraz zarządzanie zespołem projektu (M. Trocki i in. 2017, s. 126-127) Istnieje szeroki zakres literatury z tej dziedziny, który obejmuje między innymi: przywództwo, komunikację, negocjacje, delegowanie, motywowanie, coaching, mentoring, budowę zespołów, rozwiązywanie konfliktów, rekrutację, relacje w pracy, regulacje dotyczące bezpieczeństwa i zdrowia, itp.

Zarządzanie komunikacją w projekcie

Zarządzanie komunikacją obejmuje procesy służące zapewnieniu terminowemu i właściwemu tworzeniu, gromadzeniu, rozpowszechnianiu, przechowywaniu i usuwaniu informacji. Tworzy istotne połączenia między ludźmi, ideami oraz informacjami potrzebnymi dla osiągnięcia sukcesu. Każdy zatrudniony w projekcie musi być przygotowany do wysyłania i odbierania komunikatów w języku projektu i musi rozumieć jak komunikacja, w której biorą udział jako osoby wpływa całość projektu. Należy zwrócić tu uwagę na modele nadawca-odbiorca, pętle sprzężenia zwrotnego, bariery komunikacji, rodzaj mediów używanych w komunikacji, metody zapisu, techniki prezentacji, sposoby organizowania spotkań.

Zarządzanie ryzykiem w projekcie

Zarządzanie ryzykiem w projekcie to obszar poprzez który kierownik projektu może systematycznie szacować szanse powodzenia planu projektu, a także identyfikować oraz przygotowywać się z wyprzedzeniem do sytuacji mogących wpłynąć na jego przebieg. Zadaniem tego obszaru jest: przeprowadzenie analizy ryzyk, identyfikacja ryzyka, scharakteryzowanie, opracowanie planu zapobiegania (tzw. strategia proaktywna) i reakcji na ryzyko, gdy nastąpi (tzw. strategia reaktywna), a także monitorowanie i nadzór nad ryzykiem. Każdy rodzaj ryzyka może być opisany z uwzględnieniem prawdopodobieństwa oraz siły oddziaływania na projekt, natomiast procesy wchodzące w skład obszaru zarządzania ryzykiem mają za zadanie maksymalizację prawdopodobieństwa i siły oddziaływania szans oraz minimalizację zagrożeń. (M. Trocki i in. 2017, s. 130-132)

Zarządzanie zamówieniami w projekcie

Zarządzanie zamówieniami obejmuje zdobywanie dóbr i usług spoza organizacji wykonującej projekt. Obszar ten jest badany z perspektywy kupującego oraz relacji kupujący-dostawca. Zwykle dostawca wykonuje swoją pracę jako projekt (jest jednorazowa i niepowtarzalna). W takich przypadkach kupujący staje się klientem, a przez to kluczowym uczestnikiem dla dostawcy. Zespół projektowy dostawcy musi się skupić na wszystkich procesach zarządzania projektami, a nie tylko na obszarze zarządzania zleceniami. Warunki kontraktu stają się jednym z głównych wejść do wielu procesów dostawcy.

Zarządzanie zaangażowaniem interesariuszy w projekcie

Dzięki zarządzaniu zaangażowaniem interesariuszy w projekcie, kierownik projektu poprzez rozpoznane oczekiwania oraz interesy, może dbać o poprawne relacje z osobami i instytucjami, które mają wpływ na projekt. Satysfakcja interesariuszy staje się bowiem coraz bardziej istotna przy ocenie sukcesu projektu. Zarządzanie zaangażowaniem interesariuszy w projekcie obejmuje: rozpoznanie interesariuszy, zaplanowanie strategii współpracy z interesariuszami, zapewnienie realizacji współpracy oraz monitorowanie efektów działań (M. Trocki i in. 2017, s. 138).

Zarządzanie integracją projektu

Zarządzanie integracją projektu zawiera te procesy, które są potrzebne dla zapewnienia, że różne elementy projektu są właściwie koordynowane. Obejmuje dokonywanie wyborów między celami dla zaspokojenia lub przewyższenia oczekiwań i wymagań udziałowców. Głównymi procesami w integracji projektu są: tworzenie planu projektu (tworzenie jednego, spójnego dokumentu na podstawie rezultatów innych procesów planowania), wykonywanie planu projektu (realizacja planu projektu poprzez wykonywanie działań w nim zawartych) oraz ogólny nadzór zmian (koordynowanie zmian w całym projekcie).

Project Management Institute (PMI)

Project Management Institute (PMI) to największe międzynarodowe stowarzyszenie, założone w roku 1969 r. w Pensylwanii (USA), które skupia profesjonalistów w dziedzinie zarządzania projektami. "Obecnie PMI zrzesza ponad 454 tys. członków w 185 krajach, w których istnieje ponad 250 oddziałów, w tym oddział polski PMI Poland Chapter. Działalność PMI koncentruje się na gromadzeniu najlepszych praktyk zarządzania projektami, ich opracowywaniu w postaci standardów zarządzania projektami, upowszechnianiu profesjonalnej wiedzy z zakresu zarządzania projektami i certyfikowaniu kwalifikacji zarządzania projektami". (M. Trocki i in. 2017, s. 54)

Metodyka PMI — artykuły polecane

Standardy regulujące zarządzanie projektami — Zarządzanie integralnością wg PMBOK — Procesy planowania wg PMBOK — Procesy realizacji wg PMBOK — Zarządzanie zleceniami wg PMBOK — Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 — Organizacja wg PRINCE2 — Testowanie w projekcie — Produkt projektu

Bibliografia

• Kaczorowska A. (2016), Ocena pojedynczych projektów oraz realizowanych w środowisku wieloprojektowym, Innowacje w zarządzaniu i inżynierii produkcji, Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Opole
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Szyjewski Z. (2004), Metodyki zarządzania projektami informatycznymi, Placet, Warszawa
• Świętoniowska J. (2015), Podejście Kontekstowe w Zarządzaniu Projektami, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, Nr 215
• Targiel K. (2017), Zarządzanie projektami w projektach technicznych i informatycznych, Zeszyty Naukowe. Organizacja i Zarządzanie / Politechnika Śląska, z. 108, nr kol. 1983
• Trocki M. (red.) (2017), Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Trocki M. (red.) (2017), Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Anna Grądek