Organizacja wg PRINCE2

Organizacja wg PRINCE2
Polecane artykuły

Organizacja w PRINCE2 jest jednym z siedmiu tematów PRINCE2, który stanowi role i obowiązki w zespole projektowym powołanym, aby efektywnie zarządzać projektem.[1]

Podstawowe informacje oraz założenia

Metodyka PRINCE2 definiuje projekt jako "organizację tymczasową, powołaną w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego”[2] Jeśli w ramach prowadzonego przedsięwzięcia występuje więcej niż jeden projekt i projekty te są ze sobą powiązane struktura taka nazywana jest programem. PRINCE2 wprowadza założenie, że projekt jest realizowany w środowisku opartym o klienta i dostawcę. Klient jest źródłem finansowania projektu oraz oczekuje określonego rezultatu wynikającego z projektu. Dostawca oferuje swoje zasoby oraz umiejętności, aby dostarczyć dla klienta oczekiwany przez niego rezultat. Metodyka PINCE2 dwa nie określi konkretnych stanowisk w projekcie. Określone natomiast są konkretne role, spośród których każda ma określone obowiązki i zadania. Przenosząc model klient/dostawca na obszar interesariuszy projektu zgodnie z PRINCE2 należy dodać trzecia stronę interesów w projekcie czyli Biznes. Rysunek 1 przedstawia trzy strony interesów według PRINCE2.

Aby zapewnić efektywne zarządzanie strategiczne, operacyjne, odpowiedni poziom kontroli oraz właściwą komunikację należy na początku projektu właściwie zdefiniować strukturę zespołu zarządzającego projektem.

Podejście PRINCE2 do organizacji

Rysunek 1. Trzy strony interesów

W swoim podejściu PRINCE2 wyróżnia 4 poziomy organizacji podczas zarządzania projektami: trzy poziomy budujące zespół zarządzania projektem oraz jeden (kierownictwo organizacji) będący poza projektem. Rysunek 2 przedstawia cztery poziomy organizacji w PRINCE2.

Kierownictwo organizacji lub programu nie wchodzi w skład Zespołu zarządzania projektem. Jago zadaniem jest:

  • zlecenie projektu
  • ustawienie tolerancji dla Komitetu Sterującego
  • wyznaczenie przewodniczącego
  • wystosowanie zlecenia przygotowania projektu.

Komitet Sterujący odpowiada za strategiczne zarządzanie projektem. Jego zadaniem jest:

  • ogólne kierunkowanie projektu
  • realizacja projektu w granicach tolerancji
  • delegowanie wykonania etapu

Kierownik Projektu odpowiedzialny jest za operacyjne zarządzanie projektem. Jego zadania to:

  • bieżące zarządzanie projektem
  • Dostarczenie wymaganych produktów projektu w ustalonym czasie, określonym koszcie i określonej jakości
  • kontrolowanie ryzyka

Kierownik Zespołu dopowiada za dostarczanie poszczególnych produktów o odpowiedniej jakości, w ustalonych terminach i kosztach

Zespół zarządzania projektem

Rysunek 2. Poziomy organizacji

Zespół zarządzania projektem jest strukturą tymczasowa działająca w ramach projektu do momentu jego zakończenia. Struktura Zespołu zarządzania projektem posiada podział na role projektowe z dokładnie opisanymi zadaniami, obowiązkami i schematami komunikacji. Rysunek 3 przedstawia strukturę zespołu zarządzania projektami.

Role w zespole zarządzania projektami:

  • Komitet sterujący - ponosi ogólna odpowiedzialność za projekt w kategoriach biznesu, użytkownika i dostawcy. Odpowiada za:
    • współprace z Kierownikiem Projektu
    • delegowanie z wykorzystaniem tolerancji
    • dostarczenie odpowiednich zasobów
    • wydanie zezwolenia na realizacje projektu
    • komunikacje z interesariuszami zewnętrznymi i wewnętrznymi
  • Kierownik Projektu - prowadzi projekt w imieniu Komitetu Sterującego zgodnie z ustalonymi tolerancjami. Odpowiada za:
    • zarządzanie operacyjne Kierownikami Zespołów
    • kontakt z Komitetem Sterującym
    • wydawanie zezwoleń na wykonanie grup zadań
    • przygotowanie produktów bazowych i sporządzanie raportów dla Komitetu Sterującego
    • utrzymywanie zapisów w rejestrach projektu
  • Kierownik Zespołu - odpowiada przed Kierownikiem Projektu za wytworzenie przydzielonych produktów. Odpowiada za:
    • zaplanowanie zespołu
    • raportowanie z Punktów Kontrolnych
    • zarządzanie zespołem
    • identyfikowanie i przekazywanie Kierownikowi Projektu zagadnień i ryzyk związanych z grupą zadań
    • współprace z Nadzorem Projektu i Wsparciem Projektu
    • prowadzenie rejestru jakości
Rysunek 3. Struktura zespołu zarządzania projektami
  • Nadzór projektu - może zostać delegowany przez komitet sterujący, aby kontrolować i monitorować aspekty realizacji projektu. Odpowiada za:
    • kontrolowanie i nadzorowanie należytego wypełniania zadań przez Kierownika Projektu i Kierowników Zespołów
    • doradzanie Kierownikowi projektu w aspekcie strategi oraz wykorzystania standardów organizacji
  • Obsługa Zmian - może zostać delegowana przez komitet sterujący, aby decydować o zmianach w projekcie. Odpowiada za:
    • zatwierdzanie lub odrzucanie wniosków o zmianę
    • przekazywanie komitetowi sterującemu spraw, które potencjalnie mogą przekroczyć budżet zmian
  • Wsparcie projektu - może zostać delegowane przez Kierownika Projektu, aby odpowiadać za:
    • utrzymywanie dokumentacji projektowej
    • utrzymywanie zapisów rejestrów
    • pomoc przy opracowaniu raportów
    • wykorzystanie odpowiednich narzędzi IT do w zarządzaniu


Interesariusze

W projekcie mogą pojawić się osoby nie będące w zespole projektowym jednak mające duży wpływ na realizacji projektu. Takimi osobami są interesariusze. PRINCE2 wprost wskazuje jaki wpływ na projekt mogą mieć interesariusze lub jak projekt może wpływać na interesariuszy:

  • Interesariusze wspierają lub negują projekt
  • Interesariusze zyskują lub tracą na projekcie
  • Projekt wzmacnia lub zagraża pozycji interesariuszy
  • Interesariusze są aktywnymi zwolennikami lub przeciwnikami w postępach projektu

W ramach organizacji projektu ważna jest aby prac pod uwagę interesariuszy projektu, analizować ich i odpowiednio z nimi postępować. Dokumentem zarządczym odpowiedzialnym za definiowanie opisu komunikacji pomiędzy stronami wewnątrz i na zewnątrz projektu (interesariuszami) jest Strategia Zarządzania komunikacją. Informuje ona jaka ma być częstotliwość komunikacji między interesariuszami projektu. Ponadto dba o kontrolowany i dwukierunkowy przepływ informacji.

Obowiązki

Poniższa tabela zawiera obowiązki dotyczące tematu Organizacja:[3]

Rola Obowiązki
Kierownictwo organizacji lub programu Mianuje Przewodniczącego i może mianować Kierownika Projektu. Dostarcza projektowi informacje zgodnie ze Strategią Zarzadzania Komunikacją.
Przewodniczący Mianuje Kierownika projektu (jeśli nie zrobiło tego Kierownictwo organizacji lub programu). Zatwierdza nominację do zespołu zarządzania projektem oraz strukturę zespołu zarządzania projektem. Zatwierdza Strategie Zarządzania Komunikacją.
Główny Użytkownik Dostarcza zasoby użytkownika. Określa oraz weryfikuje wymagania oraz oczekiwania użytkownika.
Główny Dostawca Dostarcza zasoby dostawcy.
Kierownik Projektu Przygotowuje Strategie Zarzadzania Komunikacją. Dokonuje przeglądów i aktualizuje Strategię Zarządzania Komunikacją. Projektuje, przeprowadza przeglądy i aktualizuje strukturę zespołu zarzadzania projektem. Przygotowuje opisy ról.
Kierownik Zespołu Kieruje członkami zespołu projektowego. Doradza w kwestiach członków zespołu projektowego i postepowania z interesariuszami.
Nadzór Projektu Doradza w sprawie wyboru członków zespołu projektowego. Doradza w kwestiach postępowania z interesariuszami. Zapewnia, że Strategia Zarządzania Komunikacją jest odpowiednia i że planowane działania komunikacyjne maja faktycznie miejsce.
Wsparcie Projektu Zapewnia wsparcie administracyjne zespołowi zarządzania projektem.

Autor: Mateusz Tajak

Bibliografia

Przypisy

  1. Praca zbiorowa. (2009). PRINCE2™- Skuteczne zarządzanie projektami, The Stationery Office, Great Britain, s. 33
  2. Praca zbiorowa. (2009). PRINCE2™- Skuteczne zarządzanie projektami, The Stationery Office, Great Britain, s. 33
  3. Praca zbiorowa. (2009). PRINCE2™- Skuteczne zarządzanie projektami, The Stationery Office, Great Britain, s. 46