Zarządzanie zleceniami wg PMBOK

Z Encyklopedia Zarządzania
Zarządzanie zleceniami wg PMBOK
Polecane artykuły


Zarządzanie zleceniami zawiera w sobie procesy potrzebne do zakupu produktów, usług lub rezultatów z zewnątrz zespołu projektowego. Organizacja może być w tym przypadku kupcem lub sprzedawcą danych rzeczy. W zarządzaniu zleceniami tworzone są procesy kontrolowania zmianą wymagane do utworzenia i administrowania kontraktami. Zakupy i oferty są przeprowadzane przez autoryzowanych członków zespołu. Jest to również kontrolowanie kontraktów przez zewnętrzną organizację (kupca), polegająca na sprawdzeniu, że otrzymywane produkty pochodzą z odpowiedniego źródła oraz administracja zobowiązaniami jest realizowana przez zespół projektowy zgodnie z umową.

Zarządzanie zleceniami w projekcie odnosi się do umów i kontraktów, które są prawnie zdefiniowanymi dokumentami pomiędzy kupcem a sprzedawcą. Reprezentują one wspólne porozumienie o dostarczeniu wymaganych produktów lub usług przez sprzedawcę oraz wypłaceniu stosownego wynagrodzenia przez kupującego. Zawierają w sobie warunki i zasady precyzujące dane zamówienie. Odpowiedzialnością zespołu projektowego jest upewnienie się, że wszystkie zlecenia są zgodne ze specyfikacją i polityką firmy. Główne zasady, którymi należy kierować się podczas przeprowadzania takich działań, są definiowane przez organizację.

W przypadku zaawansowanych i rozbudowanych zamówień, niektóre z działań związanych z przygotowaniem dokumentacji mogą zostać przerzucone na sprzedawcę. Są to takie rzeczy, jak odpowiednio dobrane słownictwo warunków i zasad zamówienia, rejestr zidentyfikowanych ryzyk, zarządzanie cyklem życia umowy. Jest to jeden ze sposobów rozmieszczenia odpowiedzialności za wystąpienie potencjalnych ryzyk. Gdy zlecenie jest zidentyfikowane jako projekt, to w takim przypadku obowiązują następujące warunki:

  • Kupujący staje się klientem, przez co jest głównym interesariuszem dla sprzedawcy.
  • Zespół projektowy sprzedawcy jest zaangażowany we wszystkie procesy zarządzania projektem.
  • Warunki i zasady zawarte w kontrakcie stają się kluczowymi elementami w procesie zarządzania sprzedawcy. Mogą tam być zawarte między innymi: główne rezultaty, kamienie milowe lub też mogą się ograniczać do opinii zespołu projektowego i akceptacji przez klienta.

Zarządzanie zleceniami – Planowanie

To proces dokumentowania decyzji, wyboru metody, identyfikowania potencjalnych sprzedawców. Kluczowe korzyści płynące z tego procesu to pozyskanie informacji, czy ma to być dostawca zewnętrzny, co jest celem, w jaki sposób to osiągnąć, jak dużo materiału potrzeba oraz kiedy powinien być termin wykonania. Faza planowania pomaga określić jakie są potrzeby projektu, które powinny być zakupione z zewnątrz, a jakie mogą być osiągnięte przez zespół projektowy wewnątrz. Narzędzia i techniki wspomagające na tym etapie to:

  • Analiza "Kupić czy zrobić” jest podstawową techniką używaną do sprawdzenia czy najbardziej efektywnym podejściem jest wykonanie pracy samodzielnie czy kupienie produktu z zewnątrz. Polega na zestawieniu wszystkich powiązanych kosztów, posiadanych zasobów i czasu w obu przypadkach.
  • Ocena ekspercka jest używana do zestawienia wad i zalet danego rozwiązania. W przypadku zakupu, taka osoba może pomóc zidentyfikować i przygotować kryteria do rozpoznania propozycji napływających z zewnątrz. Może świadczyć pomoc prawną związaną w unikalnymi sprawami związanymi z zamówieniami, zasadami i warunkami. Ekspert może być użyty zarówno do spraw technicznych związanych z danym produktem czy usługą, jak i do aspektów zarządzania zamówieniami i powiązanymi procesami.
  • Badanie rynku polega na sprawdzeniu środowiska i możliwości firm. Zespoły zajmujące się zleceniem mogą wykorzystać informacje zebrane na konferencjach, opiniach w sieci oraz z różnych dostępnych źródeł, aby zidentyfikować możliwości dostępne na rynku.
  • Spotkania z dostawcą dostarczają szczegółowe informacje odnośnie zlecenia, sytuacji branżowej, dostępnych materiałów lub usług.

Wybór zleceń i dostawców

Jest procesem, w którym zbierane są odpowiedzi od sprzedawców, wybierany jest główny dostawca i podpisywany jest kontrakt. W tej części następuje porozumienie względem oczekiwań pomiędzy wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami. Pomocnymi narzędziami i technikami w tym procesie są:

  • Konferencja z udziałem klienta oraz wszystkich dostawców spełniających wymagania związane z ofertą. Ważne jest, aby wszyscy uczestnicy mieli jasne i spójne zrozumienie wymagań oraz świadomość, że żaden z dostawców nie jest traktowany w specjalny sposób. Należy zapewnić przyjazne środowisko, wypowiadać się na forum publicznym bez ukrywania jakichkolwiek informacji.
  • Ocena wniosku tyczy się zleceń bardziej złożonych, gdzie wybór opiera się na analizie dostarczonych informacji na zdefiniowane wcześniej kryteria.
  • Niezależne szacowanie może dotyczyć zleceń na wiele obiektów. Może być wykonane przez organizację lub zlecone zewnętrznej firmie. Ocena dostawców może się opierać bazując na oszacowanych kosztach wykonania przez z każdą z uczestniczących organizacji.
  • Ocena eksperta polega na analizie propozycji przez osobę doświadczoną, posiadającą odpowiednią wiedzę w danym temacie. Może opierać się na ekspertyzie z dziedziny kontraktów, prawa, finansów, księgowości, inżynierii, wyglądu, badań, rozwoju, sprzedaży czy produkcji.
  • Analiza wartości dostarczonej przez dostawcę. Pomaga w oszacowaniu kosztów, czasu pracy, ogranicza ryzyka. Polega na badaniu historycznych prac, efektów, reakcji na ryzyka i finalnych efektów.

Kontrolowanie zleceń

Jest kolejnym procesie zarządzania, monitorowania, sprawdzania postępów pracy, wprowadzania poprawek w kontrakcie, jeśli są niezbędne. Dzięki temu etapowi zarówno sprzedawca, jak i kupujący, wykonuje swoją pracę na poziomie spełniającym wymagania zawarte w warunkach i zasadach zlecenia oraz w założeniach prawnych. Obydwie strony są zobowiązane zapewnić wszystkie niezbędne elementy do wypełnienia zobowiązania. Natura prawna relacji pomiędzy stronami sprawia, że zespoły projektowe są świadome konsekwencji w razie niedotrzymania założeń. Zarządzanie projektem powinno zawierać:

  • kierowanie i zarządzanie projektem, aby umożliwić wykonanie pracy przez dostawcy w określonym czasie,
  • kontrolowanie jakości, weryfikowanie produktu dostarczanego przez dostawcę,
  • kontrolowanie zmian, aby były przeprowadzane w odpowiedni sposób, po uzyskaniu odpowiednich zgód i z poinformowaniem wszystkich interesariuszy,
  • kontrolowanie ryzyk w celu ich ograniczania,

Dodatkowo, w tym procesie jest zawarty element zarządzania finansowego polegający na monitorowaniu płatności do dostawcy, przestrzeganiu terminów zdefiniowanych w kontrakcie, odebraniu prac zgodnie ze specyfikacją. Narzędziami wspomagającymi są:

  • System kontroli zmian, dzięki któremu można wprowadzić modyfikacje w kontrakcie. Zawiera dokumentacje, systemy śledzące, procedury, poziomy akceptacji.
  • Przegląd wydajności, polega na obserwacji, jak postępują prace w dostarczaniu produktu. Sprawdzanie jakości, kosztów i czasu w oparciu o założenia kontraktowe.
  • Inspekcje i audyty przeprowadzane przez kupca, i wspierane przez sprzedawcę w celu weryfikacji czy praca dostawcy jest spójna z założeniami.

Zamknięcie zleceń

Jest ostatnim etapem w obszarze zarządzania zleceniami. Zaletą przeprowadzenia procesu zamknięcia jest zbiór dokumentacji i porozumień, które można wykorzystać w przyszłości. Wymaga on wykonania zada administracyjnych takich jak finalizowanie otwartych roszczeń, aktualizacje rezultatów w dokumentacji, archiwizowanie. Należy się upewnić, że wszystkie założenia kontraktowe zostały dotrzymane, produkt został dostarczony w wersji zgodnej ze specyfikacją, a wszystkie dodatkowe wymagania zostały wykonane lub oddalone.

Bibliografia

  • A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition.(2013). PMI, Newton Square
  • Walker D., Rowlinson S., Procurement Systems A cross-industry perspective Taylor & Francis 2008, New York
  • Westland J. (2007), The Project Management Life Cycle Kogan Page 2006, London, s 90, s 173
  • Mwikali R., Kavale S., (2012) Factors Affecting the Selection of Optimal Suppliers in Procurement Management, "International Journal of Humanities and Social Science " Nr 14

Autor: Robert Gryboś