Procesy inicjacji wg PMBOK

Procesy inicjacji według PMBOK (Project Management Body of Knowledge) są kluczowym elementem zarządzania projektami. PMBOK definiuje procesy inicjacji jako pierwszą grupę procesów w cyklu życia projektu, odpowiedzialną za ustalenie, zatwierdzenie i formalne rozpoczęcie projektu.

Procesy inicjacji obejmują wiele działań, takich jak identyfikacja celów projektu, określenie zakresu, analiza istniejących problemów, identyfikacja interesariuszy i ustalenie ich wymagań. Procesy te pomagają zrozumieć, dlaczego projekt jest potrzebny i jakie cele ma osiągnąć.

Grupa procesów inicjacji zawiera procesy pozwalające rozpocząć nowy projekt lub zainicjować kolejny etap już uruchomionego projektu. Do tej grupy PMBOK zalicza dwa procesy: opracowanie karty projektu oraz rozpoznanie interesariuszy (PMBOK 2013, s. 54-55).

Procesy inicjacji pozwalają na autoryzację projektu, jego zdefiniowanie (w przypadku rozpoczynania nowego projektu) lub ponowne zdefiniowanie kluczowych kwestii go dotyczących przy wkraczaniu w kolejny etap, co jest szczególnie istotne podczas implementacji dużych projektów. Procesy te pozwalają zidentyfikować interesariuszy i lepiej zrozumieć ich interesy (C. Synder Stackpole 2013, s. 1).

Opracowanie karty projektu

Karta projektu (ang. project charter) dopasowuje wymagania sponsora do potrzeb biznesowych. Jest to krótki, ogólny dokument stanowiący podstawę dalszej pracy w projekcie. Zawiera cel projektu, jego zakres oraz ogólne informacje na temat interesariuszy (PMBOK 2013, s. 54-55). Na poniższym rysunku zobrazowano elementy wyjścia wymagane do zainicjowania tego etapu oraz narzędzia i techniki, za pomocą których opracowano kartę projektu.

Rys. 1 Opracowanie karty projektu

Struktura podziału pracy została omówiona w dedykowanej sekcji jej poświęconej poświęconej.

Czynniki kultury organizacyjnej (ang. enterprise environmental factors) to mikro i makro otoczenie przedsiębiorstwa. Cechami charakteryzującymi firmę będą: jej kultura organizacyjna, struktura, kapitał ludzki, jak również czynniki zewnętrzne mające na nią wpływ takie jak rynki finansowe czy sytuacja polityczna.

Aktywa procesów organizacji (ang. organizational process assets) są to procesy, procedury, polityki i standardy występujące w organizacji oraz wiedza organizacyjna (T. Tamm i in. 2011, s. 156).

Zidentyfikowanie interesariuszy

Drugim z procesów inicjacji jest zidentyfikowanie interesariuszy (ang. stakeholders). PMBOK określa go jako: "zidentyfikowanie osób, grup lub organizacji, które mogą mieć wpływ na projekt lub jego produkty oraz na decyzje w nim podejmowane". W wyniku tego procesu manager projektu powinien poznać i udokumentować istotne informacje dotyczące spodziewanych przez interesariuszy korzyści, określić ich stopień zaangażowania w projekt oraz ich realny wpływ na jego przebieg (PMBOK 2013, s. 390-398). Na poniższym rysunku zamieszczono schemat identyfikacji interesariuszy.

Rys. 2 Identyfikacja interesariuszy

Narzędziem polecanym do analizy zidentyfikowanych interesariuszy jest matryca interesariuszy. Przypisanie ich do jednej z 4 grup na podstawie oceny zaangażowania w projekt i realnego wpływu na jego przebieg, pozwala obrać optymalną strategię strategię postępowania. Wyróżniamy następujące grupy interesariuszy, zilustrowane na poniższym rysunku: (PMBOK 2013 s. 396-397):

• mających duży wpływ na projekt, a jednocześnie niewielkie nim zainteresowanie należy utrzymywać zadowolonych,
• ściśle współpracować powinno się z interesariuszami mającymi duży wpływ na projekt i nim zainteresowanymi,
• monitorować należy grupę interesariuszy o małym stopniu zainteresowania na projekt oraz zaangażowaniu,
• grupa o małym wpływie, ale dużym zaangażowaniu w projekt powinna być informowana.

Rys. 3 Macierz interesariuszy

Podsumowując, procesy inicjujące poszukują odpowiedzi na potrzeby interesariuszy, by za ich pomocą określić zakres projektu, jego kryteria sukcesu, początkowe zasoby i uzyskać autoryzację projektu lub jego etapu u sponsora (M. Chaves i in. 2016, s. 35).

Działania podejmowane w ramach inicjacji

Rozwinięcie koncepcji

Pierwszym etapem procesów inicjacji jest rozwinięcie koncepcji projektu. W tym etapie identyfikuje się potrzebę realizacji projektu i określa cel projektu. Istotne jest również zidentyfikowanie interesariuszy i ich wymagań, aby lepiej zrozumieć kontekst projektu.

W ramach rozwinięcia koncepcji projektu można przeprowadzić analizę SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), która pozwala na określenie silnych i słabych stron projektu, jak również szans i zagrożeń, które mogą wpływać na jego realizację.

Na tym etapie można również przeprowadzić wstępną analizę rentowności projektu, aby ocenić jego opłacalność i potencjalne korzyści dla organizacji. W przypadku projektów komercyjnych analiza finansowa jest szczególnie istotna, aby podjąć decyzję o kontynuowaniu lub odrzuceniu projektu.

Opracowanie karty projektu

Kolejnym etapem jest opracowanie karty projektu (Project Charter). Karta projektu jest dokumentem, który formalnie zatwierdza rozpoczęcie projektu. Zawiera informacje o celu projektu, zakresie, głównych interesariuszach, zasobach, budżecie, harmonogramie oraz kluczowych ryzykach.

Opracowanie karty projektu wymaga współpracy między różnymi interesariuszami, aby uzyskać pełne zrozumienie projektu i jego wymagań. Karta projektu powinna być zatwierdzona przez odpowiednie osoby zarządzające, aby zapewnić formalne rozpoczęcie projektu.

Ustalenie zakresu

Trzeci etap to ustalenie zakresu projektu. W tym etapie szczegółowo definiuje się, co jest objęte projektem i co nie. Określa się również oczekiwane rezultaty projektu oraz produkty, które zostaną dostarczone.

W ramach ustalania zakresu projektu istotne jest również zidentyfikowanie wymagań interesariuszy i ustalenie, jak zostaną one uwzględnione w projekcie. Wypracowanie porozumienia między różnymi interesariuszami pozwala uniknąć późniejszych sporów i zmian zakresu, co może negatywnie wpływać na harmonogram i budżet projektu.

Zatwierdzenie projektu

Ostatnim etapem procesów inicjacji jest zatwierdzenie projektu. Proces ten polega na formalnym zaakceptowaniu projektu przez odpowiednie osoby zarządzające. Zatwierdzenie projektu jest kluczowe, ponieważ oznacza formalne rozpoczęcie projektu i pozwala na dalsze planowanie i realizację projektu.

W ramach zatwierdzania projektu mogą być wymagane dodatkowe formalności, takie jak podpisanie umowy lub uzyskanie zgody na alokację zasobów. Wszystkie te kroki są istotne, aby możliwe było skuteczne zarządzanie projektem i osiągnięcie zamierzonych celów.

Plan jakości

Plan jakości określa standardy i procedury, które będą stosowane w projekcie w celu zapewnienia jakości produktów lub usług. Plan jakości jest istotnym aspektem procesów inicjacji, ponieważ umożliwia zaplanowanie działań mających na celu spełnienie oczekiwań interesariuszy dotyczących jakości. Poprawne zdefiniowanie planu jakości pozwala na kontrolę jakości w trakcie realizacji projektu i minimalizację ryzyka wystąpienia wad.

Zgodność projektu z przepisami i normami

Zgodność projektu z przepisami i normami jest kluczowym aspektem procesów inicjacji, ponieważ zapewnia przestrzeganie obowiązujących regulacji prawnych i norm branżowych. Niezgodność z przepisami i normami może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i reputacyjnych dla projektu i organizacji. Dlatego ważne jest, aby na etapie inicjacji projektu uwzględnić wszystkie przepisy i normy, które dotyczą jego realizacji, i zapewnić ich pełne spełnienie w trakcie całego cyklu życia projektu.

Procesy inicjacji wg PMBOK — artykuły polecane

Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami — Analiza SWOT — Plan kontroli zmian w projekcie — Rejestr interesariuszy — Zarządzanie interesariuszami wg PMBOK — Plan projektu — Plan zarządzania interesariuszami — Analiza interesariuszy (Zarządzanie strategiczne) — Rejestr czynników ryzyka

Bibliografia

• Chaves M., Araújo C., Teixeira L., Rosa D., Júnior I., Nogueira C. (2016), A new approach to managing Lessons Learned in PMBoK process groups: the Ballistic 2.0 Model, International Journal of Information Systems and Project Management, vol. 4 no. 1
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Stackpole C. (2013), A Project Manager’s Book of Forms. A comparation to the PMBOK Guide Fifth Edition, John Wiley & Sons, Inc, Hoboken, New Jersey
• Tamm T., Seddon P., Shanks G., Reynolds P. (2011), How Does Enterprise Architecture Add Value to Organisations?, Communications of the Association for Information Systems, Vol. 28, Article 10

Autor: Justyna Wojsz