System otwarty

System otwarty
Polecane artykuły
Model Leavitta Branża Tożsamość marki Funkcjonalizm Analiza interesariuszy Myślenie systemowe Tożsamość Brand management Identyfikacja procesów

System otwarty - system wchodzący w interakcję z otoczeniem. Wszelkie organizacje są systemami otwartymi. (Oleksiuk A. Problemy organizacji Materiały do studiowania, Wydawnictwo Key Text, 2007, Warszawa s. 147) Bez względu na to, czy jest to układ otwarty czy zamknięty stanowi on zestaw elementów ściśle ze sobą powiązanych, stanowiących spójną całość. (Oleksiuk A. 2007, s. 147)

Kluczowe cztery elementy

Organizacja jako całość składa się z czterech elementów (Oleksiuk 2007, s. 147):

1. nakłady z otoczenia: W systemie otwartym istnieje stała wymiana zasobów między organizacją a jej otoczeniem. Nakłady z otoczenia są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemu. Wyróżniamy pięć głównych elementów, które są nakładami z otoczenia:
   • rzeczowe: Materiały i surowce są niezbędne do produkcji produktów lub świadczenia usług przez organizację. Mogą to być różnego rodzaju surowce, materiały półproduktów, komponenty, itp. Pozyskiwanie odpowiednich materiałów i surowców od dostawców z otoczenia ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości procesów produkcyjnych.
   • ludzkie: Ludzie są najważniejszym zasobem w systemie otwartym. Wchodzą w skład organizacji jako pracownicy, a ich wiedza, umiejętności i doświadczenie mają kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celów organizacji. Zasób ludzki jest nieustannie rozwijany poprzez procesy rekrutacji, szkoleń i rozwoju pracowników.
   • energia: Energia jest niezbędna do przeprowadzania procesów technicznych i kierowniczych w organizacji. Może to być energia elektryczna, cieplna, mechaniczna, chemiczna, itp. Bez odpowiedniej dostawy energii, organizacja nie byłaby w stanie wykonywać swoich zadań.
   • informacyjne: Informacje są nieodzowne dla organizacji, ponieważ umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji. Informacje są pozyskiwane zarówno z wewnętrznych, jak i zewnętrznych źródeł. Mogą to być dane dotyczące rynku, konkurencji, klientów, trendów, itp. Współczesne technologie informacyjne umożliwiają szybkie pozyskiwanie, przetwarzanie i udostępnianie informacji.
   • wartości i normy społeczne: Wartości i normy społeczne wpływają na sposób funkcjonowania organizacji. Są to zasady, przekonania i oczekiwania społeczne, które organizacja musi uwzględnić w swojej strategii i działaniach. Wartości i normy społeczne mogą mieć różny charakter w zależności od kultury, w której organizacja działa.
2. procesy techniczne i kierownicze: W systemie otwartym istnieją różne procesy, które są niezbędne do osiągnięcia celów organizacji. Wyróżniamy dwa główne rodzaje procesów:
   • produkcyjne: Procesy produkcyjne są odpowiedzialne za przekształcanie materiałów i surowców w produkty lub usługi. Mogą to być procesy produkcji, montażu, pakowania, dystrybucji, itp. Procesy produkcyjne muszą być zoptymalizowane pod względem efektywności i jakości, aby organizacja mogła konkurować na rynku.
   • zarządzania: Procesy zarządzania są odpowiedzialne za koordynację i kontrolę działań w organizacji. Dotyczą zarówno działań operacyjnych, jak i strategicznych. Procesy zarządzania obejmują planowanie, organizowanie, prowadzenie i kontrolę. Skuteczne zarządzanie jest kluczowe dla osiągnięcia celów organizacji.
   • inne
3. wyniki: Wyniki organizacji są rezultatem jej działalności. Wyróżniamy następujące główne rodzaje wyników:
   • produkty/usługi: Produkty i usługi są efektem procesów produkcyjnych organizacji. Mogą to być produkty fizyczne, jak np. samochody, meble, elektronika, jak również usługi, takie jak naprawa, serwis, doradztwo. Produkty i usługi powinny spełniać oczekiwania klientów i być konkurencyjne na rynku.
   • zyski/straty: Wyniki finansowe są miarą efektywności i rentowności organizacji. Obejmują przychody, koszty, zyski, inwestycje, zadłużenie, itp. Wyniki finansowe są monitorowane i analizowane, aby ocenić kondycję finansową organizacji i podjąć odpowiednie działania korygujące.
   • wyniki materialne: Wyniki produkcyjne dotyczą efektywności i jakości procesów produkcyjnych. Obejmują takie wskaźniki jak ilość wyprodukowanych jednostek, stopień zużycia surowców, wydajność pracy, jakość produktów, itp. Wyniki produkcyjne są istotne dla oceny efektywności i doskonałości operacyjnej organizacji.
   • zachowanie pracownicze: Modyfikacja zachowań pracowników
   • informacje: Informacje wychodzące z systemu
4. sprzężenie zwrotne: Sprzężenie zwrotne jest nieodłącznym elementem systemu otwartego. Działa na dwóch poziomach:
   • sprzężenie zwrotne wewnętrzne: Sprzężenie zwrotne wewnętrzne odnosi się do informacji zwrotnej, która jest generowana wewnątrz organizacji. Może to być np. ocena pracownicza, raporty z kontroli jakości, opinie klientów wewnętrznych. Sprzężenie zwrotne wewnętrzne jest ważne dla ciągłego doskonalenia procesów i działań organizacji.
   • sprzężenie zwrotne z otoczenia: Sprzężenie zwrotne z otoczenia odnosi się do informacji zwrotnej, która jest generowana przez interesariuszy zewnętrznych organizacji. Mogą to być opinie klientów, oceny rynkowe, analizy konkurencji, zmiany w regulacjach prawnych. Sprzężenie zwrotne z otoczenia jest istotne dla adaptacji organizacji do zmieniających się warunków i oczekiwań otoczenia. Przez wymianę nakładów z otoczenia, realizację procesów technicznych i kierowniczych, osiąganie wyników oraz otrzymywanie sprzężenia zwrotnego, system otwarty organizacji może efektywnie funkcjonować i dostosowywać się do zmieniających się warunków.

Dlaczego otoczenie jest tak ważne?

Otoczenie (w skład którego wchodzą między innymi dostawcy, odbiorcy czy konkurenci) jest bardzo ważnym aspektem dla organizacji, gdyż bez niego nie jest w stanie istnieć, a tym bardziej się rozwijać. Organizacja musi ciągle obserwować zmiany zachodzące w otoczeniu, aby odpowiednio się do nich dostosowywać. Niektóre zmiany są korzystne, mogą stanowić szansę organizacji na poprawę jej pozycji na rynku, inne wręcz przeciwnie. Każda organizacja musi być więc bardzo czujna na zmiany. Łatwo jest zauważyć istniejącą zależność między organizacją a jej zewnętrznym otoczeniem. Oboje wywierają na siebie duży wpływ, dlatego tak ważne są stosunki występujące pomiędzy nimi. Organizacja jako system otwarty czerpie z otoczenia niezbędne elementy, takie jak na przykład zasób ludzki, który jest najistotniejszym elementem systemu. W zamian organizacje udzielają swoich produktów czy usług (Zakrzewska-Bielawska A. (red.) 2012, s. 8)

Dzięki takiemu podejściu dostrzegamy, iż o skuteczności organizacji decydują nie tylko jej elementy wewnętrzne (ludzie, technika, cele, struktura wewnętrzna), ale również interesariusze zewnętrzni (klienci, dostawcy, konkurenci, władze, społeczności lokalne) - ich liczba, potrzeby, charakter i rodzaj łączących ich z organizacją relacji. (Zakrzewska-Bielawska A. (red.) (2012), Podstawy zarządzania, Oficyna a Wolters Kluwer business, 2012, Warszawa, s. 8)

Główne aspekty podkreślające system otwarty w organizacjach w ujęciach M. Bielskiego i L. Krzyżanowskiego

M. Bielskiego: Są wyodrębnione z otoczenia, a równocześnie otwarte. Czerpią z otoczenia: ludzi, materię i energię, informacje i wartości, a przekazują doń: dobra, usługi, informacje oraz wartości.

L. Krzyżanowskiego: Współdziałają z otoczeniem, prowadząc z nim wymianę dóbr materialnych, energii, informacji i środków pieniężnych, dlatego są to systemy otwarte. (Zakrzewska-Bielawska A. (red.) Podstawy zarządzania, Oficyna a Wolters Kluwer business, 2012, Warszawa, s. 11)

Podejście systemowe

Podejście systemowe odegrało ważną rolę w sposobie postrzegania organizacji, którą zaczęto traktować jako całokształt, uwzględniając wszystkie jej elementy. Właśnie tutaj kluczową rolę odegrała koncepcja systemu otwartego, która dodatkowo nakazywała uwzględnić otoczenie, a więc jej wpływ na działającą organizację. Podejście systemowe zwróciło uwagę, iż nie zawsze badanie poszczególnych elementów z osobna jest prawidłowe (Klincewicz, K. (red.) 2016 s. 206)

Wpływ otoczenia na działanie organizacji

Organizacje są silnie oddziałujące przez swoje otoczenie, które może mieć różnorodne czynniki wpływające na ich funkcjonowanie. Jednym z najważniejszych czynników jest konkurencja. Organizacje muszą monitorować rynek, analizować strategie konkurencji i reagować na zmiany w celu utrzymania swojej konkurencyjności. Innym kluczowym czynnikiem jest technologia. Postęp technologiczny może zmieniać sposób działania organizacji, wpływając na ich procesy produkcyjne, komunikację, a nawet modele biznesowe. Ponadto, czynniki polityczne, takie jak zmiany w prawie, regulacje i polityka rządowa, mogą również wpływać na działanie organizacji. Wpływ otoczenia na organizacje może być również wynikiem czynników ekonomicznych, społecznych, demograficznych, ekologicznych i kulturowych.

Aby zrozumieć i reagować na wpływ otoczenia, organizacje muszą stosować narzędzia i metody monitorowania i analizy. Jednym z najważniejszych narzędzi jest analiza SWOT, która pozwala organizacjom ocenić ich mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia. Innym narzędziem jest analiza pięciu sił Portera, która pozwala organizacjom ocenić siłę konkurencji w danym sektorze. Ponadto, organizacje mogą korzystać z badań rynkowych, obserwacji trendów, analizy danych i innych technik, aby monitorować zmiany w otoczeniu i przewidywać przyszłe tendencje.

Organizacje muszą być elastyczne i gotowe do dostosowania swoich strategii i działań do zmian w otoczeniu. Mogą to robić poprzez regularną ocenę strategii, monitorowanie otoczenia i reagowanie na zmiany, wprowadzanie innowacji, nawiązywanie strategicznych partnerstw, a także poprzez rozwijanie zdolności adaptacyjnych wewnątrz organizacji. Dostosowanie strategii i działań organizacji do zmian w otoczeniu jest kluczowe dla ich przetrwania i sukcesu na rynku.

Brak dostosowania się do zmian w otoczeniu może mieć poważne konsekwencje dla organizacji. Mogą one stracić konkurencyjność, tracić klientów, napotykać trudności finansowe, a nawet upaść. Organizacje, które nie są w stanie dostosować się do zmian, mogą zostać zepchnięte na margines rynku i stracić swoją pozycję lidera. Dlatego ważne jest, aby organizacje były świadome zmian w otoczeniu i reagowały na nie w odpowiedni sposób.

Adaptacja organizacji do zmian otoczenia

Adaptacja organizacji do zmian otoczenia wymaga posiadania pewnych kluczowych zdolności. Jedną z nich jest zdolność do uczenia się i dostosowywania się do nowych warunków. Organizacje muszą być elastyczne i otwarte na zmiany, a także umieć przewidywać przyszłe tendencje i dostosowywać swoje strategie i działania odpowiednio. Inną kluczową zdolnością jest zdolność do innowacji, czyli wprowadzania nowych pomysłów, produktów i usług na rynek. Ponadto, organizacje muszą być zdolne do szybkiego podejmowania decyzji i elastycznego zarządzania zasobami.

Organizacje mają różne strategie adaptacyjne, które mogą przyjąć w celu dostosowania się do zmian otoczenia. Jedną z takich strategii jest strategia różnicowania, polegająca na tworzeniu unikalnych produktów lub usług, które wyróżniają organizację na rynku. Inną strategią jest strategia skupienia, polegająca na koncentracji na wąskim segmencie rynku lub specjalizacji w określonym obszarze. Ponadto, organizacje mogą stosować strategię współpracy, czyli nawiązywanie partnerstw z innymi organizacjami w celu wspólnego osiągnięcia celów.

Adaptacja organizacji do zmian otoczenia niesie ze sobą zarówno korzyści, jak i wyzwania. Korzyściami są możliwość utrzymania konkurencyjności, dostosowanie się do zmieniających się preferencji klientów, rozwój nowych produktów i usług, a także zdobycie przewagi na rynku. Jednak adaptacja może być również wyzwaniem, ponieważ wymaga inwestycji czasu, zasobów i wysiłku, a także zmian w kulturze organizacyjnej i procesach. Ponadto, nie zawsze jest łatwo przewidzieć zmiany w otoczeniu i dostosować się do nich w odpowiednim czasie.

Jednym z przykładów organizacji, która skutecznie przystosowała się do zmiany otoczenia, jest firma Amazon. Początkowo była to księgarnia internetowa, a obecnie jest jednym z największych sprzedawców detalicznych na świecie, oferującym szeroki wybór produktów i usług. Innym przykładem jest firma Tesla, która przyczyniła się do rewolucji w branży samochodowej, wprowadzając na rynek samochody elektryczne. Te przykłady pokazują, jak organizacje mogą przystosować się do zmiany otoczenia, wykorzystując innowacje, zmieniając modele biznesowe i reagując na rosnące potrzeby klientów.

Wpływ interesariuszy zewnętrznych na organizację

Organizacje są częścią szerszego ekosystemu, który obejmuje różnych interesariuszy zewnętrznych. Niektórzy z tych interesariuszy mogą mieć większy wpływ na organizację niż inni. Przykładami mogą być klienci, którzy są najważniejszym źródłem przychodów dla organizacji. Innymi ważnymi interesariuszami są dostawcy, którzy dostarczają organizacji niezbędne surowce i usługi. Również akcjonariusze lub inwestorzy, którzy inwestują kapitał w organizację, mają duże znaczenie. Ponadto, interesariuszami zewnętrznymi mogą być również pracownicy, społeczność lokalna, instytucje rządowe, organizacje pozarządowe i media.

Interesariusze zewnętrzni mają różne oczekiwania i potrzeby wobec organizacji. Klienci oczekują wysokiej jakości produktów lub usług, konkurencyjnych cen, dobrej obsługi klienta i innowacyjności. Dostawcy oczekują uczciwych relacji handlowych, terminowych płatności i długoterminowej współpracy. Akcjonariusze oczekują zyskowności, wzrostu wartości firmy i odpowiedzialnego zarządzania finansowego. Pracownicy oczekują uczciwych warunków pracy, rozwoju kariery i uczestnictwa w decyzjach organizacyjnych. Społeczność lokalna oczekuje, że organizacja będzie działać z poszanowaniem środowiska, przestrzegać prawa i angażować się w lokalne inicjatywy. Media oczekują transparentności, odpowiedzi na pytania i informacji o działaniach organizacji.

Organizacje mogą zarządzać relacjami z interesariuszami zewnętrznymi poprzez budowanie trwałych partnerstw i komunikację. Ważne jest, aby organizacje miały otwarty dialog z interesariuszami, słuchały ich opinii i uwag, a także angażowały ich w procesy decyzyjne. Ponadto, organizacje mogą angażować interesariuszy w projekty społeczne, inicjatywy korporacyjne i działania związane z zrównoważonym rozwojem. Zarządzanie relacjami z interesariuszami zewnętrznymi jest kluczowe dla budowania trwałej reputacji organizacji i osiągania długoterminowego sukcesu.

Budowanie trwałych partnerstw z interesariuszami zewnętrznymi może przynieść organizacji wiele korzyści. Przede wszystkim, partnerstwa mogą przyczynić się do wzrostu przychodów i zyskowności, poprzez wspólną sprzedaż, współdzielenie zasobów lub dostęp do nowych rynków. Ponadto, partnerstwa mogą przyczynić się do wzrostu innowacyjności organizacji, poprzez wymianę know-how, wspólną pracę badawczo-rozwojową lub udział w projektach innowacyjnych. Ponadto, partnerstwa mogą przyczynić się do wspierania działań społecznych i zrównoważonego rozwoju, poprzez wspólne inicjatywy społeczne, ochronę środowiska lub działania charytatywne.

Bibliografia

• Adamik A., Matejun M. (2012), Organizacja i jej miejsce w otoczeniu [w:] Zakrzewska-Bielawska A. (red.), Podstawy zarządzania, Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa
• Klincewicz, K. (red.) (2016) Zarządzanie, organizacje i organizowanie - przegląd perspektyw teoretycznych, Wydawnictwo Naukowe Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa
• Oleksiuk A. (2007) Problemy organizacji. Materiały do studiowania, Wydawnictwo Key Text, Warszawa
• Piotrowski W. (red.) (2009) Zarządzanie: Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Wirkus M. (2011) Podnoszenie skuteczności procesu produkcyjnego w warunkach rosnącej indywidualizacji produktów, Politechnika Gdańska, Gdańsk

Autor: Anna Myrta