Księgowanie

Księgowanie polega na rejestrowaniu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych organizacji. Wpływa na bilans przedsiębiorstwa powodując zwiększenie lub zmniejszenie pasywów i aktywów. Czynnością tą zajmują się odpowiednio wykwalifikowane osoby, takie jak księgowa. Współcześnie odbywa się to niemal wyłącznie z wykorzystaniem specjalizowanych systemów informatycznych. Najczęściej papierowe księgowanie służy w szkołach i na uczelniach, do nauki przyszłych specjalistów.

Techniki księgowania

Techniki, za pomocą których się księguje:

• tabelaryczna
• rejestrowa
• prowadzona za pomocą komputera

Technika tabelaryczna inaczej amerykanka, jest to księga łącząca dziennik i księgę główna, w uproszczeniu została nazwana " Dziennik - Główna". Technika ta ułatwia dokonywanie zapisów oraz jest bardzo klarowna. Każde zdarzenie jest ujęte chronologicznie, dzięki czemu łatwo jest wyszukać błąd.

Technika rejestrowa nazwa ta wywodzi się od urządzenia, na którym zapisuje się każdą operacje gospodarczą

• rejes. Zapisuje on konkretną materie, np. rachunek bankowy. Dzieli się na rejestr prosty oraz złożony.

Rejestr prosty zapisuje jeden rodzaj dowodu natomiast rejestr złożony prowadzi dwa lub więcej

Oprogramowanie

Księgowanie komputerowe polega na wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania księgowego do rejestracji i analizy danych finansowych. Dzięki temu narzędziu, proces księgowania staje się bardziej efektywny i dokładny, a także umożliwia generowanie różnych raportów i analiz finansowych.

Księgowanie komputerowe pozwala na automatyzację wielu zadań związanych z księgowością, takich jak rejestracja operacji, generowanie faktur, kontrola płatności czy sporządzanie raportów finansowych. Oprogramowanie księgowe umożliwia również integrację danych z innymi systemami w firmie, co ułatwia przepływ informacji.

Dzięki księgowaniu komputerowemu, możliwe jest szybkie wyszukiwanie i analizowanie danych finansowych oraz generowanie różnego rodzaju raportów, które mogą być przydatne w podejmowaniu decyzji biznesowych. Ponadto, oprogramowanie księgowe często oferuje funkcje kontroli i audytu, które pomagają w zapewnieniu poprawności i zgodności danych księgowych.

Księgowanie komputerowe ma wiele zalet, takich jak oszczędność czasu i zasobów, większa dokładność danych, uproszczony proces księgowania i większa elastyczność w generowaniu raportów. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wykorzystanie tego narzędzia w swojej księgowości.

Przy użyciu powyższych metod księgowania, zarządzanie danymi finansowymi staje się bardziej efektywne i umożliwia lepszą kontrolę nad finansami firmy. Każda z tych metod ma swoje zalety i można je dostosować do indywidualnych potrzeb i wymagań firmy.

Błędy w zapisach księgowych

Mogące pojawić się błędy w zapisach poprawić można w następujące sposoby:

1. Poprzez skreślenie błędnej treści i zapisanie nowej w sposób taki, aby można było odczytać zapis błędny. Należy podpisać poprawiony zapis i umieścić datę.

Tego typu poprawki muszą być zmienione we wszystkich elementach ksiąg rachunkowych jednocześnie w tym samym czasie oraz nie mogą dokonać się po zamknięciu miesiąca. Ten sposób możemy wykorzystać przy ręcznym prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

1. Poprzez wprowadzenie dokumentu, który będzie zawierał korekty zapisu błędnego, ale dokonywanego tylko poprzez zapis dodatki lub tylko ujemny.

Zapis, który koryguje błędy to storno. Wyróżniamy dwa rodzaje storna:

• Storno czarne
• Storno czerwone

Storno czarne polega na skorygowaniu nieprawidłowości poprzez zapisanie liczb dodatnich na kontach, gdzie popełniono błąd, ale po stronie przeciwnej.

Storno czerwone polega na skorygowaniu nieprawidłowości poprzez zapisanie liczb ujemnych na kontach, gdzie popełniono błąd

Rodzaje operacji gospodarczych

Operacja gospodarcza jest to zdarzenie, które ma wpływ na bilans danego przedsiębiorstwa. Zwiększa bądź zmniejsza aktywa i pasywa jednostki. Operacje gospodarcze można podzielić na:

• bilansowe
• wynikowe

Operacja gospodarcza bilansowa powoduje zmiany w bilansie (zmniejszenie/ zwiększenie aktyw, pasyw).

Operacja gospodarcza wynikowa wpływa na wynik finansowy i bilans

Kryteria

Kryteria, za pomocą których księguje się dowody:

• ze względu na jednostkę

• własne
• obce

• ze względu na adresata

• wewnętrzne
• zewnętrzne

• ze względu na podstawę sporządzania dowodów

• pierwotne inaczej źródłowe
• wtórne

Dokumenty, które się księguje:

• materiałowe

• Wz, wydanie zewnętrzne
• Rw, rozchód wewnętrzny
• Pz, przyjęcie zewnętrzne
• Zw, zwrot materiałów

• obrotu pieniężnego:

• WB, wyciąg bankowy
• KP, kasa przyjmie
• KW, kasa wypłaci
• RK, raport kasowy

• rozliczeniowe

• faktury
• noty

• związane z aktywami trwałymi

• LT, likwidacja środka trwałego
• OT, przyjęcie środka trwałego
• PT, przekazanie środka trwałego

• płacowe

• lista płac
• karty płac
• inne

Techniki księgowania

Podwójne księgowanie

Podwójne księgowanie to technika, która jest podstawą dla systemu księgowości stosowanego w większości firm i instytucji. Polega ona na rejestrowaniu każdej operacji gospodarczej jako równoczesnego zwiększenia i zmniejszenia aktywów lub pasywów bilansowych. Dzięki temu, suma aktywów zawsze równa się sumie pasywów, co zapewnia dokładność danych księgowych.

Istota podwójnego księgowania polega na zastosowaniu zasady zachowania równowagi między aktywami a pasywami w bilansie. Każda operacja gospodarcza jest rejestrowana na co najmniej dwóch kontach - jednym zwiększającym aktywa, a drugim zwiększającym pasywa. Przykładowo, jeśli firma sprzedaje towar na kwotę 1000 zł, zostaną zwiększone zarówno aktywa (np. gotówka lub należności), jak i pasywa (np. przychody ze sprzedaży). Dzięki temu, bilans firmy pozostaje w równowadze.

Podwójne księgowanie ma wiele zalet. Po pierwsze, zapewnia pełną i dokładną rejestrację operacji gospodarczych, co umożliwia śledzenie i analizę finansową działalności firmy. Po drugie, pomaga w wykrywaniu błędów i nieprawidłowości w księgach, ponieważ każda operacja jest rejestrowana na co najmniej dwóch kontach. Jeśli suma aktywów nie równa się sumie pasywów, oznacza to, że w księgach występuje błąd i konieczne jest jego znalezienie i skorygowanie.

Księgowanie z zastosowaniem dokumentów korygujących

Księgowanie z zastosowaniem dokumentów korygujących jest techniką, która umożliwia poprawienie błędów w zapisach księgowych. W praktyce zdarza się, że podczas wprowadzania operacji gospodarczych do ksiąg rachunkowych popełniane są błędy lub pomyłki. Aby zachować dokładność danych księgowych i uniknąć fałszywych informacji, konieczne jest skorygowanie tych błędów.

Księgowanie z zastosowaniem dokumentów korygujących daje możliwość wprowadzenia zmian w zapisach księgowych. Istnieją dwa sposoby korygowania błędów - można skreślić błędny wpis i zastąpić go nowym, poprawnym wpisem, lub można wprowadzić dokument korygujący, który wyjaśnia i koryguje błąd.

Skreślenie błędnego wpisu i wprowadzenie nowego wpisu jest najprostszym sposobem korygowania błędów. Jednakże, aby zachować przejrzystość i śledzalność operacji, zaleca się stosowanie dokumentów korygujących. Dokument korygujący powinien zawierać informacje o błędnym wpisie, jego poprawnej wartości oraz uzasadnienie korekty. Dzięki temu, błąd zostaje udokumentowany, a osoby korzystające z danych księgowych będą miały pełną informację o przyczynach i skutkach korekty.

Księgowanie z zastosowaniem dokumentów korygujących jest istotne nie tylko w celu zachowania dokładności danych księgowych, ale także dla celów audytu i kontroli. Poprawne rejestrowanie i dokumentowanie korekt pozwala na wykazanie, że wszelkie błędy zostały zauważone i skorygowane zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami.

Dokumenty księgowe

Dokumenty księgowe obejmują różne rodzaje dokumentów, które są księgowane w celu odzwierciedlenia operacji gospodarczych. Obejmują one dokumenty materiałowe, dokumenty związane z obrotem pieniężnym, dokumenty rozliczeniowe, dokumenty związane z aktywami trwałymi oraz dokumenty płacowe.

Dokumenty materiałowe odnoszą się do wszelkich operacji związanych z zakupem, sprzedażą lub magazynowaniem materiałów i produktów. Przykładami takich dokumentów są faktury zakupowe, faktury sprzedażowe, protokoły odbioru lub wydania towarów.

Dokumenty związane z obrotem pieniężnym dotyczą operacji finansowych, takich jak wpłaty, wypłaty, przelewy bankowe czy zapisy dotyczące odsetek. Przykłady dokumentów tego rodzaju to wyciągi bankowe, dowody wpłaty lub wypłaty, a także dokumenty dotyczące rozliczeń z kontrahentami.

Dokumenty rozliczeniowe odnoszą się do operacji dotyczących rozliczeń wewnętrznych w organizacji, takich jak rozliczenia między różnymi działami czy rozliczenia kosztów. Przykłady dokumentów rozliczeniowych to rozliczenia międzyoddziałowe, rozliczenia kosztów materiałowych czy rozliczenia kosztów zatrudnienia.

Dokumenty związane z aktywami trwałymi obejmują operacje związane z nabyciem, wykorzystaniem lub zbyciem środków trwałych. Przykłady takich dokumentów to umowy zakupu lub sprzedaży nieruchomości, umowy leasingowe czy dokumenty dotyczące amortyzacji.

Dokumenty płacowe odnoszą się do operacji związanych z wynagrodzeniami pracowników, takich jak wypłaty pensji, premii czy składek na ubezpieczenia społeczne. Przykłady dokumentów płacowych to listy płac, umowy o pracę czy dokumenty dotyczące rozliczeń z ZUS i US.

Narzędzia księgowe, takie jak księgi rachunkowe, plan kont i dokumenty księgowe, są niezwykle istotne w procesie księgowym. Zapewniają one dokładne i uporządkowane rejestrowanie operacji gospodarczych, co umożliwia monitorowanie finansów organizacji, sporządzanie raportów finansowych oraz spełnianie wymogów prawnych i podatkowych. W związku z tym, właściwe zrozumienie i wykorzystanie tych narzędzi jest kluczowe dla skutecznego zarządzania finansami firmy.

Księgowanie — artykuły polecane

Konto księgowe — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Otwieranie i zamykanie kont bilansowych — Dekret księgowy — Polecenie księgowania — Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — Dowód księgowy — Pełna księgowość — Silos

Bibliografia

• Adamska-Dutkiewicz K. (2011), Podstawy księgowości w organizacji pozarządowej - rozwiązania praktyczne, Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, Warszawa
• Gugnacka J., Mozalewska A., Racińska A. (2018), Podstawy rachunkowości. Wykłady, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Łódź
• Kotełko B., Tomin W. (2007), InsERT GT. Instrukcja obsługi, InsERT, Wrocław
• Padurek B., Janiszewska- Świderska E. (2016), Ryczałt Karta podatkowa podatkowa księga przychodów i rozchodów, Wydawnictwo Padurek, Wrocław
• Śnieżek E., Czechowski F., Doroba S. (red.) (2016), Ewolucja rachunkowości w teorii i praktyce gospodarczej, Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź

Autor: Urszula Wójcik, Kinga Zych