Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych

Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych są to procedury, które należy stosować dokonując korekty błędów księgowych wynikających głównie z nieprawidłowych, opóźnionych oraz niedokonanych zapisów księgowych.

Błędy księgowe mogą występować na każdym poziomie księgowości - od błędów wynikających z dokumentacji pierwotnej, wtórnej lub inwentaryzacji, aż po po sporządzanie zestawień pomocniczych i kontrolnych. Błędy występujące w ewidencji księgowej prowadzą do wypaczenia rzeczywistego obrazu jednostki gospodarczej, dlatego każdy błąd który powstał w księgach rachunkowych powinien zostać wyeliminowany. (E. Maćkowiak 2015, s. 5)

Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej w danym miejscu i czasie. Podstawowym zadaniem wszystkich dowodów księgowych jest ujęcie zaistniałych operacji gospodarczych.

Dowód księgowy powinien być rzetelny, wolny od przeróbek oraz kompletny, zawierający, co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny
• określenie nazwy i adresów stron dokonujących operacji gospodarczej
• opis operacji i jej wartość, jeżeli to możliwe
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą — także datę sporządzenia dowodu
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
• wskazanie miejsca księgowania dowodu w urządzeniach księgowych oraz — jeżeli nie wynika to z techniki dokonywania zapisów - sposobu ujęcia dowodu na kontach wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach

(Z. Wilimowska 2003, s. 13-14)

Wymagania dla dokumentów księgowych według prawa

Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tj. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami) dowody księgowe powinny być rzetelne. Oznacza to, iż muszą:

• być kompletne i bezbłędnie sporządzone,
• odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, której dotyczą,
• zawierać dane takie jak: rodzaj i nr dowodu, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu, podpis wystawcy i odbiorcy, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Poprawianie błędów

Metoda poprawiania błędów księgowych zależy od momentu, w którym ten błąd zostanie zauważony i od techniki poprawiania, która jest stosowana.

Jeżeli stosowana jest technika ręczna, a błąd zostanie zauważony przed zamknięciem miesiąca, to można zastosować tzw. korektę. Błędny zapis trzeba podkreślić (powinien pozostać czytelny), a obok dokonać zapisu poprawnego wraz z datą i podpisem osoby poprawiającej.

Jeżeli stosowana jest technika komputerowa, a błąd zostanie zauważony po zamknięciu miesiąca, to w celu poprawy błędu stosuje się tzw. storno. Wyróżnia się dwa rodzaje storna:

• storno czarne - polega to na tym, że błędny zapis powtarza się po przeciwnych stronach kont, na których są błędy (używamy liczb dodatnich), a następnie księguje poprawnie
• storno czerwone - polega o na tym, że zapis błędny powtarza się kolorem czerwonym, oznaczającym liczby ujemne (w technice komputerowej stosuje się liczby ujemne) po tej stronie, na której wystąpił błąd, a następnie księguje się w sposób prawidłowy

(A. Rudzińska 2005, s. 33)

W dowodach zewnętrznych korygowanie błędów polega na odesłaniu kontrahentowi dokumentu prostującego (jeżeli ustawa np. VAT nie stanowi inaczej).

W dowodach wewnętrznych korygowanie błędów polega na czytelnym skreśleniu i poprawieniu błędnej treści lub kwoty wraz z datą i podpisem (nie można poprawiać pojedynczych cyfr lub liter). (Z. Wilimowska 2003, s. 14)

Niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek przeróbek i wymazywanie w dowodach księgowych. W żadnym wypadku nie należy używać korektorów.

Działania zapobiegawcze w celu minimalizacji ryzyka wystąpienia błędów księgowych

Systemy kontroli wewnętrznej

Systemy kontroli wewnętrznej są niezwykle ważne dla zapewnienia dokładności i wiarygodności danych finansowych. Jednostki gospodarcze powinny ustalić odpowiednie procedury i kontrole, które będą monitorować i ograniczać ryzyko wystąpienia błędów księgowych. Systemy kontroli wewnętrznej mogą obejmować segregację obowiązków, podwójne kontrole, dokumentację transakcji i regularne przeglądy.

Szkolenia pracowników

Szkolenia pracowników są kluczowe dla zapewnienia, że wszyscy pracownicy posiadają odpowiednią wiedzę i umiejętności z zakresu księgowości. Pracownicy powinni być dobrze przeszkoleni w zakresie zasad rachunkowości, procedur księgowych i korzystania z systemów księgowych. Regularne szkolenia powinny być organizowane, aby pracownicy byli zawsze na bieżąco z najnowszymi przepisami i najlepszymi praktykami w dziedzinie księgowości.

Konsultacja z ekspertami księgowymi

Jednostki gospodarcze powinny również konsultować się z ekspertami księgowymi w celu uzyskania porad i wsparcia w zakresie księgowości. Ekspert księgowy może pomóc w identyfikacji potencjalnych ryzyk i błędów księgowych oraz w opracowaniu strategii zapobiegania im. Współpraca z ekspertem księgowym może pomóc jednostce gospodarczej w uniknięciu poważnych konsekwencji błędów księgowych.

Przeglądy i audyty

Regularne przeglądy i audyty są niezbędnymi działaniami zapobiegawczymi w zakresie błędów księgowych. Przeglądy powinny być przeprowadzane przez niezależne osoby, które ocenią dokładność i wiarygodność danych finansowych. Audyty z kolei mogą być przeprowadzane zarówno wewnętrznie, przez zespół audytowy w firmie, jak i zewnętrznie, przez niezależne firmy audytorskie. Przeglądy i audyty są kluczowe dla identyfikacji błędów księgowych i wprowadzenia niezbędnych poprawek.

Wpływ poprawek na wyniki finansowe i sprawozdanie finansowe

Poprawki w dowodach księgowych mogą mieć istotny wpływ na wyniki finansowe przedsiębiorstwa oraz na sporządzenie sprawozdania finansowego. Dlatego też, istotne jest, aby dokładnie monitorować i dokumentować każdą poprawkę.

Jeśli błąd w dowodzie księgowym wpłynął na wynik finansowy, konieczne jest uwzględnienie poprawki w odpowiednich raportach finansowych. Na przykład, jeśli błąd spowodował niewłaściwe uwzględnienie przychodu, poprawka powinna być odzwierciedlona w raporcie zysków i strat. W przypadku, gdy poprawka wpływa na bilans, należy również uwzględnić ją w sprawozdaniu finansowym.

Informowanie zainteresowanych stron o dokonanych poprawkach

Dokonane poprawki w dowodach księgowych powinny być również odpowiednio skomunikowane zainteresowanym stronom. W zależności od rodzaju błędu i jego wpływu na wyniki finansowe, może być konieczne powiadomienie zarządu, akcjonariuszy, dostawców, klientów lub innych zainteresowanych stron.

W przypadku, gdy błąd jest istotny i ma znaczący wpływ na finanse przedsiębiorstwa, zainteresowane strony powinny być poinformowane w sposób jasny i przejrzysty. Może to obejmować wydanie oświadczenia prasowego, wysłanie pism informacyjnych lub zorganizowanie spotkania, na którym zostaną omówione dokonane poprawki.

Ważne jest, aby zainteresowane strony miały pełną wiedzę na temat dokonanych poprawek, aby mogły odpowiednio ocenić wpływ błędów na sytuację finansową przedsiębiorstwa. Transparencja i otwarta komunikacja w tym zakresie są kluczowe dla utrzymania zaufania i wiarygodności przedsiębiorstwa.

Działania zarządu w przypadku błędów księgowych

Zarząd ma kluczową rolę w radzeniu sobie z błędami księgowymi i minimalizowaniu ich wpływu na płynność finansową firmy. Przede wszystkim, zarząd powinien być odpowiedzialny za nadzór nad procesem księgowym i zapewnienie, że są stosowane odpowiednie kontrole i procedury. Powinien również monitorować regularnie sprawozdania finansowe oraz weryfikować, czy są one zgodne z zasadami rachunkowości i prawem podatkowym.

W przypadku wykrycia błędów księgowych, zarząd powinien natychmiast podjąć działania naprawcze. Powinien zidentyfikować przyczyny błędów i wprowadzić odpowiednie korekty w systemie księgowym. To może wymagać przeszkolenia pracowników, zmiany procedur lub nawet zainwestowania w nowoczesne oprogramowanie księgowe. Zarząd powinien również ocenić skutki błędów na płynność finansową i podejmować odpowiednie decyzje, takie jak restrukturyzacja długów, negocjacje z wierzycielami czy poszukiwanie nowych źródeł finansowania.

Ponadto, zarząd powinien również komunikować się z interesariuszami dotkniętymi błędami księgowymi. Powinien informować klientów, dostawców, inwestorów i pracowników o podjętych działaniach naprawczych oraz o planach minimalizowania wpływu błędów na płynność finansową. Komunikacja transparentna i uczciwa może pomóc w odbudowaniu zaufania interesariuszy i minimalizacji negatywnych skutków błędów księgowych.

Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — artykuły polecane

Polecenie księgowania — Dekret księgowy — Nota księgowa — Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Dowód księgowy — Obieg dokumentów księgowych — Raport kasowy — Wyciąg bankowy

Bibliografia

• Dziuba-Burczyk A. (2003), Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne, Kraków
• Maćkowiak E. (2015), Rachunkowość kreatywna a rachunkowość agresywna - próba poprawy wyniku finansowego jednostki gospodarczej, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 855
• Matuszewicz J., Matuszewicz P. (2001), Rachunkowość od podstaw, Finans-Servis, Warszawa
• Rudzińska A. (2005), Prowadzenie ksiąg rachunkowych Poradnik dla ucznia, Instytut Technologii Eksploatacji - Państwowy Instytut Badawczy, Radom
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
• Wilimowska Z., Wilimowski M., Seretna D. (2003), Wybrane zagadnienia rachunkowości i finansów, Oficyna Wydawnicza Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Nysie, Nysa

Autor: Agnieszka Owsianka, Monika Sulik

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.