Konto księgowe

Konto księgowe
Polecane artykuły

Konto księgowe - podstawowe urządzenie księgowe służące bieżącemu i systematycznemu rejestrowaniu (ewidencjonowaniu) operacji gospodarczych powodujących zmiany w stanie majątkowym podmiotu gospodarczego (zmiany określonych składników aktywów, pasywów czy też wyniku - kosztów, przychodów, strat bądź zysków firmy) umożliwiające:

  • ewidencję stanu początkowego poszczególnego składnika aktywów i pasywów,
  • aktualne ujęcie aktywów i pasywów,
  • wyznaczenie stanu końcowego poszczególnego składników aktywów i pasywów.

Konto – jest podstawowym narzędziem systemu rachunkowości, które służy do ewidencjonowania operacji gospodarczych (ilustruje wzrost lub spadek danej kategorii np. majątku trwałego) w przedsiębiorstwie. Prowadzone jest dla określonego składnika majątkowego. Jego ważną zaletą jest możliwość rejestracji wszelkich zwiększeń oraz zmniejszeń (zmian) wartości danego składnika (M. Chodoń, K. Zasiewska, 2015, s. 59).

Może przybierać formę np.: stron w księdze oprawnej (tabelaryczna forma księgowości); luźnych kart kontowych; nośnika magnetycznego (rachunkowość komputerowa).

Funkcje konta

Na koncie księgowym zbiera się zatem informacje związane ze stanem danego składnika, w szczególności z wyodrębnieniem jego zwiększeń i zmniejszeń. Taka aktualna rejestracja zmian wartości aktywów i pasywów przy pomocy konta księgowego daje nam możliwość stworzenia zbiorczego ich zestawienia na dzień bilansowy. Stąd też konto księgowe jest kluczowym narzędziem księgowości.

Ze względu na pełnione funkcje konta dzielimy m.in. na (A. Kamela-Sowińska i in., 2015, s. 89):

  • Bilansowe – konta aktywów i konta pasywów. Przedstawiają stan oraz zmiany w stanie składników majątku danej jednostki oraz źródeł finansowania jej majątku,
  • Pozabilansowe – służą do zapisywania dodatkowych informacji gospodarczych, nie występują w bilansie oraz w rachunku zysków i strat,
  • Wynikowe – konta przychodów, konta kosztów, konta zysków i strat nadzwyczajnych oraz konto "Wynik finansowy”. Informuje o zarejestrowanych przychodach w jednostce, o uzyskaniu tych przychodów i innych kosztach prowadzonej działalności. Konto "Wynik finansowy” jest zestawieniem kont wynikowych. Ponadto jego saldo jest składnikiem pasywnej części bilansu w kapitale własnym.
  • Korygujące – służą do korekty stanu niektórych kont bilansowych.

Elementy konta

Głównymi elementami konta księgowego są (P. Szczypa i in., 2017, s. 174):

  • nazwa konta dostosowana do charakteru przedstawionych na nim elementów lub zjawisk gospodarczych – informuje o odzwierciedleniu danego składnika bilansu, kategorii wynikowej lub procesu gospodarczego. Przykładowa nazwa konta: "Środki trwałe”,
  • symbol konta (z reguły cyfrowy) określony na bazie miejsca występowania konta w zakładowym planie kont,
  • dwie przeciwstawne strony konta: lewą i prawą – strona debetowa (Dt) i strona kredytowa (Ct) – strony te służą do ewidencjonowania zwiększeń i zmniejszeń danej kategorii dla której utworzono konto,
  • saldo początkowe – in. stan początkowy/debetowy/kredytowy, informuje o stanie danego składnika na początku okresu sprawozdawczego. Nie występuje, jeśli wartość składnika na początku okresu wynosi zero,
  • obroty stron – suma kwot, które zostały ujęte po jednej ze stron konta: obroty debetowe (suma kwot ujętych po stronie Winien), obroty kredytowe (suma kwot ujętych po stronie Ma),
  • saldo końcowe – in. stan końcowy, informuje o stanie danego składnika na końcu okresu sprawozdawczego. Saldo końcowe zerowe występuje, gdy obrony stron Wn i Ma są sobie równe. Natomiast gdy obroty Wn < obroty Ma, saldo końcowe określane jest kredytowym. W przypadku gdy obroty Wn > obroty Ma, występuje saldo końcowe debetowe. Saldo końcowe konta to różnica pomiędzy sumą obrotów (debetowych i kredytowych),
  • obroty konta – suma obrotów stron i sald końcowych: suma zapisów po stronie debet (lewej) konta to Obrót Dt oraz suma zapisów po stronie credit (prawej) konta to Obrót Ct,
  • suma kontrolna konta – informuje o takich samych kwotach po obu stronach zamkniętego konta.

Saldo konta

Konto księgowe może zawierać saldo początkowe (Sp), czyli stan wartości aktywów lub pasywów na początek okresu rozliczeniowego, bądź też saldo końcowe (Sk), czyli stan wartości aktywów lub pasywów na koniec okresu rozliczeniowego.

Określenie nazwy konta i jego symbolu nadanego w zakładowym planie kont to założenie konta. W chwili zaksięgowania stanu początkowego z bilansu otwarcia następuje otwarcie konta.

Fazy prowadzenia konta

Czynności związane z prowadzeniem konta księgowego można podzielić na cztery główne fazy (P. Szczypa i in., 2017, s. 175):

  1. Założenie konta – opisanie konta nazwą i numerem wynikającym z zakładowego planu kont,
  2. Otwarcie konta – wpisanie odpowiedniego salda początkowego z bilansu otwarcia lub, w przypadku jego braku, zaksięgowanie pierwszej operacji gospodarczej,
  3. Księgowanie na koncie – rejestracja operacji gospodarczych na koncie z uwzględnieniem daty operacji, numeru i rodzaju dowodu księgowego, opisu operacji i jej kwoty,
  4. Zamknięcie konta – ustalenie obrotów stron, właściwego salda końcowego i obrotów konta.

Budowa konta

Budowa konta i jego forma może przybierać różnorakie postacie zależnie od przeprowadzanych form i technik księgowości. Konto księgowe może występować w układzie paginowanym (jednostronnicowym) bądź też w układzie foliowanym (dwustronnicowym).

Jednostronny układ konta-Pagin

NAZWA KONTA KWOTA
DATA NR DOKUMENTU TREŚĆ WINIEN MA
&nbsp,   &nbsp,    

Dwustronny układ konta - Folio

NAZWA KONTA
WINIEN MA
DATA NR DOKUMENTU TREŚĆ KWOTA DATA NR DOKUMENTU TREŚĆ KWOTA
&nbsp,   &nbsp,   &nbsp,   &nbsp,  

Układ T - konto teowe

Najbardziej jednak obrazowo strukturę konta księgowego widać na najprostszym układzie (stosowanym w dydaktyce) o kształcie litery T (konto teowe):

SYMBOL - NAZWA KONTA
  • Winien (Wn)
  • Debet (Dt)
  • Obciążenie konta
  • Zapisanie w ciężar konta
  • Ma
  • Credit (Ct)
  • Uznanie konta
  • Zapisanie na dobro konta
Obrót debet (Dt) Obrót credit (Ct)
Saldo Dt lub Ct

Zasada podwójnego zapisu operacji gospodarczej dotyczy przypadków rejestracji każdej operacji gospodarczej na kontach syntetycznych. Polega ona na ujmowaniu operacji gospodarczej na dwóch kontach korespondujących ze sobą oraz po przeciwstawnych stronach tych kont, a także w tej samej kwocie na kontach.

Poprawianie błędów księgowych

Zapisy księgowe muszą być wykonywane dokładnie i prawidłowo. Niezbędne jest przestrzeganie zasad zapisu. Niekiedy zdarza się jednak, że podczas prowadzenia kont księgowych pojawiają się błędy. Do najczęstszych błędów księgowych należą: dwukrotne zaksięgowanie tej samej operacji, pominięcie operacji, ewidencja operacji dwukrotnie po tej samej stronie, ewidencja operacji w różnych kwotach. Błędy należy poprawiać według określonych zasad, tak aby nie naruszyć mocy dowodowej ksiąg. Jeśli błąd został wykryty niedługo po jego popełnieniu, wówczas można skorygować błędny zapis przed zamknięciem miesiąca. Natomiast gdy błąd został wykryty w terminie późniejszym, stosowane jest storno księgowe. Polega ono na eliminowaniu wpływu błędnego zapisu na saldo końcowe. Wyróżnia się dwa podstawowe storna: storno czerwone – zapis księgowy wykorzystujący cyfry ujemne, storno czarne – zapis księgowy wykorzystujący cyfry dodatnie (A. Kamela-Sowińska i in., 2015, s. 110-111).

Bibliografia

  • Chodoń M., Zasiewska K. (2015). Podstawy rachunkowości – ujęcie praktyczne, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Warszawa
  • Dobija M. (red.) (1999). Organizacja rachunkowości, AE, Kraków
  • Kamela-Sowińska A. (red.) (2015). Podstawy rachunkowości w teorii i praktyce, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, Poznań
  • Kuczyńska-Cesarz A. (2001). Zasady rachunkowości, Difin, Warszawa
  • Misińska D. (2000). Podstawy rachunkowości, PWN, Warszawa-Wrocław
  • Olchowicz I. (1996). Podstawy rachunkowości, Difin, Warszawa
  • Sawicki K. (red.) (1996). Podstawy rachunkowości, PWE, Warszawa
  • Szczypa P. (red.) (2017). Podstawy rachunkowości. Od teorii do praktyki, Wydawnictwo CeDeWu, Warszawa

Autor: Krzysztof Woźniak, Natalia Szczepaniak