Zarządzanie wiedzą w negocjacjach

Warunkiem efektywnego wykorzystania negocjacji w firmie (w sposób oddający ich obecne znaczenie) jest zarządzanie wiedzą, potrzebną do ich planowania, prowadzenia i oceny. Oto najistotniejsze kwestie z tego zakresu, uwarunkowane specyfiką negocjacji (bez ogólnych rozważań na temat zarządzania wiedzą - zob. bogata literatura przedmiotu, np [Probst i inni, 2002]).

Najogólniej zasoby wiedzy traktowane są jako wszelkiego rodzaju aktywa intelektualne, które organizacja wy­korzystuje w swych działaniach, będące efektem synergii wiedzy pojedynczych pracowników i ich zespołów. Zasoby te obejmują również dane źródłowe, na bazie których budowana jest wiedza indywidualna i zbiorowa oraz podlegają ciągłym zmianom w efekcie procesu uczenia się organizacji. Zarządzanie wiedzą ma kluczowe znaczenie w odniesieniu do negocjacji w przedsiębiorstwie. Z drugiej strony, słusznie zauważono w pracy [[[Negocjacje]]..., 2003, s. 186], iż "...większość firm nie docenia znaczenia budowy kluczowych kompetencji w obszarach strategicznych"; negocjacje to "...jeden z obszarów, w których organizacjom potrzeba istotnych kompetencji, choć niewiele z nich myśli w ten sposób".

Kształtowanie i rozwijanie kompetencji firmy w tym obszarze wymaga uwzględnienia dwóch istotnych komponentów wiedzy [Kozina, 2001]:

1. ogólnej, stanowiącej ogół poglądów, koncepcji, zasobów informacji, itp., pozyskanych dzięki dotychczasowym doświadczeniom - wiedzy nominalnej;
2. specyficznej, tzn. odnoszącej się do konkretnej sytuacji negocjacyjnej, pozyskiwanej i wzbogacanej w trakcie negocjacji w procesie wzajemnego uczenia się partnerów - wiedzy o charakterze interakcyjnym.

TL;DR

Artykuł omawia znaczenie zarządzania wiedzą dla efektywności negocjacji w firmie. Wskazuje na konieczność rozwijania kompetencji w obszarze negocjacji poprzez uczenie się indywidualne i organizacyjne. Proponuje procedurę zarządzania wiedzą, która obejmuje analizę, ocenę i wyciąganie wniosków z przeprowadzonych negocjacji. Artykuł przedstawia także modele pozyskiwania umiejętności negocjacyjnych oraz metody ich nabywania. Wskazuje na konieczność rozwijania potencjału negocjacyjnego poprzez zdobycie wiedzy, umiejętności i cech osobowościowych.

Procedura zarządzania wiedzą

Celem zrozumienia roli negocjacji jako jednej z kluczowych kompetencji firmy, niezbędne jest potraktowanie ich jako ".. procesu złożonego z dość uniwersalnego zbioru podprocesów", w kontekście ciągłego ich doskonalenia [Negocjacje..., 2003, s. 186 i n.]. Każdy etap tego procesu jest bowiem szansą na doskonalenie i każdy powinniśmy analizować, mając przed oczami ten właśnie cel.

Drugi krok to zorganizowanie sposobu czerpania wiedzy z procesu w miarę jego przebiegu i wyciągania wniosków z tego, w jaki sposób negocjacje się zakończyły. Uczestnicy negocjacji powinni dokonywać ciągłej oceny procesu negocjacyjnego i w razie potrzeby zmieniać stosowana taktykę oraz wykorzystywać to, czego nauczyli się w danej fazie negocjacji, do przygotowań do fazy następnej (pętla sprzężenia zwrotnego, którą nazwano "bieżąca oceną i uczeniem się").

Po zakończeniu negocjacji uczestnicy powinni jeszcze raz przeprowadzić ich analizę i ocenić, co było dobre, a co się nie sprawdziło i w jaki sposób te doświadczenia mogą zostać wykorzystane do poprawy wyników negocjacji w przyszłości. Wyciąganie wniosków z zakończonego procesu powinno przybierać formy pozwalające łatwo je rozpropagować i wykorzystać w przyszłych negocjacjach: mogą to być szkolenia, specjalnie opracowane listy kontrolne i bazy danych (druga pętla sprzężenia zwrotnego "wykorzystywanie zdobytej wiedzy").

W procesie uczenia się w zakresie negocjacji wyróżnia się dwa poziomy (aspekty) [Watkins, 2005, s. 205 i n.]:

1. rozwijanie indywidualnej wiedzy specjalistycznej,
2. rozwijanie umiejętności na szczeblu organizacji (zrozumienie procesu uczenia się oraz budowanie systemu zdobywania wiedzy).

R. Rządca [2003, s. 271], oprócz uczenia się negocjatorów i przenoszenia ich doświadczeń indywidualnych na poziom organizacji, wymienia także dwa dodatkowe poziomy uczenia się negocjacji:

• działania organizacji polegające na sprawdzeniu, czy sposób prowadzenia rozmów jest dobry, właściwy i ewentualnej korekcie stosowanych strategii;
• zmianę sposobu działania całej organizacji

Zwiększanie potencjału negocjacyjnego

Jeśli chodzi o szczegółowe narzędzia wzbogacania potencjału negocjacyjnego, to można wyróżnić cztery modele pozyskiwania umiejętności negocjacyjnych [Nadler i inni, 2003] - zob. tab. 1.

Z kolei M. Watkins [2005, s. 208-210] omawia cztery następujące mechanizmy zwiększania możliwości rozwoju wiedzy z zakresu negocjacji na poziomie organizacji (zachęcające do dzielenia się wiedzą i wspólnych refleksji).

1. Wspólny język - ramy koncepcyjne rozumiane przez wszystkich negocjatorów i stosowane w codziennej komunikacji, które mogą w znaczący sposób ją ukierunkować, głównie pomiędzy bardziej i mniej doświadczonymi negocjatorami.
2. Praktyki - oficjalne i nieoficjalne ustalenia pomiędzy wysoko wykwalifikowanymi ("mistrzami") i mniej doświadczonymi ("uczniami") negocjatorami. Warunkiem skuteczności jest ich ścisła współpraca i obserwacja pracy mistrza przez długi okres. Uczniowie mogą wykonywać użyteczne zadania, np. przeprowadzanie analiz, aby ten układ był satysfakcjonujący także dla mistrza (muszą istnieć odpowiednie powody ich działania).
3. Szablony - dokumenty kodyfikujące owoce doświadczeń, np. powszechnie występujące pułapki, których należy unikać w pewnego rodzaju negocjacjach. Często przybierają postać listy kontrolnej, dzięki której negocjatorzy zyskują pewność, że nie umknęły im żadne ważne sprawy. Stanowią sposób przekształcania przemilczanej wiedzy w ogólne zasady, które mogą służyć wszystkim negocjatorom. Muszą być one starannie wyprowadzone ze zbiorowego doświadczenia, utrzymane w prostej i komunikatywnej formie oraz uaktualniane.

Tabela 3. Modele nabywania umiejętności negocjacyjnych

Model	Charakterystyka
Oparte na regułach (dydaktyczne)	Przyswajanie reguł, w jaki sposób osiągnąć określone cele - najczęściej występujący sposób uczenia negocjowania. Jednakże często, zwłaszcza początkujący negocjatorzy, nie są w stanie wykorzystać abstrakcyjnych reguł w konkretnych sytuacjach. Negocjatorzy muszą stworzyć strategiczną konceptualizację sytuacji negocjacyjnej aby osiągnąć integratywne rozwiązania.
Poprzez ujawnianie informacji	Zakłada, iż wstępne osądy i przewidywania negocjatorów, determinują późniejsze działania i wybory. Z kolei wyniki negocjacji mają bezpośredni wpływ na dalsze osądy i działania oraz pośredni wpływ na interpretację i ocenę efektów. Dostęp do informacji o preferencjach partnera pozwala na korygowanie negocjowanego porozumienia.
Poprzez obserwację	Zakłada, że negocjatorzy uczą się obserwując inne negocjacje. Ważnym elementem jest tutaj wysoka motywacja obserwującego. Baza jest społeczna teorii uczenia, zgodnie z którą społeczeństwo dostarcza informacji o tym, które zachowania są nagradzane. Obserwujący negocjacje, najczęściej wychwytują i powtarzają zachowania, które prowadzą do efektywnej dystrybucji zasobów.
Poprzez analogię	Zakłada poznanie - poprzez transfer wiedzy ze znanych już sytuacji do sytuacji zupełnie nowych. Wymaga przeniesienia informacji z bazowej dziedziny, która służy jako źródło informacyjne do mniej znanej docelowej dziedziny. Obok uczenia przez obserwacje jest jedną z najskuteczniejszych metod zdobywania umiejętności negocjacyjnych.

Źródło: opracowano na podstawie [Nadler i inni, 2003].

1. Dogłębna analiza ("sekcja zwłok") - wysłuchanie sprawozdania uczestników odbytych negocjacji i innych osób zaangażowanych w podobne negocjacje, celem wydobycia wiedzy i podzielenia się nią, najlepiej wkrótce po zakończeniu negocjacji, poprzez zadawanie odpowiednich pytań, dotyczących przebiegu, efektów i konsekwencji zarówno negocjacji, które zakończyły się powodzeniem, jak i tych nieudanych.

Metody nabywania umiejętności negocjacyjnych

Z kolei A. Fowler [2001, s. 182-183] wymienia następujące metody nabywania umiejętności negocjacyjnych:

• doskonalenie kwalifikacji (kursy, szkolenia),
• czytanie książek w celu poznania zasad, strategii i taktyk negocjowania,
• studiowanie relacji z przebiegu oraz rezultatów ważnych negocjacji,
• próba wcielenia się w rolę negocjatora w którymś ze znanych wydarzeń lub udział w grze menedżerskiej symulującej takie zdarzenie,
• udział w negocjacjach w roli obserwatora, śledzenie strategii i analizowanie skuteczności stron, dyskusja z uczestnikami po zakończeniu spotkania,
• szukanie rady i pomysłów u eksperta,
• kontakt z kolegami stale uczestniczącymi w negocjacjach, analizowanie taktyki i postępu w rozmowach,
• poddanie własnych umiejętności jako negocjatora ocenie kolegów,
• samoocena - uczciwy rachunek sukcesów i porażek po każdej rundzie rozmów, w których bierzemy czynny udział.

Niezbędnym warunkiem praktycznego wykorzystania możliwości firmy w obszarze negocjacji jest rozwijanie potencjału negocjacyjnego jej reprezentantów, obejmującego trzy składniki:

• wiedzę - z zakresu poszczególnych dyscyplin i zagadnień ekonomicznych (np. rachunkowości, handlu i marketingu, itp.) oraz dziedzin wspomagających, np. prawa, psychologii, nauk technicznych, itd.,
• zdolności i umiejętności - przede wszystkich dotyczących rozwiązywania problemów, komunikowania się i wpływania na zachowania innych,
• cechy osobowości przydatne w prowadzenia negocjacji, jak np. empatia, asertywność, kreatywność, itd. - szerzej zob [Kozina, 2001].

Zarządzanie wiedzą w negocjacjach — artykuły polecane

Coaching — Metody szkoleń — Zarządzanie ludźmi w zespole projektowym — Komunikacja z interesariuszami — Agent zmiany — Warsztat — Plan szkoleń — Ścieżka kariery — Szkolenia zewnętrzne

Bibliografia

• Ertel D. (2005), Negocjacje jako źródło przewagi konkurencyjnej, [w:] Negocjacje i rozwiązywanie konfliktów, Harvard Business Review, Helion, Gliwice
• Harvard Business Essentials (2003), Negocjacje, MT Biznes, Konstancin-Jeziorna
• Kahn R. (2002), Organizational Theory, [w:] International Negotiation. Analysis, Approaches, Issues. A Publication of the Process of International Negotiations (PIN) Project, V.A. Kremenyuk (red.), Jossey-Bass Publishers, San Francisco-Oxford
• Krattenmaker T. (2006), Mistrzowskie negocjacje. Jak nawiązać trwałe relacje z partnerami biznesowym, Studio EMKA, Warszawa
• Lewicki R., Saunders D., Barry B., Minton J. (2018), Zasady negocjacji, Dom Wydawniczy Rebis, Poznań
• Nadler J., Thompson L., Van Boven L. (2003), Learning Negotiations Skills: Four Models of Knowledge Creation and Transfer, Management Science, vol. 49, no 4
• Probst G., Raub S., Romhardt K. (2002), Zarządzanie wiedzą w organizacji, ABC Oficyna Ekonomiczna, Kraków
• Rządca R. (2003), Negocjacje w interesach, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Saunders R. (2006), Jak wynegocjować dobre warunki partnerstwa strategicznego, by móc spać spokojnie, [w:] Mistrzowskie negocjacje. Jak nawiązać trwałe relacje z partnerami biznesowym, Studio EMKA, Warszawa
• Ury W. (1995), Odchodząc od NIE. Negocjowanie od konfrontacji do kooperacji, PWE, Warszawa

Autor: Andrzej Kozina