Procedura założenia działalności gospodarczej

Procedura założenia działalności gospodarczej na ogół jest niełatwa dla osób nieznających prawa oraz aparatu administracyjnego. Założenie firmy od prawnej oraz administracyjnej strony jest zależne od organizacyjno-prawnego statusu tworzonej firmy. Procedura zakładania zakładu prywatnego bądź spółki cywilnej jest inna niż procedura zakładania spółki handlowej - osobowej lub kapitałowej. Osoby fizyczne, a zatem również wspólnicy spółek cywilnych występują drogą elektroniczną z wnioskiem o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, która jest prowadzona przez ministra gospodarki, natomiast pozostali przedsiębiorcy muszą dokonać rejestracji w KRS, prowadzonym przez wyznaczone sądy rejestrowe. (Żaro Z., 2016, s. 57)

W ramach ustawy Prawo działalności gospodarczej przedsiębiorca może podejmować zarobkową działalność wytwórczą, handlową, usługową, budowlaną oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i eksploatację zasobów w sposób zorganizowany i ciągły.

Za przedsiębiorcę uważa się osobę fizyczną, osobę prawną oraz niemającą osobowości prawnej spółkę handlową, która zawodowo we własnym imieniu podejmuje i wykonuje działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności. Przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców. Zasady wpisu do rejestru określają przepisy ustawy o krajowym rejestrze sądowym.

TL;DR

Procedura założenia działalności gospodarczej może być skomplikowana, ale zależy od rodzaju i rozmiaru działalności. Formy prowadzenia to m.in. jednoosobowe przedsiębiorstwo, spółka cywilna, spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z o.o. i spółka akcyjna. Wymagane są rejestracja, założenie rachunku bankowego i zgłoszenie w urzędzie skarbowym. Osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą się ubezpieczyć społecznie.

Formy prowadzenia oraz procedura założenia działalności gospodarczej

Działalność gospodarczą podmioty mogą prowadzić w formie:

• jednoosobowego przedsiębiorstwa - działalność gospodarcza jest prowadzona przez indywidualnego przedsiębiorcę we własnym imieniu oraz na własny rachunek. W nazwie firmy pojawia się imię i nazwisko osoby fizycznej, lecz występuje również możliwość włączenia innych oznaczeń do nazwy firmy. Firmy osoby fizycznej to najczęściej małe podmioty o ograniczonym zakresie działania. Utworzenie tego rodzaju firmy nie wymaga sporządzenia umowy ani aktu założycielskiego. Właściciel firmy odpowiada całym swoim majątkiem za jej zobowiązania oraz ponosi pełną odpowiedzialność za funkcjonowanie firmy.
• spółki cywilnej - jest uregulowana przepisami Kodeksu Cywilnego. Funkcjonuje ona pod nazwą prowadzonego przedsiębiorstwa. Nazwa firmy składa się z imion i nazwisk wszystkich wspólników oraz może zawierać elementy dodatkowe. Spółka ta musi być zawarta przez minimum dwóch przedsiębiorców w formie umowy pisemnej. Nie jest osobą prawną. Podczas zakładania spółki cywilnej nie jest wymagane sporządzenie aktu notarialnego, chyba że przedmiotem wkładu jest nieruchomość.
• spółki jawnej - jest uregulowana przepisami Kodeksu spółek handlowych. Nie jest osobą prawną. W nazwie firmy powinny być zawarte nazwiska wspólników bądź jedno nazwisko, jak i oznaczenie "spółka jawna" lub skrót "sp.j".. Powinna być zawarta umowa na piśmie pomiędzy co najmniej dwiema osobami fizycznymi lub prawnymi. Każdy z uczestników posiada prawo do równego udziału w zyskach i uczestniczy w stratach w jednakowym stosunku bez względu na wartość oraz rodzaj wkładu.
• spółki partnerskiej - jest ona spółką osobową utworzoną przez partnerów (wspólników) w celu wykonywania zawodu wolnego. Jest uregulowana przepisami kodeksu spółek handlowych. Partnerami w tej spółce mogą być tylko i wyłącznie osoby, które posiadają uprawnienia do wykonywania wolnych zawodów. W nazwie firmy powinny być zawarte takie elementy jak nazwisko co najmniej jednego z partnerów, dodatkowe oznaczenie "i partner" lub "i partnerzy" bądź "spółka partnerska" oraz określenie zawodu wolnego, który jest wykonywany w spółce. Umowa tej spółki powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.
• spółki komandytowej - zostaje utworzona przez wspólników w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Regulowana jest przez przepisy kodeksu spółek handlowych. W spółce tej występują dwa rodzaje wspólników, a mianowicie komplementariusz oraz komandytariusz. W nazwie powinny być zawarte takie elementy jak nazwisko jednego bądź kilku komplementariuszy oraz dodatkowe oznaczenie "spółka komandytowa". Umowa tej spółki powinna zostać zawarta w formie aktu notarialnego.
• spółki komandytowo-akcyjnej - jest ona spółką osobową utworzoną przez wspólników, aby mogli oni prowadzić działalność gospodarczą pod własną firmą, gdzie za zobowiązania spółki wobec wierzycieli odpowiada minimum jeden wspólnik bez ograniczeń (komplementariusz), a minimum jeden wspólnik jest akcjonariuszem. Regulowana jest ona przepisami kodeksu spółek handlowych. W nazwie powinny być zawarte takie elementy jak nazwisko jednego bądź kilku komplementariuszy i dodatkowe oznaczenie "spółka komandytowa" ("S.K.A".). Aby założyć tę spółkę należy sporządzić statut w formie aktu notarialnego, który powinien być podpisany przez co najmniej wszystkich komplementariuszy.
• spółki z o.o. - zaliczana jest ona do spółek kapitałowych. Podstawą jej funkcjonowania jest substrat majątkowy, który powstaje w wyniku połączenia kapitałów wniesionych przez podmioty, które tę spółkę tworzą. Zazwyczaj jest tworzona w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Zwracając uwagę na niski kapitał zakładowy, który należy wnieść do spółki w momencie jej utworzenia forma ta atrakcyjna jest dla małych oraz średnich przedsiębiorstw.
• spółki akcyjnej - jest to w pełni rozwinięta spółka kapitałowa. W konstrukcji spółki elementy osobowe pojawiają się sporadycznie, zaś elementy kapitałowe ulegają wyeksponowaniu. Spółka ta stworzona jest by realizować znaczące przedsięwzięcia gospodarcze, wymagające zgromadzenia pokaźnych nakładów finansowych. Wspólnicy są anonimowi, nie są oni ujawniani w rejestrze. Zawiązać tę spółkę może jedna osoba bądź więcej będąc osobami fizycznymi oraz prawnymi, czy również ułomnymi osobami prawnymi. Spółka cywilna nie może być ani założycielem, ani akcjonariuszem spółki akcyjnej. Statut spółki musi być określony w formie aktu notarialnego. (Czernecka M., Jeleńska A., 2016, s. 32-52)

Dobór formy prawnej działalności gospodarczej zależy głównie od rodzaju i rozmiarów działalności oraz od potrzebnego kapitału. Działalność gospodarcza w niewielkim zakresie, polegająca na przykład na wytwórczości, handlu, usługach, prowadzona osobiście lub przy udziale niewielkiej liczby pracowników, opiera się na ustawie Prawo działalności gospodarczej. Działalność gospodarcza wymagająca współdziałania jako właścicieli większej liczby osób fizycznych i prawnych, a także zaangażowania większego kapitału, jest prowadzona w formie spółki. Dla każdej z tych form działalności przepisy określają odrębne procedury rejestracji.

Ewidencja podmiotów gospodarczych jest prowadzona w Sądowym Rejestrze Przedsiębiorców.

Oprócz czynności związanych z utworzeniem podmiotu gospodarczego i jego ewidencją lub rejestracją przeprowadzone być muszą jeszcze inne czynności, zanim podmiot gospodarczy rozpocznie faktycznie swoją działalność.

Jedną z tych czynności jest założenie rachunku bankowego. Przy zakładaniu rachunku bankowego bank wymaga potwierdzonej kserokopii zaświadczenia urzędu gminy o wpisie do ewidencji lub postanowienia sądu o rejestracji, zależnie od formy prawnej podmiotu gospodarczego.

Podmioty gospodarcze rozpoczynające działalność podlegają rejestracji w powszechnym systemie rejestrowania podmiotów występujących w gospodarce, nazywanym systemem REGON. Na podstawie wniosku sporządzonego na specjalnym formularzu, kierowanego do wojewódzkiego urzędu statystycznego, każdy pomiot gospodarczy otrzymuje swój numer statystyczny REGON, potwierdzony zaświadczeniem terenowego urzędu statystycznego, który jest stosowany do celów statystycznych, podatkowych i innych.

Po uzyskaniu potwierdzenia wpisu do ewidencji lub rejestru handlowego, otwarciu rachunku bankowego i rejestracji w REGON należy dokonać zgłoszenia w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce wykonywania działalności gospodarczej oraz określić formę opodatkowania i prowadzenia ewidencji. Tam uzyskuje się Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).

Osoby prowadzące działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji lub koncesji albo na podstawie innych uprawnień podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu. Prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek zgłoszenia prowadzenia działalności w oddziale Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności. Osoba prowadząca działalność gospodarczą płaci składkę w zależności od dochodu zadeklarowanego. Osoby zatrudnione powinny być ubezpieczone przez właściciela na normalnych warunkach pracowniczych.

Przykładowy plan czynności związanych z założeniem działalności gospodarczej

1. Podjęcie decyzji odnośnie założenia firmy oraz określenie jej prawno-organizacyjnego statusu.
2. Ustalenie nazwy [Firma|firmy]], jej siedziby oraz przedmiotu działalności gospodarczej według PKD 2007.
3. Przeprowadzenie prac projektowych, budowlanych, adaptacyjnych bądź remontowo-modernizacyjnych na podstawie ogólnej koncesji i wstępnego biznesplanu w celu przygotowania obiektów potrzebnych do działalności gospodarczej, wraz z uzyskaniem zgody, decyzji lub zezwolenia dopuszczenia obiektów do używania.
4. Wybór formy umowy (papierowej bądź telefonicznej).
5. Wniosek o rejestrację firmy do KRS z wymaganymi dokumentami, a odnosząc się do osób fizycznych - wniosek o wpis do CEIDG.
6. Uzyskanie niezbędnych licencji, koncesji, zgody, wpisu do rejestru działalności regulowanej bądź zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej.
7. Wniosek do statystycznego urzędu w celu uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej, czyli o identyfikacyjny numer w systemie REGON (wraz z wnioskiem określonym w pozycji 5).
8. Otwarcie rachunku bankowego.
9. Zgłoszenie do urzędu skarbowego w celu nadania NIP (wraz z wnioskiem określonym w pozycji 5).
10. Rejestracyjne zgłoszenie VAT w urzędzie skarbowym oraz zgłoszenie w urzędzie celnym w sprawie akcyzy.
11. Zgłoszenie do ZUS o ubezpieczenie rentowe, emerytalne, chorobowe, zdrowotne i wypadkowe (wraz z wnioskiem określonym w pozycji 5).
12. Uzyskanie decyzji inspekcji sanitarnej bądź sanitarno-epidemiologicznej ze względu na przedmiot działalności gospodarczej.
13. Powiadomienie Inspekcji Handlowej (jeśli firma prowadzi działalność handlu i gastronomii).
14. Zgłoszenie posiadanych środków transportu oraz nieruchomości do urzędu gminy (miasta), aby ustalić wymiar podatków lokalnych.
15. Zgłoszenie obiektów należących do firmy do nadzoru oraz kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej.
16. Zatrudnienie pracowników oraz podpisanie z nimi umów o pracę.
17. Zatrudnienie dealerów, zleceniobiorców, akwizytorów oraz innych osób na zlecenie.
18. Przekazanie Państwowej Inspekcji Pracy informacji o zatrudnieniu pracowników bądź szkoleniu uczniów.
19. Uzyskanie niezbędnych certyfikatów oraz atestów.
20. Wybór ubezpieczyciela oraz podpisanie polis ubezpieczeniowych rzeczowych i osobowych zgodnie z potrzebami, w tym ubezpieczenie środków transportu, nieruchomości, środków pieniężnych oraz innych składników majątkowych.
21. Zamówienie formularzy, faktur, druków, pieczątek oraz materiałów biurowych.
22. Umieszczenie tablic informacyjnych i reklamowych oraz szyldów we właściwych miejscach.
23. Wyposażenie firmy w urządzenia telekomunikacyjne.
24. Wyposażenie firmy w niezbędne maszyny i urządzenia techniczne, meble użytkowe, komputery, narzędzia oraz oprzyrządowanie.
25. Oprogramowanie komputerów.
26. Zawarcie umów oraz kontraktów gospodarczych (zarówno krajowych jak i zagranicznych).
27. Zapewnienie źródeł finansowania rozruchu gospodarczego firmy (własnymi środkami, kredytem bankowym bądź w inny sposób).
28. Zaprenumerowanie publikatorów aktów normatywnych i pism fachowych oraz prasy.
29. Zaprowadzenie ewidencji księgowej oraz podatkowej i innej ewidencji według przepisów oraz potrzeb.
30. Ustalenie struktury organizacyjnej i obiegu dokumentów.
31. Zapewnienie pracownikom warunków pracy, bhp, płacy i socjalnych.
32. Zapewnienie sprawnego systemu kontroli wewnętrznej i systemu informacji oraz systemu ochrony majątku. (Żaro Z., 2016, s. 59, 60)

Metody ewidencjonowania

Sposób i zakres ewidencjonowania obrotu gospodarczego oraz prowadzenie rachunkowości zależy od formy organizacyjno-prawnej podmiotu gospodarczego i zakresu jego działalności. Rachunkowość może być prowadzona w formie ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów mają wszystkie spółki prawa handlowego. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeśli ich przychód przekroczył w poprzednim roku podatkowym poziom określony przepisami podatkowymi.

Podmioty gospodarcze, prowadzące działalność w mniejszym zakresie, a nieobjęte zryczałtowanymi formami opodatkowania, zobowiązane są do prowadzenia ewidencji za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Prowadzący działalność na mniejszą skalę, działający w niektórych usługach, handlu oraz innych rodzajach działalności mogą korzystać ze zryczałtowanych form opodatkowania. Zryczałtowane formy opodatkowania możemy podzielić na:

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• karta podatkowa
• ryczałt od przychodów duchownych z posług religijnych.

Jednostka gospodarcza rozpoczynając swoją działalność musi posiadać dokumentację, obejmującą:

• zakładowy plan kont,
• wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych,
• dokumentację systemu przetwarzania danych przy wykorzystaniu komputera.

Księgi rachunkowe, w których dokonuje się ewidencji księgowej obejmują:

• dziennik, w którym dokonuje się chronologicznej ewidencji dokumentów,
• konta księgi głównej, na których dokonuje się ewidencji syntetycznej, wynikającej z treści operacji gospodarczej,
• konta ewidencji analitycznej,
• wykaz składników aktywów i pasywów,
• zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych.

Zakładowy plan kont składa się z:

• wykazu kont księgi głównej, które służą do ewidencji syntetycznej,
• zasad księgowania operacji gospodarczych na kontach syntetycznych,
• zasad wyceny poszczególnych składników bilansu,
• zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, czyli ewidencji analitycznej,
• zasad powiązania kont ewidencji szczegółowej z kontami księgi głównej.

W celu ujednolicenia zasad ewidencji operacji gospodarczych, przy opracowywaniu zakładowego planu kont można wykorzystać wzorcowy plan kont, który w przypadku firm prowadzących działalność gospodarczą ustala Minister Finansów.

Wykaz kont księgi głównej zawiera nazwy i symbole kont, przeznaczonych do ewidencjonowania posiadanych środków gospodarczych i źródeł ich pochodzenia oraz procesów gospodarczych w nich zachodzących.

Procedura założenia działalności gospodarczej — artykuły polecane

Spółka prawa handlowego — Firma — Spółka komandytowa — Spółka partnerska — Rodzaje spółek — Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością — Umowa spółki — Działalność gospodarcza — Postępowanie upadłościowe

Bibliografia

• Czernecka M., Jeleńska A. (2016), Prowadzę własną firmę, Forum Doradców Podatkowych, Kraków
• Czupryna-Nowak A. (2013), Koszty założenia oraz działalności sklepu internetowego, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Nr kol. 1894
• Dębski S. (2009), Ekonomika i organizacja przedsiębiorstw. Część 1, Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne, Warszawa
• Kuźmicki M. (2015), Motywy i bariery zakładania działalności gospodarczej na rynku usług gastronomicznych i noclegowych, Stowarzyszenie Ekonomistów rolnictwa i agrobiznesu, Zeszyty Naukowe, tom XVII, zeszyt 1
• Laskowski P. (2013), Ułatwienia w zakładaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością po 1 stycznia 2012 roku-spółka z o.o. a wzorzec umowy spółki z o.o., BSP, numer 13
• Maciejewska J. (2000), Rachunkowość finansowa, Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne Spółka Akcyjna, Warszawa
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych. Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
• Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej Dz.U. 2004 nr 173 poz. 1807
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
• Żaro Z. (2016), Jak założyć i poprowadzić własną firmę, Wydawnictwo Sigma, Skierniewice

Autor: Magdalena Machynia, Klaudia Rzadkosz