Informacyjny system rachunkowości

Informacyjny system rachunkowości pozwala na zgromadzenie danych dotyczących wszystkich wydatków i źródeł dochodów przedsiębiorstwa. Szczegółowe dane dotyczące wszystkich kont i podkont umożliwiają tworzenie szczegółowych raportów i analiz finansowych. System rachunkowości może również służyć jako narzędzie do planowania i wykonywania prognoz finansowych. Pozwala to przedsiębiorstwu być na bieżąco ze swoimi finansami i wykonać właściwe działania w razie potrzeby. System rachunkowości może również zapewnić dostęp do informacji niezbędnych do dokonywania kontroli i zarządzania ryzykiem.

Głównym celem rachunkowości jest pomiar wyników działalności gospodarczej, które warunkują pomnażanie kapitału, dlatego rachunkowość jest uniwersalnym i elastycznym systemem informacyjno-kontrolnym odzwierciedlającym przebieg i rezultaty działalności jednostek gospodarczych (B. Micherda 2002, s. 13).

Zadania

W szczególności zaś system rachunkowości ma za zadanie (B. Micherda 2001, s. 24-26):

• dostarczenie różnym szczeblom kierownictwa jednostki gospodarczej bieżących i okresowych informacji liczbowych, zarówno syntetycznych jak i analitycznych, niezbędnych do podejmowania świadomych decyzji,
• umożliwienie wykonania funkcji kontroli wewnętrznej i zewnętrznej działalności gospodarczej jednostki i jej sytuacji majątkowej,
• tworzenie podstaw liczbowych dla bieżącej i okresowej analizy działalności jednostki gospodarującej,
• weryfikacji ex-post planów, norm i prognoz,
• bieżące uwidacznianie przejawów niegospodarności oraz wszelkiego rodzaju rezerw gospodarczych powstających w przedsiębiorstwie,
• zabezpieczenie i przechowywanie informacji zawartych w urządzeniach ewidencyjnych i sprawozdaniach, wraz z odpowiednią, pełną i wiarygodną dokumentacją.

Cechy informacyjnego systemu rachunkowości

Najważniejsze cechy informacyjnego systemu rachunkowości to:

• Automatyzacja. System rachunkowości powinien być wyposażony w narzędzia do automatycznego przetwarzania danych i raportowania.
• Efektywność. System powinien zapewniać wysoce wydajne i szybkie tworzenie raportów i analiz.
• Przejrzystość. System powinien zapewniać czytelne i łatwe do interpretacji dane i wykresy.
• Użyteczność. System powinien być prosty w użyciu, aby ułatwić pracę użytkownikom.
• Bezpieczeństwo. System powinien zapewniać bezpieczny dostęp do danych i zapobiegać ich nieuprawnionemu wykorzystaniu.

Narzędzia

Najważniejsze narzędzia informatyczne stosowane w systemach rachunkowości to:

• Systemy transakcyjne. Systemy te pozwalają na automatyzację i śledzenie wszelkich transakcji finansowych w przedsiębiorstwie.
• Systemy controllingu. Systemy te pozwalają na bieżące monitorowanie wyników finansowych przedsiębiorstwa i wykonywanie odpowiednich działań w celu ich poprawy.
• Systemy księgowe. Systemy te pozwalają na wykonywanie wszystkich obowiązków związanych z księgowością przedsiębiorstwa.
• Systemy raportowania. Systemy te pozwalają na tworzenie raportów i analiz finansowych w celu śledzenia wydatków i dochodów przedsiębiorstwa.
• Systemy zarządzania ryzykiem. Systemy te pozwalają na monitorowanie ryzyka i wykonywanie właściwych działań w celu zminimalizowania zagrożeń.
• Systemy zarządzania budżetem. Systemy te pozwalają na tworzenie budżetów i śledzenie ich realizacji.
• Systemy kontroli dostępu. Systemy te pozwalają na ograniczenie dostępu do danych finansowych tylko dla upoważnionych osób.

Właściwości informacyjnego systemu rachunkowości

Automatyzacja

W dzisiejszych czasach wiele przedsiębiorstw wykorzystuje technologię do automatyzacji procesów rachunkowych. Informacyjny system rachunkowości pozwala na wprowadzanie danych finansowych i operacyjnych do systemu za pomocą specjalistycznego oprogramowania. Dzięki temu możliwe jest znaczne skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie tych danych.

Automatyzacja procesów rachunkowych ma wiele zalet. Po pierwsze, oszczędza czas, który można przeznaczyć na inne ważne zadania. Zamiast spędzać godziny na ręcznym wprowadzaniu danych, można skupić się na analizie finansowej i podejmowaniu strategicznych decyzji.

Po drugie, automatyzacja pomaga w eliminacji błędów ludzkich. Ręczne wprowadzanie danych może prowadzić do popełnienia błędów, które mogą mieć wpływ na dokładność raportów finansowych. Dzięki automatycznemu systemowi rachunkowości, ryzyko błędów zostaje zminimalizowane, co przekłada się na większą wiarygodność informacji finansowych.

Efektywność

Informacyjny system rachunkowości może być wykorzystywany do poprawy efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa. Dzięki dostępowi do dokładnych informacji finansowych, menedżerowie mogą monitorować wykorzystanie zasobów, zarządzać kosztami i podejmować działania mające na celu zwiększenie efektywności.

System rachunkowości umożliwia optymalne wykorzystanie zarówno zasobów finansowych, jak i niefinansowych. Dzięki dostępowi do informacji dotyczących kosztów, przychodów i efektywności operacyjnej, menedżerowie mogą podejmować decyzje dotyczące alokacji zasobów, które przyczynią się do zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa.

Przejrzystość

Informacyjny system rachunkowości zapewnia przejrzystość danych finansowych i operacyjnych. Dzięki temu zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne zainteresowane strony mają dostęp do dokładnych informacji dotyczących wyników finansowych, zadłużenia, płynności finansowej i innych kluczowych wskaźników.

Dostęp do informacji jest kluczowy dla zainteresowanych stron, takich jak inwestorzy, kredytodawcy, dostawcy i pracownicy. Informacyjny system rachunkowości umożliwia łatwy dostęp do informacji, co przyczynia się do zwiększenia zaufania i budowania pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa.

Użyteczność

Informacyjny system rachunkowości dostarcza informacji, które są przydatne dla różnych szczebli kierownictwa. Zarówno menedżerowie operacyjni, jak i kadra zarządzająca na poziomie strategicznym mogą korzystać z danych finansowych i operacyjnych, aby podejmować informowane decyzje.

Dane generowane przez system rachunkowości mogą być wykorzystywane do podejmowania informowanych decyzji. Analiza finansowa, prognozowanie i raportowanie umożliwiają menedżerom uzyskanie wglądu w aktualną sytuację finansową przedsiębiorstwa i przewidywanie przyszłych trendów. Na podstawie tych informacji można podejmować decyzje dotyczące inwestycji, rozwoju i strategii biznesowej.

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo danych finansowych jest niezwykle ważne. Informacyjny system rachunkowości zapewnia bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie tych danych. Dzięki odpowiednim mechanizmom zabezpieczeń, takim jak kontrola dostępu, szyfrowanie i tworzenie kopii zapasowych, ryzyko utraty lub naruszenia danych finansowych jest minimalizowane.

Informacyjny system rachunkowości chroni przedsiębiorstwo przed nieautoryzowanym dostępem i manipulacją danymi. Kontrola dostępu i ścisłe zasady dotyczące zarządzania uprawnieniami zapobiegają nieuprawnionemu dostępowi do danych. Dodatkowo, audyty systemu rachunkowości pozwalają na wykrycie ewentualnych nieprawidłowości i manipulacji.

Właściwości informacyjnego systemu rachunkowości, takie jak automatyzacja, efektywność, przejrzystość, użyteczność i bezpieczeństwo, przyczyniają się do poprawy zarządzania przedsiębiorstwem. System ten umożliwia szybki dostęp do danych, eliminację błędów, optymalne wykorzystanie zasobów, podejmowanie informowanych decyzji i zapewnienie bezpieczeństwa danych.

Zastosowanie informacyjnego systemu rachunkowości w praktyce

Monitorowanie i ocena efektywności

Informacyjny system rachunkowości umożliwia monitorowanie i ocenę efektywności różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Dzięki temu menedżerowie są w stanie dokładnie analizować, które obszary generują najwyższe zyski i jakie są ich koszty.

Analiza rentowności różnych obszarów działalności pozwala na identyfikację tych obszarów, które przynoszą największe zyski oraz na identyfikację obszarów, które mogą być nieopłacalne. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować decyzje dotyczące alokacji zasobów i podejmować działania mające na celu zwiększenie rentowności tych obszarów, które nie spełniają oczekiwań.

Informacyjny system rachunkowości umożliwia również ocenę efektywności kosztowej i operacyjnej. Menedżerowie mogą analizować, ile kosztuje realizacja poszczególnych procesów i jakie są koszty operacyjne związane z działalnością przedsiębiorstwa.

Ocena efektywności kosztowej pozwala na identyfikację obszarów, w których można ograniczyć koszty i zwiększyć efektywność. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować działania mające na celu minimalizację kosztów, poprawę wydajności procesów i zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Zarządzanie jakością

Informacyjny system rachunkowości umożliwia monitorowanie wskaźników jakościowych. Dzięki temu menedżerowie są w stanie monitorować, czy produkty lub usługi spełniają ustalone standardy jakościowe.

Monitorowanie wskaźników jakościowych jest istotne dla przedsiębiorstw, które stawiają na wysoką jakość produktów lub usług. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować działania mające na celu poprawę jakości i zwiększenie satysfakcji klientów.

Informacyjny system rachunkowości umożliwia również analizę kosztów związanych z jakością. Menedżerowie mogą analizować, ile kosztuje utrzymanie wysokich standardów jakościowych i jakie są koszty związane z niezgodnościami czy reklamacjami.

Analiza kosztów związanych z jakością pozwala na identyfikację obszarów, w których można ograniczyć koszty i poprawić jakość. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować działania mające na celu minimalizację kosztów związanych z jakością i zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Rozliczanie podatków i spełnianie wymogów prawnych

Informacyjny system rachunkowości ułatwia przygotowywanie sprawozdań podatkowych. Menedżerowie mają dostęp do informacji dotyczących przychodów, kosztów i innych danych finansowych niezbędnych do sporządzenia sprawozdań podatkowych.

Przygotowywanie sprawozdań podatkowych jest niezwykle istotne dla przedsiębiorstw, ponieważ pozwala na spełnienie wymogów prawnych i uniknięcie konsekwencji wynikających z niedopełnienia obowiązków podatkowych.

Informacyjny system rachunkowości umożliwia również zapewnienie zgodności z przepisami prawa i regulacjami. Menedżerowie mają dostęp do informacji dotyczących wymogów prawnych i regulacji, które dotyczą działalności przedsiębiorstwa.

Zapewnienie zgodności z przepisami prawa i regulacjami jest niezwykle istotne dla przedsiębiorstw, ponieważ pozwala na uniknięcie kar finansowych i reputacyjnych, które mogą wynikać z naruszenia przepisów.

Analiza rentowności i rentowności inwestycji

Informacyjny system rachunkowości umożliwia ocenę rentowności różnych inwestycji. Menedżerowie mogą analizować, jakie są zwroty z inwestycji i czy są one zgodne z oczekiwaniami.

Ocena rentowności różnych inwestycji pozwala na identyfikację tych inwestycji, które przynoszą największe zyski oraz na identyfikację inwestycji, które mogą być nieopłacalne. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować decyzje dotyczące alokacji kapitału i podejmować działania mające na celu zwiększenie rentowności inwestycji.

Informacyjny system rachunkowości umożliwia również analizę efektywności wykorzystania zasobów. Menedżerowie mogą analizować, jakie zasoby są wykorzystywane w ramach inwestycji i czy są one wykorzystywane efektywnie.

Analiza efektywności wykorzystania zasobów pozwala na identyfikację obszarów, w których można zwiększyć efektywność i poprawić wyniki inwestycji. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować działania mające na celu minimalizację kosztów i zwiększenie efektywności inwestycji.

Analiza kosztów produkcji i operacyjnych

Informacyjny system rachunkowości umożliwia śledzenie i analizę kosztów produkcji. Menedżerowie mają dostęp do informacji dotyczących kosztów surowców, energii, pracy i innych zasobów niezbędnych do produkcji.

Śledzenie i analiza kosztów produkcji pozwala na identyfikację obszarów, w których można ograniczyć koszty i zwiększyć efektywność produkcji. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować działania mające na celu minimalizację kosztów produkcji i zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Informacyjny system rachunkowości umożliwia również kontrolę wydatków operacyjnych. Menedżerowie mają dostęp do informacji dotyczących kosztów związanych z działalnością operacyjną przedsiębiorstwa, takich jak koszty wynagrodzeń, koszty marketingowe czy koszty logistyczne.

Kontrola wydatków operacyjnych pozwala na identyfikację obszarów, w których można ograniczyć koszty i poprawić efektywność operacyjną. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować działania mające na celu minimalizację kosztów operacyjnych i zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Zarządzanie zapasami i zadłużeniem

Informacyjny system rachunkowości umożliwia monitorowanie stanów magazynowych. Menedżerowie mają dostęp do informacji dotyczących ilości i wartości zapasów.

Monitorowanie stanów magazynowych jest istotne dla przedsiębiorstw, które posiadają magazyny i składy. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować decyzje dotyczące zamówień, dostaw i zarządzania zapasami.

Informacyjny system rachunkowości umożliwia również analizę zadłużenia i kosztów związanych z obsługą długu. Menedżerowie mają dostęp do informacji dotyczących poziomu zadłużenia, kosztów odsetek i innych kosztów związanych z obsługą długu.

Analiza zadłużenia i kosztów związanych z obsługą długu pozwala na identyfikację obszarów, w których można ograniczyć koszty i poprawić zarządzanie finansowe. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować działania mające na celu minimalizację kosztów obsługi długu i zwiększenie stabilności finansowej przedsiębiorstwa.

Analiza wyników finansowych różnych jednostek organizacyjnych

Informacyjny system rachunkowości umożliwia ocenę wyników poszczególnych jednostek w ramach grupy kapitałowej. Menedżerowie mogą analizować, jakie są wyniki finansowe poszczególnych jednostek i jak przyczyniają się one do wyników całej grupy.

Ocena wyników poszczególnych jednostek pozwala na identyfikację tych jednostek, które generują największe zyski oraz na identyfikację jednostek, które mogą być nieopłacalne. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować decyzje dotyczące restrukturyzacji grupy kapitałowej i podejmować działania mające na celu zwiększenie rentowności całej grupy.

Informacyjny system rachunkowości umożliwia również porównywanie wyników różnych jednostek biznesowych. Menedżerowie mogą analizować, jakie są wyniki finansowe różnych jednostek i jakie są różnice między nimi.

Porównywanie wyników różnych jednostek biznesowych pozwala na identyfikację tych jednostek, które osiągają najlepsze wyniki oraz na identyfikację jednostek, które mogą wymagać poprawy. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą podejmować działania mające na celu zwiększenie konkurencyjności jednostek biznesowych i poprawę wyników całej organizacji.

Informacyjny system rachunkowości — artykuły polecane

Funkcje rachunkowości — Rachunkowość zarządcza — Rodzaje rachunkowości — Koncepcje controllingu — Rachunek kosztów — Monitoring — Analiza sytuacji finansowej — Rachunkowość — Badanie potrzeb informacyjnych

Bibliografia

• Micherda B. (2001), Analityczna funkcja rachunkowości, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Micherda B. (2002), Podstawy rachunkowości, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Krzysztof Woźniak