Zorientowanie na wyniki

Zorientowanie na wyniki dotyczy skupienia uwagi wykonawców projektu na wszystkich celach, aby zaspokoić oczekiwania, które stawiają główni interesariusze.

Kluczowe aspekty orientacji na wyniki

Ważne zatem jest szczegółowe zdefiniowanie oczekiwań względem realizowanego projektu, wyznaczony cel i jego priorytety oraz sposób ich komunikowania, aby ostateczne rezultaty pokrywały się z wcześniej postawionymi. Realizując projekt już na wstępie pojawia się pojęcie wyników, czyli tego co dzięki konkretnemu projektowi osiągniemy.

Dzięki zorientowaniu na wyniki, w przyszłości będzie można świadomie dokonać oceny projektu i sprawdzić jakie rezultaty się ukazały. W zorientowaniu na wyniki w projektach bardzo ważny jest dobór odpowiednich wskaźników umożliwiających precyzyjną ocenę stopnia realizacji założonych celów. Warto też dodać, że na każdy projekt składa się zakres, budżet, czas i jakość jego realizacji. Przyszły przebieg realizacji projektu, będzie rzutował na jego finalne wyniki (W.Walczak (2009), s. 52).

Duże znaczenie w obecnym czasie ma zasada Pareto, nazywana inaczej regułą 80/20. Oznacza ona, że niewielka ilość zdarzeń, jest odpowiedzialna za większość zjawisk. Reguła ta ma wszechstronne zastosowanie, w szczególności w zarządzaniu, również w zorientowaniu na wyniki i ich osiągnięcie. Określa ona kierunki działań zmierzające do poprawy poziomu jakości procesów, produktów, czy usług.(A.Mazur, H.Gołaś (2010), s. 93).

Rola celów w orientacji na wyniki

Ustalenie celów ma jeden z największych wpływów na projekt, a przede wszystkim na jego końcowe rezultaty. Dlatego przy ich wyznaczaniu ważna jest zasada SMART (z ang. Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound), która dotyczy zarządzania celami. Wytyczone cele rozumiane są poprzez powyższy akronim, jako:

• S - specific - specyficzne,
• M - measurable - mierzalne,
• A - achievable - ambitne i akceptowalne,
• R - realistic - realistyczne,
• T - time-bound - terminowe (Piwoni-Krzeszowska E.i inni 2014, s. 220-221).

Oprócz ustalenia celów ważne jest również wyznaczenie priorytetów. Można tu wspomnieć o macierzy Eisenhowera, która opiera się na zarządzaniu czasem w projekcie i dotyczy podejmowanych działań pogrupowanych na dwa wymiary: ważności, czyli na ile dane zadanie przybliża nas do osiągnięcia sukcesu, oraz wymiar pilności, czyli ile czasu poświęcimy na reakcje z naszej strony.(I. Łapuńka, I.Pisz, (2014), s. 3926-3927).

Zorientowanie na wyniki a efektywność

Zorientowanie na wyniki jest częścią zarządzania efektywnością (z jęz. ang. performance management), czyli jednego z narzędzi wytyczenia, monitorowania oraz oceny realizacji celów. Rezultaty w performance management definiuje się następująco:

• nakłady (input) dotyczą posiadanych zasobów (rzeczowych, finansowych, ludzkich),
• procesy, dotyczą wydajnego wykorzystywania zasobów,
• produkty (output) skupiają się na zapewnieniu odpowiedniej ilości dóbr i usług, za które dany podmiot jest odpowiedzialny,
• wyniki (outcome), określają to co udało się osiągnąć, informują co wyniknęło z danej zmiany (D. Szcześciło (2014), s. 170-192).

Wykorzystanie zorientowania na wyniki w planowaniu projektów

Zorientowanie na wyniki w planowaniu projektów przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, umożliwia dokładne określenie celów i oczekiwań projektu, co jest kluczowe dla skutecznego zarządzania. Dzięki temu, zespół projektowy ma jasno sprecyzowane cele do osiągnięcia, co ułatwia planowanie działań i alokację zasobów. Kolejną korzyścią jest możliwość monitorowania postępu projektu i dokonywania niezbędnych korekt w czasie rzeczywistym. Zorientowanie na wyniki pozwala na śledzenie osiąganych rezultatów i w razie potrzeby wprowadzanie zmian w celu zapewnienia sukcesu projektu. To zwiększa efektywność i skuteczność działań, a także minimalizuje ryzyko niepowodzenia.

Aby skutecznie zorientować się na wyniki, niezbędne jest dokładne zdefiniowanie celów i oczekiwań projektu. Cele powinny być SMART, czyli konkretnie określone, mierzalne, osiągalne, realistyczne i czasowe. Tylko w ten sposób można monitorować postęp i ocenić osiągnięcia. Przy definiowaniu celów należy również uwzględnić oczekiwania interesariuszy projektu. Warto przeprowadzić analizę interesariuszy, aby zidentyfikować ich priorytety i potrzeby. Dzięki temu można dostosować cele projektu do oczekiwań i zwiększyć satysfakcję wszystkich stron zaangażowanych.

W planowaniu projektów zorientowanym na wyniki można wykorzystać różne metody i narzędzia. Jednym z nich jest metoda SMART, która została wcześniej wspomniana. Pozwala ona na konkretną i mierzalną definicję celów projektu. Innym narzędziem może być diagram Gantta, który umożliwia wizualizację harmonogramu działań projektowych. Pozwala to na lepsze zrozumienie kolejności i zależności między zadaniami oraz efektywniejsze zarządzanie czasem. Dodatkowo, warto wykorzystać technologie i narzędzia informatyczne, takie jak systemy zarządzania projektami (Project Management Systems) czy narzędzia do monitorowania postępu projektu. Ułatwiają one śledzenie wyników, komunikację w zespole oraz generowanie raportów.

W planowaniu zorientowanym na wyniki warto stosować kilka najlepszych praktyk. Po pierwsze, należy zaangażować cały zespół projektowy w proces planowania. To pozwoli na lepsze zrozumienie celów i większe zaangażowanie w ich osiągnięcie. Kolejną praktyką jest regularne monitorowanie postępu projektu. Niezbędne jest utrzymanie aktualności informacji o osiągniętych rezultatach oraz ewentualnych zmianach w planach. To umożliwia szybką reakcję na ewentualne problemy i minimalizuje ryzyko opóźnień czy niepowodzenia projektu. Ważne jest również dokumentowanie wszystkich działań i decyzji podjętych w trakcie planowania. Zapewnia to jasność i przejrzystość procesu, a także ułatwia ewentualną analizę po zakończeniu projektu.

Skuteczna komunikacja w zorientowaniu na wyniki

Skuteczna komunikacja odgrywa kluczową rolę w osiąganiu celów i rezultatów projektu. Jest ona niezbędna do przekazywania informacji, wymiany pomysłów oraz koordynacji działań w zespole projektowym. Właściwa komunikacja pozwala na skuteczne i efektywne rozwiązywanie problemów, wyjaśnianie wątpliwości oraz zapewnienie zgodności działania z założonymi celami. Dzięki niej możliwe jest również mobilizowanie zespołu do działania i utrzymanie motywacji wśród pracowników.

W celu zwiększenia efektywności zorientowania na wyniki, warto zastosować kilka kluczowych strategii i technik komunikacyjnych. Po pierwsze, należy zapewnić jasność i przejrzystość przekazywanych informacji. Wszystkie założenia, cele i oczekiwania powinny być jednoznacznie sformułowane i zrozumiane przez cały zespół. Kolejną strategią jest regularne raportowanie postępów projektu. Warto ustalić okresowe spotkania, na których omawiane będą osiągnięte wyniki, problemy i plany na przyszłość. To umożliwia bieżącą ocenę postępów i reakcję na ewentualne nieprawidłowości. Ważne jest również tworzenie otwartej i transparentnej atmosfery komunikacji. Każdy członek zespołu powinien mieć możliwość wyrażania swoich opinii, zadawania pytań i zgłaszania ewentualnych problemów. To sprzyja budowaniu zaufania i efektywnej współpracy.

Otwarta i transparentna komunikacja w zorientowaniu na wyniki obejmuje kilka kluczowych elementów. Po pierwsze, należy zapewnić dostęp do informacji dla wszystkich członków zespołu. To oznacza udostępnianie raportów, dokumentów i innych istotnych materiałów. Kolejny element to aktywne słuchanie. Ważne jest, aby każdy członek zespołu miał możliwość wyrażenia swoich opinii i uwag, a także czuł się wysłuchany. To sprzyja budowaniu zaangażowania i współpracy w zespole. Dodatkowo, warto organizować regularne spotkania, na których omawiane są postępy projektu. To umożliwia bezpośrednią interakcję między członkami zespołu, wymianę informacji i rozwiązywanie problemów.

Choć skuteczna komunikacja jest kluczowa, to wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Jednym z najczęstszych problemów jest brak jasności i spójności przekazywanych informacji. Wielokrotnie zdarza się, że informacje są niejasne, sprzeczne lub niewystarczające. Dlatego ważne jest, aby dokładnie sformułować i przemyśleć każde przekazywane zdanie. Innym wyzwaniem jest brak czasu na komunikację. Często zespoły projektowe są mocno obciążone pracą i mają napięty harmonogram. W takich sytuacjach łatwo jest zaniedbać komunikację, co może prowadzić do nieporozumień i błędów. Jednak te wyzwania można pokonać. Ważne jest, aby stawiać komunikację na pierwszym miejscu i inwestować czas i wysiłek w jej rozwinięcie. Warto również korzystać z różnych narzędzi, takich jak e-mail, narzędzia do zarządzania projektami czy platformy komunikacyjne, które ułatwiają wymianę informacji i udostępnianie dokumentów.

Zorientowanie na wyniki a zachowanie organizacyjne

Zorientowanie na wyniki ma istotny wpływ na zachowanie pracowników i kulturę organizacyjną. Skoncentrowanie się na wynikach motywuje pracowników do osiągania celów i stawiania sobie coraz wyższych wymagań. To prowadzi do wzrostu efektywności i jakości pracy. Zorientowanie na wyniki wpływa również na kulturę organizacyjną. Kultura oparta na wynikach stawia nacisk na odpowiedzialność, innowacyjność i ciągłe doskonalenie. Pracownicy są bardziej świadomi swoich celów i oczekiwań, a także bardziej zaangażowani w ich realizację.

Wdrożenie zorientowania na wyniki przynosi wiele korzyści dla organizacji. Po pierwsze, umożliwia lepsze zarządzanie i monitorowanie wyników. Organizacja ma pełną kontrolę nad osiąganymi rezultatami i może szybko reagować na zmienne warunki rynkowe. Kolejną korzyścią jest zwiększenie efektywności i wydajności działania. Skoncentrowanie się na wynikach pozwala na eliminację nieefektywnych działań i skupienie zasobów na najważniejszych obszarach. Dodatkowo, zorientowanie na wyniki sprzyja innowacyjności i ciągłemu doskonaleniu. Organizacje, które skupiają się na wynikach, są bardziej otwarte na wprowadzanie nowych rozwiązań i doskonalenie swoich procesów.

Aby wspierać zorientowanie na wyniki wśród pracowników, warto zastosować odpowiednie strategie motywacyjne i nagradzania. Po pierwsze, należy wyznaczać ambitne cele, które są jednocześnie realistyczne do osiągnięcia. To motywuje pracowników do dążenia do sukcesu. Kolejną strategią jest nagradzanie osiągnięć i sukcesów. Pracownicy, którzy osiągają dobre wyniki, powinni być nagradzani i doceniani. Może to być w formie premii finansowych, awansów czy wyróżnień. Ważne jest również zapewnienie regularnego feedbacku i ocenianie osiągnięć. Pracownicy powinni mieć możliwość śledzenia swojego postępu i otrzymywania informacji zwrotnej na temat swojej pracy. To pomaga w lepszym zrozumieniu oczekiwań i ciągłym doskonaleniu.

Implementacja zorientowania na wyniki w organizacji wymaga uwzględnienia kilku kluczowych czynników sukcesu. Po pierwsze, ważne jest zaangażowanie i wsparcie kierownictwa. Bez wsparcia ze strony najwyższego szczebla zarządzania, trudno jest zrealizować zmiany i wprowadzić kulturę opartą na wynikach. Kolejnym czynnikiem sukcesu jest odpowiednie zaangażowanie pracowników. Warto zapewnić szkolenia i wsparcie w zakresie zorientowania na wyniki, aby wszyscy pracownicy mieli pełne zrozumienie i umiejętności potrzebne do realizacji celów. Ważna jest również stała ocena i monitorowanie wyników. Organizacja powinna stale analizować osiągnięte rezultaty i wprowadzać niezbędne korekty. To pozwala na ciągłe doskonalenie i adaptację do zmieniających się warunków rynkowych.

Zorientowanie na wyniki — artykuły polecane

Projekt — Planowanie czasu w warunkach niepewności — Zasady zarządzania projektem wg PRINCE2 — Matryca logiczna — Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami — Wymagania i cele projektu — Metody kontroli zasobów — Planowanie — Six sigma

Bibliografia

• Borys T., Rogala P. (red.) (2012), Orientacja na wyniki - modele, metody i dobre praktyki, Prace naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, nr 264
• Łapuńka I., Pisz I. (2014), Efektywne zarządzanie czasem w projektach logistycznych, Logistyka, nr 3
• Piwoni-Krzeszowska E., Małkus T. (red.) (2014), Współczesne problemy zarządzania organizacjami, mfiles.pl, Kraków
• Szczeciło D. (red.) (2014), Zarządzanie przez rezultaty. Administracja zorientowana na wyniki, Uniwersytet Warszawski, Warszawa
• Walczak W. (2009), Orientacja na cele w zarządzaniu projektami, Master of Business Administration, nr 4

Autor: Marzena Wnękowicz